5 modelos de divulgação por e-mail de planejamento de eventos para usar em 2023
Publicados: 2022-12-28Cansado de ter que criar novos e-mails do zero toda vez que precisar de um para coisas como planejamento de eventos?
Diferentes estratégias de e-mail para diferentes campanhas são necessárias para cada oportunidade de negócio.
No entanto, pode ser uma perda de tempo e motivação redigir esses e-mails manualmente.
Como você deve saber, um dos fatores mais importantes para convencer participantes em potencial a se inscreverem em um evento como esse é o nível de personalização incluído nos e-mails de convite enviados a eles.
Segundo as estatísticas, cerca de 78% dos profissionais de marketing já usam e-mail para comunicação personalizada.
Hoje vamos orientá-lo sobre as maneiras corretas de incluir e-mails de planejamento de eventos em sua estratégia de negócios e o que incluir ao elaborá-los.
Além disso, você obterá os 5 principais modelos de divulgação por e-mail de planejamento de eventos para usar em suas futuras campanhas de e-mail.
Vamos começar!
O que é divulgação por e-mail de planejamento de eventos?
A divulgação por e-mail é uma estratégia usada no planejamento de eventos para alcançar clientes, parceiros ou outras partes interessadas em potencial para promover um próximo evento.
Você pode usar esse tipo de divulgação por e-mail para aumentar o conhecimento do evento, gerar interesse em participar e construir relacionamentos com participantes ou patrocinadores em potencial .
Além disso, os e-mails de planejamento de eventos são uma excelente forma de coordenar a logística e confirmar detalhes com os envolvidos no evento.
A redação desses e-mails geralmente inclui detalhes como data, hora, local e outras informações pertinentes relacionadas ao evento .
Eles também podem conter solicitações de cotações, estimativas e muito mais.
Quando estamos enviando e-mails de planejamento de eventos?
Ao enviar e-mails de planejamento de eventos, você deve dar aos fornecedores e locais tempo para se prepararem para o evento e permitir que os participantes tenham bastante tempo para responder.
Portanto, seria melhor enviar seus e-mails de planejamento de eventos com pelo menos um mês de antecedência.
Quais são os benefícios da divulgação por e-mail de planejamento de eventos?
A divulgação por e-mail de planejamento de eventos oferece vários benefícios, incluindo:
Maior eficiência — Permite que você alcance rápida e facilmente vários fornecedores e locais para encontrar as melhores tarifas e serviços.
Economia de custos — permite que você compare cotações e encontre o melhor negócio entrando em contato com vários fornecedores.
Organização aprimorada — Ajuda você a se manter organizado e acompanhar todos os detalhes relacionados ao evento.
Comunicação aprimorada — Certifique-se de que todos os envolvidos no evento estejam na mesma página e cientes de quaisquer alterações ou atualizações.
E antes de pularmos para nossa lista dos 5 principais modelos de divulgação de planejamento de eventos, vamos primeiro verificar o que incluir ao escrevê-los.
Lista de verificação de e-mail de planejamento de eventos [+ Exemplos]
Os padrões padrão se aplicam à maioria dos e-mails. Isso significa criar linhas de assunto que chamem a atenção, escrever corpos de e-mail atraentes e incluir uma frase de chamariz clara.
Nesta seção, falaremos sobre os detalhes mais refinados que você deve incorporar aos seus e-mails de planejamento de eventos, que variam dependendo do seu relacionamento com o destinatário do e-mail.
Nota: Além disso, cada seção inclui uma amostra da estrutura de dados apropriada para ajudá-lo a criar seus próprios modelos de forma rápida e fácil.
Vamos começar!
1. O Objetivo do Evento e Seu Resultado Esperado️
Ao planejar um evento via e-mail, é crucial traçar seus objetivos e resultados. Isso garantirá que todos os participantes estejam na mesma página e trabalhando em direção a um objetivo comum.
Além disso, o fator mais crítico para determinar se seus destinatários estão ou não interessados em participar do evento é a transparência das informações fornecidas, como o objetivo do evento.
2. A Data, Hora e Local do Evento️
Incluir informações pertinentes no convite por e-mail, como local, data e hora do evento, é o segundo aspecto mais importante dos e-mails de planejamento de eventos.
3. Uma Agenda Detalhada de Atividades e Palestrantes️
Ao planejar um evento, é essencial incluir uma agenda detalhada de atividades e palestrantes em um e-mail para todos os envolvidos.
A programação define as pessoas que estarão presentes, os temas que serão abordados e os horários em que ocorrerão diversos eventos.
Isso permite que todos planejem adequadamente e garantam que o evento ocorra sem problemas.
Além disso, ajuda a promover um senso de organização e incentiva a participação ativa de todos.
4. Uma lista de suprimentos e equipamentos necessários️
Um e-mail de planejamento se beneficiaria da inclusão de uma lista de suprimentos e equipamentos necessários por vários motivos.
Isso pode ajudar a garantir que nada seja esquecido e que tudo seja contabilizado.
Também pode ajudar a agilizar o processo de planejamento de eventos porque todos os itens necessários podem ser identificados e solicitados com antecedência.
Da mesma forma, ao garantir que apenas os itens essenciais sejam comprados ou alugados, ter uma lista de suprimentos e equipamentos pode ajudar a controlar os custos.
5. Orçamento do evento e detalhes sobre como será financiado️
Você pode garantir que todos os envolvidos entendam claramente os custos associados ao evento e de onde vem o dinheiro, incluindo informações sobre como o evento será financiado.
