O que é tempo livre no lugar (TOIL)? Tudo o que você precisa saber

O mundo do trabalho está mudando. Além das tradicionais 9h às 17h, os funcionários têm muitas outras opções de trabalho – como meio período, horário flexível, plantão e acordos híbridos. À medida que os arranjos de trabalho se tornam mais flexíveis, torna-se igualmente importante oferecer opções flexíveis de folga também para seus funcionários.

É aqui que entra o tempo livre no lugar (TOIL). TOIL é uma ferramenta que os empregadores podem usar para equilibrar as necessidades dos funcionários com as necessidades do negócio, sem nenhum custo extra.

Neste artigo, nos aprofundamos no TOIL – abordando o que é, como ele difere das horas extras pagas, suas vantagens e desvantagens e como você pode calculá-lo para seus funcionários.

O que é tempo livre no lugar (TOIL)?

Os funcionários que trabalharam além das horas contratadas devem ser compensados ​​por esse tempo. No entanto, nem sempre é possível oferecer-lhes pagamento de horas extras devido a restrições orçamentárias. É aqui que entra o tempo livre no lugar.

TOIL é uma prática em que os funcionários que fazem horas extras recebem folga como alternativa para pagar as horas extras que trabalharam .

Por exemplo, se um funcionário tem um contrato de 40 horas por semana, mas trabalha 44 horas em uma semana, ele pode trabalhar 36 horas em outra semana. Ao fazer isso, o funcionário terá trabalhado 80 horas em 2 semanas e cumprido seu contrato. Não deve haver nenhuma alteração em seu pagamento por essas 2 semanas.

TOIL geralmente se aplica apenas a funcionários assalariados . Funcionários horistas devem ser pagos por todas as horas trabalhadas.

TOIL vs. Horas Extras Pagas

Horas extras pagas significa que os funcionários recebem um pagamento extra pelas horas extras trabalhadas . Dependendo de onde você mora ou dos dias em que seus funcionários fazem horas extras, sua empresa pode incorrer em custos adicionais. Por exemplo, no Reino Unido, os funcionários que trabalham em horários anti-sociais ou em feriados bancários podem ter direito a uma hora e meia ou até mesmo a pagar o dobro. Confira o site do governo do Reino Unido para obter mais informações sobre horas extras pagas.

TOIL, por outro lado, significa que os funcionários recuperam quaisquer horas extras trabalhadas como folga em uma data posterior. Por exemplo, se um funcionário fizer 4 horas extras em uma semana, ele poderá trabalhar 4 horas a menos na semana seguinte. O TOIL costuma ser mais benéfico financeiramente para as empresas, pois não há custos adicionais de folha de pagamento envolvidos.

TOIL vs. tempo de compensação

Nos Estados Unidos, oferecer pagamento de horas extras é mais comum do que conceder folgas devido a leis e regulamentações trabalhistas. Algumas empresas dos EUA podem oferecer licença compensatória, também chamada de tempo de compensação, que funciona muito como TOIL, mas está sujeita a regras estritas descritas no Fair Labor Standards Act (FLSA).

Como Calcular TOIL

Então, como você calcula TOIL para seus funcionários? Siga estas 3 etapas para registrar, calcular e implementar com precisão as horas TOIL.

Etapa 1: registre todas as horas dos funcionários

Primeiro, é importante investir em um sistema confiável que registre com precisão as horas dos funcionários.

Recomendamos o uso de um software de rastreamento de tempo digital, como o relógio de ponto da Connecteam. As principais opções começarão automaticamente a registrar as horas dos funcionários no segundo em que eles entrarem e pararão no momento em que eles saírem. Por outro lado, confiar em opções manuais de controle de tempo, como sistemas de rota e planilhas em papel, deixa você aberto a erros de cálculo e erros caros na folha de pagamento.

Os melhores sistemas de rastreamento de tempo digital, como o Connecteam, farão as entradas de tempo dos funcionários e criarão quadros de horários automatizados que contabilizam ausências, pausas e horas extras. Isso ajuda a simplificar ainda mais os cálculos TOIL, pois você pode ver exatamente quantas horas extras cada funcionário trabalhou durante um período de pagamento.

Etapa 2: verifique semanalmente se há TOIL devido

Depois de estabelecer um método de rastreamento de horas de funcionários e horas extras, você deve entrar na rotina de verificar se seus funcionários devem TOIL. Dessa forma, você pode fornecer TOIL assim que for acumulado e os trabalhadores não ficarão com um acúmulo de horas TOIL para cumprir.

