8 dicas eficazes para escrever um e-mail para alguém que você não conhece

Se você está lendo isso, provavelmente está planejando escrever um e-mail para alguém que não conhece.

Vamos ser sinceros - a maioria das pessoas odeia receber e-mails de vendas e marketing.

E embora o marketing por e-mail ainda seja uma ótima maneira de expandir um negócio, você precisa fazê-lo da maneira certa.

Enviar um e-mail para um amigo é fácil, mas enviar um e-mail para alguém que você nunca conheceu pode ser um pouco difícil e estressante.

Afinal, você não conhece a pessoa, não conhece suas preferências.

E você não tem certeza se seria melhor se apresentar por meio de um telefonema ou de uma reunião presencial.

Embora os e-mails possam ser difíceis de escrever, há uma fórmula para facilitar.

No artigo de hoje, vamos passar pelas 8 dicas práticas de como escrever um e-mail para alguém que você não conhece para ajudá-lo a torná-lo mais desconfortável e aumentar suas respostas.

Então, vamos mergulhar nele.

1. Faça sua pesquisa

Então você quer enviar um e-mail para alguém e não sabe nada sobre eles.

É um excelente lugar para começar se você souber o nome da pessoa e para qual empresa ela trabalha.

O que descobri que funcionou melhor para mim ao me comunicar com estranhos antes de conhecê-los foi dedicar um tempo para pesquisá-los, seus perfis no LinkedIn, tweets ou artigos anteriores etc.

Você pode nunca ter pensado que não conhecia seu destinatário até que eu o avisei.

É essencial fazer sua pesquisa antes de enviar um e-mail frio.

Como você pode esperar que eles respondam se você não sabe nada sobre a pessoa?

Pesquisar pessoas é uma das primeiras coisas que fazemos ao iniciar uma nova campanha ou relacionamento comercial, mas frequentemente deixamos de pensar quando devemos fazê-lo.

Para ajudá-lo a pesquisar e conhecê-los melhor, coloque-se no lugar do destinatário.

• Quem são eles?
• Como você pode criar valor?
• Qual é a melhor linha de assunto de e-mail para chamar a atenção deles?

Depois de encontrar todas essas informações sobre seus destinatários, será mais fácil para você iniciar seu e-mail.

Então aqui vai um exemplo que pode te ajudar:

Oi,

Estou escrevendo para você porque li sua postagem no blog sobre _____. Eu amo o jeito que você escreve sobre _____. Acho que você é uma pessoa que pensa profundamente sobre ______ e tem opiniões fortes sobre isso.

Eu adoraria conversar com você sobre _______, mas por enquanto, aqui estão meus pensamentos sobre o assunto:

Também anexei alguns artigos que acho que serão úteis para você. Por favor, deixe-me saber se isso é algo que podemos trabalhar juntos!

Aqui, você mostra a eles que pesquisou bem e sabe do que está falando, o que pode aumentar suas chances de obter uma resposta.

2. Linha de assunto

Quando seu e-mail aparece na caixa de entrada de alguém, vários sinais e gatilhos determinam se ele será aberto ou não - e sua linha de assunto é um deles .

Um dos maiores erros que as pessoas cometem é se empolgar com muitos detalhes genéricos em sua linha de assunto e corpo.

Você quer que seu primeiro email tenha uma linha de assunto memorável, mas não sabe se eles vão abri-lo.

Diante desse desafio, por onde você começa?

Aqui estão algumas dicas para escrever linhas de assunto que funcionem:

• Seja claro e conciso - Não tente ser inteligente ou fofo - apenas diga sobre o que é o seu e-mail em poucas palavras que sejam fáceis de entender sem ter que ler o corpo da mensagem.
• Torne-o pessoal - Adicione o nome do destinatário à linha de assunto, se puder. Isso mostra que você está prestando atenção e se preocupando com eles como pessoa.
• Seja criativo – Não tenha medo de usar humor ou mesmo sarcasmo para chamar a atenção do seu leitor. Apenas certifique-se de que ele esteja alinhado com sua marca e cultura da empresa!

Ao garantir esses elementos em sua linha de assunto e não torná-la genérica, suas chances de obter uma resposta aumentarão drasticamente.

aqui estão alguns exemplos:

Linha de assunto nº 1: ideia de colaboração {{firstName}}?

Linha de assunto nº 2: Pergunta sobre {{companyName}}

‍

Ao mantê-lo curto e claro junto com a personalização, suas chances de ler seu e-mail podem melhorar.

4. Cumprimente a pessoa

Os e-mails devem sempre começar com uma saudação e terminar com uma assinatura que inclua seu nome e informações de contato.

Saudações são uma parte padrão de qualquer e-mail comercial, mas podem ser complicadas.

