6 métodos de controle de tempo do funcionário + como escolher o caminho certo

O controle de tempo fornece informações sobre como os funcionários gastam seu tempo quando estão trabalhando. Você pode garantir que eles estejam concluindo as tarefas conforme planejado e cumprindo os prazos.

Também ajuda na melhor alocação de recursos e permite verificar e controlar as horas extras.

Além disso, com uma maneira precisa de controlar as horas, você pode pagar os funcionários corretamente, evitando disputas e erros na folha de pagamento.

Com os métodos de rastreamento de tempo corretos, você pode capturar quando os funcionários entram e saem do trabalho, fazem pausas para descanso e tiram folga.

Analisamos 6 maneiras populares de monitorar o tempo para que você tenha tudo o que precisa para escolher a melhor para sua equipe.

O que é controle de tempo e por que é importante?

O controle de tempo refere-se à prática de registrar a quantidade de tempo gasto em tarefas, atividades ou projetos. Envolve documentar os horários de início e término do trabalho – geralmente incluindo pausas para descanso, refeições e outras folgas.

Você pode controlar o tempo manualmente usando papel e caneta, planilhas, entradas de calendário e muito mais. Como alternativa, existe um software que simplifica e automatiza o processo de controle de tempo. Você pode acompanhar o tempo diariamente, semanalmente, uma vez a cada 2 semanas ou até mesmo personalizar o acompanhamento de tempo de acordo com as necessidades de um projeto.

Rastrear o tempo dos funcionários traz vários benefícios para uma organização. Isso ajuda você:

Manter uma força de trabalho produtiva

O rastreamento de tempo oferece visibilidade completa de como seus funcionários gastam suas horas programadas. Você pode identificar funcionários que estão sempre atrasados ​​ou ausentes. Além disso, você pode identificar e resolver o roubo de tempo ou quando os funcionários usam seu tempo de forma improdutiva.

O controle do tempo também ajuda a identificar onde os funcionários precisam de ajuda e recursos adicionais. Por exemplo, se uma equipe sempre leva mais tempo para realizar tarefas, ela pode precisar de mais treinamento ou suporte. Uma vez identificados, você pode resolver rapidamente esses problemas para garantir que seus funcionários permaneçam produtivos.

Aloque a carga de trabalho com eficiência

Compreender como os diferentes trabalhadores gastam tempo em projetos ajuda na melhor alocação de recursos. Por exemplo, você pode atribuir seus funcionários mais rápidos a projetos com tempos de execução rápidos.

Além disso, você pode identificar projetos que estão progredindo mais lentamente devido à falta de pessoal e atribuir trabalhadores extras a esses turnos. Além disso, conhecer a disponibilidade dos funcionários ajuda você a planejar com antecedência. Dessa forma, você tem pessoal suficiente trabalhando, mesmo quando os funcionários estão de licença.

Reduzir erros na folha de pagamento e faturamento de clientes

Os quadros de horários informam qual é o tempo compensável de seus funcionários. Use esses dados para criar relatórios de folha de pagamento que reflitam corretamente os esforços de seus funcionários. Isso ajuda a reduzir os custosos erros de folha de pagamento e as disputas demoradas com os funcionários sobre o tempo gasto.

Da mesma forma, ter um registro limpo das horas trabalhadas ajuda você a criar faturas de clientes precisas. Com tudo em preto e branco, há uma chance menor de disputas com clientes sobre horas faturáveis ​​e não faturáveis.

Esteja em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas

Por fim, o controle de tempo garante que os trabalhadores tirem folgas, intervalos para descanso e horários de refeição exigidos pelas leis e regulamentos trabalhistas.

Além disso, os funcionários obtêm o tempo de inatividade de que precisam para evitar o esgotamento e, portanto, ficam mais energizados e produtivos no trabalho.

Além disso, ao monitorar as horas, você pode controlar as horas extras dos funcionários. Dessa forma, eles não ficam sobrecarregados, você economiza dinheiro com custos de horas extras e sua empresa permanece em conformidade com as leis de horas extras.

Diferentes tipos de métodos de controle de tempo

Existem várias maneiras de você controlar o tempo de seus funcionários. Descrevemos os 6 métodos mais populares (em nenhuma ordem específica) abaixo.

papel e caneta

Método

Os trabalhadores usam um caderno ou diário para anotar a que horas começaram e terminaram uma tarefa, atividade ou projeto. Você precisará coletar todas as entradas de tempo e criar manualmente planilhas de horas que possam ser usadas para folha de pagamento.

