Tudo o que você deve saber sobre gerenciamento de ativos de software

Simplificando, o Software Asset Management, também conhecido como SAM, é uma prática de negócios que envolve o gerenciamento e a otimização da compra, implantação, manutenção, utilização e descarte de aplicativos de software dentro de uma organização. Basicamente, o SAM é usado para resolver possíveis problemas de licenciamento de software. Ele inclui toda a infraestrutura e processos necessários para o gerenciamento, controle e proteção efetivos dos ativos de software em todos os estágios de seu ciclo de vida.

As ferramentas de gerenciamento de ativos de software formam uma subcategoria de ferramentas de gerenciamento de ativos de TI. Eles automatizam as atividades necessárias para garantir a conformidade com os direitos de licença de software e regular os custos do software. Isso é obtido por meio da captura de termos de contrato de licença em código, automação da coleta de dados de uso de software e cálculo de implicações de custo. O resultado final é ajudar as empresas a otimizar os gastos com software.

Recursos das ferramentas de gerenciamento de ativos de software

Conforme mencionado anteriormente, as ferramentas de gerenciamento de ativos de software são projetadas para garantir a conformidade com os termos de licenciamento de software. Eles têm alguns sistemas diferentes que atendem a funções diferentes, que no final se unem para garantir a otimização e a conformidade do licenciamento de software.

Sistemas de controle de aplicativos

Eles restringem e gerenciam as instalações de software nos dispositivos usados ​​pela empresa para melhorar a segurança e minimizar outros riscos. Por mais que esse sistema lide principalmente com proteção de dados e detecção de fraudes, o Digital Guardian é um dos principais fornecedores que lidam com esses problemas.

? Sistemas de gerenciamento de patches

Estes automatizam a implantação de patches de software para garantir que os computadores estejam atualizados e em conformidade com os requisitos relevantes de segurança e produtividade.

? Sistemas gerenciadores de licenças

Esses sistemas fornecem um arquivo perspicaz para direitos de licença, o que ajudará uma empresa a descobrir onde está sublicenciada e, portanto, em risco de auditoria de conformidade ou superlicenciada, caso em que está gastando dinheiro em compras desnecessárias de software.

? Ferramentas de catálogo de produtos

Essas ferramentas são usadas para coletar detalhes específicos do produto, como nome, edição, versão e formulários de contrato de licença para os produtos usados ​​pela empresa. Ele ajuda a normalizar as convenções de nomenclatura de produtos dentro da empresa e permite o mapeamento entre outras ferramentas de desenvolvimento usadas na solução SAM composta.

? Sistemas de gerenciamento de solicitações

Eles facilitam para os funcionários solicitarem aplicativos de software usando um formulário padronizado. Dessa forma, as empresas podem acompanhar a aquisição de software e saber se existem licenças adicionais necessárias para cobrir a nova aquisição.

? Sistemas de medição de software

Eles permitem o rastreamento do uso de aplicativos de software na rede. Além disso, eles podem ser usados ​​para fornecer cumprimento de conformidade em tempo real para aplicativos licenciados.

Outras ferramentas SAM incluem inventário de software e ferramentas de implantação de software, que coletam detalhes do arquivo de software como título, ID do produto, tamanho, data, direção e edição do software recém-instalado e automatizam e rastreiam a instalação de novos aplicativos, respectivamente.

Principais benefícios do gerenciamento de ativos de software

Embora a maioria dos gerentes de TI possa implementar o uso de ferramentas SAM para garantir a conformidade com os acordos de licenciamento e evitar possíveis penalidades, há muitos outros benefícios que podem resultar de seu uso.

? Poupança de custos

O Software Asset Management permite que as empresas simplifiquem seus sistemas de negócios. Como resultado, eles ganham maior controle sobre os custos, bem como o conhecimento necessário para direcionar futuras decisões de investimento. Uma empresa pode perder mais de 30% nos custos de gastos com software, mas isso depende muito de quão descentralizada a compra de TI está dentro da empresa e também dos contratos negociados com os fornecedores de software.

? Libera recursos trabalhistas

Ao automatizar o processo de processamento de licenciamento de software, uma empresa pode eliminar até 50% das atividades administrativas. Isso liberará recursos, bem como a carga de trabalho do departamento de TI, permitindo que eles se concentrem em outras atividades que potencialmente agregam valor à empresa.

? Riscos de conformidade reduzidos

A maioria das empresas recebe solicitações de auditoria pelo menos uma vez por ano. Ao usar as ferramentas de gerenciamento de ativos de software, uma empresa não precisa se preocupar muito ao receber essa solicitação. Isso porque eles sabem que estão em conformidade, pois tudo foi resolvido pelas ferramentas SAM.

Sobre problemas de licenciamento que o gerenciamento de ativos de software evitará

Como já foi mencionado anteriormente, o gerenciamento de ativos de software desempenha um papel importante na redução do excesso de licenciamento. Isso ocorre porque a maioria das empresas tem medo de uma escassez de licenciamento de software e acabam adquirindo mais licenças do que precisam. Abaixo estão alguns dos problemas de licenciamento de software   resolvido pelo gerenciamento de ativos de software.

? Instalações não controladas

Algumas empresas adotaram medidas para garantir que apenas algumas pessoas tenham direitos para fazer instalações nos computadores usados ​​pela empresa (direitos de administrador). Às vezes, isso pode ser inconveniente, pois diminui o ritmo quando alguém precisa esperar que uma pessoa autorizada conceda permissão para a instalação do software. Para evitar isso, outras empresas preferem dar a todos a autoridade para fazer suas instalações, o que pode levar à instalação de programas desnecessários. Com o SAM, as empresas podem controlar as instalações enquanto ainda garantem que o fluxo de trabalho e a dinâmica não sejam interrompidos.

? Padronização de Contratos

Na maioria das vezes, as empresas com muitos contratos de software têm muito licenciamento excessivo. Com muitos contratos, é difícil manter uma visão geral dos direitos de licença da organização. Como tal, você encontra um cenário em que, se houver necessidade de um novo software, em vez de passar por centenas de contratos para descobrir se o software está coberto, é mais fácil comprar uma nova licença. Se isso continuar, você descobre que uma empresa tem mais licenças do que precisa. As ferramentas SAM certas podem ajudar a evitar isso.

O Software Asset Management é uma prática muito importante, e toda empresa, principalmente as grandes corporações, deve adotá-la. Não apenas facilita o cumprimento dos contratos de licença, mas também evita o excesso de licenciamento, o que, por sua vez, reduz custos e melhora efetivamente os resultados da empresa, algo que todos desejam. O segredo do sucesso do Software Asset Management é investir na tecnologia certa e contar com uma equipe de profissionais experientes para supervisionar todo o processo.