Remessa EDI: um guia abrangente para empresas de comércio eletrônico

As soluções de remessa EDI existem há décadas, mas os benefícios que elas oferecem são muitas vezes desconhecidos pelos proprietários de empresas de comércio eletrônico.

Inúmeras organizações de comércio eletrônico usam remessa EDI. Não perder tempo para entender como isso pode melhorar sua estratégia de remessa significa perder uma vantagem competitiva inestimável.

Neste curso intensivo sobre processos de frete e logística EDI, nos aprofundaremos nesses fluxos de trabalho e tecnologias amplamente utilizados para que você possa aproveitá-los em suas operações de remessa de comércio eletrônico.

O que é remessa EDI?

O envio e o cumprimento de EDI permitem a transferência de dados entre parceiros de forma rápida, eficiente e sem erros.

EDI (intercâmbio eletrônico de dados) refere-se a um sistema tecnológico projetado para trocar documentos comerciais em formato eletrônico padronizado.

Aqui estão apenas alguns dos documentos que o EDI pode gerenciar e compartilhar no setor de transporte e logística:

• Faturas e avisos antecipados de envio
• Documentos de pagamento
• Enviando documentos
• Documentos de inventário
• Documentos aduaneiros
• Detalhes de envio
• Detalhes do armazém
• Conhecimentos de embarque
• Ordens de compra

Quando uma entidade envia um pedido ou faz uma solicitação, a tecnologia EDI cria e carrega instantaneamente os documentos necessários no sistema do destinatário.

Compreendendo o EDI no envio de comércio eletrônico

A eficácia do envio EDI vem dos formatos eletrônicos padronizados que todos os usuários adotaram.

Quando todos os fornecedores, expedidores, varejistas e fornecedores de logística usam o mesmo sistema operacional, as informações são transferidas perfeitamente do sistema de uma entidade para o banco de dados de outra.

O fluxo de trabalho EDI pode ser dividido em três etapas simples:

1. Preparação de dados: As empresas utilizam um formato padronizado para preparar documentos eletrônicos (por exemplo, pedidos de compra, faturas) para troca.
2. Envio: Em seguida, os documentos são enviados da sua solução EDI para o destinatário por meio de um canal eletrônico seguro. Este processo ocorre automaticamente e não requer nenhuma intervenção humana.
3. Reconhecimento e integração: As mensagens são validadas e confirmações são enviadas para confirmar o recebimento. Os erros são sinalizados automaticamente para revisão. Os dados são então automaticamente integrados aos sistemas back-end do destinatário.

A execução manual desse fluxo de trabalho provavelmente levaria horas e envolveria vários funcionários.

Com a tecnologia de remessa EDI, você pode acelerar o envio e o recebimento de faturas, eliminando o atrito da cadeia de suprimentos de comércio eletrônico e agilizando os processos de atendimento.

Documentos EDI importantes

As soluções de frete e remessa EDI dependem de um conjunto de documentos EDI padronizados.

Existem dezenas de documentos, cada um com uma função específica. Alguns dos documentos EDI mais comuns que você encontrará incluem:

1. Pedido de compra (EDI 850): Um pedido de compra é um documento EDI fundamental enviado por um comprador para solicitar um número e tipo específico de mercadorias a um preço acordado.
2. Confirmação do pedido de compra (EDI 855) : um vendedor envia um EDI 855 para confirmar que recebeu e processou o pedido de compra do comprador.
3. Aviso Antecipado de Envio (EDI 856): O vendedor envia um aviso prévio de envio, ou ASN, para permitir que o comprador confirme todos os detalhes antes que a carga seja enviada.
4. Fatura (EDI 810): Além do EDI 855, o vendedor também enviará uma fatura ao comprador. O EDI 810 descreve os encargos devidos e inclui termos de reembolso, como “pagamento devido no recebimento”.
5. Conhecimento de Embarque (EDI 211): Um EDI 211 é equivalente a um Conhecimento de Embarque de Transportadora de Motor em papel. O remetente envia para a transportadora e fornece uma descrição da entrega.
6. Reconhecimento funcional (EDI 997): O beneficiário ou remetente envia uma confirmação funcional em resposta a cada solicitação de transação.
7. Aviso de ordem de pagamento/remessa (EDI 820): Os pagadores usam o EDI 820 para fornecer aos vendedores informações sobre pagamentos pendentes.

Os documentos EDI necessários dependem da sua posição na cadeia de fornecimento, dos parceiros comerciais com os quais você trabalha e da indústria em que você opera.