Prós

• Fácil de fazer e barato
• Pode ser feito de qualquer lugar e não requer internet

Contras

• Difícil para os gerentes verificarem as entradas de tempo
• Demorado, manual e sujeito a erros
• Os papéis podem ser facilmente perdidos se não forem armazenados com segurança
• Difícil criar relatórios e analisar tendências e temas

O sistema de honra

Método

Esse método depende de trabalhadores usando suas próprias estimativas de quanto tempo gastaram em um projeto. Você tem que confiar nas estimativas aproximadas de seus funcionários e pagá-los pelas horas que eles disseram que trabalharam usando sua taxa horária.

Prós

• Método de rastreamento de tempo mais fácil
• Sem custos envolvidos e sem necessidade de materiais

Contras

• Não confiável e altamente sujeito a erros
• Não há como os gerentes verificarem as horas
• Sem dados para criar ou analisar tendências
• Menos credibilidade com clientes sem registro de horas faturáveis

Usando uma planilha

Método

Este método tem 2 opções:

1. Trabalhadores registram seu tempo usando papel e caneta . Em seguida, você insere manualmente os dados de tempo em um modelo de planilha para armazenar e analisar.
2. Os funcionários inserem seus dados usando um modelo de planilha , como do Google Sheets ou do Microsoft Excel, que você pode enviar por e-mail.

A opção 2 é o método mais popular atualmente.

Os modelos de planilha geralmente contêm colunas para:

• nome do trabalhador
• Data
• Tarefa/atividade
• Hora de início
• Fim do tempo
• Tempo gasto para pausas
• horas extras
• Tempo total trabalhado

Os gerentes podem adicionar colunas mostrando suas taxas horárias e calcular os valores devidos na folha de pagamento.

Prós

• Captura o tempo gasto em tarefas e inclui pausas
• Pode usar gráficos e gráficos integrados para identificar tendências

Contras

• Os trabalhadores ainda precisam inserir o tempo manualmente na planilha
• Os gerentes não podem verificar as entradas de tempo
• Precisa adicionar manualmente todos os dados em 1 planilha para análise da equipe
• O Excel não é fácil de usar em celulares, portanto, pode estar sujeito a erros

Rastreamento baseado em calendário

Método

Você cria um horário de trabalho fixo , incluindo pausas para seus funcionários, usando um calendário digital. As horas de trabalho são calculadas observando quais intervalos de tempo no calendário foram bloqueados para o trabalho. As entradas do calendário podem ser rotuladas para refletir a tarefa ou atividade, e as notas podem ser adicionadas para contexto adicional. Os trabalhadores recebem então sua taxa horária pelo número de horas que trabalharam de acordo com o calendário.

Prós

• Fácil de visualizar como o tempo é gasto nas tarefas
• As notas podem ser adicionadas às entradas para contexto adicional

Contras

• Difícil rastrear exatamente como o tempo foi gasto durante o horário de trabalho
• Não impede o roubo de tempo
• Os gerentes precisarão criar planilhas de horas e relatórios de folha de pagamento manualmente
• Os gerentes não podem acompanhar o progresso da tarefa em tempo real

Cartões perfurados

Método

Todos os trabalhadores recebem “cartões perfurados” que devem inserir em um relógio de ponto físico específico ao entrar e sair do trabalho. O relógio marca o cartão perfurado com a hora de entrada e saída do trabalho. As horas dos funcionários são calculadas usando os cartões perfurados e você pode criar relatórios de folha de pagamento usando as horas trabalhadas e suas taxas horárias.

Prós

• Evidências físicas de perfurações evitam disputas
• Simples e fácil de usar

Contras

• Suscetível a roubo de tempo e socos em amigos
• Quadros de horários e relatórios de folha de pagamento precisam ser criados manualmente
• Não leva em conta os intervalos de descanso e as refeições
• Administrativamente pesado para armazenar e gerenciar cartões perfurados de funcionários

Software de rastreamento de tempo

Método

Com o software de rastreamento de tempo , como o Connecteam, os trabalhadores entram e saem de seus turnos de qualquer lugar usando um aplicativo de rastreamento de tempo. Muitas vezes, você pode verificar se os trabalhadores estão onde precisam estar usando a funcionalidade de GPS em tempo real.

Os quadros de horários são criados automaticamente usando entradas de tempo e encaminhados a você para aprovação. Depois de aprovados, você pode integrá-los ao software de folha de pagamento para pagamentos rápidos e fáceis aos funcionários.

