12 práticas recomendadas de integração virtual para um processo eficaz

Quando você embarca um novo contratado pessoalmente, pode levá-lo ao local de trabalho, apresentá-lo aos colegas cara a cara e observar como eles estão se adaptando.

Quando os funcionários não trabalham em um local central ou ao mesmo tempo, no entanto, você pode não ter a chance de fazer nada disso. Ou você pode simplesmente não ter tempo, dinheiro ou outros recursos disponíveis para integrar cada novo funcionário pessoalmente.

Nesse caso, você precisa de um ótimo processo de integração virtual.

A integração virtual envolve trazer um novo funcionário para sua organização com interações pessoais limitadas ou mesmo inexistentes. Embora tenha seus desafios únicos, é possível fazê-lo com sucesso.

Para ajudá-lo, compartilhamos as principais dicas para que você possa criar um processo de integração virtual que deixe os novos contratados entusiasmados e bem informados.

Como integrar funcionários virtualmente

Então, você tem um novo contratado. Eles podem trabalhar remotamente ou talvez sua equipe não trabalhe em um local central, ou esse novo contratado trabalha em horários diferentes do restante de seus funcionários.

Ou talvez sua empresa não tenha orçamento ou recursos para integrar todos (ou quaisquer) novos contratados pessoalmente.

Seja qual for o caso, você decidiu que um processo de integração digital funcionará melhor para esse novo contratado e para sua empresa. Antes do primeiro dia, há 3 coisas que você precisa preparar .

Materiais de integração

Há vários materiais diferentes que você precisará compartilhar com seus novos contratados durante a integração virtual. Esses incluem:

• Contratos de trabalho , que precisam ser assinados pelo funcionário
• Pacotes de informações sobre benefícios de funcionários e formulários de inscrição de benefícios de funcionários
• Manuais e guias do funcionário , descrevendo as responsabilidades do funcionário
• Formulários que os trabalhadores podem precisar ter e preencher como parte de suas funções de trabalho
• Senhas e outras informações que permitem aos membros da equipe acessar software e plataformas online necessários para o seu trabalho
• Manuais de instruções para máquinas, software ou outros recursos usados ​​no trabalho
• Instruções de segurança e materiais de treinamento de segurança
• Informações sobre a cultura da empresa , incluindo detalhes sobre a missão da organização, eventos da empresa e feriados
• Treinamento em vídeo e outros recursos de treinamento para ajudar os funcionários a entender as práticas recomendadas para seu trabalho e aprender mais sobre a cultura da empresa

Reúna esses materiais e guarde-os em um local seguro para que você possa acessá-los e distribuí-los facilmente durante a integração.

Materiais de treinamento virtual

Se você ainda não tiver materiais de treinamento virtual prontos, precisará criá-los.

O treinamento virtual normalmente inclui vídeos que ensinam novos funcionários sobre os processos e procedimentos da empresa, as melhores práticas para o trabalho e a cultura da empresa.

Você pode comprar materiais de treinamento prontos, terceirizar sua criação para uma empresa externa ou criá-los internamente. Escolher fazer seus próprios vídeos de treinamento personalizados significa que você pode dar um toque pessoal ao seu processo de integração virtual . Também é uma ótima oportunidade para novos colegas conhecerem você e sua equipe.

Criar materiais de treinamento internamente também pode economizar dinheiro. Em vez de estourar seu orçamento de treinamento na compra de conteúdo de vídeo que pode ser monótono e difícil de atualizar, você pode garantir que seus vídeos não custem uma fortuna para criar e sejam interessantes para novos contratados.

É importante criar vídeos de treinamento mais curtos para reduzir ainda mais os custos e manter os funcionários engajados. Vídeos longos são caros de criar, difíceis de atualizar e correm o risco de entediar seus novos contratados.

Recomendamos a criação de alguns vídeos de 2 ou 3 minutos que cobrem o básico do que um novo funcionário precisa saber. Simplesmente faça com que os funcionários atuais usem seus smartphones para se filmar explicando suas responsabilidades diárias e como é a vida em sua empresa.

Isso torna os vídeos mais personalizados e envolventes, e muito mais fácil para os novos contratados visualizarem. Além disso, vídeos mais curtos são mais fáceis de refazer sempre que você precisar atualizar as informações.