6 benefícios do EDI em transporte e logística

A integração de processos de transporte e remessa EDI em sua estratégia de comércio eletrônico pode gerar uma infinidade de benefícios, incluindo:

1. Eficiência

A eficiência é o maior benefício das soluções de remessa EDI.

A troca de documentos em papel requer uma quantidade significativa de entrada manual. Os membros da sua equipe devem enviar documentos em papel por fax, digitalizar e enviar por e-mail, desperdiçando um tempo valioso.

Por outro lado, o EDI permite automatizar a entrada de dados e otimizar a eficiência da sua cadeia de abastecimento.

As soluções EDI enviam e recebem documentos quase instantaneamente enquanto consolidam os dados do seu pedido em um local seguro e centralizado.

2. Economia de custos

O envio EDI também é benéfico para o seu orçamento.

As estratégias manuais de pedidos e faturamento são tediosas e exigem muito trabalho, distraindo sua equipe de tarefas mais dinâmicas e levando ao desperdício de mão de obra.

Depois de implementar processos baseados em EDI, você poderá reduzir drasticamente os custos de mão de obra relacionados ao processamento de faturas e pedidos de compra.

Você também pode reduzir suas despesas com gerenciamento de documentos, pois não precisará mais processar, gerenciar, reter e organizar centenas de documentos físicos.

3. Erros reduzidos

As soluções de remessa EDI eliminam a necessidade de entrada manual de dados, transformando seus fluxos de trabalho e reduzindo o risco de erros de entrada de dados. O EDI ajuda a garantir que você e seus parceiros recebam remessas precisas e oportunas.

Além disso, minimizar erros facilita uma experiência aprimorada para seus consumidores finais. Você pode evitar rupturas de estoque, escassez de estoque ou remessas mal escolhidas.

A precisão do pedido é importante, pois melhora a imagem da sua marca e ajuda você a atingir suas metas de crescimento.

4. Melhor gerenciamento de estoque

Ao gerenciar manualmente faturas, pedidos de compra e outros documentos, você trabalha constantemente com informações de dias ou até semanas.

Dados imprecisos ou desatualizados causam atrasos, estoque mal gerenciado e rupturas de estoque – todas más notícias para o seu negócio.

Com soluções de remessa EDI, você pode acessar inventário em tempo real e dados de pedidos. Esses insights ajudarão você a manter um suprimento adequado de produtos, evitar estoques excessivos e fortalecer seu fluxo de caixa.

Para maximizar a visibilidade em toda a sua organização, certifique-se de que seu sistema EDI esteja integrado a outras soluções de software.

Quando seus aplicativos estão totalmente integrados, você pode criar um hub de comunicação unificada para todas as suas operações de remessa, pedidos e logística. O resultado é um negócio muito mais eficiente e ágil.

5. Redução de desperdício

Nos últimos anos, a indústria da logística tem feito um esforço concertado para reduzir a sua pegada de carbono e produzir menos resíduos.

A tecnologia de transporte e logística EDI desempenha um papel vital na redução da produção de resíduos. Ao se tornar digital, você poderá reduzir drasticamente o consumo de papel, pois não precisará mais criar, distribuir e armazenar documentos físicos.

Ao adotar a abordagem digital, você também pode obter economias de custos auxiliares, já que não precisará mais gastar recursos executando as seguintes tarefas:

• Comprando papel
• Gerenciando documentos físicos
• Reciclagem de faturas e outros documentos em papel
• Envio de faturas, recibos e pedidos de compra

Se a sua organização está comprometida em se tornar ecológica, o envio EDI é uma adição valiosa à sua iniciativa.

6. Relacionamentos aprimorados com parceiros

Se você deseja cultivar relacionamentos positivos com seus parceiros, esforce-se para tornar as interações com sua empresa o mais simples possível. As soluções EDI ajudam você a fazer exatamente isso.

Com o EDI, você pode transmitir mensagens instantaneamente, melhorar a eficiência dos negócios e atender seus parceiros de maneira mais eficaz.

Eles também podem transmitir informações rapidamente para sua empresa, fazer pedidos, fazer compras e obter os recursos necessários para prosperar.

Quando você e seus parceiros fornecedores usam EDI, todos ganham.

Desafios e complexidades do envio EDI

O envio EDI é conveniente e amplamente utilizado, mas isso não significa que seja uma solução perfeita.

Apesar de ser a forma mais pragmática de gerenciar seus envios e outros fluxos de trabalho logísticos, o EDI apresenta seu quinhão de deficiências, incluindo as seguintes:

Custos e complexidade

A maior desvantagem do envio EDI são os custos e complexidades associados.

