7 exemplos de formato de e-mail para empresas

Quando se trata de administrar um negócio de sucesso, a comunicação é fundamental. A comunicação empresarial eficaz não requer apenas clareza, mas também o uso de formatos e etiqueta de e-mail apropriados. Neste artigo, examinaremos 7 exemplos diferentes de formatos de e-mail para empresas para ajudá-lo a começar a criar e-mails profissionais que sempre obtêm resultados. Vamos começar!

Por que um formato de e-mail adequado é importante?

E-mails profissionais com o formato adequado são importantes para garantir que você pareça uma pessoa profissional e confiável em sua correspondência. Ajuda a transmitir a mensagem certa, a construir boas relações com os seus contactos e a manter uma boa reputação. Um e-mail formatado corretamente também pode ajudar a manter as conversas claras, organizadas e dentro do tópico.

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Como um formato de e-mail formal difere de um formato de e-mail informal?

Um formato de e-mail formal geralmente é menos casual do que um formato de e-mail informal. Em um e-mail formal, você deve usar um tom mais profissional e evitar o uso de contrações ou gírias. Você também deve evitar o uso de emoticons em um e-mail formal.

Qual é o formato de e-mail comercial adequado?

A redação de e-mails comerciais segue um certo conjunto de convenções que a distinguem de outros tipos de redação. Ao seguir essas convenções, você cria uma impressão polida e profissional que será apreciada por seus destinatários. Vamos dar uma olhada no formato de e-mail comercial adequado e algumas dicas para garantir que seus e-mails sejam bem escritos e eficazes.

1. Endereço de e-mail profissional

Seu endereço de e-mail deve ser profissional e fácil de lembrar. Evite usar apelidos ou outros endereços não profissionais. Você pode criar um endereço de e-mail separado para usar apenas para correspondência relacionada a negócios. Se sua empresa possui um site, seu endereço de e-mail deve incluir o nome de domínio de sua empresa.

2. Linha de assunto

As linhas de assunto devem ser claras, concisas e diretas. Use palavras de ação, se possível, como “Ação necessária” ou “Anúncio importante”. Uma linha de assunto também pode ajudar seu destinatário a reconhecer rapidamente o objetivo do e-mail. Certifique-se de evitar linhas de assunto genéricas como “Oi” ou “Olá”, bem como quaisquer palavras de spam em potencial, como “grátis” ou “promoção”.

3. Abertura de e-mail

Sua abertura deve ser clara e profissional. Comece com uma saudação como “Caro”, seguido do nome do destinatário. Se você conhece bem a pessoa, pode usar o primeiro nome dela. Caso contrário, atenha-se a uma saudação mais formal. A linha de abertura também deve ser educada e cordial, como “Espero que este e-mail o encontre bem”.

4. Corpo do e-mail

O corpo do seu e-mail deve ser conciso e organizado. Divida o conteúdo em parágrafos, cada um com seu próprio tópico ou ideia. Use linguagem ativa, como “sugiro” ou “recomendamos” quando apropriado e evite usar palavras ou frases longas. Evitar linguagem excessivamente casual, como gírias ou abreviações, também é importante.

5. Conclusão do e-mail

Uma conclusão eficaz para o seu e-mail deve resumir os pontos principais da sua mensagem e incluir uma frase de chamariz como “por favor, deixe-me saber se você tiver alguma dúvida”, se necessário. Mantenha sua conclusão de e-mail breve, educada e profissional. Também pode ajudar incluir uma saudação de encerramento ou outra declaração.

6. Assinatura de e-mail

A assinatura do seu e-mail deve ser educada e profissional. Exemplos comuns incluem "Atenciosamente", "Obrigado" ou "Atenciosamente". Se apropriado, você também pode incluir uma assinatura com informações de contato.

7. Assinatura de e-mail

Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome completo, cargo, nome da empresa e informações de contato. Você também pode incluir um headshot ou logotipo se quiser personalizar ainda mais sua assinatura.

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Dicas de formato de e-mail profissional

Os e-mails comerciais devem seguir um formato de e-mail padrão e profissional para garantir que suas mensagens sejam claras e organizadas. Aqui estão algumas dicas adicionais para criar e-mails comerciais eficazes:

Comece com uma linha de assunto cativante e relevante

Ao escrever um e-mail profissional, sua linha de assunto deve ser clara e concisa para garantir que o destinatário saiba o objetivo do e-mail. Também pode ajudar a usar palavras de ação em sua linha de assunto para chamar a atenção.

Personalize seu e-mail

Ao escrever um e-mail profissional, personalizar seu e-mail com o nome do destinatário, cargo ou nome da empresa pode ajudar a criar uma conexão mais significativa com o destinatário. Isso é especialmente verdadeiro para e-mails enviados para várias pessoas.

Mantenha os e-mails sucintos e direto ao ponto

Os e-mails comerciais devem ser concisos e direto ao ponto. Evite usar palavras ou frases longas e evite detalhes desnecessários que possam confundir seu leitor. Você também deve manter os e-mails curtos, se possível, visando não mais do que dois ou três parágrafos.