Acesso a ferramentas e tecnologias

Garantir que todos tenham acesso direto às ferramentas e tecnologias de que precisam reduz os soluços e torna o trabalho mais eficaz para você e seus funcionários. Eles podem encontrar facilmente o que precisam e você gastará menos tempo respondendo às mesmas perguntas.

Abaixo estão alguns exemplos de ferramentas e tecnologias que os funcionários podem precisar usar.

• Sistemas de gerenciamento de documentos para que os funcionários possam carregar e compartilhar documentos com segurança com você e outros membros da equipe, conforme necessário
• Ferramentas de comunicação e colaboração, como um bate-papo da empresa, uma conta de e-mail e um messenger para se comunicar com os membros da equipe
• Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos , usadas para atribuir tarefas, acompanhar o progresso e
• Software de rastreamento de tempo que permite que eles cheguem e saiam e registrem suas horas
• Recursos humanos (RH) ou plataformas de gerenciamento de pessoas que os funcionários podem usar para solicitar folgas, visualizar seus quadros de horários e contracheques e muito mais

Existem diferentes maneiras de fornecer acesso a essas tecnologias, mas esses são dois dos métodos mais populares:

• Convidando-os a configurar uma conta enviando um e-mail que inclui um link de inscrição onde eles podem criar uma conta e definir sua própria senha
• Configurar uma conta para eles usando seu endereço de e-mail e outras informações e, em seguida, compartilhar uma senha temporária que eles possam atualizar durante a integração

12 dicas para integração virtual eficaz

Ao seguir essas práticas recomendadas de integração virtual, você pode oferecer a todos os novos funcionários uma recepção calorosa e garantir que a integração permaneça no caminho certo.

Prepare-se demais para o seu novo funcionário

Antes de contratar seu primeiro membro da equipe virtual, pense em como seria o processo de integração ideal. Você pode começar discutindo as respostas para as seguintes perguntas com sua equipe de gerenciamento:

• Como é o sucesso nessa função e o que os trabalhadores precisam saber para ter sucesso?
• Quais são os pontos de confusão mais comuns e os maiores desafios nessa função?
• Se você tivesse que criar uma lista das principais coisas que os trabalhadores precisam saber primeiro, quais seriam esses itens?
• Quais são os recursos mais importantes para os novos trabalhadores serem informados?
• Qual é a melhor maneira de oferecer onboarding virtualmente?
• Quais recursos internos já temos para integração e quais recursos precisamos criar?
• Quais são os requisitos legais ou de conformidade para o trabalho?

Depois de obter as respostas, crie um plano de integração detalhado . Este plano deve incluir requisitos administrativos, como inscrever seu funcionário para benefícios, colocá-lo na folha de pagamento e certificar-se de que você assinou e preencheu toda a papelada, incluindo qualquer coisa que possa precisar para fins fiscais.

O plano também deve incluir o que os funcionários precisam saber , incluindo as melhores práticas para suas tarefas, senhas ou informações de conta de que precisam e todas as etapas específicas do trabalho que precisam executar. Por exemplo, você pode precisar de listas de verificação para garantir que sua equipe esteja em conformidade com os padrões de segurança em seus locais de trabalho.

Criando um plano de integração

Para criar um plano de integração remota, seu melhor plano de ataque é listar todas as tarefas que precisam ser realizadas para trazer um novo trabalhador a bordo e incluir todos que precisam ser envolvidos.

Organize essas tarefas em ordem de prioridade. Por exemplo, você pode precisar que um novo funcionário assine um acordo de não divulgação antes de compartilhar qualquer coisa que possa incluir informações proprietárias.

Para manter o novo membro da equipe no caminho certo, você pode querer criar 2 cronogramas .

Um deles deve ser um cronograma interno compartilhado com seus gerentes. Deve incluir todas as etapas do processo de integração e quando isso acontece.

O segundo cronograma deve ser enviado ao novo contratado . Deve detalhar o que acontecerá e quando, para que o novo funcionário saiba o que esperar do processo - e o que se espera dele. Por exemplo, você pode ter um item informando ao funcionário que ele precisa assistir ao treinamento de integração, com um prazo para que isso seja concluído.

