Comunicação transparente no local de trabalho: como criar uma cultura de abertura

A pandemia do COVID-19 trouxe uma mudança significativa na cultura e nas expectativas do local de trabalho. À medida que o mundo se recuperava, muitos trabalhadores reavaliaram como veem a importância do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

A repriorização tem levado um número recorde de pessoas a deixar seus empregos em busca de empresas mais alinhadas com seus valores.

No clima atual, os trabalhadores esperam ser bem tratados pelos empregadores e querem se sentir uma parte valiosa da equipe. A comunicação transparente entre você e seus funcionários é fundamental para criar membros da equipe mais felizes, que se sintam valorizados e queiram trabalhar duro para sua empresa.

Com o conjunto certo de ferramentas de comunicação, você pode promover uma comunicação transparente entre os funcionários em todos os níveis da sua empresa.

Como você cria uma cultura de comunicação aberta e honesta em seu local de trabalho, você pergunta?

Primeiro, você precisa entender a comunicação transparente e as ferramentas necessárias para implementar essa filosofia em sua própria empresa.

O que é comunicação transparente?

A comunicação transparente é a prática em que as informações – boas e ruins – são compartilhadas de forma clara e aberta em todos os níveis da sua empresa.

Com este tipo de estilo de comunicação, você compartilha informações:

• Ascendente : os membros de sua força de trabalho podem se comunicar abertamente com seus gerentes.
• Descendente : os membros de sua equipe de gerenciamento têm os canais, as ferramentas e a capacidade de se comunicar livremente com seus funcionários.
• Comunicação horizontal : Funcionários de todos os níveis podem se comunicar abertamente com seus colegas.

A comunicação transparente não precisa ser complexa. Pode ser tão simples quanto uma empresa agendar reuniões semanais, utilizar mensagens de bate-papo ou enviar boletins internos para explicar suas estratégias, notícias e decisões mais recentes.

A transparência beneficia tanto os empregadores quanto os funcionários, e quando uma organização prioriza a comunicação, ela traz benefícios tangíveis.

Por que a comunicação transparente no local de trabalho é importante

Motivos não faltam para adotar um clima de transparência em sua empresa. Por um lado, melhora o moral.

Em uma pesquisa recente, 68% dos funcionários indicaram que queriam mais transparência de sua empresa.

Muitos desses entrevistados acreditavam que seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional melhoraria como resultado.

Aqui estão cinco benefícios adicionais que sua organização pode experimentar ao adotar esforços de comunicação transparentes.

De acordo com a Society for Human Resource Management, uma comunicação clara e ascendente é necessária para impulsionar a inovação. Em muitas empresas, os funcionários em cargos não gerenciais hesitam em se desviar dos procedimentos normais por medo de comunicar falhas à administração.

Para inovar, no entanto, você precisa se sentir confortável com o fracasso. Os membros de sua equipe devem se sentir apoiados o suficiente para compartilhar ideias e contribuir para melhorias de processo. Isso pode levar a grandes coisas.

Diz a lenda que no início dos anos 1900, por exemplo, um operário de uma empresa casamenteira abordou a administração com a ideia de aplicar lixa apenas em um lado de suas caixas de fósforos.

Essa inovação economizou centenas de milhares de dólares para a empresa, tudo porque alguém na linha de frente se sentiu compelido a falar.

Seus funcionários em todos os níveis estão cheios de ideias. Crie uma cultura em que eles se sintam empoderados para falar e incentive os funcionários a assumir riscos. Algumas dessas ideias podem não dar certo, mas seus funcionários apreciarão a oportunidade.

A comunicação transparente é uma das melhores maneiras de construir confiança entre você e seus funcionários. Quando você é aberto e honesto sobre seus procedimentos de tomada de decisão, sua equipe de liderança parece mais acessível e seus funcionários se sentem mais valorizados.

Oferecer uma cultura de confiança ajudará a reduzir a rotatividade, pois os funcionários que confiam em seus empregadores têm menos probabilidade de deixar o emprego.

