Por que e como implementar um software de gerenciamento de instalações

No ambiente de trabalho cada vez mais complexo de hoje, as organizações se concentram na construção de infraestrutura robusta para o crescimento sustentável. Envolve tanto a infraestrutura física quanto a infraestrutura subjacente para os processos e sistemas que a governam. Se você possui um canteiro de obras, instituição educacional ou escritório corporativo, provavelmente encontrará vários problemas, pois é difícil manter os regulamentos de manutenção e organização.

Um sistema de gerenciamento de instalações está no centro da organização para agilizar os processos para canalizar a máxima eficiência e utilização da infraestrutura. Os gerentes de instalações devem estar cientes das diferentes plataformas e trazê-las para uma solução integrada, ordenada e bem gerenciada.

Várias dicas e guias de gerenciamento de instalações ajudam a simplificar e agilizar o processo geral de gerenciamento. Neste post, vamos entender por que e como implementar um software de gerenciamento de instalações, mas antes disso, vamos esclarecer alguns conceitos básicos de gerenciamento de instalações, tipos, recursos e muito mais.

O que é Gerenciamento de Facilidades?

De acordo com a International Standards Organization (ISO) , o gerenciamento de instalações é uma função organizacional que integra pessoas, locais e processos dentro do ambiente construído para melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio principal.

A International Facility Management Association (IFMA), a associação profissional mais amplamente reconhecida para gerentes de instalações em todo o mundo, a define como “a prática de coordenar o local de trabalho físico com as pessoas e o trabalho da organização”.

A gestão de instalações inclui ferramentas, softwares e serviços que apoiam o funcionamento, a segurança e a sustentabilidade do negócio. Algumas das atividades de gerenciamento de instalações envolvem:

• Gestão de arrendamentos (administração e contabilidade)
• Planejamento e gerenciamento de projetos de capital
• Manutenção e operações
• Gerenciamento de energia
• Experiência de funcionários e ocupantes
• Gestão imobiliária
• Gerenciamento de emergência e continuidade de negócios
• Gerenciamento de espaço

O que é um software de gerenciamento de instalações?

O software de gerenciamento de instalações é um software personalizado projetado e desenvolvido para otimizar o gerenciamento de edifícios. Ele permite que as organizações gerenciem seus programas gerais de reparo e manutenção a partir de um painel baseado na Web ou aplicativo de gerenciamento de instalações. O software FM moderno também visa melhorar a conclusão do fluxo de trabalho e fortalecer a comunicação da equipe.

Atualmente, o software de gerenciamento de instalações faz parte de pequenas e grandes empresas que as ajuda a aumentar a produtividade dos ativos e transformar itens acionáveis ​​em resultados significativos. As soluções de tecnologia capacitam os gerentes de várias instalações a executar várias funções em manutenção e reparo contínuos, como fornecimento e conformidade de empreiteiros comerciais, programação de manutenção, faturamento e análise de dados.

As soluções baseadas em nuvem ajudam as empresas a analisar os dados em tempo real com medidas de segurança adicionais. Ele também ajuda a analisar os padrões de gastos ao longo do tempo e ajuda na redução de custos, ao mesmo tempo em que melhora a comunicação com provedores de serviços e partes interessadas internas.

Vamos agora entender os tipos de software de gerenciamento de instalações.

Tipos de software de gerenciamento de instalações

Ao pesquisar soluções de sistemas de software de gerenciamento de instalações corporativas, você deve ter se deparado com muitas terminologias difíceis de decifrar. Atualmente, no mercado, existem vários tipos de software de gestão de instalações que disponibilizam diferentes funcionalidades a diferentes níveis para um negócio.

Abaixo estão os tipos de software de gerenciamento de instalações disponíveis no mercado hoje.

Sistema integrado de gestão do local de trabalho

Um sistema de gerenciamento de local de trabalho integrado ou IWMS é o conjunto completo de ferramentas para gerenciar instalações. Com o IWMS, você pode lidar com tudo, desde o seu portfólio imobiliário até a criação de plantas baixas, planejamento de manutenção, controle, etc. De acordo com a previsão , a implantação de soluções IWMS leva a uma redução no consumo de energia em 10%, uma melhoria no espaço de trabalho por 40% e reduziu os custos de manutenção das instalações em 14%.

