15 melhores ferramentas de software de agendamento de funcionários (gratuitas e pagas)
Publicados: 2024-04-02
- 7 de março de 2024
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À medida que o mundo continua a migrar para o digital, novas ferramentas surgiram para facilitar todos os aspectos dos negócios, desde a contabilidade à publicidade e ao agendamento dos funcionários.
Se você é um empregador, provavelmente já se perguntou se existe uma maneira mais fácil de agendar seus funcionários. Embora usar papel e caneta ou planilhas definitivamente funcione, hoje em dia existem caminhos muito mais eficientes a serem considerados.
Aqui, apresentaremos algumas de suas opções de ferramentas de software de agendamento de funcionários. Abordaremos 15 das melhores ferramentas do mercado e o que as torna únicas. Ao final deste guia, você deverá ter uma boa ideia de qual ferramenta é mais adequada às suas necessidades.
Características das melhores ferramentas de software de agendamento de funcionários
Antes de nos aprofundarmos nos detalhes de cada ferramenta individual, vamos ter uma visão geral mais ampla do que você deve procurar em uma ferramenta de agendamento de funcionários. Isso o ajudará a entender como cada ferramenta se encaixa no cenário mais amplo do mercado.
- Interface do usuário: ninguém quer ficar olhando para uma interface de usuário feia – ela diminui o moral dos trabalhadores e torna tudo muito menos agradável. Além disso, algumas UIs são tão difíceis de navegar que podem diminuir a produtividade. Certifique-se de que, seja qual for o software escolhido, a interface do usuário seja agradável e intuitiva.
- Preço: Infelizmente, o dinheiro não é ilimitado e as empresas sempre precisam trabalhar dentro dos seus orçamentos. Embora algumas das opções mais sofisticadas possam parecer atraentes, certifique-se de não exagerar e gastar dinheiro onde não precisa.
- Recursos de agendamento: as ferramentas de agendamento atuais oferecem uma ampla variedade de recursos diferentes, como solicitações de troca de turno, agendadores de arrastar e soltar e agendamento automatizado. Analise cuidadosamente cada uma das ofertas e anote quais recursos são mais importantes para você.
- Ferramentas de análise: algumas ferramentas de agendamento fornecem recursos de análise aprofundada de custos de mão de obra que podem ajudá-lo a maximizar seu ROI e melhorar a eficiência do trabalhador. Nem todas as ferramentas incluem isso.
- Ferramentas de RH e folha de pagamento: algumas das ferramentas que abordamos são pacotes de RH e folha de pagamento que incluem recursos de agendamento. Para muitas empresas, isso pode ser um exagero, portanto, tenha em mente suas necessidades ao ler este guia.
As 15 principais ferramentas de software de agendamento de funcionários
Agora que você tem uma compreensão básica do que as ferramentas de agendamento de funcionários podem oferecer, vamos dar uma olhada em algumas das melhores opções disponíveis no mercado atualmente.
1. Zoom Shift
Site: zoomshift.com
Preço: começa em US$ 2 por membro ativo da equipe/mês
ZoomShift é uma ferramenta robusta que facilita a comunicação da equipe, controle de tempo e agendamento. Os empregadores podem adicionar turnos ao calendário, que é atualizado em tempo real para garantir que os membros da equipe estejam sempre na mesma página.
Além disso, o aplicativo móvel ZoomShift permite que empregadores e funcionários utilizem todos os recursos do software em qualquer lugar e façam alterações em qualquer lugar. Usando o ZoomShift, os empregadores podem enviar automaticamente lembretes de turno por SMS, e-mail e notificações push para melhorar a responsabilidade dos funcionários e reduzir erros.
O ZoomShift também torna mais fácil para os funcionários solicitar novos turnos, solicitar folga e trocar turnos com outros funcionários. O recurso Troca de Turno ajuda os funcionários a se comunicarem com seus colegas de trabalho para preencher turnos quando um membro da equipe tem outra obrigação. Os gerentes podem exigir aprovação para trocas de turnos ou permitir que os funcionários resolvam isso de forma totalmente autônoma.