Recomendamos verificar os dados de tempo toda segunda-feira para ver quantas horas extras foram trabalhadas na semana anterior. Em seguida, fale com seus funcionários sobre quanto TOIL (se houver) eles devem e ajuste sua rota de acordo.

Passo 3: Calcular o TOIL devido

Calcular TOIL é fácil quando você pega o jeito. Você simplesmente olha para o número de horas extras que um funcionário trabalhou durante um determinado período de tempo e oferece a ele esse número exato de horas em TOIL .

Por exemplo, digamos que um de seus funcionários seja contratado por 40 horas semanais. Porém, na semana passada, eles trabalharam 46 horas para cumprir um prazo. Isso significa que eles devem ter 6 horas de TRABALHO. Para resolver isso, o funcionário pode ter um dia desta semana em que trabalhe apenas 2 horas em vez das 8 habituais, recuperando essas 6 horas extras.

Outro bom exemplo é quando um funcionário é contratado para trabalhar apenas sábado e domingo, mas concorda em trabalhar um dia inteiro na segunda-feira devido a um feriado bancário. Isso significa que seu funcionário teria direito a um dia de folga. Eles poderiam tirar um dia inteiro de folga em outro horário e receber o pagamento integral.

É importante observar que os funcionários devem ter seu tempo TOIL aprovado por um gerente antes de utilizá-lo. Dessa forma, você pode preencher a agenda de seus funcionários para garantir que esteja totalmente ocupado enquanto os membros de sua equipe realizam seu trabalho.

É obrigatório fornecer TOIL ou pagamento de horas extras?

No Reino Unido, não é obrigatório fornecer TOIL ou pagamento de horas extras. Na verdade, horas extras não remuneradas são legais, desde que os funcionários não sejam forçados a trabalhar horas extras contra sua vontade e ganhem pelo menos o Salário Mínimo Nacional. No entanto, ainda é uma boa prática compensar os funcionários pelo tempo trabalhado, que é onde o pagamento de horas extras e o TOIL entram em jogo.

Se você vai oferecer horas extras pagas ou TOIL para seus funcionários, é crucial que você escreva uma política robusta de TOIL e horas extras . Isso garantirá que o procedimento para fazer o TOIL seja justo e equitativo. Também é uma boa maneira de garantir que os funcionários não excedam regularmente as horas programadas, pois isso pode levar ao estresse e ao esgotamento.

No Reino Unido, existe uma legislação chamada Diretriz de regulamentação do tempo de trabalho. Ele afirma que, por razões de saúde e segurança, os funcionários não devem exceder regularmente uma semana de trabalho de 48 horas.

Dito isso, sua política de horário de trabalho e contratos de funcionários devem indicar claramente que horas extras podem ser necessárias . Você pode considerar adicionar uma cláusula aos contratos de funcionários declarando que, ao assinar, os trabalhadores reconhecem que às vezes podem ser obrigados a trabalhar mais de 48 horas por semana para atender às necessidades do negócio.

O TOIL é benéfico para os empregadores? — Vantagens do tempo livre no lugar

Embora o TOIL seja um grande benefício para os funcionários, pois eles recuperam o tempo gasto trabalhando horas extras, também é benéfico para os empregadores. Ele pode ajudá-lo:

Cumprir prazos

Oferecer TOIL permite que você atenda a prazos urgentes e necessidades urgentes de negócios, dando aos funcionários a flexibilidade de trabalhar horas extras e ser compensado por isso com uma folga posterior. Também é perfeito para quando você está em apuros, pois pode ser oferecido no último minuto.

Reduza os custos

Em vez de pagar horas extras aos trabalhadores em taxas de hora e meia ou até mesmo o dobro, você pode oferecer TOIL nas taxas de pagamento normais dos funcionários. Isso ajudará você a manter seu orçamento de folha de pagamento.

TOIL também é benéfico se você usar horas extras para gerar vendas adicionais. Você não verá suas margens encolherem devido ao custo dos pagamentos de horas extras.

Apoie o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários

Oferecer TOIL mostra aos trabalhadores que você está comprometido em fornecer a eles um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Eles podem reservar um tempo pessoal para as horas extras que trabalham (embora você ainda precise aprovar quando os funcionários podem usar o tempo de folga bancário em substituição). Enquanto isso, eles estão economizando suas licenças reais para quando precisarem - como para tirar férias.

Um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional vem com seus próprios benefícios. Ajuda a melhorar o bem-estar dos funcionários, aumenta a satisfação no trabalho, aumenta o moral e contribui para uma cultura de positividade e bem-estar em seu local de trabalho.