• Está tudo bem em usar o primeiro nome deles?
• Você deve abordá-los pelo título?

Em caso de dúvida, fique com "Caro Sr./Sra./Sra.", que é neutro em termos de gênero e profissional.

E não se preocupe se sua saudação soa como se alguém de outro país a escreveu - é melhor soar educado do que polido!

Se houver mais de uma pessoa responsável na empresa e você não tiver certeza de quem deve receber o e-mail, envie-o para cada indivíduo e inclua o título de todos na linha de assunto ("Re: Nossa reunião na próxima semana").

Dessa forma, cada pessoa saberá quem precisa responder primeiro.

Aqui está um exemplo:

Prezada Sra. Smith,

Estou escrevendo para me apresentar e pedir sua ajuda para um projeto que me é caro. Estou trabalhando em um livro sobre escrever com um sentimento que ajudará as pessoas a se expressarem em todas as suas comunicações. Como parte da pesquisa para meu livro, gostaria de saber o que você pensa sobre a seguinte afirmação: "Escrever com sentimento significa ser honesto ao escrever."

Por favor, deixe-me saber seus pensamentos enviando-me um e-mail para [email protected]. Muito obrigado pelo seu tempo e consideração!

4. Identifique-se em sua linha de abertura

Você tem uma ótima ideia e quer compartilhá-la.

Você pensou nisso o dia todo e agora é hora de enviar sua ideia por e-mail.

Mas o que você diz?

A primeira coisa que você precisa fazer é identificar-se em sua linha de abertura.

Se a pessoa não souber quem você é, ela não lerá mais — ou pior ainda, pensará que algum robô com spam enviou uma mensagem para ela .

Se estiver claro na sua assinatura de e-mail que você é da [empresa], então não há necessidade de você mencionar isso novamente em sua linha de abertura.

Mas se você quiser ter certeza de que o leitor sabe quem enviou um e-mail, algo como

" Ei [nome]! É [seu nome] " está bem.

Então aqui está um exemplo disso:

Espero que este e-mail encontre bem. Sou recém-formado pela Universidade de X, onde me formei [no que você se formou]. Estou trabalhando como estagiário na minha empresa atual há três meses e estou procurando fazer a transição para um cargo de período integral com eles após a formatura.

Adorei trabalhar na [empresa] durante o meu estágio e sinto que seria uma ótima opção. No entanto, como a formatura está se aproximando em breve, eu queria entrar em contato e ver se alguma posição aberta pode ser uma boa opção para mim. Estou muito interessado em [inserir habilidades relevantes] e aguardo seu retorno.

Obrigado pelo seu tempo e consideração!

Agora que nos identificamos, vamos aprender como criar seu e-mail para que as pessoas queiram lê-lo!

5. Use o corpo a seu favor

O corpo do seu e-mail é o lugar onde você pode realmente brilhar.

Você deve usar este espaço para mostrar sua personalidade e fazer uma conexão com seu leitor.

Você pode contar um pouco sobre você e por que está escrevendo para eles, e também deve incluir alguns detalhes sobre o que está procurando.

Dessa forma, o destinatário saberá se pode ajudar com sua solicitação ou não.

Aqui estão algumas dicas para escrever um bom corpo de e-mail:

• Use um tom amigável - Seu objetivo é fazer com que a pessoa se sinta confortável o suficiente para responder ao seu e-mail, então não tenha medo de usar emoticons ou pontos de exclamação se isso ajudar a transmitir que você está animado!
• Seja conciso e claro - Se você não puder explicar o que precisa em duas frases ou menos, provavelmente é muito complicado ou específico para outra pessoa ajudá-lo.
• Use marcadores e texto em negrito para destacar pontos-chave em sua mensagem.
• Faça perguntas sobre a posição específica ou a experiência e qualificações da pessoa.
• Diga a eles como suas habilidades podem beneficiá-los, sua equipe ou sua organização e que valor você traria para a posição.

Dê algumas informações sobre você mesmo, para que eles tenham uma ideia de com quem estão falando (talvez até inclua uma foto).

Veja um exemplo do que não fazer:

Olá!

Meu nome é Sam e sou um aspirante a escritor freelance procurando trabalho na área de marketing de conteúdo. Estou disponível para trabalhos de redação, blogs e gerenciamento de mídia social de $ 10/hora até $ 30/hora, dependendo da experiência. Também tenho alguma experiência com codificação HTML básica (por exemplo, alteração de tamanho e cor da fonte) e habilidades básicas de design gráfico (por exemplo, criação de cabeçalhos).

Se você se interessou pelo meu trabalho, por favor me avise! Se não, não se preocupe!

Este e-mail não tem personalidade nenhuma. É chato, robótico e sem graça.