Funcionários em todos os níveis da sua empresa estarão mais propensos a se envolver se você encorajar a transparência. Isso ocorre porque eles se sentirão mais capacitados para abordá-lo e discutir maneiras pelas quais você pode ajudar a tornar o trabalho deles mais significativo.

Os melhores talentos geralmente deixam as organizações quando suas necessidades não estão sendo atendidas. Oferecer linhas de comunicação abertas e discussões saudáveis ​​e honestas sobre estratégias e decisões ajuda seus funcionários a lidar com os problemas do local de trabalho antes que cheguem a esse ponto.

Hoje em dia, empresas de todos os setores estão competindo pelos melhores talentos, então sua marca precisa se destacar para atrair as pessoas certas. Eventos internos, programas de reconhecimento de funcionários e um feed de comunicação no estilo de mídia social promovem o envolvimento ponto a ponto.

Funcionários em potencial ouvirão sobre uma forte cultura corporativa ao analisar sua organização em sites como Glassdoor, Indeed e LinkedIn.

Ao estabelecer as bases para uma comunicação honesta e clara com seus funcionários atuais, você também está estabelecendo sua organização como um ótimo lugar para trabalhar e fazer negócios.

O que a falta de transparência pode fazer em um local de trabalho?

A confiança leva um golpe:

A confiança é a base de qualquer equipe ou organização de sucesso. Sem transparência, a confiança é corroída, deixando os funcionários questionando os motivos e intenções uns dos outros. A produtividade sofre à medida que as pessoas se tornam cautelosas e relutam em colaborar.

O boato entra em ação:

Na ausência de uma comunicação clara e aberta, especulações e rumores correm soltos. Os funcionários começam a preencher as lacunas com suas próprias narrativas, levando a desinformação e ansiedade desnecessária. Em vez de se concentrar em suas tarefas, eles gastam tempo decifrando a verdade da ficção.

A motivação diminui:

Quando os funcionários se sentem deixados no escuro ou acreditam que suas opiniões não importam, sua motivação diminui. A falta de transparência gera desengajamento e apatia. As pessoas se desconectam dos objetivos da organização, resultando em diminuição da produtividade e perda de oportunidades.

Os conflitos aumentam:

Mal-entendidos e interpretações errôneas florescem quando falta transparência. Sem canais de comunicação claros, os conflitos surgem e apodrecem. As equipes ficam divididas, a produtividade cai e o ambiente de trabalho se torna tóxico.

Como promover uma cultura de comunicação transparente

Se você ainda não tem uma cultura de compartilhamento aberto, siga estas etapas para ser mais transparente no local de trabalho.

Os funcionários gostam de trabalhar para empresas onde se sintam valorizados. Promover relacionamentos em todos os níveis é uma das maneiras mais fáceis de uma organização conseguir isso. Você pode nutrir relacionamentos por:

• Sendo consistente
• Evitando fofocas
• Fornecendo uma atmosfera de apoio
• Comunicar claramente as diretrizes e expectativas

Use ferramentas de comunicação digital, como o recurso de agendamento do Connecteam, para marcar reuniões regulares com membros da equipe e gerentes para verificar e abordar tópicos urgentes. Registre regularmente o tempo para a formação da equipe, para que seus funcionários possam se conectar e compartilhar coisas que têm em comum.

A comunicação transparente é um fator chave para ajudar os funcionários a enfrentar os desafios no local de trabalho. Alguns líderes podem ficar tentados a proteger suas equipes de notícias difíceis ou preocupações crescentes.

No entanto, autenticidade e sinceridade (especialmente diante da adversidade) ajudam as pessoas a confiar em você, e a confiança é crucial para qualquer relacionamento saudável.

A transparência começa no topo. Incentive seus gerentes a usar uma comunicação aberta e honesta com seus funcionários e uns com os outros. Faça com que sua equipe de gerenciamento peça feedback de seus funcionários e use suas percepções para fazer melhorias. Se os funcionários acharem que você não está agindo de acordo com o feedback deles, eles podem parar de oferecê-lo.