Exemplo de cronograma de integração virtual

Dia 1

• Welcome call com gerente e diretor de RH, descrevendo o processo de onboarding e fornecendo mais informações sobre a empresa e sua cultura.
• A nova contratação receberá acesso às ferramentas (e treinamento sobre elas conforme necessário).
• A nova contratação receberá documentos para revisar e assinar até quinta-feira.
• Apresentações virtuais para membros seniores da equipe.

Dia 2

• A nova contratação receberá materiais de treinamento, incluindo treinamento em vídeo e recursos escritos.
• O funcionário deve concluir a sessão de treinamento, fornecendo uma visão geral de sua função e principais responsabilidades.
• O funcionário deve concluir a sessão de treinamento de desenvolvimento de habilidades específicas do trabalho.

Dia 3

• Rodada de 3 reuniões virtuais de 30 minutos com membros do departamento para aprender mais sobre as operações do dia a dia.
• O funcionário deve concluir a sessão de treinamento de segurança.

Dia 4

• Documentos assinados devidos. A nova contratação receberá treinamento sobre como carregá-los no sistema de gerenciamento de documentos.
• O novo contratado receberá treinamento sobre como utilizar o sistema de comunicação da empresa.
• Apresentação virtual ao restante da equipe.

Dia 5

• Nova contratação para concluir a sessão de treinamento da cultura da empresa e o questionário associado.
• Reunião virtual individual com o gerente para recapitular a integração, compartilhar e responder a perguntas e discutir as próximas etapas.

Crie uma lista de verificação de integração

Uma lista de verificação de integração virtual é uma ótima maneira de garantir que nada passe despercebido. Também ajuda a tornar seu processo acionável.

Considere incluir lembretes para enviar o pacote de boas-vindas, bem como instruções para organizar check-ins, reuniões de boas-vindas e muito mais.

Como a integração é um processo, sua lista de verificação deve conter detalhes sobre as etapas que você deve seguir uma semana, um mês e até 6 meses após a entrada de um novo contratado em sua equipe.

Compartilhe informações antes do início oficial da integração

Envie as informações do seu funcionário sobre o trabalho o mais rápido possível após a contratação, mas antes do início do processo oficial de integração.

Você pode não querer enviar informações proprietárias, mas pode enviar um vídeo apresentando você e a empresa, bem como alguns arquivos de recursos gerais, como a declaração de missão da empresa, o manual do funcionário e o organograma.

Defina expectativas claras

Certifique-se de definir para o seu novo funcionário como é o sucesso no trabalho. Examine cada tarefa que eles precisam executar e analise o resultado que você está procurando e quais etapas precisam ser seguidas.

Uma nova lista de verificação do funcionário pode ser uma ótima maneira de comunicar as expectativas. Por exemplo, se você tiver um representante de vendas em sua equipe, poderá ter listas de verificação separadas com instruções passo a passo para lidar com novos clientes e reclamações de clientes.

Comunique a cultura da sua empresa

Adaptar-se a uma nova cultura empresarial pode ser como ser o novo aluno na escola. Seu novo contratado não sabe como a organização funciona, ou quais são suas abordagens, tradições ou traços de personalidade.

É por isso que é essencial apresentar as novas contratações à cultura da sua empresa durante a integração.

Em primeiro lugar, você deve compartilhar todos os recursos e materiais existentes sobre a cultura da empresa com os novos funcionários. Você também pode dedicar uma sessão de treinamento especificamente à cultura da empresa — abrangendo, por exemplo, como os funcionários se comunicam com os clientes, quais são os valores da organização e assim por diante.

Além disso, você pode adicionar atividades de formação de equipes à sua integração virtual. Isso pode incluir almoços virtuais, sessões digitais de perguntas e respostas ou sessões de perguntas e respostas on-line ou reuniões focadas em atividades para quebrar o gelo.

Durante a integração, você também pode convidar novos contratados para participar de iniciativas de cultura da empresa. Por exemplo, se você tiver um clube do livro online para sua equipe, por exemplo, convide novos contratados para participar.

