Guia Completo para Entender o Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI)

Introdução

Para empresas de comércio eletrônico e prestadores de serviços de logística, a troca de documentação comercial é uma realidade cotidiana. Electronic Data Interchange (EDI) é uma tecnologia de comunicação instrumental para empresas. Embora o EDI exista de alguma forma desde o final da década de 1040, seu avatar atual é mais adequado para aprimorar as comunicações B2B.

Cada estágio da cadeia de suprimentos requer um pedido de compra, conhecimento de embarque, etiqueta de remessa , faturas ou confirmações de pedidos. É fácil perder tempo valioso e precisão na confusão de papéis e na chuva de palavras. Para reduzir a carga sobre as empresas, o EDI é o recurso mais confiável. Vamos aprender mais sobre essa tecnologia versátil.

EDI: Prenúncio da Próxima Geração de Comunicação Empresarial

Electronic Data Exchange, mais conhecido como EDI, é uma tecnologia que ajuda as empresas a conversar entre si digitalmente. É um meio que facilita o intercâmbio de documentos comerciais entre dois sistemas de computador por meio de um caminho de rede seguro.

Hoje, o EDI tornou-se a principal fonte de comunicação para lidar com documentos como faturas e conhecimentos de embarque entre duas ou mais empresas. Mas nem sempre foi assim. Para entender e apreciar completamente o valor do EDI, vamos dar uma olhada rápida em sua história de fundação.

História do EDI

O EDI foi uma criação do Sargento do Exército dos EUA, Ed Guilbert. No início dos anos 1960, o Sr. Guilbert desenvolveu um padrão de mensagens eletrônicas para trocar informações sobre remessas e cargas. Isso marcou o advento do EDI.

Ele ganhou renome internacional depois que um navio a vapor americano-holandês enviou manifestos de remessa por meio de mensagens de telex, um sistema de troca eletrônica de mensagens manuscritas por teleimpressores. Esta foi a primeira vez que um manifesto de embarque foi enviado dois minutos após sua transmissão.

Desde então, o EDI ganhou a popularidade e a confiança do setor de logística, com muitos eventos marcantes ocorrendo rapidamente nas décadas subsequentes. Uma delas é a fundação do TDCC (Transportation Data Coordination Committee), que padronizou os formatos EDI para o setor de transportes. Posteriormente, foi alterado para Electronic Data Interchange Association.

Outros foram o desenvolvimento da VAN (Value Added Network) e a formulação do protocolo HTTP que permitia a transmissão de dados pela Internet. Desde o início da década de 1990, o EDI ganhou a confiança de muitas empresas americanas, e a história registra que cerca de 12.000 empresas em 1991 já usavam o EDI extensivamente.

Os tipos de formatos de documentos suportados por EDIs

Uma das principais características dos EDIs é que eles eliminam a necessidade de interação baseada em papel, deixando de lado o uso de e-mails para trocas de negócios. Mas como isso acontece?

Os EDIs suportam documentos em formatos padrão que são transmitidos eletronicamente para um sistema de computador pela Internet. Você pode pensar nesses formatos como um modelo de códigos que os computadores podem entender e processar. O EDI oferece suporte a mais de 1.000 padrões de documentos comerciais voltados para fins comerciais específicos. Aqui estão alguns exemplos:

• O formato ANSI X12 é usado por 300.000 empresas na América do Norte. Por exemplo, EDI 856 para aviso de remessa antecipada e EDI 250 para remessas de pedidos de compra.
• EDIFACT é um padrão EDI universal regido pela ONU, contendo vários subconjuntos para transporte e comércio. Por exemplo, DELFOR (previsão de entrega) e INVOIC-faturas.
• Formato HIPAA projetado especificamente para o setor de saúde.
• O padrão ODETTE é projetado principalmente para a indústria automotiva da Europa e usa os códigos OFTP e OPTP2 EDI.