Além disso, o recurso GPS Time Clock ajuda a garantir que os funcionários estejam marcando o ponto no local certo, na hora certa. Os gerentes podem optar por ser alertados sobre quaisquer pontos inválidos para que possam manter o controle de sua equipe o tempo todo.
2. Deputado
Site: deputado.com
Preço: começa em US$ 2,50 por usuário/mês
A combinação de análises aprofundadas e recursos de agendamento exclusivos do Vice o torna um player importante no setor. Um dos principais recursos do Deputado é a capacidade de importar programações de planilhas e informações pessoais de outras ferramentas como Gusto, Oracle NetSuite OneWorld e Quickbooks.
Além disso, o Vice fornece ferramentas úteis de análise de custos que ajudam os empregadores a decidir qual membro da equipe será a escolha mais econômica para um determinado turno. Também inclui um perfil de estresse, que ajuda os gerentes a ficarem atentos aos funcionários sobrecarregados ao fazer cronogramas. Isto pode reduzir a incidência do temido “fechamento” (quando um funcionário está programado para fechar uma noite e abrir na manhã seguinte), o que pode afetar negativamente o moral dos funcionários.
3. Quando trabalho
Site: quandoiwork.com
Preço: começa em US$ 0 por usuário/mês
When I Work é uma plataforma compatível com dispositivos móveis com uma interface de usuário intuitiva que ajuda a melhorar o processo de agendamento de funcionários. Embora não seja possível importar dados de funcionários como o Deputado faz, ele permite que os funcionários preencham suas informações por conta própria, o que pode acelerar o tempo de configuração.
When I Work coloca grande parte do processo de agendamento nas mãos dos funcionários. Por exemplo, os funcionários podem selecionar os horários em que estão disponíveis para trabalhar e trocar turnos com outros colegas de trabalho com ou sem aprovação do gerente, dependendo das configurações.
Assim como o Vice, ele fornece análises de custos trabalhistas para ajudar a maximizar a eficiência do ponto de vista do ROI. Você também pode usar a API do When I Work para se conectar a um POS (ponto de venda) ou software de folha de pagamento.
4. Planilhas Google
Site: google.com/sheets/about
Preço: Grátis
O Planilhas Google não foi projetado especificamente para agendamento de funcionários, mas merece um lugar nesta lista porque é totalmente gratuito, muito flexível e a maioria dos gerentes e funcionários já terá alguma experiência com ele.
O Planilhas Google é simplesmente um programa de planilhas. No entanto, ao contrário do Excel, é baseado na nuvem, portanto as alterações são atualizadas em tempo real. Isso significa que você não terá problemas com funcionários olhando versões mais antigas do cronograma e perdendo turnos ou aparecendo nos turnos errados.
No geral, o Planilhas Google pode ser uma solução adequada para equipes com poucos funcionários que não podem gastar dinheiro extra em uma ferramenta de agendamento. Ele não foi projetado para agendamento, mas realizará o trabalho rapidamente.
5. Documentos Google
Site: google.com/docs/about
Preço: Grátis
Assim como o Planilhas Google, o Documentos oferece uma maneira gratuita e baseada na nuvem de agendar funcionários. A única diferença é que o Docs é um processador de texto, não uma planilha. Como resultado, você não terá a flexibilidade adicional de escrever código para expandir sua funcionalidade.
O Google Docs também é atualizado em tempo real para que todos possam permanecer na mesma página. É essencialmente apenas um passo à frente do agendamento de papel e lápis e não oferece muitos benefícios.
6. Google Agenda
Site: calendar.google.com/calendar
Preço: Grátis
Fonte
Assim como o Documentos e o Planilhas, o Agenda é um programa gratuito que permite agendar funcionários usando um calendário. Comparado aos outros dois produtos do Google, no entanto, o Agenda também pode enviar notificações por e-mail para alertar os funcionários sobre turnos.
No geral, é um pouco mais adequado para agendamento (afinal, é um calendário), mas não fornece todos os recursos úteis que uma ferramenta de agendamento dedicada pode oferecer. Ainda assim, pelo preço muito baixo gratuito, é uma opção que vale a pena considerar se você estiver com um orçamento apertado.
