Work Rota: Leis e Melhores Práticas do Reino Unido

Garantir que sua empresa tenha os funcionários certos agendados para trabalhar na hora certa pode ser demorado e frustrante. Estabelecer uma rota de trabalho pode ajudar, mas você deve levar em conta mais do que apenas as necessidades do seu negócio. O horário de trabalho dos funcionários no Reino Unido está sujeito a vários regulamentos legais que afetam como você configura uma escala de trabalho.

Neste guia, descrevemos os requisitos legais que você precisa conhecer para criar escalas de trabalho compatíveis que economizam nos custos de mão de obra. Também abordamos maneiras de simplificar o agendamento para que você possa eliminar a dor de cabeça de criar escalas de trabalho e manter seu negócio funcionando sem problemas.

O que é uma Rota de Trabalho?

Uma rota de trabalho é um horário de trabalho que:

• Identifica os membros da equipe de trabalho devem realizar
• Define um cronograma para concluir o trabalho
• Identifica quem realizará o trabalho

Os empregadores usam escalas de trabalho para definir expectativas de quando seus funcionários trabalharão. Rotas também garante que os funcionários tenham intervalos adequados e que os membros da equipe concluam as tarefas de trabalho no prazo.

Leis do Reino Unido que afetam sua rota de trabalho

As escalas de trabalho devem levar em consideração as necessidades do negócio, mas também devem cumprir várias leis trabalhistas do Reino Unido . Os requisitos legais afetam quando você pode agendar os funcionários para trabalhar, quanto eles podem trabalhar e quando têm direito a intervalos.

Horas máximas de trabalho

O Working Time Regulations 1998 define o horário máximo de trabalho no Reino Unido. De acordo com esses regulamentos, os funcionários podem trabalhar no máximo 48 horas por semana . Os funcionários podem optar por não aderir a essa restrição, mas devem fazê-lo voluntariamente e por escrito.

As horas de trabalho incluem qualquer momento em que o funcionário esteja realizando tarefas de trabalho ou agindo sob a direção de seu empregador. Isso inclui o tempo de viagem durante o dia de trabalho, o tempo de trabalho fora de casa e o tempo de plantão no local de trabalho.

O horário de trabalho não inclui tempo de descanso, como intervalos para almoço. Também não incluem os períodos de descanso quando o funcionário estiver fora de casa durante a noite ou de plantão enquanto estiver ausente do local de trabalho e não realizar qualquer trabalho.

Você deve manter um registro preciso das horas de trabalho de seus funcionários para evitar o agendamento acidental de muitas horas de trabalho.

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Trabalho noturno

Além das horas máximas de trabalho, o Working Time Regulations 1998 estabelece regras para o trabalho noturno. Os trabalhadores noturnos não podem trabalhar mais do que 8 horas em média em um período de 24 horas .

Calcular se um funcionário trabalhou mais de 8 horas como trabalhador noturno pode ser complicado. As 8 horas são calculadas como uma média de 17 semanas. Assim, é possível que o empregado trabalhe em turnos mais longos, desde que compensados ​​com o tempo de descanso. Você pode estender o período de 17 semanas para um máximo de 52 semanas se você e seu funcionário concordarem.

É considerado trabalhador noturno todo empregado que trabalhe regularmente 3 ou mais horas noturnas . O horário noturno geralmente funciona das 23h às 6h. Dito isso, você pode definir o horário noturno de maneira diferente em um contrato de trabalho.

Funcionários menores de 18 anos estão impedidos de trabalhar entre 22h e 6h . Algumas exceções existem para setores específicos, como a agricultura. Há também uma exceção que permite que os empregadores empreguem um jovem de 16 ou 17 anos quando puderem provar que nenhum adulto está disponível para fazer o trabalho.

Ao longo do tempo

Não há nenhuma exigência legal para os funcionários no Reino Unido fazerem horas extras.

Da mesma forma, não há nenhuma exigência para um empregador do Reino Unido oferecer horas extras ou pagar salários mais altos por horas extras, desde que o salário médio do empregado não caia abaixo do salário mínimo nacional.

Como empregador, você deve incluir detalhes sobre o pagamento de horas extras e métodos de cálculo no contrato de trabalho. Por exemplo, “tempo e meio” é um método de cálculo de horas extras geralmente exigido nos EUA e comumente usado em contratos de trabalho no Reino Unido. Um funcionário com esse termo em seu contrato receberia sua taxa horária normal mais 50% dessa taxa para cada hora extra trabalhada.