Alguns funcionários podem não se sentir à vontade para abordar tópicos delicados. Nesse caso, considere oferecer a eles a capacidade de permanecer anônimo. Dessa forma, você pode manter um relacionamento de confiança com todos em sua equipe enquanto aborda questões delicadas no local de trabalho.

Ao estabelecer uma cultura de transparência, seja consistente e certifique-se de que todos em todos os níveis recebam o feedback que funciona melhor para eles. Use essas ferramentas regularmente para obter o melhor efeito:

• Boletins informativos da empresa
• Sessões de feedback dos funcionários
• Mensagem instantânea
• pesquisas anônimas

Use uma plataforma de engajamento como o Connecteam para reconhecer sua equipe quando ela estiver indo bem. Comemore os sucessos e incentive os funcionários que compartilham grandes ideias usando recompensas digitais.

Você pode até criar grupos de bate-papo comunitários informais para incentivar a camaradagem e manter um registro dos marcos importantes da equipe para que sua força de trabalho saiba que você os aprecia.

Defina linhas claras de responsabilidade para tarefas e processos. Quando cada membro da equipe conhece suas responsabilidades, ele pode entender melhor suas expectativas e ser responsabilizado. A responsabilidade também é fundamental para incentivar os membros de sua equipe a compartilhar suas ideias.

Ser responsável não significa punir sua equipe por cada erro. Alguns erros são mais caros do que outros e precisam ser resolvidos. No entanto, a maioria das falhas oferece à sua equipe a chance de aprender e crescer. Quando erros acontecerem, reúna sua equipe para discutir a situação e desenvolver soluções para evitar que eles aconteçam no futuro.

Convide funcionários de todos os níveis para participar da tomada de decisões. Dê a cada membro da equipe a chance de expressar suas opiniões e criar soluções para toda a empresa. Permitir que todos participem da tomada de decisões ajuda a construir relacionamentos de equipe mais fortes e pode ajudá-lo a encontrar soluções que sua equipe de gerenciamento pode não ter considerado.

Facilite a participação de todos usando uma terminologia que todos possam entender, especialmente se você estiver convidando a participação de pessoas que trabalham em diferentes partes do seu negócio. Cada equipe pode ter diferentes jargões e acrônimos que usam diariamente, mas seus outros funcionários não conhecerão esses termos e podem se sentir excluídos.

Haverá momentos em que você não poderá compartilhar informações com sua equipe. Se você estiver envolvido em um processo judicial, uma fusão ou outra questão legal, poderá estar sujeito a estrita confidencialidade. Seja qual for o motivo para reter informações, seja honesto com seus funcionários sobre o motivo pelo qual está fazendo isso.

Se você não for honesto, seus funcionários podem pensar que você está escondendo algo deles, o que quebra o relacionamento de confiança que você trabalhou tanto para construir.

Depois de implementar práticas de comunicação transparentes em sua empresa, inclua-as em sua marca corporativa. Promova seu compromisso com a transparência em:

• Suas declarações de missão e valores
• Site da sua empresa
• Postagens de trabalho e descrições
• Contas de mídia social da empresa

Destaque seus funcionários e suas ideias nas mídias sociais para mostrar que você aprecia sua equipe. Por fim, use uma comunicação transparente em suas práticas de recrutamento, contratação e integração para que os novos membros da equipe saibam o que esperar desde o início.

Ser dedicado aos seus funcionários e ao desenvolvimento deles é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a atrair e reter funcionários talentosos.

Use ferramentas de comunicação modernas para melhorar a transparência

Depois de tomar as medidas necessárias para aumentar a transparência, manter uma comunicação regular e aberta é a melhor maneira de continuar promovendo uma cultura de confiança. O conjunto certo de ferramentas e políticas o ajudará a manter seu ritmo.

