8 dicas para treinar novos funcionários com eficácia (de um especialista em RH)

Um poderoso processo de integração não para na assinatura de uma carta de oferta. As empresas precisam fazer tudo ao seu alcance para apoiar os funcionários em sua transição para uma nova empresa.

Os programas de treinamento certos podem ajudar os novos contratados a entender rapidamente suas funções, alinhar-se com a cultura e os valores da empresa e construir boas relações de trabalho com os colegas de trabalho. Isso ajuda os funcionários a se sentirem confortáveis ​​em um novo ambiente. É importante ressaltar que também fornece aos funcionários as habilidades e a confiança de que precisam para começar a contribuir para os objetivos da empresa o mais rápido possível.

Apesar disso, a Gallup relata que apenas 12% dos novos funcionários sentem que sua empresa possui uma integração eficaz. A maioria dos novos recrutas é deixada à própria sorte, preparando o caminho para o fracasso e saídas precoces. Isso geralmente ocorre porque os líderes de negócios não sabem como apoiar novas contratações ou não as priorizam.

Neste artigo, analisamos 8 dicas eficazes de treinamento para novas contratações, para que você possa criar um programa robusto de integração e treinamento para preparar os membros mais recentes de sua equipe para o sucesso.

1. Identificar necessidades de treinamento e preparar recursos de integração

Antes de criar um novo plano de treinamento de contratação, você deve determinar o que será necessário para que os funcionários sejam bem-sucedidos em suas funções. Você pode fazer isso avaliando suas metas de negócios, conversando com o gerente de contratação e revisando os padrões do setor.

Além disso, tente entender os níveis de conhecimento dos funcionários antes de ingressarem na empresa. Você pode identificar novos necessidades de treinamento dos funcionários por meio de pesquisas on-line ou avaliações práticas e conduza avaliações práticas pessoalmente ou por meio de bate-papo por vídeo.

A partir daí, você pode personalizar os materiais de treinamento para atender às principais lacunas de habilidades, em vez de perder tempo ensinando aos novos participantes o que eles já sabem. Na verdade, 91% dos entrevistados em uma pesquisa recente disseram que gostariam de um plano de treinamento personalizado e relevante.

Você também pode oferecer recursos de pré-integração ou materiais de leitura para novos contratados antes do primeiro dia de trabalho. Essa é uma boa maneira de garantir que os trabalhadores assumam suas novas funções com conhecimento suficiente.

Por exemplo, um novo gerente de propriedade pode ser solicitado a ler relatórios sobre o mercado imobiliário local antes de iniciar seu novo emprego. Isso ajudará a minimizar o tempo de atraso entre a entrada e a contribuição ativa para os objetivos da empresa .

Por fim, você deve ter um processo de integração abrangente ao qual possa se referir antes, durante e depois da integração para garantir que cobriu todas as bases.

2. Crie e forneça SOPs claros

Um procedimento operacional padrão (SOP) é ​​um documento escrito com instruções passo a passo sobre como executar uma determinada tarefa ou conjunto de tarefas. Ele funciona efetivamente como um novo manual de treinamento de contratação.

Um SOP sólido será claro, conciso e fácil de entender. Ele deve abranger todas as informações de que os novos marceneiros precisam para concluir uma tarefa, incluindo quaisquer precauções de segurança que precisem tomar. O ideal é que especialistas no assunto (SMEs), supervisores ou funcionários experientes revisem o SOP para garantir que esteja completo e preciso.

Forneça aos novos funcionários acesso fácil aos SOPs de que precisam. Por exemplo, armazene documentos online , em uma unidade compartilhada ou forneça a eles sua própria cópia impressa.

Em seguida, peça aos novos funcionários que executem uma tarefa seguindo o SOP. Dessa forma, você pode avaliar seu progresso e determinar se seu SOP pode ser usado para treinar novos funcionários de forma eficaz.

No geral, os SOPs no processo de treinamento e integração de funcionários podem ajudar os novos contratados a executar tarefas de maneira rápida e consistente, reduzir erros e melhorar a produtividade de sua equipe.

