Como dar um aumento a seus funcionários usando a alteração da regra de horas extras da FLSA

Publicados: 2017-12-20

O que quer que você pense sobre as regras atuais de pagamento de horas extras na Lei de Padrões Justos de Trabalho, seu impacto no mercado de trabalho dos EUA não pode ser ignorado. À medida que o mercado muda, os regulamentos também mudam. Essas mudanças nas políticas definidas pelo DOL afetam milhões de funcionários e empregadores em todo o país, e ignorá-las pode causar muitos problemas legais às empresas. Manter a conformidade em um mercado e ambiente legislativo em constante mudança exige que você fique alerta e operacionalmente ágil .

A emenda FLSA de 2016, sob o título cativante e memorável “Regra Final para Atualizar os Regulamentos Definindo e Delimitando a Isenção para Funcionários Executivos, Administrativos e Profissionais”, atualiza os regulamentos e critérios para determinar a isenção de funcionários assalariados de colarinho branco da Feira Salário mínimo da Lei de Padrões Trabalhistas e proteções de pagamento de horas extras.

Em essência, e é aqui que você quer se apoiar, as mudanças no limite salarial para isenção de horas extras fazem valer a pena oferecer aos funcionários não isentos um aumento de salário para reduzir os custos com horas extras. No entanto, apenas se você puder provar que a maioria de suas funções são de "colarinho branco", porque o limite de isenção é de apenas 47 mil por ano.

Confuso? Bem, você não é o único. Portanto, vamos detalhá-lo para descobrir exatamente como você, como empregador, pode cumprir os regulamentos mais recentes da FLSA, evitar processos judiciais relacionados a horas extras, manter sua folha de pagamento econômica e, ao mesmo tempo, dar um aumento a seus funcionários.

quando eu souber das mudanças no flsa

Quais são os requisitos de pagamento de horas extras da FLSA?

A FLSA define os padrões de salário mínimo que os empregadores devem pagar à maioria de seus funcionários e também estabelece diretrizes para o pagamento de horas extras obrigatórias:

Um empregador que exige ou permite que um funcionário trabalhe horas extras geralmente é obrigado a pagar o prêmio do funcionário por essas horas extras. Os funcionários cobertos pelo Fair Labor Standards Act (FLSA) devem receber pagamento de horas extras por horas trabalhadas acima de 40 em uma semana de trabalho de pelo menos uma vez e meia suas taxas normais de pagamento. A FLSA não exige pagamento de horas extras para trabalho aos sábados, domingos, feriados ou dias regulares de descanso, a menos que horas extras sejam trabalhadas nesses dias. (Fonte: DOL)

Parece bastante simples, mas agora fica um pouco mais complicado. Nem todos os funcionários são cobertos pelos requisitos de horas extras e salário mínimo da FLSA. A FLSA permite exceções à regra para certos funcionários que trabalham em cargos administrativos, profissionais, executivos, altamente remunerados, vendas externas e profissionais de informática.

Para ser classificado como isento, o empregado precisa atender a critérios bem específicos definidos pelo DOL. Esta isenção da FLSA é algumas vezes chamada de isenção de “colarinho branco” ou “EAP”:

Desde 1940, os regulamentos do Departamento geralmente exigem que cada um dos três testes sejam cumpridos para que a isenção do EAP da FLSA se aplique: (1) o funcionário deve receber um salário predeterminado e fixo que não esteja sujeito a redução devido a variações na qualidade ou quantidade de trabalho realizado (“teste de base salarial”); (2) o valor do salário pago deve atender a um valor mínimo especificado (“teste de nível salarial”); e (3) as funções do funcionário devem envolver principalmente funções executivas, administrativas ou profissionais, conforme definido pelos regulamentos (“teste de funções”). (Fonte: DOL)

Os parâmetros estabelecidos para a classificação do empregado isento tendem a mudar de tempos em tempos por meio de decisões do DOL. A mais recente é a Resolução Final de maio de 2016, que entrou em vigor em 1º de dezembro de 2016.

O que mudou com a emenda de 2016 à regra de horas extras da FLSA?

