O guia definitivo para um processo de integração de funcionários bem-sucedido em 2022

Integrar um novo funcionário em seu negócio é mais fácil dizer do que fazer. Na realidade, há muito mais na integração do que simplesmente fornecer algumas novas habilidades e ferramentas para realizar seu trabalho.

Um processo de integração bem-sucedido garante que cada novo contratado adote a cultura, os valores e as políticas da empresa. Trata-se também de facilitar um indivíduo em um novo ambiente e familiarizá-lo com uma nova equipe.

Dependendo do seu setor e da função esperada do novo contratado, o processo de integração pode variar em tempo e duração. Em última análise, os primeiros dias, semanas e meses de trabalho de um funcionário desempenham um papel fundamental nos níveis de rotatividade e retenção de sua empresa.

E isso é apenas arranhar a superfície . Vamos detalhar exatamente o que é a integração, seus vários estágios, quanto tempo leva e as melhores práticas para integrar novos funcionários.

O que é Onboarding?

Onboarding refere-se à introdução e integração de um novo contratado em uma empresa (em oposição ao desligamento). Projetado para ajudar os funcionários a entender suas novas funções e requisitos, a integração garante que cada novo contratado adote perfeitamente a cultura, os valores e as práticas da empresa.

A integração é um processo que pode incluir uma ampla variedade de atividades, desde a formação de vínculos e treinamento da equipe até o aprendizado de políticas. Em termos de tempo, a integração pode levar algumas semanas ou até um ano, dependendo da função e do setor em que o novo contratado está trabalhando.

Quando o processo de integração estiver concluído, o funcionário deve ter competência e habilidade suficientes em seu trabalho.

Quais são as atividades típicas no processo de integração?

Não há um esboço definitivo sobre quais atividades devem ser incluídas em qualquer processo de integração. Depende puramente da função que o novo contratado está desempenhando e do setor em que trabalhará. No entanto, existem atividades comuns que normalmente são incluídas nesses programas. Esses incluem:

• Nova papelada de contratação

• Formação em cultura e valores

• Treinamento de políticas

• Papéis e responsabilidades

• Leitura do manual do funcionário

• Envio de documentação

• Passeios no local de trabalho

• Sessões de união da equipe

• Parte interessada 1:1s

• Introdução aos benefícios

Quais componentes compõem o processo de integração

A integração geralmente começa quando os novos contratados aceitam sua oferta de emprego e termina quando estão totalmente integrados à empresa. Mas entre esses estágios, existem alguns componentes que são parte integrante do processo.

Pré-embarque

A integração pode começar antes mesmo do funcionário começar seu primeiro dia. A empresa pode fornecer ao novo funcionário algumas etapas de pré-embarque para conectá-lo à empresa com antecedência. Algumas etapas típicas de pré-embarque incluem:

• Enviar um pacote de cuidados para o novo contratado como um sinal de boa vontade. Pode incluir mercadorias da empresa, doces, vales-presente, etc.
• Dar ao novo contratado um tour preliminar do local de trabalho antes da data de início.
• Envio de informações valiosas sobre a empresa, incluindo organogramas, informações sobre benefícios para funcionários e valores da empresa.
• Delegar um amigo de integração para entrar em contato com o novo contratado antes da data de início. Eles estão disponíveis para responder a quaisquer perguntas logísticas.

Orientação

Essa atividade permite que o novo funcionário mergulhe nos fundamentos centrais da empresa, incluindo valores, estrutura, visão e objetivos. As etapas típicas de orientação incluem:

• Lendo o manual do funcionário e as políticas da empresa
• Passando pelas primeiras etapas do treinamento on-the-job
• Participação em processos administrativos obrigatórios

Para evitar se sentir sobrecarregado com as informações, os novos contratados geralmente dedicam os primeiros dias, talvez até a primeira semana, à orientação.

Edifício da Fundação

Pode levar meses para um novo contratado se integrar à empresa. Uma parte típica da integração é aprender sobre os pilares que formam a identidade de uma empresa, incluindo branding, cultura da empresa, valores e visão.

De acordo com a Gallup, a integração deve levar até um ano. Além disso, há cinco perguntas-chave que os novos contratados devem responder:

1. Em que acreditamos por aqui?
2. Quais são meus pontos fortes?
3. Qual é o meu papel?
4. Quem são meus parceiros?
5. Como será meu futuro aqui?

As respostas a essas perguntas são as bases para a jornada do novo funcionário dentro da empresa.