Mensagem instantânea

Os sistemas de mensagens instantâneas, como os disponíveis no Connecteam, permitem que sua equipe se mantenha em contato umas com as outras em trânsito, em locais dispersos e em horários diferentes — mesmo que não tenham salvo os números de telefone de todos os colegas de trabalho.

As mensagens instantâneas permitem que os membros da equipe de campo se comuniquem com seus gerentes ao enfrentar desafios ou tomar decisões no local, e permitem que os membros da equipe se conectem uns aos outros para resolver problemas e compartilhar ideias em tempo real. A ferramenta certa fornece bate-papos seguros para grupos ou bate-papos individuais, e os gerentes devem poder controlar facilmente as permissões e minimizar a distração que pode surgir com muitos bate-papos privados.

Conversas produtivas ponto a ponto podem acontecer facilmente em um aplicativo de comunicação. Quando os funcionários se deparam com problemas, eles podem conversar com outras pessoas de sua equipe para perguntar se mais alguém encontrou o mesmo problema e, em caso afirmativo, como o resolveram. Eles também podem ver se outras pessoas estão disponíveis para ajudar ou dar ideias. O acesso a mensagens regulares ajuda as equipes a se sentirem conectadas e apoiadas por seus colegas e gerentes.

Pesquisas anônimas

Alguns comentários podem ser difíceis de ouvir e também podem ser difíceis de compartilhar. Os membros da equipe podem hesitar em oferecer feedback espontâneo, mas uma pesquisa pode quebrar o gelo, solicitando ideias e informações sobre tópicos específicos.

Permitir que os membros de sua equipe permaneçam anônimos pode deixá-los mais à vontade para discutir questões difíceis, levando a insights e dados mais abertos e honestos de sua equipe.

Você pode cronometrar suas pesquisas estrategicamente para obter feedback rápido e em tempo real após a implementação das alterações, ou pode manter uma cadência regular para monitorar o sentimento do funcionário e o progresso em quaisquer problemas conhecidos.

Por exemplo, um trabalhador pode ter um problema com um sistema de agendamento que considera injusto, mas pode não querer falar diretamente com seu gerente ou na frente de seus colegas por medo de soar chorão.

Uma pesquisa anônima permite que esse funcionário expresse sua opinião sem se preocupar em ser penalizado e, se vários funcionários compartilharem uma preocupação semelhante, seu gerente poderá ver uma oportunidade de levar esse feedback em consideração e fazer alterações.

Listas de verificação de trabalho

Ao criar uma cultura de responsabilidade, você precisa de uma maneira de ajudar todos em sua equipe a entender suas responsabilidades. Com as atribuições de tarefas e notas de trabalho do Connecteam, você pode criar listas de verificação para ajudar sua equipe a permanecer consistente.

As listas de verificação também responsabilizam cada membro da equipe por suas tarefas diárias. As listas de verificação de trabalho também são ótimas durante a integração, ajudando os novos funcionários a estabelecer uma rotina e a se familiarizar com suas tarefas diárias, ao mesmo tempo em que promovem uma sensação de realização à medida que avançam na lista.

Outros recursos de responsabilidade, como lembretes de cronograma, podem ajudar a motivar sua equipe e promover a responsabilidade.

Boletins Internos

Sua equipe de marketing pode desenvolver boletins informativos para manter os clientes informados. As empresas podem usar a mesma abordagem para manter contato com os funcionários. Boletins informativos internos regulares com atualizações e anúncios permitem que você compartilhe percepções importantes da empresa e conteúdo valioso entre sua equipe, tudo de uma vez.

Quando os membros da equipe recebem a mesma comunicação central ao mesmo tempo, eles estão todos na mesma página – e podem até encontrar algo interessante para conversar durante um intervalo ou tempo de inatividade.

Use seus boletins internos para ser aberto e honesto sobre o que está acontecendo em sua empresa. Por exemplo, se você possui uma empresa de construção, provavelmente está lidando com problemas de inflação e cadeia de suprimentos. Ofereça informações sobre o que você está fazendo como empresa para lidar com esses aumentos de custos e mostre à sua equipe que eles são valorizados o suficiente para serem incluídos nessas considerações.