Intervalos de descanso

Como empregador do Reino Unido, você deve fornecer intervalos durante e entre os turnos dos funcionários. Você também deve fornecer períodos de descanso ininterruptos semanalmente ou quinzenalmente. Os períodos de descanso normalmente não são remunerados, mas você pode alterar isso no contrato de trabalho.

Durante uma jornada de trabalho de 6 horas ou mais , o empregado tem direito a 1 intervalo de 20 minutos para descanso. Normalmente, esse seria o horário de almoço do funcionário. Os trabalhadores devem fazer essa pausa no meio do turno, e não perto do início ou do final do turno. Você pode definir intervalos de descanso mais longos por política.

Os empregados têm direito a 11 horas de descanso entre os turnos de trabalho . Por exemplo, um funcionário que termina o trabalho às 23h de uma noite não pode trabalhar novamente até as 10h da manhã seguinte.

Os funcionários também devem ter um tempo de descanso ininterrupto - tempo sem requisitos de trabalho - igual a pelo menos 24 horas por semana, ou 48 horas quinzenalmente.

Funcionários de meio período

Os Regulamentos de Trabalhadores de Meio Período (Prevenção de Tratamento Menos Favorável) de 2000 exigem que os empregadores ofereçam os mesmos direitos sobre horas de trabalho e padrões de turnos para funcionários de meio período como fariam para funcionários de período integral. Isso inclui oferecer os mesmos intervalos de descanso durante e entre os turnos.

Aviso de horário de trabalho

A lei do Reino Unido não estabelece um prazo rígido para notificar os funcionários sobre a escala de trabalho. No entanto, é necessário um aviso “razoável”.

Mudanças no horário de trabalho

De acordo com a lei do Reino Unido, não há um período de tempo definido para alterar uma escala de trabalho.

Dito isso, você deve notificar os funcionários com razoável antecedência sobre as mudanças em suas horas de trabalho. Fazer uma mudança temporária única geralmente é aceitável se você avisar os funcionários com 24 horas de antecedência. Mudanças permanentes e mudanças feitas por grandes empresas geralmente exigem um período de aviso mais longo.

Requisitos de manutenção de registros para escalas de trabalho

As escalas de trabalho não devem ser descartadas após o término dos turnos programados. Estes são documentos legais e podem ser uma prova em disputas trabalhistas ou outros procedimentos legais. A lei do Reino Unido exige que você mantenha registros de tempo de trabalho por 2 anos a partir da data em que foram feitos.

Como definir uma rota de trabalho

Criar uma rota eficaz parece simples, mas pode rapidamente se tornar um desafio. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem lembradas e modelos comuns para configurar uma rota de trabalho.

Práticas recomendadas de gerenciamento de rota de trabalho

Ao criar e gerenciar uma rota de trabalho, certifique-se de:

• Siga os termos do contrato do funcionário. Funcionários diferentes podem ser contratados para horas máximas de trabalho e horários de trabalho diferentes. O software de agendamento, como o Connecteam, torna o rastreamento dessas diferentes regras mais fácil e menos propenso a erros.
• Defina regras claras para quem pode criar ou alterar uma escala de trabalho. Limite quem pode alterar as escalas de trabalho para evitar erros de agendamento ou falta de pessoal acidental.
• Crie um processo de aprovação para solicitações de horário de funcionários. Embora você queira responder às solicitações dos funcionários rapidamente, trate todas as solicitações de maneira igualitária e justa. Além disso, você deve considerar as necessidades de negócios antes da aprovação.
• Equilibre as necessidades de habilidades para cada turno. Por exemplo, você não gostaria de equipar seu restaurante apenas com garçons, deixando de fora os cozinheiros. Certifique-se de que sua agenda inclua trabalhadores com as habilidades certas necessárias para cada tarefa que precisa ser concluída.
• Assegure uma supervisão adequada. Você não deve pedir aos funcionários que trabalhem sem acesso a um gerente de linha ou supervisor. Isso pode levar a erros, atrasos e até mesmo acidentes e lesões.
• Crie um plano de contingência para ausências. Doenças e outras ausências inesperadas podem jogar sua equipe pela janela. Considere uma rotação de plantão ou outros planos de backup para garantir pessoal adequado.
• Tenha um plano para as preocupações dos funcionários. Certifique-se de que os funcionários saibam com quem podem falar se tiverem alguma preocupação com seus turnos.
• Estabeleça uma política de troca de turnos. Seja claro sobre a frequência com que eles podem trocar turnos e para quem devem enviar solicitações de troca (se não para você).