Os diferentes tipos de sistemas EDI:

Os muitos tipos diferentes de EDI são uma prova da versatilidade do EDI na troca de informações estruturadas por meio de pontos de contato e sistemas eletrônicos. Aqui estão alguns dos modos mais comuns de canais de comunicação EDI:

1) EDI ponto a ponto

Este é um canal de comunicação direto e seguro entre duas empresas individuais. Esta conexão não pode ser replicada ou compartilhada com outras empresas por nenhuma das partes envolvidas. Essa abordagem EDI exige que ambas as empresas adotem o mesmo protocolo EDI. Também exige que ambas as partes usem o mesmo pacote EDI, como AS2 ou FTPS, para transações EDI elegíveis.

2) EDI via VAN ou um provedor de serviços de rede

Nesse método, uma empresa pode iniciar a comunicação baseada em EDI com outras partes por meio de uma rede de valor agregado (VAN) com conexão à Internet. O provedor de serviços de rede VAN criará uma caixa de correio para o proprietário da empresa. A caixa de correio torna-se então um depósito para as empresas enviarem e receberem documentos.

O EDI liderado por VAN permite que as empresas realizem um compartilhamento rápido de documentos com formatos EDI e é mais econômico do que o EDI ponto a ponto. Ele também atua como um sistema centralizado que permite às empresas acompanhar em tempo real o paradeiro de seus documentos.

3) EDI baseado na Web ou na nuvem

Revisando a infraestrutura EDI tradicional, um EDI baseado na web ou em nuvem facilita o intercâmbio de dados B2B seguindo os protocolos HTTP, FTPS ou AS2. Na verdade, o AS2 é o sistema EDI mais amplamente utilizado no ambiente digital atual devido à sua criptografia segura e acessibilidade.

As empresas podem implementar software EDI em nuvem (existem muitos no mercado) para troca de documentos. O provedor de EDI em nuvem geralmente oferece um tradutor de EDI, permitindo que as empresas compartilhem XML e arquivos simples.

4) EDI de terceiros

Essa abordagem é comumente chamada de terceirização de EDI. Aqui, as empresas se integram a um provedor de serviços terceirizado e usam sua plataforma sem configurar a infraestrutura e incorrer em custos de configuração.

As soluções de EDI de terceiros estão em demanda agora principalmente porque as empresas preferem integrar seu EDI com software existente, como ERPs e WMS.

O papel do EDI no comércio eletrônico e na logística

Aqui está uma lista das principais áreas em que os EDIs desempenham um papel no comércio eletrônico e na logística:

1) Tecnologia Central em Conformidade do Fornecedor

A conformidade do fornecedor é uma das áreas populares da logística em que o EDI é amplamente utilizado. Tomemos, por exemplo, os inúmeros documentos comerciais suportados pela tecnologia EDI, como ordens de compra e faturas. Na verdade, grandes cadeias de varejo como Walmart, Target e Costco exigem que seus fornecedores se comuniquem com EDI.

Veja o caso do Walmart. Ele ainda emite 4 requisitos de conformidade do fornecedor EDI. O Walmart busca que os parceiros comerciais tenham um conjunto de 7 documentações EDI básicas como 821 (reclamação) e 820 (remessa). Ele também busca que os fornecedores comprovem sua conectividade EDI com sucesso dentro de 6 semanas para se qualificarem como parceiros comerciais do Walmart.

2) Processar Conhecimento de Embarque e Outros Documentos de Embarque

Os EDIs garantiram um status permanente no setor de frete e transporte por causa de sua disseminação automatizada, simples e segura de informações. EDIs são comumente usados ​​para processar e transmitir conhecimentos de embarque, listas de manuseio de frete e manifestos de carga.

Os EDIs ajudam a formular um canal de comunicação contínuo entre as autoridades portuárias e as companhias marítimas. Facilita e agiliza a solicitação de escala, escala ou autorização de atracação junto aos órgãos competentes. Da mesma forma, os despachantes podem enviar seu Documento Administrativo Simples para declaração alfandegária usando o formato CUSDEC do EDI.