7. Planeje o dia
Site: planday.com
Preço: começa em US$ 2 por usuário/mês
Planday é uma ferramenta de agendamento baseada em nuvem que oferece relógio de ponto, planejador de turnos, calendário de trabalho por turnos e cronograma de trabalho. Um dos recursos mais úteis do Planday são os relatórios financeiros dentro do prazo.
Isso permite que os empregadores vejam os custos da folha de pagamento, as horas trabalhadas e a porcentagem da receita paga em salários diretamente na visualização da programação. Planday também permite que os empregadores criem configurações de conformidade, que enviarão alertas quando um cronograma estiver infringindo as regras de conformidade.
8. Mudança de marcha
Site: shiftboard.com
Preço: desconhecido
Um dos melhores recursos do Shiftboard é sua interface de usuário – a maior parte dela é incrivelmente limpa e bem organizada, o que torna o uso da ferramenta uma experiência agradável. No entanto, a visualização do calendário é um pouco restrita e confusa, então os administradores podem não ter uma experiência tão boa com o Shiftboard quanto os funcionários.
Assim como o Deputado, o Shiftboard pode importar dados de funcionários do Excel, o que acelera a integração. Possui também uma subseção para inscrições pendentes, o que pode facilitar a contratação de novos funcionários.
9. Aplicativos de bate-papo (WhatsApp, Messenger)
Site: Vários
Preço: Grátis
Aplicativos de bate-papo, como WhatsApp, Messenger e Telegram, não foram projetados para agendamento, mas muitas empresas os utilizam com sucesso para essa finalidade. Não são as melhores ferramentas para o trabalho, mas podem ser usadas para agendar funcionários gratuitamente.
No entanto, embora o preço inexistente seja definitivamente atraente, você pode acabar perdendo dinheiro devido a erro humano. Os aplicativos de bate-papo não podem atualizar agendas em tempo real como outras ferramentas, então você depende de funcionários e gerentes para acompanhar manualmente as agendas e atualizar os funcionários de acordo. Se você tiver uma equipe pequena, isso pode funcionar bem, mas pode ser um pesadelo logístico para empresas maiores.
10. Asana
Site: asana.com
Preço: começa em US$ 0/mês
Asana é outra ferramenta que, embora não tenha sido projetada para agendamento de funcionários, pode ser improvisada para funcionar muito bem.
Basicamente, Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Para utilizá-lo no agendamento de funcionários, você pode configurar tarefas que correspondam a turnos e atribuir diferentes funcionários a elas. A Asana pode então enviar e-mails para alertar os funcionários sobre os turnos que se aproximam, e os funcionários podem comentar sobre as tarefas para se comunicarem entre si.
As equipes que já usam a Asana ou software semelhante podem considerar esta opção. No entanto, a Asana não oferece recursos adicionais para troca de turnos, análise de custos de mão de obra ou qualquer outra coisa que esteja diretamente relacionada ao agendamento de funcionários.
11. Humanidade
Site: humanity.com
Preço: começa em US$ 3 por usuário/mês com um mínimo de US$ 80/mês
Humanity é uma das melhores escolhas para empresas que já utilizam ferramentas de RH ou POS em suas operações do dia a dia. Ele se integra a muitas ferramentas padrão do setor e também oferece uma API para que usuários experientes possam fazer suas próprias integrações.
A ferramenta permite que os empregadores agendem, integrem e atualizem os funcionários. Duas características exclusivas da plataforma são as previsões de vendas e o agendamento automatizado. A Humanity extrai dados do software POS para analisar quantos funcionários precisam trabalhar para maximizar as vendas.
Para automatizar os cronogramas, os empregadores inserem dados e requisitos de turnos, e a Humanity os compara com as previsões de vendas para criar um cronograma otimizado. No entanto, os empregadores interessados em utilizar esta funcionalidade terão de pagar uma taxa adicional.
12. Funda
Site: getling.com
Preço: Grátis
Sling é uma ferramenta líder de agendamento de funcionários na qual empresas como Amazon, Subway e The UPS Store confiam. Talvez o mais impressionante do Sling seja que os principais recursos da ferramenta estão disponíveis gratuitamente.
