Como gerenciar e liderar com eficácia seus negócios durante esses tempos difíceis

Você não pode ligar a TV ou ler as notícias sem mencionar o coronavírus ou o COVID-19, como foi chamado oficialmente. E com o número de infectados aumentando a cada dia, não é surpreendente. Em 26 de fevereiro de 2020, havia 81.109 casos confirmados globalmente.

À medida que o coronavírus continua a se espalhar pelo mundo, também está se tornando incrivelmente perturbador para as empresas em todos os lugares. Você já pode ver seu impacto nos mercados e nas empresas, pois o vírus continua a criar confusão, medo e incerteza – principalmente devido à falta de comunicação e à disseminação de desinformação.

Se há uma coisa que podemos dizer com certeza, é que o coronavírus tem o potencial de impactar seus negócios em todos os setores: espera-se que RH, operações, marketing, vendas e todas as funções de gerenciamento da empresa sejam afetadas. Vocêdeve enfrentar essa disrupção de frente em todos os níveis – desde a definição do seu plano de continuidade de negócios até o bem-estar dos funcionários e a preparação para as condições de trabalho remoto.Você quer estar preparado caso sua empresa também precise lidar com um possível surto entre os membros da equipe – você deve conduzir seus negócios durante a crise do coronavírus.

“Os líderes de RH mal podem esperar pelo desenvolvimento de uma crise para começar a responder.Você precisa agora de respostas para as perguntas que enfrentará”, disse Brian Kropp, vice-presidente do Gartner's Group.

Cabe avocêfornecer todas as respostas que seus funcionários e clientes esperam. Algumas das principais perguntas que recomendamos que você faça a si mesmo são: “Como minha empresa será afetada pelo coronavírus? E os meus funcionários e clientes? Como vou liderar todos durante a crise?” para que você possa se preparar para o que está por vir. Encontrar e implementar uma solução viável e eficaz é uma obrigação. E como diz o ditado, “quanto mais cedo, melhor”. Crie uma estratégia antes que o coronavírus atinja sua empresa, tenha um plano de ação para o dia seguinte e para os meses em andamento.

Comece designando uma força-tarefa dedicada que liderará sua equipe durante a crise

Todo plano de execução precisa de uma equipe forte. Comece designando umaforça-tarefa que será responsável por lidar com os problemas que o coronavírus apresenta.Sua equipe deve estar preparada para orientar e entender o negócio em todos os aspectos, por isso é melhor incluir representantes de todas as unidades e departamentos críticos de negócios: RH, Operações, Marketing, Vendas, Produto e quaisquer outros departamentos importantes que você achar adequado.

Esta não é uma tarefa diária que é verificada, os funcionários da sua força-tarefa devem estar preparados para liderar, coletar informações, comunicar-se com eficiência e fornecer a clareza que sua organização precisará quando as coisas forem feitas remotamente e de maneira diferente do que suas equipes são usadas para.

Vamos dividir a prontidão de resposta em três frentes principais:

• Clientes
• Funcionários
• Fornecedores/Parceiros

Gerenciando a crise na frente dos clientes

Seja pro ativo. Prepare-se para um cenário em que podem ocorrer atrasos na entrega ou alterações nos serviços. Com antecedência, expresse como você comunicará isso à sua base de clientes e tenha isso em mãos. Considere ter um canal dedicado para comunicação com o cliente que possa estar relacionado ao surto, se seus recursos permitirem.

O mais importante é manter o melhor nível de serviço em tempos de crise, tranquilizar seus clientes de que, embora as coisas estejam mais complicadas, elas estão sob controle. Seus clientes apreciarão ser informados e saber que você está no controle das coisas. Não deixe apenas que seus clientes obtenham informações das notícias e nunca assuma que eles sabem o que está acontecendo por trás da cortina – você deve assumir o controle e liderar a narrativa.

Certifique-se de que sua força-tarefa esteja preparada para responder a estas perguntas:

• Vou receber meu produto no prazo? Se não, serei reembolsado?
• Posso continuar a fazer novos pedidos?
• Se um cliente estiver agendado para uma reunião de negócios, isso acontecerá? Devo comparecer à reunião?
• Geralmente, o que a empresa está fazendo para estar preparada?
• Como sou diretamente afetado por esta crise?

Aqui estão algumas ferramentas que irão ajudá-lo a lidar com as questões apresentadas acima:

Se você não puder ter reuniões presenciais

Existem muitas ferramentas de reunião online que você pode usar. A Newrow – adquirida recentemente pela Kaltura – é uma ótima solução que permite hospedar reuniões online colaborativas (vídeo, conferência ou telefone) com um clique em um link. Isso ajudará você a se conectar com seu cliente sem demora quando você mais precisar falar com ele.

Se seus clientes quiserem falar com o CEO

Para manter o estresse de seus clientes baixo, certifique-se de que o CEO apareça regularmente para responder a perguntas e mostrar que tudo está no caminho certo. Por exemplo, ele pode hospedar um webinar ao vivo, para que os clientes possam fazer suas perguntas e se manter atualizados diretamente pelo CEO.