Prós

• Fácil de usar e acessar remotamente
• As entradas de tempo são armazenadas com segurança na nuvem
• Os funcionários recebem lembretes automáticos para entrar e sair do trabalho
• Os quadros de horários são criados automaticamente e são menos propensos a erros
• Os gerentes podem verificar as entradas facilmente usando a tecnologia GPS
• Relatórios personalizados de tempo e presença são criados automaticamente

Contras

• Mais caro que outras opções

Qual método de controle de tempo é o melhor?

A melhor maneira de controlar o tempo em projetos e registrar as horas gerais de trabalho é usar um software de controle de tempo . Essas ferramentas simplificam todos os aspectos do processo, economizando muito tempo e esforço para você e seus funcionários.

Veja como os aplicativos de rastreamento de tempo se comparam a outros métodos:

Tempo de gravação

Os trabalhadores simplesmente precisam entrar e sair de seu aplicativo de controle de tempo, eliminando o incômodo de registrar manualmente o tempo com caneta e papel ou com o Excel. Eles podem até bater durante os intervalos de descanso e refeições, para que as entradas de tempo sejam precisas até o segundo. Isso difere dos cartões perfurados, que normalmente capturam apenas os horários de início e término do trabalho.

Os aplicativos de relatórios de tempo também permitem que seus funcionários registrem o tempo de qualquer lugar usando um desktop ou dispositivo móvel. Além disso, eles recebem lembretes automáticos para entrar e sair, diminuindo as chances de se esquecerem de fazê-lo.

Verificando entradas de tempo

O melhor software de rastreamento de tempo vem com ferramentas de rastreamento de localização GPS para que você possa rastrear a localização de seus funcionários em tempo real durante o horário de trabalho. Dessa forma, você pode verificar se eles estão nos turnos corretos quando chegarem.

Alguns aplicativos também permitem que você verifique entradas usando geofencing . Cercas geográficas são limites virtuais que podem ser definidos em torno dos locais de trabalho. Os trabalhadores são impedidos de marcar pontos antes de entrarem em sua geofence. Isso significa que os dados de tempo já passaram por uma camada de verificação antes de chegarem a você.

Criação e armazenamento de quadros de horários

Os aplicativos de rastreamento de tempo geram quadros de horários digitais automáticos a partir das entradas de tempo registradas. Isso não requer tempo ou esforço. Além disso, reduz os erros em comparação com os métodos de papel e caneta ou sistema de honra, onde você mesmo precisa criar quadros de horários manualmente. O método do calendário também exige que você insira manualmente as horas trabalhadas observando as entradas do calendário.

Além disso, os aplicativos de rastreamento de tempo armazenam quadros de horários com segurança na nuvem . Você pode consultá-los facilmente para quaisquer disputas futuras com funcionários ou clientes. Esta é uma solução muito melhor do que ter que armazenar cópias em papel dos quadros de horários.

Folha de pagamento em execução

Com as taxas de pagamento dos funcionários e as horas trabalhadas já no sistema, os relatórios de folha de pagamento podem ser criados de forma rápida e fácil usando aplicativos de controle de tempo. Muitos aplicativos também se integram ao software de folha de pagamento para pagamentos rápidos e contínuos com menos erros.

Analisando tendências

O rastreamento de tempo pode ajudá-lo a identificar tendências e abordar quaisquer áreas de preocupação quando se trata de gerenciamento geral de tempo. Mas isso é difícil de fazer sem um software de rastreamento de tempo.

Com papel e caneta, honra ou métodos de calendário, você não pode ver como os funcionários estão gastando seu tempo. Esses métodos não fornecem informações sobre quais tarefas e subtarefas foram trabalhadas, por exemplo.

Além disso, às vezes você pode querer analisar temas em nível de equipe ou empresa. Para fazer isso, você precisará inserir manualmente todas as entradas de tempo de seus funcionários em uma planilha para poder identificar tendências. Isso é trabalhoso e demorado.

Usar um software de controle de tempo é a melhor maneira de controlar o tempo em projetos e identificar tendências e possíveis problemas. Ele permite criar relatórios personalizados em minutos e você pode ver os históricos de tempo e presença. Você também pode visualizar relatórios que mostram como o tempo foi gasto em projetos, tarefas e locais.

Como escolher o software de controle de tempo certo

Ao escolher entre um software de rastreamento de tempo, há vários fatores a serem considerados.

Em primeiro lugar, há facilidade de uso . A ideia por trás dessas ferramentas é simplificar o processo de rastreamento de tempo. Se seus funcionários acharem o sistema muito complexo para usar, é improvável que o usem de forma consistente – se é que o usarão. Isso não apenas significa que você não está recebendo o que está pagando, mas também pode levar a erros dispendiosos e desnecessários em suas cotações, faturamento e folha de pagamento.