Gerenciamento de instalações auxiliado por computador

O software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador, também conhecido como CAFM, é um software de gerenciamento de instalações que permite aos gerentes melhorar o planejamento de longo prazo de espaço, instalações, orçamentos, manutenção preventiva e solicitações de atendimento ao cliente para cumprir o alinhamento total com as necessidades de negócios. Ele ajuda a planejar, executar e monitorar todas as atividades envolvidas no gerenciamento do espaço e do local de trabalho.

Sistema informatizado de gerenciamento de manutenção

CMMS ou sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção são comumente usados ​​em indústrias onde a infraestrutura física é crítica. É um software que centraliza os dados de manutenção e processa as operações de manutenção no prazo. Algumas das funções do CMMS são registro de ativos, gerenciamento de recursos e mão de obra, gerenciamento de ordens de serviço, relatórios, análise e auditoria.

Gerenciamento de ativos empresariais

O EAM ou gerenciamento de ativos corporativos é um conjunto de software, sistemas e serviços necessários para manter e controlar equipamentos operacionais. O EAM se concentra em otimizar a qualidade e a utilização dos ativos, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e reduz os custos operacionais. Envolve gerenciamento de trabalho, manutenção de ativos, gerenciamento da cadeia de suprimentos e iniciativas de EHS.

Um provedor de serviços de desenvolvimento de software personalizado pode ajudá-lo a projetar, desenvolver e implantar software de gerenciamento de instalações que integre várias funcionalidades que atendam aos seus requisitos de negócios em tempo real.

Recursos de um software de gerenciamento de instalações

O software de gerenciamento de instalações está repleto de vários recursos que definem seus recursos. Atualmente, as ferramentas de gerenciamento de instalações estão se tornando mais inovadoras, integradas e avançadas com recursos adicionais. Aqui estão alguns recursos que você deve conhecer ao procurar um software de gerenciamento de instalações:

Gerenciamento simplificado de ordens de serviço

Um software eficiente garante o gerenciamento simplificado de ordens de serviço nas instalações. A equipe pode inserir solicitações de manutenção diretamente no sistema e as ordens de serviço podem ser encaminhadas aos contratados a taxas aprovadas.

Plataforma SaaS

Software como serviço ou software de gerenciamento de instalações corporativas baseado em nuvem reduz o aumento das instalações e atualizações de software, ao mesmo tempo em que elimina a necessidade de suporte adicional de hardware, reduzindo os custos de propriedade.

Integrações de terceiros

Um sistema de gerenciamento de instalações capaz permite integrações perfeitas de terceiros, como sistemas de contabilidade e pagamento, para minimizar erros de entrada de dados e automatizar processos de pagamento e auditoria.

Diretório de empreiteiros acessível

O software de gerenciamento de instalações garante um diretório de contratados facilmente acessível com informações de contrato mantidas e atualizadas regularmente. Além disso, você pode acessar o diretório para encontrar empreiteiros qualificados que possuam as habilidades certas para projetos específicos.

Interface de usuário simplificada

Um painel do sistema de gerenciamento de instalações deve oferecer uma interface de usuário limpa, simples e moderna. Uma interface de usuário simplificada reduz a confusão na visualização de dados da equipe, acelera o tempo de treinamento e permite uma expansão mais rápida da equipe.

Por que você deve implementar o software de gerenciamento de instalações?

Executar e gerenciar várias instalações simultaneamente pode ser um desafio se você fizer isso tradicionalmente. Você precisa gerenciar vários sistemas prediais, manter um canal de comunicação em tempo real e utilizar com eficiência todos os espaços para maximizar a produtividade e a lucratividade da empresa.

Em vez de executar com papéis e uma lista de verificação, o software de gerenciamento de instalações mantém tudo centralizado em um único painel baseado na web. Tarefas repetitivas são automatizadas e os recursos são utilizados de forma a entregar as instalações em um nível eficiente e produtivo.

Abaixo estão vários motivos que destacam a importância do software de gerenciamento de instalações:

Automatize o reparo e a manutenção

Conforme discutido acima, um sistema de gerenciamento de instalações garante a simplificação das tarefas de reparo e manutenção, para que os gerentes de propriedade e donos de lojas não precisem perder tempo trabalhando com o pessoal de manutenção. Isso permite que eles dediquem suas energias a outros aspectos do negócio, como gerenciamento de vendas e entrega.