Reduza o estresse no local de trabalho

Ao oferecer aos funcionários TOIL, eles sabem que podem recuperar qualquer hora extra que trabalharem. Isso alivia o estresse que eles podem sentir ao trabalhar além das horas contratadas.

Ele também oferece flexibilidade aos seus funcionários, o que reduz o estresse no local de trabalho em até 20%.

Reter funcionários e atrair novos talentos

Permitir que os funcionários assumam o TOIL pode ajudar muito a manter sua força de trabalho atual feliz e chamar a atenção de possíveis novas contratações.

Os funcionários existentes apreciarão a flexibilidade, o equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal e o reconhecimento que o TOIL oferece a eles. Esse sentimento positivo leva a uma maior satisfação no trabalho e engajamento dos funcionários, que são conhecidos por aumentar as taxas de retenção. Especialmente para funcionários com um salário já alto, pode ser mais benéfico obter TOIL do que receber horas extras pelas horas extras trabalhadas.

Além disso, o TOIL mostra aos possíveis funcionários que sua empresa valoriza o bem-estar dos funcionários e está comprometida em manter um ambiente de trabalho positivo.

Desvantagens do tempo de folga no lugar

Como em qualquer iniciativa no local de trabalho, há desvantagens e limitações em oferecer TOIL.

É complicado de implementar para todos os funcionários

Embora o TOIL possa ser uma ferramenta útil para promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e ajudá-lo a cumprir os prazos, o TOIL pode não ser um benefício adequado para todos os funcionários .

Por exemplo, funcionários em cargos de baixa remuneração podem não gostar de folgas adicionais como remuneração. Além disso, funcionários de meio período podem não sentir o benefício da TOIL como um funcionário de período integral sentiria.

É importante considerar as circunstâncias pessoais de seu funcionário ao oferecer TOIL como compensação por horas extras trabalhadas. Converse com seus funcionários sobre como seus acordos atuais funcionam para eles. Considere ajustar sua apólice se a esmagadora maioria não se beneficiar do TOIL.

Há potencial para exploração

O TOIL pode ajudar a aumentar a flexibilidade e manter os custos sob controle, mas sempre há a possibilidade de abuso da apólice.

Por exemplo, você pode descobrir que os funcionários começam a pular os intervalos de almoço para acumular horas extras de TOIL. Eles também podem começar a trabalhar horas extras desnecessárias ou não aprovadas para aumentar o tempo que podem recuperar.

Para mitigar esse risco, é importante estabelecer diretrizes claras e transparentes para o uso do TOIL. Isso inclui:

• Especificar que os funcionários podem acumular TOIL somente por meio de horas extras aprovadas
• Declarar quantas horas de TOIL um funcionário deve acumular antes que possa ser realizado - por exemplo, 4 horas
• Observando com que frequência os funcionários podem usar TOIL - por exemplo, não mais que 8 horas de TOIL em 1 período de pagamento para funcionários que trabalham regularmente 40 horas por semana
• Detalhando que tipo de notificação os funcionários devem fornecer para solicitar TOIL - por exemplo, 1 semana de antecedência ao seu supervisor direto

Você também deve monitorar regularmente as horas trabalhadas e resolver quaisquer problemas e garantir o registro preciso das horas de trabalho. Isso minimizará o risco de exploração e manterá o TOIL justo para todos.

Conclusão

O tempo livre no lugar pode ser benéfico para empregadores e empregados. Como empregador, a folga substituta pode ser uma ferramenta valiosa para ajudá-lo a equilibrar os custos da folha de pagamento, apoiar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de seus funcionários e cumprir os prazos rapidamente.

No entanto, pode ser difícil implementar o TOIL de maneira consistente e justa, e sempre há o risco de os funcionários explorarem a política.

Certifique-se de entender as vantagens e desvantagens do TOIL antes de oferecê-lo em sua organização. Em seguida, siga as etapas descritas neste artigo para calcular TOIL para seus funcionários.

Perguntas frequentes

Eu recebo pelo TOIL?

TOIL significa que você recebe folga por horas extras trabalhadas em vez de receber pagamento adicional. Não deve haver diferença em seu pagamento por fazer TOIL.

O que TOIL significa na ausência?

TOIL é uma licença compensatória para trabalhar horas extras aprovadas e, portanto, não conta como ausência da mesma forma que férias ou licença médica.

O que TOIL significa em salários?

Você não deve notar nenhuma mudança em seu pagamento por aceitar TOIL. Por exemplo, se você trabalhar 8 horas extras não remuneradas, recuperar 8 horas de TOIL compensará suas horas trabalhadas não remuneradas.

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