Também é importante escolher um aplicativo que se integre facilmente com outras ferramentas que você usa. Dessa forma, você não precisará alternar entre vários aplicativos para concluir suas tarefas.

Seu orçamento também é uma consideração importante. Algumas soluções são mais caras do que outras e nem sempre fornecem os recursos extras de que você pode precisar.

Aqui estão alguns dos recursos a serem observados para que você possa escolher a melhor ferramenta de relatório de tempo para você.

• Relógio de ponto intuitivo e preciso : os trabalhadores devem poder entrar e sair de seus turnos facilmente de qualquer lugar. O Connecteam ainda envia lembretes de entrada e saída quando os funcionários estão iniciando ou encerrando turnos.

• Rastreamento de localização por GPS : você pode rastrear a localização de seus funcionários em tempo real enquanto eles estão trabalhando. Isso ajuda você a garantir que todos estejam onde precisam estar - evitando roubo de tempo e socos em amigos.

• Quadros de horários digitais : procure plataformas que gerem quadros de horários automatizados usando as entradas de horas dos funcionários. Você deve poder visualizá-los e aprová-los para verificação extra.

• Integrações perfeitas de folha de pagamento : soluções de folha de pagamento incorporadas ou integradas permitem que você faça pagamentos mais rápidos com menos erros. Por exemplo, o Connecteam se integra ao QuickBooks Online e ao Gusto para que você possa pagar facilmente sua equipe.

• Rastreamento de folgas : os recursos que permitem visualizar e aprovar folgas permitem que você planeje com antecedência e atribua turnos com eficiência. A visibilidade dos intervalos de descanso também garante que os trabalhadores tenham o tempo de inatividade de que precisam e que você cumpra as leis trabalhistas.

• Recursos de agendamento de turnos : uma boa ferramenta de relatórios de tempo também terá recursos de agendamento de turnos. Isso permite que você crie e atribua turnos com base na disponibilidade e nas preferências do funcionário, para que você tenha certeza de que sua equipe sempre terá funcionários.

• Relatórios e análises : você pode rastrear dados de tempo e presença de trabalhadores, tarefas, projetos, locais e assim por diante. Eles fornecem informações que você pode usar para maximizar a produtividade e identificar áreas de melhoria.

Monitore seu tempo com Connecteam

O Connecteam é a melhor solução de rastreamento de tempo e presença tudo-em-um . Ele captura as horas de trabalho dos funcionários, incluindo pausas para descanso e folgas. Ele também permite visualizar a localização dos funcionários em tempo real para que você tenha melhor visibilidade e controle sobre sua equipe.

Vamos nos aprofundar nos recursos de rastreamento de tempo do Connecteam.

Relógio de ponto habilitado para GPS e geofencing para entradas de tempo precisas e verificadas

O relógio de ponto do Connecteam permite que os funcionários entrem e saiam de seus turnos com um único toque em seu desktop ou dispositivos móveis. Se sua equipe opera em um único local, a funcionalidade do quiosque permite que os funcionários entrem e saiam de um único dispositivo compartilhado. Você também pode configurar vários quiosques para diferentes locais.

O relógio de ponto também possui um software de GPS integrado para que você possa verificar a localização dos funcionários no horário. Isso ajuda a evitar socos de amigos - onde os funcionários marcam o ponto para seus colegas de trabalho.

Com o Connecteam, você também pode configurar cercas geográficas . Os trabalhadores recebem lembretes automáticos para iniciar ou parar o tempo de rastreamento quando entram ou saem de uma cerca geográfica. Além disso, eles estão impedidos de marcar o ponto, a menos que estejam dentro de uma cerca geográfica. Isso evita o roubo de tempo e evita que você pague além do horário de trabalho.

Defina regras personalizadas para folgas, pausas para descanso e horas extras

Com o Connecteam, você pode definir políticas de folga personalizadas , incluindo licença pessoal, dias de férias, dias de licença médica e muito mais. Você e seus funcionários podem visualizar o histórico de folgas e presenças, além de quanto tempo faltam para eles. Solicitações e aprovações de folga também podem ser feitas facilmente usando o aplicativo.

O Connecteam permite criar políticas para intervalos de descanso e incluir intervalos nos horários dos funcionários. Alertas inteligentes notificam você quando os funcionários estão fazendo horas extras e você pode aprovar ou negar solicitações de horas extras facilmente no seu dispositivo. Dessa forma, você pode ficar em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas.