Com software de gerenciamento de instalações como o IWMS, eles podem observar e rastrear o status da instalação em tempo real, definir cronogramas de reparo com antecedência e automatizar a emissão de solicitações de manutenção quando determinadas condições não forem atendidas.

Tornar os edifícios energeticamente eficientes

Edifícios comerciais e industriais, como transporte, gás e manufatura, executam várias instalações e sistemas como HVAC, filtragem de água e iluminação para operar e exigem uma ampla quantidade de energia que precisa de uma grande quantidade de orçamentos operacionais.

Com uma solução de software de gerenciamento de instalações capaz, você pode encontrar maneiras de tornar os sistemas críticos energeticamente eficientes. Essas soluções permitem extensas auditorias de energia para determinar quais sistemas estão usando mais energia e onde os níveis de energia podem ser reduzidos, mantendo as funções operacionais padrão.

Prolongar o ciclo de vida do serviço de sistemas e ativos

Um sistema de gerenciamento de instalações ajuda as organizações a aproveitar ao máximo seus ativos e maximizar seu ciclo de vida de serviço com ferramentas e recursos de gerenciamento integrados. Quando os sistemas são mantidos regularmente, eles funcionam eficientemente por períodos mais longos. Você também pode obter relatórios de manutenção para analisar quais sistemas precisam de manutenção instantaneamente.

Ele ajuda você a planejar e determinar o melhor momento para agendar reparos, manutenção preventiva ou substituição de máquinas. Reduz o tempo de inatividade do sistema e aumenta a produtividade, gerando um retorno significativo sobre o investimento.

Otimize o layout e a instalação de sistemas críticos

A instalação de sistemas críticos pode cavar buracos profundos em seus bolsos, mas os sistemas de gerenciamento de instalações capacitam gerentes, arquitetos e engenheiros a visualizar uma imagem abrangente de toda a instalação em um painel. Isso permite que eles forneçam um layout mais otimizado para instalações do sistema.

Relatórios de desempenho, auditorias energéticas e análises auxiliam cumulativamente as partes interessadas na tomada de melhores decisões que garantem o desempenho eficiente de sistemas críticos e proporcionam um melhor ROI.

Como implementar o software de gerenciamento de instalações?

A implementação de um software de gerenciamento de instalações não é apenas um trabalho de um dia; você precisa pesquisar os requisitos de sua organização, como quais atividades você precisa que seu software de instalação execute, como ele pode orientar para um melhor desempenho e muito mais.

Abaixo estão as cinco fases pelas quais toda organização passa para implementar um software de gerenciamento de instalações:

Fase I: Identificar o pessoal

É necessário entender o pessoal que irá interagir com a solução de gerenciamento de instalações. As possibilidades incluem quase todos, mas você precisa descobrir. Por exemplo, funcionários de nível térreo enviam tickets fixos por meio do portal CMMS, gerentes de departamento atualizam o diretório de funcionários existente, executivos de planejamento confiam em dados de painel perspicazes para decisões imobiliárias e financeiras, gerentes de instalações coletam e analisam esses dados para melhorar o local de trabalho e Os administradores de TI integram dispositivos de escritório por meio do sistema.

Determine quem precisa do quê e por que e avalie certos recursos, benefícios e funções para simplificar a próxima fase.

Fase II: Obtenha seu software desenvolvido

A próxima fase é obter o software desenvolvido que atenda às suas necessidades de negócios. Para o desenvolvimento de software, você pode explorar empresas de software de gerenciamento de instalações para fornecer soluções de software prontas para implantação ou desenvolvê-las por um provedor de serviços de desenvolvimento de software personalizado. Não há dúvida de que desenvolver um software de gerenciamento de instalações personalizado é a melhor abordagem para o estágio dois.

Um software pronto para uso pode não ter todas as funcionalidades que sua empresa exige ou pode ter algumas funcionalidades extras que você não precisa, de qualquer forma, é um investimento caro. Considerando que, quando se trata de desenvolvimento de software personalizado, você obtém o que realmente precisa para o seu negócio, juntamente com serviços de suporte para garantir o bom funcionamento do software.