Incluir essas informações em seus e-mails também pode ajudar a evitar mal-entendidos ou disputas no futuro.
6. Uma linha do tempo de tarefas e prazos️
É útil incluir um cronograma de tarefas e prazos em um e-mail para planejar um evento, para que as pessoas possam lidar com as coisas com antecedência.
Ele oferece uma estrutura dentro da qual todos podem trabalhar e mantém as pessoas no caminho certo.
Além disso, pode ser usado para lembrar as pessoas de suas obrigações e delegar tarefas.
Além disso, ter um cronograma de tarefas e prazos permite que todos vejam a evolução do processo de planejamento do evento.
7. Informações de contato de fornecedores ou parceiros envolvidos com o evento️
Incluindo informações de contato para quaisquer fornecedores ou parceiros envolvidos em e-mails de planejamento de eventos para que todos saibam quem contatar em caso de dúvidas ou preocupações.
Essas informações também ajudam a simplificar a comunicação para que todas as partes recebam atualizações que possam ocorrer durante o processo de planejamento.
Da mesma forma, incluir informações de contato garante que todas as partes envolvidas tenham as informações necessárias e que quaisquer problemas surgidos sejam resolvidos de forma rápida e eficiente.
8. Um convite para o evento com uma frase de chamariz️
O objetivo do convite do evento e da frase de chamariz nos e-mails de planejamento do evento é fazer com que as pessoas se inscrevam no evento.
Um "call-to-action" é uma solicitação direta para o leitor realizar algum tipo de ação, como visitar um link, inscrever-se em algo ou comprar algo.
Ao incluir uma frase de chamariz em seus e-mails, você pode aumentar a probabilidade de as pessoas realizarem a ação desejada.
Além disso, pode ajudar a direcionar mais tráfego para seu site, o que pode levar ao aumento de vendas e receita.
9. Uma pesquisa ou questionário de acompanhamento para medir o sucesso do evento️
A inclusão de uma pesquisa ou questionário de acompanhamento fornece feedback dos participantes sobre como foi o evento e o que poderia ser melhorado para eventos futuros.
A pesquisa ou questionário deve abranger tópicos como satisfação geral com o evento, quão bem os objetivos do evento foram alcançados e quais aspectos precisam ser melhorados.
Esse feedback pode ser usado para planejar eventos futuros com mais eficiência.
Além disso, os resultados da pesquisa podem ser usados para fornecer evidências do sucesso do evento para patrocinadores, financiadores e outras partes interessadas.
5 principais modelos de divulgação por e-mail de planejamento de eventos para usar em 2023
1. Promovendo seu modelo de e-mail do Keynote
Se você for usar e-mail para promover sua palestra, certifique-se de dar ao seu público um motivo claro e convincente para participar.
Forneça detalhes sobre o evento, como quem estará palestrando e quem está patrocinando, bem como um link para a página de inscrição.
Além disso, inclua a frase de chamariz na descrição do evento e incentive os leitores a agir e se inscrever.
2. Modelo de e-mail de anúncio de conferência
Os e-mails de anúncio da conferência são uma ótima maneira de informar as pessoas sobre os próximos eventos.
Você pode usar este modelo para enviar convites, lembretes e atualizações para participantes em potencial.
3. Modelo de e-mail de webinar
Você pode usar um modelo de e-mail de webinar para promover um próximo webinar para participantes em potencial.
Forneça mais informações sobre o webinar, compartilhe a agenda do webinar e incentive as pessoas a se inscreverem no webinar.
Você também pode usar um modelo de e-mail de webinar após o webinar para agradecer aos participantes, fornecer informações de acompanhamento e oferecer descontos ou bônus especiais.
4. Modelo de e-mail de convite exclusivo
E-mails de convite exclusivos são uma excelente maneira de atingir um grupo específico de pessoas que provavelmente estarão interessadas no que você está oferecendo.
Além disso, podem ajudá-lo a criar um senso de urgência e exclusividade em torno de um evento ou lançamento de produto.
Em comparação com uma campanha de e-mail mais geral, e-mails de convite exclusivos podem ajudar a aumentar o engajamento e as taxas de conversão.
5. Modelo de e-mail de convite para evento
E-mails usados para convites de eventos que você pode usar para convidar destinatários para qualquer tipo de evento, incluindo casamento, conferência de negócios, apresentação de prêmios ou festa de aniversário.
Esses e-mails geralmente contêm informações sobre o evento, incluindo data, hora, local e quaisquer outros detalhes pertinentes.
Além disso, certifique-se de incluir um call-to-action e pedir ao destinatário para RSVP ou um link para um formulário de RSVP online.
Bônus: Escreva novos e-mails de planejamento de eventos sem modelos
Os modelos são uma ótima maneira de ter uma versão pronta para enviar de e-mails de planejamento de eventos em mãos.
Mas que tal gerar automaticamente modelos de e-mail de planejamento de eventos a partir de uma lista com marcadores de informações relevantes?
O complemento de reescrita TextCortex oferece essa funcionalidade.
Tudo o que você precisa fazer é escrever seus tópicos principais na forma de marcadores, destacá-los e escolher o recurso ' Balet para e-mail ' no menu.
Em segundos, você receberá seu rascunho de e-mail pronto para enviar, que pode ser ajustado combinando outros recursos convenientes, como reescrita, tom, preenchimento automático, expansão e muito mais.
Ao utilizar a extensão TextCortex Chrome, você também pode:
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