Reduza os erros de folha de pagamento com quadros de horários automatizados e integrações de folha de pagamento

O Connecteam gera automaticamente planilhas de horas de funcionários usando entradas de horas. Eles também contabilizam folgas, pausas para descanso e horários de refeição, tornando-os precisos até o segundo.

A partir de seu painel central, você pode detectar e corrigir erros e aprovar planilhas de horas antes de serem usadas para relatórios de folha de pagamento. O Connecteam integra-se com software de folha de pagamento, como Gusto e QuickBooks Online, para pagamentos rápidos e precisos.

Atribua turnos e faça ajustes em minutos com agendamento de funcionários

A ferramenta de agendamento de arrastar e soltar do Connecteam permite criar e atribuir turnos em minutos. Os trabalhadores podem compartilhar suas preferências de localização e disponibilidade para que você possa atribuir tarefas da maneira mais eficiente possível. Os funcionários podem até escolher turnos abertos com ou sem aprovação. Você também pode ver as qualificações dos trabalhadores para poder colocar o funcionário certo no projeto certo.

Ausências ou alterações de última hora podem ser resolvidas com a troca fácil de turnos no aplicativo. Os trabalhadores afetados recebem alertas inteligentes para notificá-los sobre alterações de agendamento. Você também pode usar o bate-papo no aplicativo para se comunicar diretamente com eles em tempo real.

Ferramentas para gerenciamento de tarefas, relatórios e muito mais

Além desses recursos, o Connecteam possui ferramentas de gerenciamento de tarefas que permitem criar e atribuir tarefas e subtarefas aos funcionários. Você pode enviar lembretes e acompanhar o progresso em tempo real para saber como os funcionários estão gastando seu tempo.

Além disso, o Connecteam o recurso de relatório personalizado permite visualizar relatórios detalhados sobre atendimento, tempo gasto em projetos e tarefas, custos de mão de obra e muito mais. Você pode identificar e resolver prontamente atrasos, absenteísmo ou trabalho ineficiente.

O Connecteam também oferece muitos outros recursos para comunicação, treinamento, gerenciamento de RH e muito mais. É um balcão único para todas as suas necessidades de gerenciamento de trabalho.

Os planos pagos começam em $ 29 por mês para até 30 usuários. Pequenas empresas com menos de 10 usuários podem usar o Connecteam de forma totalmente gratuita para sempre.

Você pode se inscrever para uma avaliação gratuita de 14 dias para explorar todos os recursos do Connecteam antes de atualizar para um plano de sua escolha.

Conclusão

Sem uma maneira eficaz de controlar o tempo, sua empresa pode enfrentar roubo de tempo, trabalho ineficiente, prazos perdidos e muito mais. Você precisa monitorar como os trabalhadores gastam seu tempo, identificar quaisquer áreas de preocupação e pagar os trabalhadores corretamente por suas contribuições.

Existem várias maneiras de controlar o tempo. Os métodos de papel e caneta, honra e calendário consomem muito tempo, são propensos a erros e não fornecem informações sobre como o tempo é gasto. As planilhas, embora populares, coletam dados apenas no nível individual. É uma tarefa árdua coletar dados da equipe ou de toda a empresa em uma única planilha para analisar tendências.

O software de rastreamento de tempo simplifica o processo de entrada e saída, criação de quadros de horários, pagamentos e identificação de tendências. O Connecteam é o melhor aplicativo de rastreamento de tempo do mercado atualmente. Ele oferece recursos como relógio de ponto com um único toque, rastreamento de localização por GPS, quadros de horários automatizados e muito mais.

Comece a usar o Connecteam gratuitamente hoje!

perguntas frequentes

Como você controla o tempo de uma equipe?

Você pode coletar o cartão de ponto de cada funcionário e adicionar manualmente os dados em uma única planilha para controlar o tempo de sua equipe. Uma maneira melhor, no entanto, é usar um software de rastreamento de tempo como o Connecteam para economizar tempo e esforço. Suas ferramentas de relatório permitirão que você acompanhe o tempo gasto em sua equipe ou até mesmo por projetos, locais e muito mais.

Como os funcionários podem se beneficiar das ferramentas de controle de tempo?

Com ferramentas de controle de tempo, os funcionários podem ver como estão gastando tempo em tarefas e projetos. Eles podem identificar o que está funcionando bem e onde podem melhorar. Algumas soluções também incluem pausas para descanso, horas extras e folgas para que os funcionários possam verificar se estão recebendo as pausas a que têm direito.

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