Aproveitando AI Chatbots para ERP: Principais benefícios e estratégias a serem implementadas para empresas
Publicados: 2023-10-23No actual ecossistema empresarial em rápida evolução, as empresas procuram constantemente formas inovadoras de racionalizar as suas operações e obter uma vantagem competitiva.
Uma ferramenta na qual eles confiam como meio confiável para atingir esse objetivo é um software de planejamento de recursos empresariais (ERP). O domínio do software ERP, em resposta, emergiu como um software testado ao longo do tempo, ajudando as empresas a otimizar e automatizar os seus processos, fazendo com que os funcionários executem tarefas de uma forma mais simplificada. Tudo isso quando são extremamente bem construídos.
Na maioria dos casos, as soluções ERP vêm com uma interface complexa que obriga os usuários a navegar alternando de uma aba para outra para acessar informações importantes. O resultado final? Os usuários passam mais tempo trabalhando dentro do sistema ERP do que trabalhando. Para resolver isso, as empresas começaram a buscar soluções que tornariam mais fácil para seus funcionários obterem os dados de que necessitam, sem o incômodo de passar por processos de várias etapas.
É aqui que um chatbot ERP AI entra em cena.
O chatbot AI para ERP, como conceito, representa uma plataforma que fica dentro do software ERP e ajuda os usuários em suas dúvidas sobre informações de negócios. Por exemplo, se você precisar dos detalhes de lucros e perdas do último trimestre, tudo o que você terá que fazer é digitar “quais foram meus números de lucros e perdas do segundo trimestre de 2023” nas soluções ERP AI chatbot e você obterá o número.
Vamos examinar o conceito em detalhes, sendo um pouco mais técnicos.
A arquitetura típica de assistentes de ERP com tecnologia de IA
Existem várias maneiras de realizar a integração de sistemas ERP de chatbot AI, mas a que é considerada a mais segura é esta arquitetura –
- O usuário insere expressões em um dos vários canais conectados ao ERP (Webchat, Slack, etc.) e então são passadas para os conectores do bot.
- O conector do bot geralmente é hospedado em uma plataforma em nuvem. Ele envia a expressão para a lógica do bot que fica hospedada em sua rede local.
- A lógica do bot gerencia a expressão e gera uma solicitação para:
- O sistema backend, se for necessário para levar a conversa adiante.
- O mecanismo de PNL na nuvem para extrair intenções e entidades da expressão.
- Depois que as informações são coletadas, a lógica do bot obtém todos os dados necessários para manter a conversa.
A vantagem dessa automação de ERP com arquitetura de chatbots é que os dados inseridos pelo usuário são as únicas informações que ficam expostas na nuvem. Todas as informações confidenciais dentro das expressões são criptografadas por meio da lógica do bot antes de serem enviadas ao mecanismo de PNL. Além disso, os dados de back-end permanecem no firewall, pois a lógica é armazenada localmente.
Aqui está uma visão da arquitetura de integração SAP NLP apresentando a representação visual de como ela funciona
Enquanto tanta coisa acontece no backend, no frontend a conversa entre os usuários e o AI chatbot ERP acontece em segundos.
Mas como esse processo se traduz em vantagens comerciais? Deixe-nos dar uma olhada…
Leia também: ERP móvel: Por que as empresas modernas devem adotar soluções ERP móveis baseadas em nuvem?
Os benefícios dos chatbots de IA no ERP
Imagine usar um elemento que estuda dados de vários segmentos do software ERP e, em seguida, retorna com uma resposta à sua pergunta relacionada ao negócio ou auxilia nas tarefas de geração de relatórios e entrada de dados. A automação de ERP com chatbots torna isso possível. E aqui está o resultado dessa facilidade.
Resolução eficaz de problemas
Um dos maiores benefícios dos chatbots de IA no ERP reside na sua abordagem multifacetada de resolução de problemas. Normalmente, funciona de três maneiras –
- Assistência com perguntas frequentes – Eles fornecem respostas em tempo real para perguntas frequentes, como “baixar meu comprovante de salário”, “onde posso encontrar o relatório de desempenho de SEO do mês passado”
- Solução de problemas – diagnostique rapidamente soluções em tempo real para problemas que ocorrem comumente.
- Processos passo a passo – Acompanhe os usuários através de processos e etapas complexas, reduzindo assim os erros.
Automação do processo
Assistentes de ERP com tecnologia de IA assumem facilmente tarefas repetitivas, como geração de relatórios, entrada de dados e fluxos de trabalho de aprovação. Essa inclusão ajuda a simplificar as operações e promover a eficiência, mantendo a precisão.
Ao gerenciar essas atividades de forma autônoma, os bits eliminam a chance de erro, ao mesmo tempo que liberam os funcionários de tarefas rotineiras.