Modelos tradicionais de rota de trabalho

O planejamento da rota de trabalho envolve turnos que variam em duração. Você pode experimentar diferentes modelos para encontrar os padrões de turno que funcionam melhor para o seu negócio.

Os modelos de rota de trabalho mais comuns incluem:

• 2 turnos. Este modelo divide a jornada de trabalho entre 2 turnos de funcionários. Por exemplo, um empregador de varejo pode ter um turno inicial da abertura da loja ao meio-dia e um turno tardio do meio-dia ao fechamento da loja. Os funcionários podem ser designados permanentemente para turnos iniciais ou tardios ou alternar regularmente de um para o outro.
• 3 turnos. Este modelo divide a jornada de trabalho em 3 turnos de funcionários. Esse padrão é mais comum para um negócio de 24 horas, como cuidados de enfermagem. Os turnos geralmente são divididos para incluir 2 turnos diurnos (como 6h-14h e 14h-22h) e 1 turno noturno (como 22h-6h). Os funcionários podem ser atribuídos permanentemente a um turno ou alternar periodicamente entre os turnos disponíveis.
• Cambaleado. Este modelo agenda turnos para 5 dias úteis, mas os distribui por um período de 6 ou 7 dias para fornecer cobertura no fim de semana. Em vez disso, os funcionários que trabalham em um dia de fim de semana recebem um dia de semana compensador.

Os modelos de rota de trabalho também podem incluir opções personalizadas, como turnos do crepúsculo no início da noite, apenas nos fins de semana ou padrões de turno de 12 horas.

Use o Connecteam para simplificar sua rota de trabalho

A configuração de escalas de trabalho eficazes pode levar muito tempo, mas você pode agilizar o processo com o software certo.

Os poderosos recursos de agendamento de funcionários do Connecteam facilitam a criação de sua escala de trabalho e ajudam a evitar erros dispendiosos. Aqui estão algumas razões pelas quais você deve considerar o uso do Connecteam:

• Agendamento simplificado. Use modelos, duplicações e turnos de funcionários recorrentes para economizar tempo e esforço valiosos ao criar escalas de trabalho para seus funcionários.
• Conformidade legal. Defina regras personalizadas de horas extras, pausas e folgas para garantir que suas escalas de trabalho cumpram as leis e regulamentos trabalhistas.
• Horários otimizados. O aplicativo oferece visibilidade total da disponibilidade, qualificações, solicitações de folga e preferências de seus funcionários. Isso ajuda a evitar conflitos ou reservas duplas.
• Distribuição rápida. Publique escalas de trabalho com 1 toque no seu dispositivo e compartilhe-as com os funcionários pelo aplicativo. Não há necessidade de compartilhar cópias impressas manualmente.
• Acesso móvel à informação. O aplicativo móvel da Connecteam fornece aos membros de sua equipe acesso em qualquer lugar a todas as informações de que precisam para ter sucesso.
• Comunicação em tempo real. O chat no aplicativo e o feed de atualizações permitem que você se comunique com seus funcionários instantaneamente, eliminando a necessidade de chamadas ou mensagens de texto separadas.
• Lembretes de mudança e substituições. Automatize lembretes de turnos para garantir horários completos da equipe e evitar não comparecimentos. Quando um funcionário liga dizendo que está doente, você pode encontrar substitutos rapidamente usando o aplicativo.
• Controle de tempo e relatórios. O aplicativo da Connecteam permite que os funcionários marquem ponto de seus telefones, facilitando o registro preciso das horas de trabalho e o cálculo de horas extras, pausas e folgas. Você pode exportar planilhas de horas diretamente para o software de folha de pagamento para um processamento tranquilo.
• Entrada do funcionário. Seus funcionários podem verificar seus horários, solicitar trocas e enviar pedidos de licença por conta própria por meio do aplicativo. Isso lhes dá mais flexibilidade, responsabiliza-os e reduz a confusão sobre as mudanças de agendamento.

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Crie uma rota de trabalho legalmente compatível para sua empresa

A implementação de uma rota de trabalho eficaz é essencial para garantir operações tranquilas. No entanto, regulamentos complexos e termos de contrato de trabalho variados podem transformar o agendamento simples em uma tarefa enorme.

Ao implementar as melhores práticas e estar ciente de seus requisitos legais, você estará no caminho certo para criar escalas de trabalho bem-sucedidas e em conformidade.

As ferramentas de agendamento do Connecteam podem ajudá-lo a manter o controle — você pode facilmente evitar erros, manter a conformidade e manter seus funcionários informados sobre seus turnos em tempo real de qualquer lugar.

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