21 memes de lembrete de quadro de horários: avisos divertidos e eficazes para sua equipe

Acompanhar as horas dos funcionários pode ser uma tarefa árdua, mas todos sabemos que é essencial para uma folha de pagamento precisa e um faturamento pontual. Infelizmente, fazer com que os funcionários enviem seus quadros de horários no prazo pode parecer uma batalha difícil - um verdadeiro desafio até mesmo para os gerentes mais organizados.

Felizmente, existem soluções automatizadas, como lembretes de quadro de horários, disponíveis para simplificar o processo.

Neste artigo, abordaremos por que os lembretes de quadro de horários são tão úteis e como o software de quadro de horários da Connecteam é um divisor de águas para as empresas. Também incluiremos algumas dicas e truques úteis para garantir que você esteja usando todo o seu potencial.

O que são lembretes de quadro de horários?

Os lembretes de quadro de horários são uma ferramenta útil que empregadores e gerentes usam para garantir que os funcionários enviem seus quadros de horários no prazo. Eles podem ser formatados como notas escritas, lembretes verbais ou notificações automáticas enviadas por meio de software ou ferramentas.

O principal objetivo dos lembretes de quadro de horários é ajudar os funcionários a acompanhar suas horas trabalhadas e garantir que sejam compensados ​​com precisão por seu tempo.

Ao definir lembretes e enviar “empurrões suaves”, os empregadores podem evitar o incômodo de perseguir envios atrasados ​​e evitar confusão ou erros na folha de pagamento.

Tipos eficazes de lembretes de quadro de horários

De memes de lembrete de quadro de horários a gritos de “Quadros de ponto para hoje!” em todo o escritório, há várias maneiras de lembrar os funcionários de enviar seus quadros de horários no prazo.

Vamos examinar alguns tipos comuns de lembretes de quadro de horários e discutir por que alguns são menos eficazes do que outros.

E-mails

Os empregadores podem lembrar os funcionários de enviar seus quadros de horários no prazo por e-mail.

Este método pode ser demorado para o empregador, no entanto, especialmente se eles tiverem que enviar os e-mails manualmente. Mesmo e-mails automatizados podem perder sua eficácia ao longo do tempo.

Afinal, todos nós sabemos que é muito fácil abrir um e-mail apenas para esquecê-lo alguns momentos depois.

Mensagens de texto

Os empregadores também podem enviar mensagens de texto para seus funcionários como um lembrete para enviar seus quadros de horários.

Esse método é rápido e fácil, mas, se você não estiver usando a plataforma de mensagens de texto correta, pode ser difícil acompanhar quem recebeu e quem não recebeu a mensagem. E, como os e-mails, pode ser difícil determinar se um texto foi lido ou não.

Lembretes do Google Agenda

Se sua empresa usa o Google Suite, enviar lembretes pelo Google Agenda é uma opção. Usando um calendário compartilhado, os gerentes podem enviar uma notificação de calendário seguida de uma notificação por e-mail.

Se sua equipe usa o Google Agenda para a maior parte do planejamento diário, uma simples notificação de calendário não vai se destacar. Pode até se perder nas muitas outras reuniões, chamadas e notificações de aniversário no calendário.

Lembretes do Slack

Com o Slack, você pode automatizar lembretes periódicos para enviar seus quadros de horários. E com 18 milhões de usuários ativos diariamente e 156.000 organizações usando o Slack, essa é uma escolha popular para muitos. Mas é realmente a melhor escolha?

Infelizmente, o Slack é muito caro, especialmente se você for uma grande organização com muitos funcionários. Felizmente, existe uma alternativa mais barata (e melhor) ao Slack.

Lembretes automatizados através do Connecteam

Nem todos os lembretes de quadro de horários são criados iguais.

Há um lembrete de quadro de horários para governá-los todos, um lembrete para encontrá-los. Um lembrete para trazê-los todos e, com a aprovação do RH, vinculá-los.

A resposta são lembretes automatizados por meio de software como o Connecteam. Projetado para facilitar a vida de empregadores e funcionários, o Connecteam faz de tudo. Desde rastrear com precisão as horas de trabalho com GPS ao vivo até automatizar planilhas de horas para folha de pagamento em segundos, o Connecteam elimina a dor da folha de pagamento.

Memes engraçados de lembrete de quadro de horários

Só porque os lembretes de quadro de horários são importantes, não significa que eles precisam ser sérios. Mantendo sua equipe engajada e motivada, mesmo quando se trata de planilhas de horas incômodas.

Nossos memes escolhidos a dedo certamente trarão um sorriso aos rostos de seus funcionários enquanto eles navegam no mundo dos prazos e da papelada.