3) Agilize o gerenciamento de depósito e estoque

O EDI cria tokens de dados que podem criar uma transição contínua de transações comerciais. Existem vários documentos EDI que se mostraram úteis para o gerenciamento de armazéns e estoques . Esses incluem:

• EDI 945 ou aviso de remessa de armazém que permite que os 3PLs enviem rapidamente a confirmação da remessa juntamente com detalhes como data, método de entrega e status do pagamento aos fornecedores.
• O EDI 856, ou aviso de embarque avançado, permite que os fornecedores informem os 3PLs sobre a chegada antecipada de um lote de carga ou mercadoria.
• EDI 862, ou programação de remessa, transmite informações sobre quaisquer alterações feitas em uma remessa, como aumento ou diminuição na quantidade do pedido.

4) Otimize as comunicações TMS e ERP

Atualmente, muitas empresas de comércio eletrônico e transportadoras estão buscando integrar o EDI com o software TMS (Transport Management System) e ERP (Enterprise Resource Planning). Ao fazer isso, as empresas on-line podem aprimorar sua comunicação comercial com as empresas de transporte.

Existem mais de 50 formatos de documentação padrão EDI para permitir o transporte eletrônico de mensagens entre empresas. Veja os exemplos de EDI 109 para detalhes do conteúdo da embarcação, EDI 212 para manifestos de reboque de entrega de veículos motorizados e EDI 859 para faturas de frete.

Da mesma forma, se o EDI for combinado com ERPs, pode reduzir drasticamente os erros de entrada de dados e criar um banco de dados centralizado para armazenar dados de negócios. Também acelera o tempo de processamento de pedidos e ajuda a oferecer um melhor atendimento ao cliente.

5) Aplica a Sustentabilidade na Logística

Pode-se inferir muito bem que o uso de EDIs ajuda as empresas a reduzir sua pegada de carbono e introduzir a sustentabilidade em suas práticas de negócios. Em primeiro lugar, elimina a necessidade de uso de papel, auxiliando na preservação das árvores.

Mais do que isso, o EDI reduz as chances de erros de pedidos. Ao fazer isso, reduz a possibilidade de novos pedidos e devoluções, economizando tempo de trânsito, uso de combustível e emissões de carbono dos veículos.

5 benefícios da incorporação da tecnologia EDI pelas empresas

Agora que entendemos o papel do EDI no setor de varejo e logística, vamos dar uma olhada em como ele é benéfico para as empresas:

1) Processe documentos em velocidade 2x

De acordo com um relatório do mercado de comércio eletrônico B2B de 2019, o EDI representou cerca de 78,4% de todas as vendas B2B realizadas eletronicamente. O principal motivo foi a velocidade com que a transmissão EDI ocorre em apenas alguns minutos. Isso permite que as empresas acelerem seus processos de negócios e aumentem a eficiência do ciclo de negócios em cerca de 61%.

2) Reduzir os custos operacionais na proporção de 1/20

Um dos principais recursos do EDI é a redução do uso de transações baseadas em papel. Isso, por sua vez, reduz os custos em várias variáveis, incluindo custos de impressão, armazenamento, arquivamento, postagem e recuperação.

Como os EDIs são traduzidos por máquina, isso também reduz o custo do processamento manual de pedidos. No geral, permite que as empresas economizem cerca de 35% de seus custos gerais na administração de um negócio.

3) Menor percentual de erro em 30%, garantindo a precisão do pedido

Quase não há erros técnicos associados aos EDIs. Como os formatos EDI são vinculados a protocolos rígidos e normas de adesão, há menos chances de ocorrência de erros. Na verdade, a pesquisa da indústria sugere que o EDI ajuda as empresas a diminuir seus erros e inconsistências em 30%.