Se você deseja manter seus clientes informados com mais frequência

Envie um boletim informativo, como no Mailchimp, para mantê-los atualizados sobre o status da empresa durante o coronavírus. Adicione fotos do escritório e do campo para mostrar que está tudo bem, adicione um vídeo ou carta do CEO e assim por diante – qualquer informação necessária para mostrar a seus clientes que tudo está no caminho certo e que seu negócio está no topo.

Gerenciando a crise na frente dos funcionários

Naturalmente, seus funcionários terão muitas perguntas e você pode esperar alguma confusão entre sua equipe. Mas você está no comando, deve conduzir seus negócios durante a crise do coronavírus. Esteja preparado para responder às perguntas de sua equipe, fornecer clareza e manter contato contínuo:

Aqui estão algumas perguntas-chave para as quais sua força-tarefa deve se preparar:

• Onde e como nós (os funcionários) podemos nos manter informados sobre os desenvolvimentos?
• Que novos procedimentos devem ser implementados? (por exemplo, novas regras de higiene, áreas restritas, máximo de participantes em uma reunião, sinais de coronavírus, etc.)
• Qual é a política de viagens atualizada da empresa? Quem pode aprovar o voo no momento dos surtos? O que deve acontecer com voos já reservados? Todos os projetos e serviços continuam normalmente? Existem alguns projetos que devem ser colocados em espera? (por exemplo, aqueles que exigem viagens ou acontecem em locais considerados de alto risco?)
• A folha de pagamento acontecerá normalmente? Existem atrasos esperados?
• Quais são as principais regras que todo funcionário deve seguir? Você fornecerá máscaras? Você vai limitar o uso de elevadores? Você orientará os membros de sua equipe a trabalhar em casa onde e quando for possível?
• O que um funcionário deve fazer se suspeitar que pode estar infectado? Qual é o protocolo para relatar tal incidente? A quem eles devem se dirigir?

A força-tarefa deve se preparar com antecedência e compilar as informações que tratam do coronavírus para que possam criar facilmente guias instrutivos para os funcionários para educá-los sobre o vírus (como listar maneiras de evitá-lo e os principais sintomas para reconhecê-lo). A Organização Mundial da Saúde tem muitos pôsteres úteis que você pode imprimir e compartilhar com sua equipe – confira aqui.

Você deve usar uma ferramenta que permita alcançar facilmente todos os seus funcionários, não importa onde eles estejam, para que você esteja preparado para as condições de trabalho remoto (incluindo no campo, trabalhando em casa ou no escritório).O Connecteam é uma ótima ferramenta que oferece exatamente isso - um aplicativo organizacional para manter todos na mesma página, compartilhar atualizações e conhecimentos importantes, permitindo comunicação bilateral, preenchimento de listas de verificação e procedimentos digitais e muito mais.

“Compreendendo que este é um momento de necessidade, elaboramos um plano para empresas que desejam estar preparadas para um possível surto em sua organização. Nossa equipe está dedicada e pronta para ajudar todas as organizações a fazer uma implementação rápida de uma plataforma de comunicação que permitirá às organizações se comunicar, compartilhar conhecimento e manter-se atualizada mesmo em caso de surto ou condições de trabalho remoto” , disse Amir Nehemia , CEO da Connecteam.

“Como entendemos a disfunção do coronavírus para as empresas, estamos preparados para lançar essas soluções em questão de 48 horas e compartilhar nosso conhecimento e visão para oferecer às empresas as melhores ferramentas e conselhos para lidar com esta crise.”

Entre em contato com os especialistas da Connecteam em: [email protected].

Gestão da crise perante fornecedores/parceiros

Esteja seu fornecedor/parceiro em um país ou cidade que foi afetado pelo coronavírus ou não, você pode esperar muitas perguntas deles e possíveis interrupções de serviço.

A força-tarefa deve estar preparada e debater continuamente as seguintes questões:

• Você vai continuar trabalhando normalmente?
• Devemos esperar algum atraso devido ao coronavírus?
• Você pode garantir que pode fornecer tudo o que foi solicitado?
• Devemos esperar flutuações de preços nos produtos e serviços que encomendamos de você?

Ligue ou envie um e-mail semanalmente para seus fornecedores/parceiros, pois o status de cada pergunta pode mudar a qualquer momento e você deve estar preparado para lidar com qualquer situação.

Compartilhe seu plano com seu conselho e as principais partes interessadas

Você deve apresentar seu plano ao conselho para mostrar que está preparado para o pior e pode continuar administrando seus negócios no dia e meses após a chegada do coronavírus em seu país ou cidade. Afinal, você pode liderar sua empresa durante a crise do coronavírus seguindo as etapas descritas acima.

Apresente sua força-tarefa e sua agenda para coletar informações, gerenciar e distribuir comunicações relacionadas ao coronavírus para seus clientes, funcionários e fornecedores/parceiros para mostrar que você é proativo na preparação para uma possível crise e para dar um senso de confiança aos seus funcionários e clientes.