Para configurar e manter seu sistema, você deve adquirir uma licença de software, implementar a tecnologia EDI e integrá-la a outras soluções. Esse processo pode levar vários meses e gerar demandas significativas para sua equipe de TI.

Se você opera uma empresa menor com um departamento de TI menos robusto, talvez seja necessário trazer recursos externos para facilitar sua integração. Fazer isso aumentará os custos de implementação do EDI.

Mesmo quando seu sistema estiver instalado e funcionando, você precisará dedicar continuamente recursos a ele para mantê-lo funcionando conforme projetado. Esses custos de manutenção contínua produzirão um forte retorno, mas você deve estar ciente deles antes de passar para o EDI.

Compatibilidade

Embora os documentos EDI sejam considerados “padronizados”, você ainda poderá encontrar problemas de compatibilidade cruzada. Cada empresa pode exigir campos diferentes e aceitar dados diferentes nos mesmos formatos de documento, levando a obstáculos de integração.

Estas diferenças muitas vezes exigem que as organizações criem e mantenham integrações separadas com cada um dos seus parceiros. Além disso, cada parceiro pode exigir um método diferente de comunicação segura, exigindo infraestrutura adicional que precisará ser construída e mantida.

Além disso, os documentos EDI são continuamente atualizados. Mesmo que você e seu parceiro usem documentos da mesma plataforma, talvez você não tenha a mesma versão de cada arquivo. Podem surgir problemas de compatibilidade se você estiver usando a versão mais recente do documento e eles estiverem usando a variante do ano passado.

Dados privados

Em meio a ataques cibernéticos desenfreados, as empresas estão legitimamente preocupadas com a segurança dos dados.

Para participar de remessas e logística EDI, você precisa criar uma conexão entre sua rede e as redes de seus fornecedores parceiros. Se não forem gerenciadas adequadamente, essas conexões de rede podem deixar sua infraestrutura de TI vulnerável a ataques.

Com isso em mente, é crucial implementar protocolos claros para manter sua infraestrutura e rede de TI. Siga as práticas recomendadas de segurança cibernética mais recentes e mantenha softwares de proteção modernos, como firewalls e soluções antivírus.

Além disso, você deve examinar rigorosamente seus parceiros comerciais. Antes de iniciar o envio EDI com um parceiro comercial, é importante confirmar se ele leva a segurança cibernética a sério.

Como garantir transações EDI seguras e protegidas

Se você quiser colher os benefícios das transações de remessa EDI sem expor sua organização a riscos indevidos de segurança cibernética, marque as seguintes caixas:

Selecione um protocolo EDI seguro

Um protocolo EDI adequado estabelece a base para um compartilhamento de dados rápido, eficiente e seguro entre sua empresa e parceiros comerciais. Embora existam muitos protocolos diferentes disponíveis, três dos mais comuns e seguros são:

• HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol e a extensão Hypertext Transfer Protocol Secure são dois dos protocolos de segurança mais usados ​​para EDI porque podem ser criptografados usando uma variedade de soluções, incluindo TLS ou SSL. Dito isto, eles não são tão confiáveis ​​ou robustos quanto os outros protocolos de segurança descritos abaixo.
• AS2 (Declaração de Aplicabilidade 2): AS2 opera sobre protocolos HTTP ou HTTPS, mas oferece maior confiabilidade e segurança. Ele usa criptografia e certificados digitais para proteger seus dados durante a transferência.
• FTP/FTPS: O protocolo de transferência de arquivos oferece melhor confiabilidade do que HTTP e HTTPS ao custo da simplicidade. File Transfer Protocol Secure e Secure File Transfer Protocol (SFTP) são versões seguras com pontos fortes distintos e casos de uso ideais.

O protocolo escolhido impacta profundamente a segurança de suas conexões de remessa EDI. Como tal, você deve avaliar cuidadosamente cada opção antes de definir um protocolo.

Esclarecer e estabelecer políticas

Ao implementar novas tecnologias e processos de trabalho, você deve criar políticas para governá-los.

A mesma regra se aplica ao envio EDI. Forneça à sua equipe procedimentos claros e fáceis de seguir para EDI, para que eles entendam as expectativas.

A sua política deve descrever quais transações EDI cada parceiro comercial exige. Ao fornecer orientações claras sobre quem precisa de quais documentos, você pode otimizar sua estratégia de compartilhamento de informações e aumentar o ROI de sua tecnologia EDI.

Implementar infraestrutura de controle de acesso

As principais tecnologias de EDI incluem infraestrutura de controle de acesso integrada, permitindo restringir quem pode visualizar ou alterar seus dados.