Sistemas de Mentoria e Amigos

Os funcionários não podem embarcar sozinhos. Ajuda ter pelo menos um colega designado que não esteja em uma posição de autoridade direta, mas a quem eles possam recorrer para orientação, moral dos funcionários e respostas a qualquer pergunta.

Quando se trata de integrar novos funcionários, muitas empresas fornecem “amigos” ou mentores. Eles estão lá para apontar os novos contratados na direção certa, seja para as reuniões certas, onde encontrar os banheiros ou pontos de contato.

Um amigo estará oficialmente disponível durante o período de integração, tornando-se gradualmente menos prático com o passar do tempo.

Reembarque

Funcionários experientes que tiraram licença por um longo período (licença médica e familiar, etc.) podem precisar de reintegração. Esse processo ajuda os funcionários a se adaptarem a seus fluxos de trabalho típicos enquanto os atualizam sobre novas mudanças e políticas da empresa. Isso pode ajudá-los a se atualizar com eficiência, manter a produtividade e integrar-se perfeitamente à equipe.

A reintegração pode ser aplicada a funcionários promovidos ou que se mudem para outro departamento. Também ajuda os funcionários que retornam a se conectarem com os novos membros da equipe. Um anúncio de boas-vindas pode ser uma maneira simples e eficaz de beneficiar tanto o funcionário que está retornando quanto os novos contratados.

Membros da equipe envolvidos na integração

A integração de novos funcionários não é responsabilidade de um indivíduo. Embora cada empresa tenha suas atividades de integração exclusivas, geralmente há várias pessoas envolvidas na implementação do método. Os seguintes membros da equipe e departamentos geralmente recebem responsabilidades de integração:

• Recursos Humanos (RH) : Coleta de documentação de novos funcionários (licenças, declarações, benefícios, etc.); fornecendo visitas ao local de trabalho e recursos da empresa, como organogramas e manuais do funcionário.
• Gerentes/supervisores : Acordar os papéis e responsabilidades dos novos contratados, padrões, expectativas e comportamento no local de trabalho; apresentar aos membros e departamentos relevantes da equipe; estabelecendo relacionamentos-chave.
• Formadores de funcionários : Fornecendo recursos de integração; ensinando sobre a cultura da empresa, valores, visão e objetivos.
• Colegas de trabalho : Fazer com que o novo contratado se sinta bem-vindo; dando-lhes uma mão amiga; mostrando como a equipe colabora em trabalhos e projetos.
• Amigos/mentores de integração: Auxiliar pessoalmente o novo contratado em qualquer aspecto de seu processo de integração; garantir que todas as etapas sejam claras; respondendo a quaisquer perguntas relacionadas à empresa.

Adaptando o processo de integração para diferentes funções

Diferentes cargos exigem diferentes tipos de programas de integração. Eles precisam ser adaptados para atender às necessidades da função, dependendo de seus níveis de responsabilidade ou status da empresa.

• Os gerentes e supervisores precisam revisar detalhadamente todas as políticas, processos e manuais dos funcionários da empresa. Eles devem aprender a orientar e treinar seus subordinados dentro do contexto de sua nova posição.
• Os trabalhadores remotos precisam ser treinados para gerenciar seu tempo, equilibrar seu trabalho e responsabilidades pessoais e passar por check-ins regulares, enquanto ainda adotam a cultura e os valores da empresa.
• Trabalhadores com capacidades diferentes precisam ser acomodados dependendo de suas circunstâncias específicas. Novas contratações podem se beneficiar de materiais de integração não escritos, mais orientação prática, expectativas ajustadas, modos alternativos de comunicação etc.
• Veteranos podem lutar para converter suas habilidades militares no local de trabalho. Seu programa de integração deve ser adaptado para maximizar seu conjunto de habilidades atual.
• Trabalhadores anteriormente encarcerados podem precisar de suporte adicional de um colega de integração, a fim de facilitar o caminho de volta ao local de trabalho tradicional.
• Os contratados independentes exigem um tipo diferente de integração para funcionários em período integral ou meio período, incluindo diferentes instruções de cobrança, padrões de conduta, políticas e benefícios.
• Os executivos devem conhecer a estrutura organizacional da empresa, a fim de maximizar seus relacionamentos com os líderes de departamento e stakeholders relevantes.

Agora que você tem uma melhor compreensão do processo de onboarding, a quem ele se aplica e atividades típicas, é importante adotar hábitos saudáveis ​​para tornar o processo o mais bem-sucedido possível.