3. Forneça acesso fácil a materiais de treinamento

Bons programas de treinamento para novas contratações facilitam o acesso dos funcionários aos materiais de treinamento. Você deve ter todos os programas de treinamento de funcionários acessíveis a partir de um local central. Isso torna simples para os novos participantes saberem onde ir para treinamento, SOPs, perguntas frequentes e muito mais, economizando muito tempo para todos.

Ele também permite que os funcionários existentes consultem facilmente qualquer material de que precisem para refrescar a memória sobre um tópico específico. Todos recebem e usam as mesmas informações no trabalho, estabelecendo consistência no trabalho e reduzindo erros e mal-entendidos.

O armazenamento central de documentos de treinamento e arquivos de mídia também ajuda você a se manter organizado. Pode ser uma unidade compartilhada ou a intranet da empresa. Você pode categorizar os materiais por tópico, manter os arquivos atualizados e excluir quaisquer versões desatualizadas.

Os novos contratados também devem poder acessar todos os seus cursos e materiais de treinamento de qualquer lugar. A maior parte da força de trabalho de hoje é formada por funcionários da geração do milênio e da geração Z. A pesquisa afirma que 90% da geração do milênio e 98% dos trabalhadores da geração Z usam smartphones, portanto, o treinamento de novos funcionários compatível com dispositivos móveis é essencial.

O software de treinamento de funcionários, como o Connecteam, permite que você crie e forneça facilmente materiais de treinamento, incluindo vídeos, questionários e documentos, além de acompanhar o progresso dos funcionários e automatizar fluxos de trabalho de treinamento para economizar tempo e aumentar a produtividade.

Além disso, o Connecteam possui um aplicativo móvel intuitivo e fácil de usar que os funcionários podem usar para acessar o conteúdo em qualquer lugar.

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4. Crie um Currículo de Treinamento Formal

Quando você pensa em como treinar um novo funcionário, primeiro precisa estabelecer no que deseja treiná-lo. Bons programas de treinamento de funcionários respondem tanto pelos objetivos da organização quanto pelas funções e responsabilidades do novo contratado.

Ao treinar um novo contratado, crie um currículo que inclua os seguintes tópicos:

• Treinamento inicial: fornece uma visão geral da missão, cultura, benefícios e departamentos da empresa. Esse treinamento também definirá quais são as funções e responsabilidades do funcionário, bem como as expectativas de trabalho para as primeiras semanas. Em certas funções, isso também incluirá dar ao funcionário um tour pelo local de trabalho e apresentá-lo a colegas e clientes.

• Treinamento de conformidade: detalha requisitos legais e de conformidade importantes, como segurança no local de trabalho, privacidade de dados, antiassédio e denúncia de violações. Fazer com que os novos contratados leiam o manual do funcionário da sua organização é um grande passo no treinamento de conformidade.

• Treinamento de habilidades: ajuda os funcionários a aprimorar as habilidades necessárias para suas funções específicas. Isso pode incluir bom atendimento ao cliente, comunicação eficaz ou outras habilidades técnicas.

• Treinamento de produtos ou serviços: fornece aos funcionários conhecimentos importantes sobre os produtos ou serviços de uma empresa. O objetivo é equipar os trabalhadores com o conhecimento e as habilidades de que precisam para entender, usar, promover e vender produtos ou serviços de forma eficaz.

• Treinamento de gerente: para novos contratados que ingressam como gerentes ou em funções de liderança, considere fornecer treinamento sobre habilidades como formação de equipes, gerenciamento de projetos e resolução de conflitos. Na verdade, você pode querer estender isso mais extensivamente – um estudo recente mostrou que 60% dos Millennials querem treinamento de liderança.

Treinar um novo contratado vai além de apenas criar cursos. Você também precisa fornecer aos funcionários uma estrutura sobre a ordem de conclusão dos cursos e quando. Isso ajuda a garantir um certo nível de consistência no treinamento entre novos funcionários, torna o aprendizado mais eficiente e eficaz e está associado a melhores resultados de aprendizado.