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Por que os lembretes de quadro de horários são tão importantes para as empresas

E se você não receber os quadros de horários de sua equipe no prazo ? Se tudo o que importa é que um funcionário seja pago, os lembretes do quadro de horários são realmente tão necessários?

Em uma resposta - sim. Sim, eles estão. E há várias razões para isso.

Frequentemente, o envio de quadros de horários desencadeia uma corrida de última hora para colocá-los dentro do cronograma. E, às vezes, pode ser muito tentador (e fácil) falsificar as horas.

Impressionantes 43% dos trabalhadores horistas admitem exagerar a quantidade de tempo que trabalham durante seus turnos. Essa fraude no quadro de horários pode significar folha de pagamento incorreta e perda de produtividade. Na verdade, planilhas de horas ausentes e imprecisas custam ao setor de serviços profissionais dos EUA cerca de US$ 7,5 bilhões por dia!

Os lembretes de quadro de horários podem evitar esses impactos negativos em seus resultados financeiros, responsabilizando os funcionários por quadros de horários honestos e precisos.

Os departamentos de folha de pagamento contam com dados precisos e oportunos do quadro de horários para calcular salários e processar pagamentos. Receber envios de planilhas de horas atrasadas pode interromper o processo de folha de pagamento, causando pagamentos atrasados ​​ou incorretos, o que leva a funcionários descontentes.

Ao enviar lembretes de quadro de horários e definir prazos claros, os gerentes que precisam aprovar os quadros de horários podem garantir que sejam enviados no prazo. Isso ajuda a manter um fluxo de trabalho organizado e evita atrasos em processos importantes, como folha de pagamento e gerenciamento de projetos.

Uma em cada cinco horas faturáveis ​​não é registrada. Em alguns casos, não se trata de fraude no quadro de horários, mas sim de esquecimento. Se os funcionários não conseguem se lembrar de como passaram suas horas de trabalho, eles podem “compensar” suas horas e enviar planilhas de horas imprecisas.

O aplicativo Time Clock para funcionários da Connecteam foi projetado exatamente por esse motivo. Em um aplicativo intuitivo, os funcionários podem entrar e sair facilmente em qualquer lugar. Isso significa rastreamento de tempo preciso para trabalhos, projetos, clientes, equipamentos, quilometragem e muito mais. A partir daí, os quadros de horários online são automaticamente criados e exportados para o seu software de folha de pagamento.

Os funcionários concordariam: não há nada pior do que ser microgerenciado.

E mesmo gerentes e proprietários de empresas têm itens muito mais importantes e urgentes que poderiam atender, em vez de ter que lembrar continuamente os funcionários de enviar seus quadros de horários.

Os lembretes do quadro de horários removem esse fardo, o que significa que os gerentes têm mais tempo para se concentrar em tarefas estratégicas.

Reclamações constantes e acompanhamento de superiores podem prejudicar o relacionamento entre funcionário e gerente – especialmente se a reclamação for focada em um funcionário em particular. Um lembrete de quadro de horários eficaz substitui a necessidade de acompanhamentos persistentes por um lembrete simples e automatizado.

Os quadros de horários fornecem dados valiosos para acompanhar o andamento do projeto, como quanto tempo está sendo gasto em diferentes tarefas ou projetos.

Os lembretes do quadro de horários garantem que os gerentes de projeto tenham acesso a informações confiáveis ​​sobre como os recursos estão sendo usados ​​e a lucratividade de um projeto. Isso os ajuda a tomar decisões informadas, alocar recursos de forma eficaz e manter os projetos no caminho certo.

Muitas indústrias têm regulamentos trabalhistas que exigem registros precisos das horas de trabalho dos funcionários. Deixar de enviar planilhas de horas no prazo pode resultar em não conformidade com esses regulamentos, podendo levar a consequências legais e penalidades.

A conformidade é particularmente crítica para empresas que operam em setores com leis trabalhistas rígidas ou sujeitas a auditorias.

Em alguns setores de serviço de campo, o envio de quadros de horários é um requisito para fins de conformidade. Ao lembrar os funcionários de enviar planilhas de horas, sua empresa pode evitar consequências legais e penalidades (e permanecer preparada para quaisquer auditorias).

Benefícios do Quadro de Horários para Funcionários

Não é nenhum segredo que a maioria dos funcionários normalmente odeia enviar planilhas de horas. Mas fazer isso é tão bom para eles quanto para você. Aqui estão algumas razões que devem incentivá-los a adotar e apreciar o uso de quadros de horários:

Ao preencher diligentemente seus quadros de horários, os funcionários contribuem para o processamento tranquilo da folha de pagamento. Quando eles anotam suas horas com precisão, seu contracheque reflete cada minuto de trabalho duro que eles dedicam.