Práticas recomendadas para um processo de integração incrível

Sem pressa

Um estudo descobriu que 31% dos novos contratados saem nos primeiros seis meses, enquanto 68% deles saem nos três primeiros. Durante esse período, há muitas informações a serem processadas e pode ser difícil se manter à tona sem ajuda suficiente.

Portanto, para evitar que novos contratados se afoguem na sobrecarga de informações, mantenha o processo de integração bem além dos primeiros dias e nos primeiros meses. Ao fazer isso, você está ajudando o funcionário a aprender em seu próprio ritmo sobre a cultura da empresa, sua função, os benefícios, as políticas da empresa e assim por diante.

Definir metas claras

Tenha objetivos claros e faça check-in com frequência para ver o progresso, pois isso ajudará o contratado a se concentrar no que é realmente necessário e pode atender claramente ao desenvolvimento de seu próprio funcionário.

Sob nenhuma circunstância um novo funcionário deve ficar confuso e não saber no que precisa trabalhar. Os novos contratados querem impressionar. Como eles podem fazer isso se eles nem estão fazendo o que você quer? Quando você define metas claras desde o início, todos estão na mesma página e a confusão é evitada.

Tenha mentores experientes

Uma pesquisa descobriu que 56% dos funcionários acreditam que ter um mentor de trabalho foi fundamental no início. Os gerentes acima do novo contratado estão lá para garantir que estejam no caminho certo e confiantes. Assegure-lhes que o sucesso e a felicidade da equipe são uma prioridade.

Tenha a melhor primeira semana

Como gerente, você deseja causar uma boa impressão em seu novo funcionário. De acordo com Ben Peterson, CEO da BambooHR, “a pior coisa para um novo funcionário é ser cortejado durante o processo de recrutamento e, em seguida, chegar ao trabalho e a recepcionista nem está esperando por você ou seu escritório não está configurado”.

Tudo deve ser configurado desde o momento em que eles entram no prédio, por exemplo: decorar sua mesa, apresentá-los a todos, dar-lhes um kit de boas-vindas e incluí-los nas reuniões.

Check-in frequente

Quando se trata de integrar novos funcionários, você deve conversar com eles o mais rápido possível. Dessa forma, eles se sentem incluídos e acolhidos. Se eles tiverem dúvidas, eles não hesitarão em abordá-lo. Com muita frequência, os funcionários apenas fazem o que acham certo sem realmente conhecer o processo porque estão nervosos demais para perguntar.

Durante a primeira semana, faça o check-in a cada meia hora. No final da primeira semana, sente-se com eles e recapitule o que aconteceu e o que deve acontecer daqui para frente. Faça esse processo todas as semanas durante o primeiro mês e continue recapitulando a cada mês ou a cada três meses.

Avalie seus processos de integração

Como empregador, você deve sempre avaliar a eficácia de seus processos de integração, bem como outras métricas importantes para o sucesso deles. Esses incluem:

• Tempo de produtividade : quanto tempo leva para um novo contratado se atualizar e se tornar um colaborador valioso para o sucesso da empresa? Identificar o tempo necessário para atingir os KPIs ajudará a medir essa métrica.
• Rotatividade/retenção : Compare os níveis de rotatividade e retenção de funcionários entre grupos de funcionários com base no ano em que começaram a trabalhar.
• Limite de retenção : Calcule quanto tempo leva para o funcionário médio deixar a empresa. Os empregadores podem identificar padrões e, ao mesmo tempo, adaptar suas entrevistas de desligamento para identificar as causas da rotatividade.
• Pesquisas para novos contratados: forneça pesquisas aos novos contratados e pontos variados de seu primeiro ano para acompanhar o progresso. Também pode ser útil para os amigos de integração também enviar pesquisas semelhantes.
• Engajamento e satisfação do funcionário: A experiência de integração deve ser divertida e envolvente, que prenda a atenção do funcionário e faça com que ele se sinta bem-vindo desde o primeiro dia.
• Avaliações de desempenho : compare o desempenho do seu novo contratado de semana para semana. Por exemplo, deve haver uma grande melhoria no desempenho após um ano em comparação com o início.

Obter feedback

A vida e o trabalho estão mudando com frequência, portanto, certifique-se de perguntar aos seus funcionários o que pensam sobre como as coisas estão indo. Crie pesquisas e enquetes ao vivo para obter feedback consistente. Seu objetivo é garantir que seus novos contratados estejam realmente obtendo valor com a integração.