Além disso, um novo programa de treinamento de contratação pode seguir uma abordagem de aprendizado combinado. Isso significa que eles têm componentes de aprendizagem online e offline. Nas próximas duas seções, examinaremos mais de perto essas opções de aprendizado.

5. Use a tecnologia para criar cursos, testar o aprendizado e acompanhar o progresso

Quando você está criando um plano de como treinar um novo funcionário, é obrigatório usar o poder da tecnologia e do software. A lista abaixo abrange as principais coisas que você pode fazer com o software de treinamento.

Criar e implantar cursos

O software de treinamento fornece ferramentas e recursos que simplificam o processo de criação e publicação de conteúdo de treinamento .

Eles geralmente têm uma interface amigável, facilitando até mesmo para gerentes não técnicos a criação de cursos. Você também pode usar modelos pré-construídos como ponto de partida e personalizar a partir daí para economizar tempo e esforço.

O melhor software de treinamento de funcionários permitirá que você adicione conteúdo multimídia, como imagens, vídeos e áudio, para tornar o aprendizado mais eficaz e envolvente. Por exemplo, você pode fornecer seus SOPs em um formato de vídeo adicional que permite que novos funcionários vejam como realizar uma tarefa.

O treinamento digital permite que novos funcionários acessem seus cursos de qualquer lugar usando seu desktop ou dispositivos móveis. Uma estatística recente mostrou que 44% dos entrevistados usaram seus telefones celulares para concluir o treinamento profissional. Isso só vai crescer com o surgimento de funcionários da Geração Z com experiência em tecnologia, então as empresas precisam se adaptar.

O Connecteam é a melhor solução completa de treinamento e engajamento de funcionários. Inclui criação de curso simples, opções para testar o aprendizado, um painel abrangente para acompanhar o progresso do treinamento dos funcionários e um conjunto completo de ferramentas de comunicação no aplicativo.

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Teste de aprendizagem

Os recursos interativos são uma ótima maneira de testar a compreensão do funcionário sobre o conteúdo do treinamento.

Os questionários durante os programas de treinamento podem ajudar a maximizar a retenção, especialmente se os funcionários precisarem usar as informações que aprenderam de novas maneiras. A gamificação (adicionar elementos de jogos ao treinamento) é outra ótima maneira de testar o aprendizado de uma forma divertida e envolvente. É o mais próximo que você pode chegar de um cenário da vida real sem colocar em risco novas contratações ou clientes.

Além disso, você sempre pode usar recursos mais simples, como avaliações on-line e questionários para testar o conhecimento dos novos contratados.

Acompanhar o progresso

Os aplicativos de treinamento oferecem uma maneira simples de atribuir prazos para a conclusão dos cursos e acompanhar o progresso . Os novos contratados geralmente têm muito a aprender em um curto espaço de tempo, por isso é importante ter uma maneira fácil e confiável de verificar se eles estão no caminho certo e oferecer suporte se estiverem lutando para concluir seus programas.

Comunicar efetivamente

A comunicação honesta e oportuna é essencial para resultados de treinamento bem-sucedidos. O software de treinamento de funcionários pode incluir recursos de comunicação, como bate-papo no aplicativo, grupos de discussão e pesquisas de feedback. Esses recursos podem ajudar os alunos a interagir com instrutores e colegas, esclarecer conceitos e fornecer feedback em tempo real sobre seu progresso.

6. Incentive o acompanhamento e o aprendizado no trabalho

Ao treinar novos funcionários, ofereça algum desenvolvimento prático de habilidades quando possível.

O acompanhamento do trabalho permite que os novos funcionários passem mais tempo com um colega de trabalho mais experiente e vejam as operações diárias de sua função. Os novos trabalhadores podem aprender observando, fazendo anotações e fazendo perguntas para obter uma compreensão mais profunda de uma função.

Você também deve incentivar seus funcionários a interagir com colegas de trabalho de outros departamentos ou a se envolver em acompanhamento multifuncional . Esta é uma ótima maneira de entender como as diferentes equipes trabalham e aprender mais sobre como construir a cultura da empresa e os objetivos gerais da sua organização.