Com os quadros de horários, os funcionários recebem sua remuneração suada no prazo, sem discrepâncias ou atrasos.

Os quadros de horários atuam como um diário de bordo pessoal do histórico de trabalho de um funcionário. Ao manter consistentemente os quadros de horários, os funcionários criam um registro confiável de seus esforços na organização.

Ter um registro preciso também pode ser útil em caso de disputas ou discrepâncias com o empregador.

Ao registrar com precisão suas horas e tarefas, os funcionários têm uma maneira tangível de comunicar sua carga de trabalho e produtividade. Isso cria uma melhor visibilidade de seus esforços, ajudando os gerentes a entender o escopo das responsabilidades de cada funcionário e o valor que eles agregam à organização.

Esse registro acessível de horas trabalhadas é valioso para referência futura, como ao se candidatar a promoções. Demonstra um histórico de dedicação e confiabilidade, evidenciando o crescimento profissional do colaborador ao longo do tempo.

O preenchimento de quadros de horários exige que os funcionários reflitam sobre o que fizeram e quanto tempo gastaram para concluir as tarefas. Isso incentiva melhores práticas de gerenciamento de tempo, ajudando os funcionários a priorizar sua carga de trabalho e identificar atividades que desperdiçam tempo.

Os quadros de horários são um recurso valioso durante as avaliações de desempenho. Eles fornecem dados concretos que ajudam a responder perguntas como as seguintes:

• Você está no horário para o seu trabalho?
• Você marca entrada e saída?
• Você é honesto sobre como passa o seu dia?
• Você segue o cronograma exigido?
• Você tem feito horas extras?
• Você faz pausas prolongadas?

Ao manter planilhas de horas precisas, os funcionários têm evidências objetivas para mostrar sua ética de trabalho, destacar suas contribuições e apoiar suas avaliações de desempenho. Esses dados tangíveis também ajudam os empregadores a fazer avaliações justas e fornecer feedback significativo.

Como fazer com que seus funcionários enviem seus quadros de horários no prazo

Juntamente com o lembrete de entrada do quadro de horários, você precisa adotar a abordagem correta com seus funcionários para que eles enviem seus quadros de horários dentro do prazo. Experimente algumas das seguintes estratégias para ver quais funcionariam melhor para sua equipe:

usar humor

Vamos enfrentá-lo - o envio de quadros de horários pode ser um processo monótono e tedioso. Às vezes, uma abordagem leve pode fazer toda a diferença.

Em vez de enviar lembretes formais, tente enviar lembretes engraçados para sua equipe que incluam memes ou e-mails “brincalhões”. Adicionar um pouco de humor ao processo pode ajudar a criar uma atmosfera positiva e menos indutora de ansiedade em relação aos envios de planilhas de horas.

Explique por que é importante enviar planilhas de horas no prazo

Muitos funcionários não gostam de preencher planilhas de horas. Mas ajudá-los a entender por que isso é tão importante pode ser apenas o incentivo de que precisam para fazer isso.

Crie uma política em relação ao envio do quadro de horários

Estabeleça uma política de envio de planilhas de horas que descreva as expectativas de envio de planilhas de horas no prazo — e as consequências de não fazer isso.

Tais consequências podem incluir advertências verbais, advertências por escrito ou mesmo suspensão, dependendo da frequência do atraso. Certifique-se de que a política e o processo de greves estejam bem documentados e acessíveis a todos os funcionários (como em um wiki interno!).

Use automação e tecnologia a seu favor

Constantemente tendo que acompanhar os funcionários para enviar seus quadros de horários? Ninguém tem tempo para isso!

Os recursos de software e automação eliminam o incômodo de enviar lembretes de quadro de horários manualmente. O Connecteam calcula automaticamente as horas de trabalho de seus funcionários para que você possa exportar planilhas de horas diretamente para seu software de folha de pagamento.

Seja estratégico com quando enviar lembretes

O tempo é tudo, inclusive quando se trata de lembretes de quadro de horários. Considere configurar seus lembretes em momentos estratégicos, como no final da semana ou do mês.

Evite bombardear os funcionários com lembretes no fim de semana quando eles estiverem tentando relaxar. Em vez disso, planeje enviar lembretes em momentos apropriados e você aumentará as chances de seus funcionários realmente prestarem atenção e agirem.

Certifique-se de que os funcionários entendam o sistema

Os funcionários precisam saber como usar efetivamente o software de controle de tempo que você possui. Se necessário, forneça treinamento e recursos para orientá-los no processo.