Mova o processo de integração para o digital

Com todos os processos envolvidos em um processo de integração de funcionários, é absolutamente essencial que você tenha as ferramentas certas para garantir que nada seja perdido e que seus novos contratados tenham tudo o que precisam para ter sucesso.

O aplicativo completo de gerenciamento de funcionários da Connecteam oferece a maneira mais fácil e divertida de treinar e aumentar sua equipe, oferecendo integração, treinamento de rotina, cursos regulatórios, questionários e aprimoramento de habilidades profissionais.

Com o Connecteam, você pode:

• Forneça materiais de treinamento para funcionários usando documentos existentes, arquivos PDF, mídia e serviços da Web, como YouTube, Dropbox, Google Drive ou o site da sua empresa.
• Crie questionários online por seções, empregue uma biblioteca adaptável e monitore o progresso do treinamento no painel de administração.
• Crie pesquisas para avaliar as necessidades e o sucesso do treinamento ou use a Caixa de Sugestões para receber feedback a qualquer momento.

Uma das melhores coisas sobre o recurso de treinamento do Connecteam é que ele permite que os gerentes acompanhem facilmente o progresso do funcionário ao longo de sua integração. O painel mostra onde cada funcionário está em seu processo, quais questionários eles concluíram (qual foi sua pontuação), qual material eles leram ou não, e assim por diante. Isso permite que o gerente saiba o que está acontecendo em tempo real para que possa intervir a qualquer momento, se necessário.

Agora que você conhece algumas boas práticas de integração e tem os aplicativos dos funcionários para implementá-las, como deve ser o primeiro dia do seu novo contratado? E os primeiros meses? Leia mais para descobrir.

Quanto tempo leva o processo de integração?

Dia um

Seu objetivo é fazer com que o novo contratado vá para casa e diga alegremente à sua família e amigos que ele teve o melhor primeiro dia de todos.

• Defina expectativas . Qual é a função de trabalho do novo funcionário? Quais são suas responsabilidades? Certifique-se de que todos em toda a linha estejam cientes. Explique claramente todas as expectativas e compartilhe as políticas da empresa.
• Introduzir objetivos . Aclimatar os novos contratados à cultura da empresa. Quando os funcionários sabem o que esperar de seu ambiente de trabalho, eles são capazes de tomar decisões melhores que se alinham com a missão da empresa.
• Leve-os para almoçar para que você possa facilmente construir um relacionamento. Além disso, ajuda a eliminar o nervosismo do primeiro dia quando o novo funcionário está em um ambiente descontraído.
• Certifique-se de que a estação de trabalho esteja pronta . O novo funcionário deve ter um computador com informações de login e todos os softwares de treinamento baixados, juntamente com um uniforme (se houver) e brindes da empresa.
• Dê-lhe um amigo . O novo contratado deve ter alguém em quem possa se apoiar livremente e almoçar com ele. Um amigo de integração os apresenta às pessoas e verifica se está tudo bem.
• Pesquisa após o primeiro dia . Faça o check-in com o novo contratado após o primeiro dia para avaliar como tudo correu.

Uma nova lista de verificação de contratação pode ajudar o funcionário a realizar todas as tarefas necessárias do primeiro dia.

Primeira semana

Certifique-se de que o novo funcionário tenha estabelecido conhecimento de suas responsabilidades de trabalho, processos internos e expectativas.

• Torne o treinamento real . Compartilhe com eles todos os programas de treinamento que eles precisam fazer, como um deck sobre a empresa, conhecer os clientes e se preparar para o próximo ano. Faça isso com apresentações de cursos online ou documentos em papel.
• Conformidade . Certifique-se de que o funcionário assine todos os documentos relevantes e os envie aos profissionais de RH da empresa.
• Socialização . O novo contratado deve almoçar com os membros da equipe sênior e receber uma recepção pessoal do supervisor do grupo.
• Pesquisa após a primeira semana . Faça o check-in para ver como foi a primeira semana, veja se o novo contratado tem alguma dúvida ou preocupação, como se sente em relação aos colegas de trabalho e ao gerente, etc.

Check-in de um mês

Verifique se seus novos contratados estão engajados, felizes e se não têm dúvidas.