Você pode usar as informações coletadas para tomar decisões informadas no processo de desenvolvimento de software . A fase de desenvolvimento de software é crucial, pois envolve a implementação precisa do software de gerenciamento de instalações. Certifique-se de que o software que você procura atende aos critérios para suas necessidades e expectativas de negócios. Valide seu MVP em todos os aspectos, como interface do usuário, oportunidades de integração, rastreamento de relatórios, etc.

Estágio III: Definir e construir o sistema

Agora que você finalmente desenvolveu um software personalizado, é hora de mapear os fluxos de trabalho. Comece seguindo as etapas abaixo para integrar o software em suas operações existentes para criar um sistema:

• Liste os processos e tarefas que você pode automatizar por meio da plataforma
• Coleta e análise de dados que você pode reformular dentro do software
• Configure os modos de comunicação e colaboração integrados ao software
• Reformule os processos manuais que precisam ser restabelecidos no software

A empresa de desenvolvimento de software personalizado o ajudará a concluir a configuração do seu negócio e a construir e otimizar cada faceta exclusiva do sistema.

Estágio IV: Programar e implantar

Antes de lançar o sistema de software, teste-o e certifique-se de que foi desenvolvido de acordo. Esta etapa também é conhecida como etapa de lavagem, enceramento e polimento, onde o sistema está pronto para ser implementado. No entanto, uma implementação de teste pode interromper os sistemas e frustrar os funcionários, portanto, você precisa considerar as etapas finais antes da implantação:

• Teste fluxos de trabalho e processos para garantir que funcionem conforme planejado
• Estabelecer credenciais para funcionários de acordo com as permissões e requisitos de admissão
• Identifique conexões entre departamentos, como portais e fluxos de trabalho
• Execute uma auditoria de segurança e acessibilidade entre vários aplicativos

Estágio V: normalizar o uso

Agora que você implementou um sistema de gerenciamento de instalações, torne-o um padrão para realizar qualquer atividade na organização. Seu software de gerenciamento de instalações deve ser a espinha dorsal das operações e da tomada de decisões. A melhor maneira de perceber o ROI é normalizando seu uso em diversas verticais em sua instalação.

A configuração de um sistema de gerenciamento de instalações é um processo progressivo para garantir que você atenda às demandas de seu local de trabalho para crescer imensamente.

Conclusão

A tecnologia de gerenciamento de instalações incorpora novas melhorias todos os dias com o envolvimento de novas tecnologias que ajudam a criar sistemas avançados sustentáveis ​​para atender aos requisitos de negócios padrão, fornecendo resultados notáveis. Uma solução de gerenciamento de instalações ajuda a identificar melhores maneiras de melhorar as operações e os procedimentos de manutenção. Com as melhores práticas em jogo, sua instalação se torna mais proativa e menos reativa.

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Perguntas frequentes:

P: Quais são as análises de dados que um software de gerenciamento de instalações deve rastrear?

R: A análise de gerenciamento de instalações inclui tendências, padrões e insights de dados importantes nos dados das instalações. Existem basicamente 4 métricas que seu software de gerenciamento de instalações deve levar em consideração:

Descritivo: mostra o que está acontecendo agora com base nos dados recebidos

Diagnóstico: explica por que os dados são como são e por que os eventos aconteceram

Preditivo: ajuda a prever o que provavelmente acontecerá no futuro

Prescritivo: instrui e fornece sugestões sobre como influenciar os dados e fazer alterações impactantes

P: Qual é o melhor software entre IWMS, CAFM, CMMS e EAM?

R. Depende da usabilidade do negócio. De acordo com seus requisitos de negócios, você pode escolher entre o IWMS, CAFM, CMMS e EAM. No entanto, um sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho oferece um conjunto completo que atende a quase todos os requisitos de negócios.

P: Qual é o ROI do software de gerenciamento de instalações?

R. O software de gerenciamento de instalações tem um ROI forte, especialmente ao lidar e otimizar negócios em vários locais que seguem os métodos tradicionais de listas de verificação em papel. Para calcular o ROI, multiplique sua despesa anual total de manutenção pela porcentagem total de economia anual. Subtraia o custo de implementação de software e a economia de eficiência anual total para determinar o ROI.