Outra poderosa ferramenta de aprendizado é aprendizado no trabalho. As estatísticas de treinamento mostram que 82% dos funcionários consideram o treinamento no local de trabalho a maneira mais eficaz de aprender . Você pode atribuir tarefas da vida real a novos contratados e apoiá-los à medida que concluem cada uma delas.

7. Designe um mentor ou amigo para suporte adicional

Novos contratados podem se beneficiar muito de ter um mentor ou amigo designado para fornecer suporte adicional durante o processo de integração. De acordo com um relatório da HCI, 87% das empresas com um programa de mentor ou amigo consideraram-no eficaz no treinamento de novos funcionários.

Um mentor é um membro sênior da equipe que pode ajudar um funcionário a navegar em sua função . Eles também podem oferecer conselhos sobre questões delicadas, como conflitos de equipe ou se o funcionário está lutando para se adaptar à nova cultura da empresa.

Enquanto isso, um amigo é mais um colega de trabalho amigável que pode oferecer suporte ponto a ponto e acompanhamento de trabalho . Além disso, eles podem responder a quaisquer perguntas que o funcionário não se sinta à vontade para fazer ao gerente ou mentor.

Onde os funcionários estão espalhados por diferentes locais, os bate-papos e as videochamadas da equipe facilitam a comunicação rápida e fácil entre os novos contratados e seus mentores ou amigos.

Você também deve pensar em como treinar mentores e amigos de novos funcionários para que eles saibam o que fazer e o que não fazer durante as primeiras semanas de trabalho sensíveis e avassaladoras dos novos contratados.

8. Forneça e receba feedback regular

Novos funcionários precisam receber feedback regular e oportuno para que possam melhorar seu desempenho no trabalho o mais rápido possível. O feedback pode realmente ajudar os funcionários a entender o que estão fazendo certo e errado, para que possam se adaptar e melhorar no futuro.

Além disso, é fundamental que os gerentes entendam a importância de serem solidários e pacientes com seus novos recrutas. Isso significa fornecer a eles os recursos necessários, oferecer incentivo e feedback e oferecer oportunidades para praticar e aplicar as novas habilidades ou conhecimentos.

Check-ins e As pesquisas de integração são uma boa maneira de os novos contratados compartilharem seus comentários com você. Você pode responder a quaisquer perguntas ou preocupações que eles tenham e também ajustar sua estratégia de treinamento para incorporar novas ideias e sugestões.

Resumo

As primeiras experiências podem criar ou prejudicar os sentimentos, o desempenho e o senso de pertencimento dos novos contratados em uma nova empresa. Um relatório de Harvard descobriu que as empresas com um programa formal de integração poderiam ter uma retenção 50% maior e uma produtividade 62% maior entre as novas contratações.

É essencial criar um programa de treinamento que funcione para sua equipe e seu negócio. Treinar novos funcionários com uma abordagem combinada de aprendizado on-line e no trabalho é uma excelente maneira de atualizá-los sobre suas funções e responsabilidades. Além disso, designar um mentor ou amigo para fornecer suporte adicional pode ajudá-los a se sentirem mais à vontade com a cultura e obter informações valiosas sobre como navegar em seus novos empregos.

Além disso, verifique regularmente os novos funcionários para fornecer feedback sobre o desempenho deles. Você também deve coletar feedback e sugestões de novos contratados para poder ajustar e melhorar ainda mais a experiência de integração do funcionário em sua empresa.

O software de treinamento de funcionários da Connecteam fornece uma solução abrangente para as empresas criarem, fornecerem e gerenciarem seus programas de treinamento.

Com a capacidade de criar conteúdo de treinamento personalizado, incluindo vídeos, questionários e documentos, as empresas podem garantir que seus funcionários recebam o treinamento específico de que precisam para desempenhar suas funções com eficiência.

O software da Connecteam também inclui recursos para acompanhar o progresso e o engajamento dos funcionários, permitindo que as empresas monitorem a eficácia de seus programas de treinamento e façam os ajustes necessários.

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