Na verdade, pelo baixo preço de US$ 0 por mês, os empregadores têm acesso a agendamento de turnos, solicitações de turnos, ofertas de turnos, alarmes de turnos, solicitações de folga e muitos outros recursos para um número ilimitado de usuários.
No entanto, recursos mais avançados, como cerca geográfica, rastreamento de horas extras, sincronização do Google Agenda e troca de turnos, estão disponíveis apenas em planos pagos. No geral, o Sling é uma boa maneira de testar o que está acontecendo antes de fazer um investimento monetário considerável em uma ferramenta de agendamento.
13. Força de trabalho Kronos pronta
Site: kronos.com/products/workforce-ready-suite
Preço: começa em US$ 6 por funcionário/mês
Kronos Workforce Ready é uma solução de RH. Embora o Kronos afirme que foi projetado para pequenas e médias empresas, seu conjunto de recursos fala com foco em empresas e negócios maiores. Na verdade, muitos proprietários de pequenas empresas se sentirão perdidos ao navegar pelos extensos recursos.
Embora o Kronos forneça uma plataforma de RH abrangente, ele também oferece uma ferramenta de agendamento como parte do pacote ou como uma ferramenta independente. Uma de suas melhores funcionalidades são as Configurações de Horário, que permitem executar vários agendamentos com regras diferentes (intervalos para almoço, número máximo de turnos, etc.), tudo sem interferir uns nos outros.
Infelizmente, o Kronos não inclui um recurso de chat para facilitar a comunicação dos funcionários.
14. APS On-line
Site: apspayroll.com
Preço: US$ 3 por funcionário/mês apenas para agendamento
APS OnLine é um software de RH, folha de pagamento e agendamento voltado para empresas com entre 100 e 3.000 funcionários. Muitas pequenas empresas acharão isso um exagero (especialmente considerando seu alto preço de US$ 5 por usuário por mês), mas se você precisar de uma solução que cuide de todas essas três tarefas, é uma opção que vale a pena considerar.
Se você deseja manter o controle sobre seus funcionários, o recurso Configuração de presença do APS pode permitir que você defina configurações avançadas para entrada e saída. Por exemplo, você pode optar por receber um alerta se um funcionário chegar cinco minutos atrasado. No entanto, a estética da plataforma é bastante sombria e cinzenta, o que não fará sucesso entre os funcionários.
15. HotSchedules
Site: quarto.com
Preço: começa em US$ 49/mês para um local e até 30 usuários
Ao contrário de algumas outras ferramentas que examinamos, o HotSchedules é totalmente focado no agendamento de funcionários, o que o torna uma ótima opção para empresas que precisam de ferramentas de agendamento sem muitos recursos de folha de pagamento e RH.
É particularmente adequado para equipes que dependem de telefones celulares em vez de desktops. Isso o torna a escolha perfeita para restaurantes, lojas de varejo e outras empresas onde os funcionários estão de pé. Na verdade, há um conjunto de software complementar disponível especificamente adaptado para restaurantes e empresas de hospitalidade.
Além disso, HotSchedules é uma das poucas plataformas que fornece atualizações em tempo real sobre custos e outras métricas. No entanto, a interface do desktop é um pouco sem brilho.
O resultado final
Com tantas ferramentas de agendamento de funcionários para escolher, os empregadores não têm desculpa para continuar usando métodos de agendamento ineficientes e desatualizados. Na melhor das hipóteses, são um aborrecimento extra e, na pior, perdem dinheiro.
Esta lista deve fornecer um ponto de partida sólido para iniciar sua pesquisa. Embora pesquisar tantas opções possa parecer assustador, os resultados de seus esforços valerão a pena.
Mark Lindquist
Mark compartilha 44% das letras que compõem a palavra “marketing”, por isso seu futuro foi definido desde cedo. Depois de um trabalho curto, mas financeiramente lucrativo, como imitador de celebridade de Macaulay Culkin, Mark cumpriu sua profecia e se juntou à equipe Mailshake como estrategista de marketing.