Quando os funcionários se sentirem confiantes sobre o sistema, eles estarão mais propensos a preencher seus quadros de horários com precisão e no prazo.

não exagere

Embora os lembretes sejam cruciais, bombardear os funcionários com lembretes diários pode sair pela culatra. Se você inundar suas caixas de entrada com lembretes constantes, eles podem começar a ignorá-los completamente.

Encontre o equilíbrio certo entre lembretes gentis e persistência avassaladora. Lembre-se, você quer motivar e engajar, não irritar e frustrar.

Aprovar quadros de horários no prazo

Os quadros de horários são uma via de mão dupla. Assim como os funcionários precisam enviar seus quadros de horários no prazo, os gerentes também devem fazer sua parte. A aprovação oportuna dos quadros de horários mostra respeito pelos esforços de seus funcionários e reforça a importância do processo.

Ao revisar e aprovar prontamente os quadros de horários, você dará um exemplo positivo para sua equipe e os incentivará a priorizar seus envios também.

O que acontece se um funcionário se esquecer de enviar um quadro de horários?

Digamos que, mesmo depois de vários lembretes para enviar seus quadros de horários, um funcionário sempre falha em entregar seus quadros de horários no prazo.

Aqui estão algumas soluções possíveis às quais você pode recorrer:

Converse com eles

Em vez de tirar conclusões precipitadas ou assumir negligência, tenha uma conversa aberta com o funcionário.

Reserve um tempo para entender por que eles estão se esquecendo de enviar o quadro de horários.

É devido à falta de clareza no processo? Esquecimento? Outros problemas pessoais subjacentes?

Esteja aberto para iniciar esta conversa para saber mais, abordar quaisquer preocupações, fornecer esclarecimentos e oferecer suporte, se necessário.

Garantir o cumprimento das leis trabalhistas

Embora você possa reter o pagamento se um funcionário não estiver enviando suas planilhas de horas, legalmente, os empregadores não podem pagar funcionários com atraso ou fazer deduções de seus contracheques apenas devido à falha em enviar uma planilha de horas.

De acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA), em última análise, é responsabilidade do empregador manter registros das horas trabalhadas pelos funcionários. E é por isso que ter o software de controle de tempo certo é tão importante.

Por que escolher o Connecteam para seus lembretes de quadro de horários?

Falando em software de controle de horas, o aplicativo de planilha de horas da Connecteam possui uma série de recursos e ferramentas para tornar o processo de planilha de horas eficiente e descomplicado.

Alguns desses recursos incluem o seguinte:

• O rastreamento de tempo automatizado do Connecteam elimina a necessidade de entradas manuais de tempo, reduzindo as chances de erros e economizando tempo. Isso significa que os funcionários podem acompanhar facilmente suas horas de trabalho e enviar seus quadros de horários no prazo.

• Com quadros de horários personalizáveis , você pode aplicar diferentes taxas de pagamento a diferentes funcionários ou funções, facilitando o gerenciamento da folha de pagamento. Se você precisa monitorar horas regulares ou horas extras, ajuste o aplicativo Timesheet para atender às necessidades de sua empresa.

• Os quadros de horários enviados são convertidos automaticamente em folha de pagamento, economizando tempo e reduzindo erros. Isso garante que os funcionários sejam pagos no prazo e com precisão, motivando-os a enviar seus quadros de horários no prazo.

• Não importa onde eles estejam, o aplicativo móvel da Connecteam permite que os funcionários marquem o ponto de entrada e saída de seus smartphones, tornando o controle de horas mais fácil e os quadros de horários mais precisos. E com o rastreamento por GPS, você pode verificar se os funcionários estão marcando a entrada e a saída nos lugares certos e nos horários certos.

• Após o envio dos quadros de horários, é fácil importá-los para o seu software de folha de pagamento favorito.

Torne os lembretes de quadro de horários fáceis com o Connecteam

Rastrear as horas dos funcionários é crucial para a precisão da folha de pagamento e do faturamento, mas pode ser uma tarefa tediosa para os gerentes. Com a ajuda de lembretes de quadro de horários automatizados, o processo pode ser simplificado, economizando tempo e aumentando a eficiência.

Com o recurso Timesheet baseado em nuvem do Connecteam, você pode configurar lembretes automatizados para estimular sua equipe a enviar suas horas dentro do prazo, liberando seu tempo e capacidade intelectual para outras tarefas importantes. Chega de envios atrasados ​​ou cálculos confusos de folha de pagamento.

Além disso, o Connecteam é fácil de usar e acessível de qualquer lugar com conexão à Internet, oferecendo visibilidade em tempo real das horas de trabalho dos funcionários. Diga adeus ao controle de tempo manual e olá aos processos de folha de pagamento precisos e eficientes.

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