Agende uma apresentação em vídeo cara a cara com a equipe

Uma videochamada com toda a equipe dá ao seu local de trabalho a chance de receber calorosamente. É também uma oportunidade para seu novo funcionário conhecer todos como um grupo.

Antes de sua reunião começar, certifique-se de apresentar todos. As conferências virtuais facilitam a exibição do nome de todos em seu feed de vídeo, o que pode ajudar um novo membro da equipe a saber o nome de todos.

Considere um quebra-gelo também. Peça aos funcionários existentes que compartilhem um fato sobre si mesmos, como seus interesses ou um talento especial que possuem. Claro, peça ao seu novo contratado para se apresentar também. Isso ajuda os membros de sua equipe a encontrar um terreno comum e faz com que seu novo contratado se sinta parte do grupo.

Uma reunião inicial com a equipe também pode ser uma chance de revisar as metas atuais da empresa e da equipe, os projetos atuais e como a equipe vê o novo funcionário como colaborador. Certifique-se de deixar algum tempo no final da reunião para qualquer dúvida.

Agende reuniões virtuais com colegas e membros importantes da equipe

Uma reunião de equipe pode ser muito divertida, mas também é importante marcar reuniões virtuais com algumas das figuras-chave da sua empresa.

Pequenas reuniões são melhores , pois permitem que novos funcionários conheçam colegas e gerentes, além de permitir mais tempo para discussão.

Conecte os trabalhadores aos seus colegas

Além das reuniões, conecte novos funcionários a seus colegas usando diferentes métodos de comunicação, como videochamadas, bate-papos em grupo, conversas telefônicas e mensagens individuais.

Você também pode incentivá-los a resolver problemas com seus colegas e trabalhar com eles em novos projetos, por exemplo.

Envolvê-los no planejamento dos próximos eventos da empresa com uma equipe é outra maneira de incentivá-los a construir conexões.

Quando você é estratégico sobre como encorajar conexões, isso pode ajudar a aumentar o moral e encorajar uma atmosfera de equipe . Construir conexões ajuda os novos funcionários a conhecer as pessoas com quem trabalharão, o que torna mais fácil para eles se sentirem à vontade com seus colegas.

Identifique um mentor

Um O amigo ou mentor de integração pode ser um ótimo recurso para novas contratações. Pode ser alguém que mostra a um novo funcionário as cordas e atua como um primeiro ponto de contato para qualquer dúvida que um novo funcionário possa ter.

O segredo do sucesso com os amigos de integração é escolher a pessoa certa para a tarefa. É importante que o funcionário que você escolher para orientar seu novo contratado seja uma boa opção. Eles podem ter o mesmo cargo ou cargo semelhante, mais alguns anos de experiência e/ou experiência semelhante. Um bom companheiro de integração também será capaz de fornecer qualquer treinamento extra, se necessário.

Pergunte aos seus funcionários mais experientes se eles gostariam de ser voluntários no programa de camaradagem. Seja claro sobre o que é esperado , incluindo horas gastas em orientação e se essas horas são compensadas. Além disso, ofereça treinamento a esses voluntários e tente emparelhar seus amigos de integração com novos contratados com os quais eles têm algo em comum.

Verifique as novas contratações regularmente

Certifique-se de que seu novo contratado se sinta à vontade para entrar em contato quando precisar de ajuda durante a integração. Explique como eles podem entrar em contato, quando e quem pode ser a pessoa certa para se conectar.

Os funcionários podem se sentir mais à vontade para fazer perguntas e entrar em contato se tiverem um organograma (também conhecido como estrutura hierárquica da empresa) que descreva quem eles podem contatar e quando. Um diretório da empresa que descreve quem contatar e os melhores métodos de contato também pode ajudar.

Por exemplo, você pode criar um organograma que mostre cada departamento da sua empresa e cada pessoa em cada função. Além dos nomes de sua equipe de RH, você pode escrever algo como: “Entre em contato com Kathy para qualquer dúvida relacionada a pagamento ou benefícios. É melhor entrar em contato com ela de segunda a sexta, das 9h às 5h EST, via chat. Fora desses dias ou horas, entre em contato com ela por e-mail.”