A única coisa que isso me diz sobre Sam é que ele pode ser barato – o que não é muito profissional, já que os freelancers devem cobrar de acordo com seu nível de experiência, não quanto eles precisam de cada trabalho.

Aqui está um exemplo de como você pode fazer isso:

Oi John,

Sou um grande fã seu e adoraria trabalhar com você em um projeto. Anexei meu CV para sua referência. Se você quiser discutir mais sobre isso, por favor, deixe-me saber a melhor forma de entrar em contato!

Muitas felicidades,

{{Seu nome}}

6. Forneça detalhes adicionais quando necessário

Mesmo que seu e-mail deva ser curto e claro, isso não significa que deva ficar inacabado e sem fornecer informações ao destinatário.

Certifique-se de incluir todas as informações relevantes e adicionais para que seu destinatário entenda tudo sobre você.

Aqui estão algumas dicas:

• Se você estiver escrevendo sobre uma solicitação de emprego, use a palavra "candidatura" ou "candidatura de emprego" na linha de assunto, para que sua mensagem não se perca entre outros e-mails em suas caixas de entrada.
• Seja o mais específico possível se estiver pedindo um favor ou informações.
• Se você estiver procurando por uma determinada pessoa em um escritório, mencione seu nome, cargo e departamento.
• Forneça informações adicionais, como currículo, portfólio, site ou qualquer coisa relevante para a finalidade do e-mail, para que o destinatário possa lê-lo depois de ler um e-mail.

7. Inclua um apelo à ação

O objetivo da sua mensagem deve ser claro – o que você quer em troca?

Uma resposta?

Um encontro?

Uma oportunidade?

Deixe seus destinatários saberem o que eles podem fazer o mais rápido possível, para que eles não se esqueçam da sua mensagem.

Se você está pedindo ajuda, diga a eles o que você precisa e por que você acha que eles podem ajudar.

Se você estiver oferecendo ajuda, explique que tipo de experiência você tem e como isso pode beneficiá-los.

Aqui está um exemplo:

Oi [nome],

Tenho certeza de que você está ocupado, mas queria enviar uma nota rápida sobre [tópico].

Acompanho o seu trabalho há algum tempo e sempre fiquei impressionado com o [seu trabalho]. Então, eu esperava que pudéssemos tomar um café ou almoçar em algum momento nas próximas semanas. Eu adoraria saber mais sobre o que você faz e como isso pode se aplicar ao meu negócio.

Se isso é algo que lhe interessa, me avise!

8. Não se esqueça do acompanhamento

O e-mail é uma ótima maneira de alcançar as pessoas, mas não é uma maneira garantida de obter uma resposta.

Na verdade, apenas cerca de 20% dos e-mails são lidos em 24 horas.

Não espere muito antes de enviar outro e-mail se ainda não tiver recebido nenhuma resposta deles.

Se já passou mais de uma semana desde a última vez que você enviou um e-mail e você ainda não recebeu nenhuma resposta deles, envie outro!

Mas certifique-se de fazê-lo de uma maneira que não soe como se você estivesse incomodando.

Aqui estão algumas dicas:

• Não use todas as letras maiúsculas ou pontos de exclamação em sua linha de assunto - eles podem fazer seu e-mail parecer lixo eletrônico ou spam.
• Seja educado e respeitoso no corpo do texto - Não diga nada negativo sobre a pessoa ou seus negócios e evite ser muito casual (por exemplo, "Ei cara").
• Seja breve e inclua apenas uma solicitação, se possível. Por exemplo, "Espero que possamos marcar um horário para nos encontrarmos esta semana".

Conclusão

Espero que essas dicas ajudem você a resolver suas dúvidas sobre como escrever um e-mail para alguém que você não conhece e aumentar sua taxa de resposta.

Saiba que não existe uma regra universal em relação à criação desse tipo de e-mail, e muito depende de para quem você está escrevendo e de qual setor.

Para facilitar esse processo para você criamos o TextCortex.

TextCortex é uma ferramenta de redação de IA e extensão do Chrome que ajuda você a gerar um e-mail frio inteiro com base em marcadores, reescrever uma frase, expandir seu texto ou criar qualquer tipo de conteúdo com base em suas necessidades.

O TextCortex usa um processo de aprendizado de máquina que permite que seus escritores de IA entendam o conteúdo antes de gerá-lo, eliminando 80% do seu trabalho de escrita.

Portanto, em vez de criar e testar e-mails de divulgação personalizados, você pode prendê-los automaticamente a cada criação sempre que precisar.

Utilizando extensões TextCortex, você pode:

• Crie conteúdo de formato longo a partir de uma única frase
• Reescreva suas frases para dar-lhes um tom mais agradável.
• Estenda seu texto para incluir mais detalhes.
• Use marcadores para criar emails que trazem respostas.
• Autocomplete suas frases sem terminá-las.

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