Reconhecimento e recompensas dos funcionários

Oferecer elogios e elogios regularmente por um trabalho bem feito ajuda as equipes a construir uma cultura positiva. Procure ocasiões para comemorar sua equipe, como desejar-lhes um feliz aniversário e aniversário de trabalho e parabenizá-los por seus sucessos, tanto em suas vidas pessoais quanto no trabalho.

Alguém pode ter encontrado uma nova maneira de resolver um problema comum em seu local de trabalho. Um funcionário poderia ter ido além ao atender um cliente. Para incentivar a comunicação transparente, use esta ferramenta para recompensar os membros da equipe que falam e contribuem com boas ideias ou comentários críticos necessários.

Reconhecer e recompensar essas contribuições – seja por meio de elogios verbais na frente da equipe, recompensas físicas como um pequeno vale-presente para um café grátis ou ambos – ajuda a encorajar os outros a falar, quando perceberem que é apreciado.

Blogue de liderança

Escrever um blog mensal ou trimestral é uma excelente maneira de proprietários e gerentes de empresas se conectarem com suas equipes e mostrarem seu lado humano. Se você é bom com palavras, anotar seus pensamentos para compartilhar com sua equipe é uma ótima maneira de oferecer vislumbres de sua personalidade e do que motiva você e o negócio que está construindo, o que pode ajudar a criar uma conexão mais forte com membros de sua equipe.

Se você estiver escrevendo sobre notícias gerais da empresa, adicione algumas referências ao seu programa de televisão ou time de esportes favorito. Da próxima vez que estiver conversando com funcionários, pergunte se mais alguém está assistindo. Não se preocupe muito em impor respeito e reiterar pontos de discussão de negócios, mas abrace a oportunidade de compartilhar sua perspectiva sobre os problemas que está resolvendo.

Quanto melhor seus funcionários entenderem quem você é e de onde você vem como pessoa e líder de negócios, maior a probabilidade de eles se sentirem à vontade para abordá-lo com problemas e ideias.

Software de integração e treinamento

A comunicação transparente não apenas facilita a padronização do processo de integração e treinamento, mas também é a oportunidade perfeita para estabelecer o precedente de comunicação aberta, honesta e acessível em sua empresa.

Capture seus processos com software de integração e treinamento. O Connecteam permite criar questionários, carregar materiais de treinamento e gerar listas de verificação para sua equipe de integração, para que cada novo funcionário saiba o que você espera deles desde o primeiro dia. Um processo centralizado garante que os novos contratados não recebam informações conflitantes de diferentes supervisores ou percam algo que todos os seus colegas de trabalho aprenderam na segunda semana.

Não se esqueça de acompanhar durante e logo após a integração também. Com reuniões regulares e feedback dos funcionários, você pode aprender o que está funcionando bem durante o treinamento e a integração e o que precisa de alguns ajustes, para que você possa repetir e melhorar na próxima vez e criar uma abordagem consistentemente bem-sucedida.

A palavra final sobre comunicação transparente

A comunicação transparente no local de trabalho é parte integrante de manter seus funcionários engajados, felizes e produtivos. Promover uma comunicação aberta e transparente e construir uma cultura de confiança em seu negócio permite que você capacite funcionários em todos os níveis para compartilhar suas ideias e contribuir para o sucesso de sua empresa. Você deve ser vulnerável e aberto a feedback construtivo para fazer isso bem. Você também precisa das ferramentas de comunicação certas.

A ferramenta de gerenciamento de funcionários da Connecteam oferece vários recursos que você pode usar para manter contato com seus funcionários e mantê-los informados. Aproveite recursos como bate-papo em equipe, ferramentas de agendamento, listas de verificação de trabalho, materiais de integração e ferramentas de reconhecimento para envolver sua equipe e aumentar o moral.

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