• Faça uma reunião presencial . Sente-se com o novo funcionário e converse com ele para ver como ele está se saindo. Revise as primeiras semanas e responda a quaisquer perguntas. Verifique com seu amigo o que eles pensam do novo funcionário.
• Socialize . O novo funcionário deve continuar envolvido em reuniões e conhecer continuamente pessoas de diferentes departamentos.
• Ofereça feedback. Dê feedback contínuo ao novo funcionário para que ele se sinta conectado e envolvido, além de saber como está progredindo diariamente.
• Receba feedback . Permita que o funcionário compartilhe seu feedback com você. Seja sobre o processo de integração ou ideias sobre o crescimento da empresa, deve haver uma plataforma (caixa de sugestões, por exemplo) para eles se manifestarem.
• Mantenha o ritmo . Continue a atribuir tarefas e criar metas profissionais juntos.
• Faça um plano . Estabeleça um plano anual de treinamento para o novo contratado. Verifique com eles se está faltando alguma coisa e qual treinamento adicional eles precisam.

Após 3 meses (90 dias)

Certifique-se de que o funcionário se sinta em casa. A maioria dos novos contratados descobre nos primeiros três a seis meses se deseja permanecer na empresa no futuro próximo.

• 1:1 com o gerente . O gerente do novo contratado deve ser capaz de compartilhar suas opiniões sobre como foram os primeiros três meses, quais metas foram alcançadas e o que mais precisa ser feito. O novo contratado deve ser livre para compartilhar seu ponto de vista.
• Check-in informal . Normalmente, uma empresa tem um check-in de seis meses e um ano para discutir os KPIs atendidos e o próximo trimestre. No entanto, quando você tem um novo contratado, faça um check-in informal de três meses para que você possa discutir avaliações de desempenho e metas.
• Crie seus próprios objetivos . Permita que o novo contratado defina suas próprias metas para os próximos três meses. À medida que continuam a receber atribuições, eles devem sempre saber quais metas precisam cumprir a cada mês e a cada trimestre.
• Pesquisa nos primeiros 3 meses . Faça uma pesquisa para ver como foram os primeiros três meses do novo contratado. Avalie se eles têm uma compreensão firme de suas responsabilidades e objetivos.

Depois de seis meses

Faça com que o novo contratado entregue as metas no prazo e além das expectativas, ao mesmo tempo em que mantém um forte relacionamento com os colegas de trabalho. O funcionário deve estar confiante, engajado e ainda ansioso para aprender.

• Check-in de seis meses . Assim como você fez com um check-in informal de três meses, faça o mesmo aos seis meses, mas mantenha-o formal. Revise o progresso até agora e continue a desenvolver novas metas.
• Socialização . Quão envolvidos eles estão com os eventos da empresa? Eles estão envolvidos em muitas reuniões? A essa altura, eles devem estar indo a todas as reuniões relevantes da empresa. Ele/ela deve estar envolvido com atividades fora da descrição de seu trabalho.
• Encontre-se com um amigo . Sente-se com o amigo/mentor e discuta como foram os primeiros seis meses e veja se é hora de parar o processo de mentoria. Avalie o que mais seria útil para o novo contratado.

O primeiro ano

Tenha um funcionário totalmente engajado, confiante e desenvolvido. Ele/ela deve ter uma compreensão firme da cultura e dos objetivos da empresa.

• Verifique a produtividade . Como tem sido o desempenho deles? Quais KPIs foram atendidos? Que trabalho adicional precisa ser feito? Celebre os sucessos e ofereça reconhecimento aos funcionários quando eles se destacaram.
• Planeje com antecedência . Escolha desenvolver continuamente seus funcionários (linha de frente ou não) e coloque as cartas na mesa, eles devem saber quais oportunidades estão por vir.
• Desenvolvimento profissional . Quais metas e oportunidades de aprendizado são relevantes para o próximo ano? Discuta isso juntos.
• Pesquisa após o primeiro ano . O funcionário deve ser capaz de expressar completamente como todo o processo de integração passou do ponto de vista dele, para que você possa melhorar a integração para o próximo novo contratado. Esta é essencialmente uma avaliação anual dos funcionários.

O resultado final do seu processo de integração de funcionários

Agora que você conhece as principais práticas e atividades de onboarding, e quando implementá-las, você deve estar mais preparado na hora de contratar funcionários e dar a eles o início ideal de sua jornada profissional em seu negócio (mesmo durante as férias).

E se você tiver as soluções de software certas à sua disposição para implementar essas práticas, poderá tornar o processo de integração eficaz, envolvente e eficiente, tudo de uma vez.

Lembre-se, a integração não termina quando um funcionário começa a trabalhar de verdade. Não acaba depois de uma semana ou mesmo um mês. Seu processo de integração de funcionários deve ser contínuo. Você também pode baixar nossa lista de verificação de integração gratuita para começar.