Isso ajuda as empresas on-line a garantir contratos comerciais com grandes varejistas como Home Depot e Walmart. Já 160.000 empresas mudaram do processamento manual de pedidos para transações EDI.

4) Aumente 2x a eficiência dos negócios

A incorporação de EDIs nas empresas ajudou a melhorar os ciclos do pedido ao pagamento e de compras. Também ajuda a melhorar a visibilidade nas operações da cadeia de suprimentos, atendimento e prazos de entrega.

Além disso, o EDI ajuda a aumentar a eficiência dos negócios, permitindo que as empresas cumpram os contratos de SLA dos parceiros comerciais. Nesse sentido, os EDIs ajudam as empresas a eliminar situações de estornos de serviços e multas por não conformidade.

5) Reforce a segurança da transação em 90%

As transações EDI são realizadas em redes seguras e protegidas, principalmente em VANs e soluções baseadas na web/nuvem. Essas soluções criam uma trilha de auditoria completa para que as empresas conheçam os detalhes de suas transações.

A maioria desses serviços, se não todos, usa códigos criptografados para garantir a integridade e a segurança dos dados. Além disso, os provedores de serviços EDI também introduzem medidas preventivas contra pessoal não autorizado. Essas medidas incluem verificação de autorização, assinatura digital e etapas de segurança cibernética.

Como será o futuro do EDI?

Nos últimos dois anos, tem havido alguma especulação de que a tecnologia EDI já passou de seus primeiros anos. Mas a verdade está longe disso. De acordo com as estatísticas de mercado predominantes, o EDI está projetado para atingir 4,04 bilhões de dólares até 2029, mostrando um CAGR de 11,6% no período de previsão. Estima-se que 59% a 80% dos negócios da cadeia de suprimentos adotaram o EDI.

Uma das marcas registradas da tecnologia EDI tem sido sua adaptabilidade à infraestrutura de TI em constante mudança e às necessidades de negócios. Há esforços em andamento para integrar EDI com API (Application Programming Interface). Isso permitiria que as APIs disseminassem documentos padronizados entre vários parceiros de negócios e a tecnologia EDI chegasse a mais empresas.

Além disso, as mudanças nas expectativas dos negócios B2B à medida que se aventuram no comércio eletrônico podem ser gerenciadas com EDI. Os EDIs são dimensionados para oferecer comércio 'sem atrito', contando com os poderes da automação.

Além disso, devido aos ecossistemas de segurança e à conveniência da transmissão de documentos com EDI, tornou-se um participante importante no e-procurement B2G (empresa para governo).

De fato, a União Européia criou o padrão Peppol (Pan European Public Procurement Online) para esse fim. Isso sugere que o futuro do EDI está se expandindo além do domínio B2B.

Conclusão

EDI é uma notável tecnologia de comunicação business-to-business que permite a transferência contínua de informações críticas de negócios. Tem uma extensa história de uso em negócios e logística desde os primeiros anos após a Segunda Guerra Mundial.

O EDI provou ser uma solução confiável, segura e automatizada que reduz custos, erros e baixa velocidade na comunicação comercial postal. O futuro do EDI busca aumentar sua utilidade combinando-se com tecnologias mais recentes, como API. Ao integrar as funcionalidades de ambos para criar uma solução híbrida, as empresas podem levar a eficiência para o próximo nível.

perguntas frequentes

1) O que é conformidade com EDI?

A conformidade com EDI é um processo pelo qual uma empresa estabelece que pode trocar transações EDI com segurança e precisão com seus parceiros comerciais com base nos requisitos de seus parceiros.

2) Quais são alguns bons softwares EDI?

Alguns bons softwares de EDI no mercado incluem IBM (para grandes varejistas e empresas de comércio eletrônico), Cleo (para integrações com vários softwares), Truecommerce (para gerenciamento de inventário e dropshipping) e SPS commerce (para atendimento ao cliente e gerenciamento de operações).