Coordenar check-ins agendados

À medida que seu novo contratado passa pela integração virtual, você deseja fornecer suporte sem sobrecarregá-lo. Agendar alguns check-ins iniciais pode ser uma ótima maneira de fazer isso. Esses check-ins podem ser feitos por telefone ou por e-mail, chat ou videoconferência.

Você pode realizar check-ins uma ou duas vezes por semana durante as primeiras semanas na empresa. Quando um novo funcionário sabe que conversará com você todas as sextas-feiras, por exemplo, ele pode estar mais bem preparado com algumas perguntas ou atualizações.

Em geral, os check-ins não precisam demorar muito . Algo entre 15 e 30 minutos por telefone ou uma chamada de vídeo geralmente é suficiente. Por e-mail ou bate-papo, você pode passar de 2 a 3 e-mails ou mensagens de um lado para o outro. Como alternativa, você pode simplesmente solicitar um resumo detalhado desde o início para economizar tempo.

Mantenha sua comunicação construtiva

É importante manter o equilíbrio certo quando se trata de estabelecer contato com um novo membro da equipe. Você quer garantir que eles saibam como entrar em contato — e a quem — quando precisarem de ajuda. Mas você também não quer interromper o foco deles quando eles estão trabalhando duro para aprender os detalhes de sua nova função e empresa.

Assim, mantenha a comunicação construtiva e direta .

Evite fazer perguntas vagas como: “Como vai?” Em vez disso, compartilhe feedback, envie um lembrete de uma próxima sessão de treinamento ou evento ou agradeça por concluir um marco específico de integração.

Você pode, é claro, abrir a conversa para seu novo funcionário fazer perguntas e fornecer atualizações, mas certifique-se de manter o foco.

Além disso, ao fazer o check-in, não se esqueça do reforço positivo . Elogios genuínos sobre algo que um novo membro da equipe está fazendo certo, ou mesmo uma recompensa por concluir a integração, podem aumentar a confiança e fazer com que a relação de trabalho tenha um início positivo.

Armazene documentos em um local central

É vital armazenar com segurança as cópias dos documentos de integração dos funcionários. No entanto, armazenar informações em várias plataformas pode criar cópias duplicadas de documentos desatualizados e dificultar e consumir muito tempo para encontrar as informações de que você precisa.

Para evitar esses desafios, use uma plataforma centralizada como o Connecteam para armazenar todos os arquivos relacionados aos funcionários. Com o Connecteam, você pode armazenar com segurança documentos assinados, documentos de benefícios de funcionários, contratos de funcionários assinados e quaisquer outros arquivos importantes. Recupere facilmente qualquer informação assim que precisar.

Um local central para todas as informações do trabalhador também oferece um local para manter a documentação sobre o desempenho para as próximas avaliações do funcionário. Essas mesmas informações podem ser usadas para fornecer feedback antecipado sobre o desempenho e permitir que você comece a criar um cronograma para seus novos funcionários.

Preencher o tempo de inatividade com ideias de autoestudo

Seus novos contratados podem ter algum tempo extra entre a conclusão das tarefas de integração ou antes do início da integração. Para ajudá-los a preencher esse tempo, ofereça muitos recursos para que eles possam navegar. Uma biblioteca on-line de materiais de treinamento e vídeos que os funcionários podem consultar em seu próprio ritmo é uma ótima opção.

Dica de bônus para empregadores: Treine gerentes para integração remota

Os gerentes são a base da integração online. Eles geralmente são as primeiras pessoas que os novos contratados conhecem e normalmente são o principal ponto de contato quando um funcionário faz a transição para sua função.

Por esse motivo, os gerentes têm um grande impacto na experiência de um novo funcionário. Mas nem todos os gestores saberão receber um trabalhador remotamente.

Eles podem não apreciar totalmente os desafios únicos que um novo membro da equipe pode enfrentar quando está virtualmente integrado. Eles também podem lutar com os aspectos práticos de gerenciar alguém remotamente e acabar gerenciando demais.

Resolva esses possíveis problemas garantindo que seus gerentes estejam totalmente informados sobre o processo de integração virtual de sua empresa, quais são seus desafios e como são as melhores práticas. O treinamento para gerentes também garante que todos abordem a integração da mesma maneira, para que cada nova contratação tenha uma experiência consistentemente positiva.