Se você clicou no link acima para o documento de decisão final, pode estar um pouco assustado. Mais de oitocentas páginas de texto em DOL legalese são suficientes para fazer qualquer um dormir ou, se o trabalho exigir que eles realmente leiam tudo, causar um ataque de ansiedade. No entanto, esta alteração se concentra principalmente na atualização dos níveis de remuneração e compensação necessários para que os trabalhadores da EAP sejam classificados como isentos da exigência de pagamento de horas extras da FLSA.

flsa significa parece algo horrível

Limites salariais aumentados

A regra final de 2016 do DOL aumentou para o requisito de salário mínimo para a classificação de isenção administrativa, profissional e executiva de $ 455 por semana (ou $ 47.476 anualmente) para um cargo de tempo integral. Para funcionários altamente remunerados, o padrão também foi elevado, de um salário anual de US$ 100.000 para US$ 134.004.

Inclusão de bônus não discricionários e pagamentos de incentivos

Todo mundo gosta de bônus e pagamentos de incentivos. Com a emenda de 2016 do DOL, você também. Pela primeira vez, os regulamentos da FLSA permitem que os empregadores usem bônus, comissões e pagamentos de incentivo para satisfazer até 10% do requisito de salário mínimo para isenções administrativas, profissionais e executivas.

É importante observar que os bônus não discricionários geralmente são definidos como bônus prometidos ou acordados com antecedência. Surpresas não contam. Além disso, esses pagamentos só podem ser incluídos se forem pagos pelo menos trimestralmente.

você pode sentir o cheiro desse bônus

Atualizações automáticas dos requisitos salariais

A partir de 1º de janeiro de 2020, o DOL publicará ajustes nas exigências salariais para classificação de funcionários isentos. Essas atualizações serão publicadas a cada 3 anos e não devem surpreender os empregadores e contadores porque todas as taxas atualizadas serão publicadas no Federal Register e no site da Wage and Hour Division pelo menos 150 dias antes de sua data efetiva. Isso lhe dá muito tempo para se preparar.

Cumprindo com os regulamentos de horas extras da FLSA hoje

Com os ajustes de limite salarial da regra final do DOL em 2016 entrando em vigor, milhões de trabalhadores americanos cruzaram a linha entre a classificação de funcionários isentos e não isentos. Para permanecer em conformidade, os empregadores devem garantir a classificação adequada dos funcionários em todos os momentos. Todos os empregadores são obrigados a manter o controle preciso do tempo e a integridade do registro para manter a folha de pagamento econômica .

Classificação atualizada dos funcionários

Classificar adequadamente (e reclassificar) seus funcionários de acordo com as diretrizes mais recentes da FLSA é o primeiro passo para a conformidade com a regulamentação de horas extras. Você deve verificar as classificações de seus funcionários regularmente e não esperar por atualizações regulatórias. O status de isenção do funcionário pode mudar não apenas como resultado de ajustes de limite salarial (deve ocorrer a cada 3 anos a partir de 1º de janeiro de 2020), mas também outras circunstâncias, como mudanças organizacionais.

Por exemplo, um funcionário que não exerce mais funções incluídas nos critérios de isenção ou ganha menos de $ 913 por semana, deve ser imediatamente reclassificado como não isento, para receber horas extras de acordo com os regulamentos do DOL.

Uma alteração na classificação de um empregado, como a do exemplo acima, pode se tornar onerosa para o empregador. Não há como contornar o teste de deveres para determinar a isenção, mas é possível diminuir as despesas aumentando o salário de um funcionário para torná-lo elegível à isenção. Portanto, vale a pena comparar os custos de aumentar o salário base para funcionários isentos com a opção de reclassificá-los como não isentos e pagá-los por horas extras de acordo com os requisitos da FLSA.

Por exemplo, um funcionário cujo salário é significativamente inferior a US$ 913 por semana e raramente trabalha horas extras é melhor classificado como não isento, independentemente de sua função na organização. No entanto, para um funcionário cujo salário é próximo da mesma soma semanal e que tende a trabalhar mais de 40 horas por semana regularmente, pode ser mais econômico aumentar o salário para manter o status de isenção .

flsa regra de horas extras infográfico

Rastreamento preciso de atendimento

A precisão e a integridade dos dados usados ​​para a folha de pagamento são cruciais para a conformidade com os regulamentos do DOL, independentemente das políticas e pagamentos de horas extras. Além disso, os registros históricos de atendimento podem ajudá-lo a identificar os funcionários cuja classificação pode mudar sob o novo FLSA para que você possa agir antes que isso lhe custe.