Informações de dados
Alimentado por recursos de IA e aprendizado de máquina, o chatbot de IA para ERP é capaz de dissecar os dados do ERP e coletar insights valiosos que promovem a tomada de decisões informadas. Isto ajuda as empresas a agilizar escolhas baseadas em dados e a capitalizar oportunidades, ao mesmo tempo que lhes dá confiança quando se trata de dinamizar os seus planos de acordo com as mudanças e a procura do mercado.
Assistência Personalizada
Ao trabalhar com uma grande quantidade de conjuntos de dados sobre histórico de pesquisa, funções e responsabilidades e interações anteriores, o chatbot ERP AI é capaz de oferecer orientação personalizada aos usuários. Por exemplo, se você pedir ao bot para informar o desempenho do marketing, ele poderá sugerir a pesquisa de qual campanha teve melhor desempenho ou uma planilha de ROI específica de marketing.
Resposta simplificada ao problema
A proatividade é um recurso que diferencia um ERP médio de um software verdadeiramente impactante nos negócios. A implementação do ERP AI oferece suporte a alertas aprimorados, onde os usuários podem interagir com a notificação de seus dispositivos móveis ou PC.
Dessa forma, em caso de eventos excepcionais como quebra de máquina, atraso na entrega ou problemas de estoque, os usuários podem solicitar mais informações ao bot para tomar medidas oportunas.
Agora que analisamos os benefícios da integração do chatbot de IA com sistemas ERP, é crucial compreender que, para que as empresas obtenham essas vantagens específicas do ERP de chatbot de IA, elas precisarão ter uma estratégia sólida.
Na Appinventiv, quando trabalhamos em um projeto envolvendo o desenvolvimento de chatbot ERP AI, existem algumas estratégias principais que seguimos. Embora cada projeto seja diferente, existem alguns fatores que permanecem os mesmos em todos os escopos de requisitos. 
Fatores que determinam o sucesso do seu projeto de ERP
Objetivo bem definido – Começamos com um objetivo claramente definido que explica o que você deseja que o chatbot alcance dentro do seu sistema ERP. O conjunto de atividades pode ser a automação de tarefas, o fornecimento de informações ou simplesmente o auxílio no suporte. Esse objetivo ajuda na preparação dos dados para o chatbot de IA para ERP.
Selecione a plataforma de IA certa – Em nossas ofertas de serviços de desenvolvimento de IA, colocamos ênfase na construção de seu chatbot ERP em pilha de tecnologia e modelos de IA que se alinham com o software local. Algumas das opções que trabalhamos são: Dialogflow, Microsoft Bot Framework ou mesmo desenvolvimento customizado com Python e bibliotecas como NLTK ou spaCy.
Projetar fluxos de conversação – Uma parte crítica de nosso esforço de desenvolvimento de chatbot de IA de ERP reside na construção de fluxos de conversação e diálogos para o chatbot, identificando as dúvidas comuns dos usuários e construindo respostas adequadas. Também implementamos componentes NLU para ajudar o chatbot a compreender a intenção e o contexto do usuário de maneira eficaz. Isso também envolve treinar o chatbot em linguagem e terminologia específicas do setor.
Implantar e monitorar – Depois de treinar seu chatbot ERP AI com interações reais do usuário e refinar suas respostas ao longo do tempo, implantamos o chatbot em seu sistema ERP ou desenvolvemos o sistema ERP habilitado para IA e monitoramos seu desempenho analisando continuamente as interações do usuário e refinando o respostas do chatbot.
Usando essas estratégias para definir os melhores casos de uso de chatbot de IA de ERP, desenvolvemos e implantamos mais de 20 soluções de planejamento de recursos empresariais, com pelo menos 5 delas com chatbot de IA para ERP. O foco para nós está sempre na criação de software que forneça insights detalhados e em tempo real para as dúvidas dos usuários. Invista hoje em nossos serviços de desenvolvimento de software empresarial para testemunhar os recursos da IA em ERP.
Perguntas frequentes
P. O que é um chatbot de IA no contexto do ERP?
R. O chatbot ERP AI é uma funcionalidade que se integra ao software com o objetivo de responder às dúvidas dos colaboradores em tempo real. Funciona em uma arquitetura que atende às consultas dos usuários, usa aprendizado de máquina, PNL e modelos de IA para entender o contexto da conversa e convertê-la em respostas apropriadas.
P. Quais são os principais benefícios do uso de chatbots de IA em sistemas ERP?
R. Há uma série de benefícios/casos de uso de chatbot de IA de ERP que as empresas modernas estão testemunhando. Algumas das principais vantagens incluem: melhor eficiência, maior produtividade, fornecimento de recomendações personalizadas e melhor tomada de decisões