Torne seu e-mail fácil de ler

Ao escrever um e-mail comercial, use linguagem ativa e frases curtas. Você também deve dividir o conteúdo em parágrafos para facilitar a leitura do leitor. Evite usar jargões ou termos técnicos e use marcadores para tornar mais fácil para o leitor encontrar rapidamente os pontos-chave.

Evite usar gírias, contrações ou emoticons

E-mails comerciais devem ser profissionais e, como tal, gírias, contrações e emoticons geralmente não são apropriados. Evite usá-los, a menos que tenha certeza de que não serão mal interpretados pelo destinatário. Evite gírias como LOL e use emoticons com moderação. As contrações a serem evitadas incluem “não posso”, “não vou” e “não deveria”.

Fique atento ao tom

O tom do seu e-mail deve refletir o tipo de conversa que você teria pessoalmente. Escolha suas palavras com cuidado e evite parecer zangado, agressivo ou sarcástico. É importante ser educado e profissional, mesmo que o e-mail contenha informações negativas.

Seja gentil, cortês e agradecido

Seus e-mails devem ser sempre educados e cordiais. Use palavras como “por favor”, “obrigado” e “gentilmente” em suas mensagens para mostrar respeito. Você também deve agradecer o tempo e o esforço da pessoa, especialmente se ela estiver ajudando você com alguma coisa.

Seja extrovertido, enérgico e simpático

Ao escrever um e-mail comercial, é importante ser extrovertido e enérgico. Use palavras positivas que transmitam entusiasmo e certifique-se de incluir suas informações de contato para que o destinatário possa entrar em contato com você facilmente.

Mencione pontos de sua conversa anterior

Se o seu e-mail for uma resposta a algo que o destinatário disse ou perguntou anteriormente, inclua pontos específicos da sua conversa anterior. Isso ajudará a mostrar ao destinatário que você prestou atenção aos pensamentos e preocupações dele. Isso também ajudará a refrescar a memória do destinatário e facilitará a compreensão do que você está dizendo.

Termine com uma chamada para ação

Ao finalizar seu e-mail profissional, inclua uma frase de chamariz. Isso pode ser pedir ao destinatário sua opinião, opinião ou feedback sobre algo que você mencionou em seu e-mail. Também pode estar convidando-os a realizar uma ação específica. Seja o que for, certifique-se de que sua frase de chamariz seja clara e fácil de entender para o destinatário.

Use uma assinatura de e-mail profissional

Conforme mencionado anteriormente, sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome, cargo e informações de contato, bem como uma foto ou logotipo, se desejar. Isso ajudará a criar uma impressão mais profissional com o destinatário, o que é importante ao enviar e-mails comerciais. Além disso, você deve considerar a inclusão de um aviso de isenção de responsabilidade profissional em sua assinatura de e-mail para fins legais e de privacidade. Isso ajudará a proteger você e seu destinatário.

Anexe uma carta de apresentação ou outro arquivo relevante

Se você tiver documentos relevantes para incluir em seus e-mails, como uma carta de apresentação ou currículo, certifique-se de anexá-los. Isso ajudará a mostrar que você está tomando a iniciativa e sendo proativo. Apenas lembre-se de certificar-se de que seus anexos estejam livres de vírus antes de enviá-los.

Revise e-mails cuidadosamente antes de enviar

Antes de enviar um e-mail comercial, é uma boa ideia revisá-lo quanto a erros de gramática, ortografia e pontuação. Preste atenção especial a quaisquer instruções ou solicitações que você incluir no e-mail, pois é importante que sejam precisas e claras. Às vezes, ajuda ler o e-mail em voz alta para você mesmo antes de enviá-lo, pois isso pode ajudá-lo a detectar erros.

Responda prontamente a todos os e-mails

Embora isso não precise necessariamente ser feito em minutos, você deve fazer o possível para responder prontamente a todos os e-mails. Isso mostra ao destinatário que você respeita seu tempo e valoriza sua opinião. Isso também ajudará a desenvolver relacionamentos de trabalho fortes com seus colegas e clientes.

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Como você inicia um e-mail profissional?

Um e-mail profissional deve ter um propósito claro e estar livre de erros gramaticais ou ortográficos.

O primeiro passo é determinar o propósito do e-mail. Você está tentando marcar uma reunião, apresentar-se a um cliente em potencial ou agradecer a alguém pelo negócio?

Depois de saber o objetivo do e-mail, você pode começar a elaborar sua mensagem. Mantenha sua linguagem concisa e clara e evite qualquer gíria ou linguagem informal.

Também é importante revisar seu e-mail antes de enviá-lo para detectar erros de digitação ou erros. Se você reservar um tempo para criar cuidadosamente seu e-mail profissional, certamente causará uma ótima impressão.

Quais são as quatro partes de um e-mail formal?

As quatro partes de um e-mail formal são a linha de assunto, a saudação, o corpo da mensagem e a assinatura.

A linha de assunto deve ser breve e direta. Deve dar ao leitor uma ideia do que se trata o e-mail.

A saudação ou saudação deve abordar o leitor pelo seu nome ou cargo. O corpo da mensagem é onde você escreverá seu e-mail. Certifique-se de revisar sua mensagem antes de enviá-la.

A assinatura é o seu nome, cargo e informações de contato. Isso permite que o destinatário saiba com quem está falando e como entrar em contato com você.

Imagem: Envato Elements