Como treinar seus gerentes

Você não precisa reinventar a roda para criar um treinamento para gerentes. Talvez você já tenha membros de sua equipe que gerenciaram com sucesso o processo de integração virtual. Descubra o que eles sabem e use seus conhecimentos para moldar a integração .

Isso pode ser semelhante à implementação de suas percepções sobre os novos recursos de treinamento que você está criando. Você pode até pedir a gerentes mais experientes para liderar o treinamento – por exemplo, realizando videochamadas – ou envolvê-los na criação de seus materiais de treinamento virtual. Dessa forma, eles podem compartilhar diretamente suas experiências e melhores práticas.

Por que ter um plano de ação para integração virtual é vital

Um forte processo de integração virtual garante que seu novo contratado tenha tudo o que precisa para começar a funcionar. Além disso, pode ajudar:

Cause uma ótima primeira impressão

A integração é a primeira impressão que seu novo contratado tem de como é trabalhar com você. Um processo de integração bem organizado e útil é o início de uma ótima relação de trabalho.

Aumente o engajamento dos funcionários

Um plano de ação para integração remota pode melhorar o envolvimento dos funcionários, fazendo com que eles se sintam bem-vindos e parte da equipe desde o início — e como se fossem capazes e prontos para contribuir para o sucesso da empresa.

Melhorar a retenção de funcionários

Um plano de integração virtual bem executado faz com que os funcionários se sintam bem-vindos e apoiados, o que pode aumentar as taxas de retenção de funcionários. Os novos contratados podem ser menos propensos a sair cedo se sentirem que são uma parte valiosa de sua organização, têm o que precisam para fazer bem o seu trabalho e se sentem conectados à equipe.

Reforce a cultura da empresa

Com um processo forte em vigor, você pode garantir que seus novos contratados sejam devidamente informados sobre a cultura da sua empresa. Você pode fazer isso por meio de atividades de formação de equipes, materiais educacionais ou até mesmo sessões de treinamento especializado.

Isso ajuda a alinhar os novos contratados com os valores, normas e expectativas organizacionais, o que facilita a transição para suas novas funções.

Conclusão

Um processo robusto de integração virtual garante que os novos contratados se sintam bem-vindos em sua organização e tenham tudo de que precisam para prosperar. Isso permite que eles sejam produtivos desde o início, sinaliza quaisquer problemas que possam estar tendo desde o início e ajuda você a identificar quando um novo funcionário precisa de algum suporte adicional.

A integração virtual exige esforço, mas seguindo as práticas recomendadas descritas neste guia, você pode garantir que seu processo seja eficaz.

Agora que você conhece os fundamentos da integração virtual, confira nosso guia sobre gerenciamento de equipes remotas.

perguntas frequentes

Qual é a diferença entre onboarding virtual e onboarding tradicional?

A integração virtual acontece principalmente ou totalmente online. Isso pode apresentar alguns desafios quando comparado com a integração presencial tradicional. Por exemplo, os gerentes podem não conseguir observar pessoalmente um novo funcionário. Com a integração virtual, também há menos oportunidades de socializar e conhecer colegas de trabalho casualmente.

Por outro lado, a integração online tem algumas vantagens exclusivas, como permitir que novos contratados acessem recursos e treinamento em seu próprio tempo. Quando bem feito, pode ser tão personalizado e acolhedor quanto a integração tradicional.

Quais são as quatro fases do onboarding virtual?

Existem 4 fases para qualquer tipo de integração - virtual ou tradicional: pré-integração, boas-vindas aos novos membros da equipe, treinamento e transição de um funcionário para sua nova função.

Com a integração remota, o treinamento acontece online e você precisará se esforçar mais para receber novos membros da equipe. Você deve fazer questão de entrar em contato por meio de bate-papo ou videochamadas, apresentar colegas e criar vídeos e interações calorosas e amigáveis.

Além disso, a transição virtual de um trabalhador para sua nova função pode envolver mais check-ins do que com a integração tradicional. Você pode querer se conectar por meio de bate-papo ou vídeo semanalmente no início para responder a quaisquer perguntas que possam ter.

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