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Evitando ações judiciais salariais e auditorias DOL

Com as novas regras em vigor, as pequenas empresas com classificações desatualizadas de funcionários serão presas fáceis para as auditorias do DOL . Mas essa não é a única razão para garantir que seu gerenciamento de atendimento comercial esteja em conformidade com os requisitos da FLSA.

Considerando que 42% dos processos judiciais de salário e horas estão relacionados a horas extras, e como você deseja evitar ser arrastado para o tribunal, faz sentido manter um registro preciso das horas extras de acordo com os regulamentos. No entanto, acompanhar o OT pode ser complicado quando a classificação de um funcionário muda para não isento enquanto você continua a pagá-lo como isento. Tanto o DOL quanto o funcionário mencionado acima podem acabar custando mais do que apenas sua reputação como empregador.

Conformidade por meio de auto-auditoria

Você não quer deixar a descoberta da classificação incorreta do funcionário para o DOL ou para o funcionário. Você deseja ter um bom software de folha de pagamento que o ajude a ficar por dentro das mudanças à medida que elas ocorrem, para que você possa agir. A autoauditoria é um bom começo para empresas muito pequenas, enquanto as SMBs geralmente escolhem provedores de serviços externos para executar as auditorias regularmente.

Educação dos funcionários

Se você ouvir GI Joe, e sempre deve ouvir GI Joe, o conhecimento é metade da batalha. É verdade neste caso também. Manter seus funcionários informados e instruídos sobre as políticas de horas extras da empresa e as mudanças em seu status de isenção é a única maneira de garantir que seus funcionários estejam de acordo com a conformidade e a produtividade .

Fornecer aos seus funcionários conhecimentos corporativos importantes, como políticas de teletrabalho ou manuais do funcionário, pode economizar na folha de pagamento e evitar processos indesejados após o fato.

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Proteções e alertas técnicos

O futuro é agora, e a tecnologia está aqui para transformar a conformidade e a eficiência de custos de um problema, mas em algo que você faz muito bem.

Aplicativos de rastreamento de tempo móvel oferecem recursos como alertas de horas extras em tempo real enviados para o celular do funcionário e do gerente. Os aplicativos de compartilhamento de documentos colocam as políticas de horas extras na palma da mão de seus funcionários para que ninguém possa alegar que nunca as recebeu, especialmente quando houver alterações.

Mas, para conformidade total e sem esforço, um aplicativo de controle de tempo que se integra perfeitamente à sua solução de folha de pagamento é a maneira mais rápida e fácil.

estado da lei

Neste momento, as mudanças de horas extras da FLSA de 2016 estão congeladas no limbo legal, cortesia de um juiz do Texas que decidiu que o nível salarial da Regra Final excedia a autoridade do Departamento e concluiu que a Regra Final é inválida. O último comunicado de imprensa do DOL afirma que:

Em 31 de agosto de 2017, o juiz do Tribunal Distrital dos EUA, Amos Mazzant, concedeu julgamento sumário contra o Departamento do Trabalho em casos consolidados contestando a Regra Final de Horas Extras. O tribunal considerou que o nível salarial da Regra Final excedia a autoridade do Departamento e concluiu que a Regra Final é inválida. Em outubro de 2017, o Departamento do Trabalho lançou um recurso contra a decisão do juiz. Assim que esse recurso for protocolado, o Departamento de Justiça entrará com uma moção no Quinto Circuito para suspender o recurso enquanto o Departamento do Trabalho reavalia o nível salarial para isenção.

Para tornar as coisas ainda mais complicadas, você deve considerar as leis estaduais que podem ter diferentes regras de horas extras exigindo maior ou menor nível salarial para isenção de horas extras. Bons exemplos são a Califórnia e a Samoa Americana.

Você quer ser um empregador cumpridor da lei e evitar aquelas temidas auditorias do DOL e ações judiciais de horas extras. Mas os legisladores estaduais e as agências federais não estão prestes a facilitar as coisas para você, então você tem pouca escolha a não ser prestar atenção e executar ajustes na folha de pagamento antes que os problemas apareçam.

Lembre-se de que, quaisquer que sejam as alterações implementadas nas horas extras da FLSA, você sempre precisará acompanhar com precisão os status de isenção dos funcionários e a situação das horas extras. Estar no topo das isenções do FLSA provavelmente economizará dinheiro e, ao mesmo tempo, permitirá que você dê aumentos a seus funcionários. Por fim, acompanhar os status de isenção ajudará você a evitar litígios dispendiosos, portanto, lembre-se de ficar de olho no prêmio FLSA.