Use essas soluções para limitar o acesso ao seu sistema EDI com base na função e nas permissões de cada usuário na organização.

Para maior segurança e controle, considere exigir autenticação de dois ou vários fatores.

Isso exige que os usuários passem por várias camadas de verificação antes de poderem acessar sua rede. Por exemplo, eles podem ter que fornecer uma senha e escanear seu crachá de identificação.

Cuidado com atividades suspeitas e não autorizadas

Realize auditorias regulares em sua tecnologia EDI para identificar antecipadamente qualquer atividade incomum ou pedidos suspeitos.

Durante uma auditoria, sua equipe deve procurar atividades que se desviem das tendências esperadas, como compras excepcionalmente grandes ou transações não reconhecidas.

Manter a segurança dos seus processos EDI requer uma abordagem proativa. Portanto, você precisará realizar testes de segurança regulares.

Como parte desses testes, sua equipe de TI deve tentar identificar vulnerabilidades em sua infraestrutura digital e remediá-las antes que agentes mal-intencionados acessem sua rede.

O futuro do EDI em transporte e logística

A tecnologia EDI tem sido um elemento básico no espaço de transporte e logística há décadas.

Embora tenha havido avanços significativos em outras tecnologias de logística, como sistemas de transporte e gerenciamento de armazéns, o EDI em soluções de transporte marítimo continuou a ser personalizado, complicado e de implementação lenta.

Para se manterem competitivas, as empresas de comércio eletrónico precisam de se concentrar na manutenção da agilidade da cadeia de abastecimento, contratando um parceiro de transporte e logística com uma abordagem mais moderna ao EDI que as leve ao mercado com novos clientes e fornecedores em dias, em vez de semanas ou meses.

Uma abordagem moderna reduz as complexidades do EDI, permitindo que as empresas integrem seus sistemas backend usando tecnologias de desenvolvimento mais modernas, incluindo APIs que usam JSON.

Ele elimina a necessidade de criar integrações personalizadas para cada parceiro e converter dados adequadamente para o formato EDI necessário.

À medida que as soluções de comércio eletrónico avaliam novas soluções de transporte e logística, devem perguntar antecipadamente sobre as capacidades de EDI, os recursos necessários e o tempo necessário para entrar em operação com novos parceiros comerciais.

Orderful oferece soluções EDI para empresas de comércio eletrônico para otimizar fluxos de trabalho logísticos.

Quando combinadas com a tecnologia de atendimento EDI da ShipBob, as empresas online são capazes de turbinar sua estratégia de varejo multicanal integrando sua vitrine com diferentes varejistas e mercados para criar uma operação de atendimento e remessa perfeita.

“Aprender a adaptar nossa estratégia de vendas, marketing e embalagem às necessidades de cada varejista tem sido um desafio, mas é aí que o ShipBob realmente se torna útil. ShipBob é compatível com EDI com dezenas de varejistas populares, e suas integrações de API possibilitam que eles atendam pedidos de acordo com as diretrizes de conformidade de cada varejista.”

Aaron Patterson, COO do The Adventure Challenge

Perguntas frequentes sobre envio EDI

Abaixo estão as respostas às perguntas mais comuns sobre remessa EDI.

Que tipos de empresas podem se beneficiar do uso do EDI em remessas e logística?

Qualquer varejista, transportadora ou entidade logística pode se beneficiar dos processos e tecnologias de remessa EDI.

Qual a diferença entre um EDI no envio e uma fatura em papel?

O EDI substitui faturas e pedidos de compra em papel. Em vez de gerenciar documentos físicos, expedidores, transportadores e varejistas podem realizar todas as transações digitalmente.

Qual é a diferença entre EDI e EDIFACT?

EDI e EDIFACT são bastante semelhantes em termos de capacidades e funções. No entanto, o EDIFACT é utilizado principalmente na Ásia e na Europa. Por outro lado, o EDI é usado principalmente nos Estados Unidos e em outros países da América do Norte.

O envio EDI é viável para empresas de todos os tamanhos?

Para a maior parte sim. A maioria das empresas, incluindo pequenas e médias empresas, pode implementar o envio EDI. No entanto, há exceções, como pequenas empresas que possuem uma pilha de tecnologia antiquada e não têm espaço no orçamento para fazer atualizações.

Quanto tempo normalmente leva para implementar um sistema EDI em uma operação de transporte ou logística?

A implementação de um sistema EDI pode levar de 30 a 60 dias ou mais, dependendo de vários fatores, incluindo o tamanho da sua organização e os recursos de TI disponíveis. A implementação poderá demorar mais se você encontrar problemas de compatibilidade tecnológica ou outros desafios.