Como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Sujan Patel

• 17 de junho de 2022

Se a ideia de escrever um e-mail de acompanhamento faz você se sentir um pouco desconfortável, você não está sozinho. Nossos instintos nos dizem que se alguém não respondeu ao nosso e-mail anterior, eles não estão interessados ​​e que não vão gostar se os incomodarmos novamente.

Infelizmente, neste caso, nossos instintos muitas vezes estão errados. Muito poucos clientes potenciais dizem “sim” à primeira pergunta – ou, nesse caso, à segunda, terceira ou quarta.

Continue lendo para saber como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta.

Taxas de resposta: número ideal de acompanhamentos

Um estudo da Iko System observou uma taxa de resposta de 18% para o primeiro e-mail enviado e 13% para o quarto. O sexto e-mail na sequência recebeu uma enorme taxa de resposta de 27%.

Um estudo semelhante da Yesware viu uma taxa de resposta de 30% ao primeiro e-mail e 14% ao quarto. Na verdade, eles enviaram 10 e-mails no total e até o último teve uma taxa de resposta de 7%.

Apesar disso, a Yesware relata que colossais 70% das cadeias de e-mail param após apenas um e-mail não respondido.

Fica pior, ou melhor, dependendo de como você olha para isso: aproximadamente 80% dos clientes potenciais dizem 'não' quatro vezes antes de finalmente dizerem 'sim'. Mas 92% das pessoas desistem depois de ouvir 'não' quatro vezes.

Então, por que isso importa? Isso significa que apenas 8% dos vendedores – aqueles que acompanham pelo menos cinco vezes – estão gerando 80% de todas as vendas .

Além disso, outros estudos revelam que uma série de gotejamento de e-mail com 4-7 mensagens oferece 3x mais respostas do que aquelas com apenas 1-3 (27% e 9%, respectivamente). Na verdade, mesmo acompanhando apenas uma vez pode converter 22% mais respostas.

Escusado será dizer que enviar e-mails de acompanhamento é essencial (a menos que você goste de perder vendas…)!

“ Você não pode acompanhar muito na parte inicial de um compromisso .” ~ Damian Thompson, Leadfuze

Precisa de algumas dicas? Veja como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta.

1. Quanto tempo você deve esperar antes de seguir?
2. Automatize sua sequência de acompanhamento
3. Diversifique seus canais
4. Decida o que você quer alcançar
5. Coloque-se no lugar deles
6. Como escrever um e-mail de acompanhamento
7. Modelos de e-mail de acompanhamento de vendas
8. Dicas de especialistas

Quanto tempo você deve esperar antes de seguir?

A resposta curta aqui é “não longa”.

A grande maioria dos e-mails são abertos no dia em que são enviados e, se o destinatário responder, provavelmente também o fará no mesmo dia. Isso significa que é bastante seguro supor que, se alguém não responder no dia em que você enviar seu e-mail original, ele não responderá.

Quão seguro? Cerca de 90% dos destinatários abrem e respondem – se forem responder – no dia em que recebem um e-mail.

Crédito da imagem

Então, quanto tempo você deve esperar antes de enviar um e-mail de acompanhamento?

Como regra geral, dois ou três dias é um bom tempo para esperar antes de enviar seu primeiro e-mail de acompanhamento. Você deve estender o período de espera em alguns dias para cada e-mail subsequente após sua primeira mensagem, especialmente dependendo do número de acompanhamentos que planeja enviar.

Embora não haja regras rígidas e rápidas sobre como você deve abordar isso, o CEO da Close.io, Steli Efti, propõe espaçar seu acompanhamento de e-mail frio da seguinte forma:

Crédito da imagem

Você pode e deve experimentar o tempo para acompanhamentos subsequentes, mas esse cronograma é tão bom quanto qualquer outro até que se prove o contrário. Você quer acompanhar sem incomodar seus alvos com explosões diárias. O cronograma sugerido pela Efti é de seis e-mails – o contato inicial e cinco acompanhamentos.

Com ele, você está verificando todas as caixas certas. Vá com isso até descobrir que não está funcionando para você e seu público.

BOM ATÉ A ÚLTIMA GOTA

Adicione mensagens de gotejamento à sequência de sua campanha automatizando seus acompanhamentos .

Configurando para o Sucesso

Ok, então você sabe por que é importante acompanhar, quanto tempo esperar e ter uma estimativa de quantas mensagens enviar ao todo.

Antes de começar, porém, você precisa se preparar para o sucesso máximo. O primeiro passo? Anote tudo.

Anotar seus objetivos e fluxos de trabalho é benéfico em muitas frentes: cria consistência entre todos em sua equipe, mantém todos na mesma página e realmente ajuda você a alcançar seus objetivos melhor do que se você não os anotasse.

Para maximizar o sucesso do seu acompanhamento, tenha um conjunto concreto de 'regras' quanto ao tempo, frequência, quantidade e mensagem. Ser consistente. E automatizar.

Diversifique seus canais

Outro componente-chave que separa aqueles que estão agitando o jogo de acompanhamento daqueles que estão apenas passando pelos movimentos é uma abordagem omnicanal.

Sim, o e-mail é sua melhor aposta e o canal preferido para comunicação em geral. Mas isso não significa que os outros canais não valham o esforço.

“ Para mim, social não é um 'Devo fazer isso?' Você tem que. Se seu público vive no LinkedIn, Twitter ou Instagram, você precisa engajá-los lá .” ~Jake Dunlap, Skaled

Explore uma abordagem omnicanal que inclui e-mail, vídeo, mídia social e telefone – especialmente se você não estiver obtendo uma resposta de apenas um deles. As empresas com processo de engajamento omnicanal apresentam um crescimento de 9,5% ano a ano na receita anual – quase 3x mais do que aquelas que não têm – além de aumentar o engajamento em si.

Uma experiência omnicanal oferece as vantagens de prospecção, nutrição e retenção.

Quais canais eles parecem preferir e/ou onde você se envolveu com eles pela primeira vez, o que eles fazem em cada um (simplesmente falando nas redes sociais, negócios no e-mail, vice-versa)? Tome sua sugestão deles. Envolva-se com eles onde e como eles parecem preferir.

“ Se você diversificar os canais que usa, é muito mais provável que obtenha a resposta de alguém .” ~Matt Heinz, Heinz Marketing

UMA ABORDAGEM MISTURADA

Faça a chamada fria uma parte de suas sequências com o Mailshake Dialer integrado .

Decida o que você quer alcançar

Antes de fazer qualquer outra coisa, é essencial que você decida o que deseja alcançar com este e-mail (ou e-mails).

Por exemplo, você pode querer:

• Obtenha mais informações ou uma informação específica
• Agende uma reunião
• Fechar uma venda

Não posso ajudá-lo muito aqui, pois cada situação é única. Exatamente o que você deseja e precisa obter de um e-mail de acompanhamento provavelmente mudará com cada campanha em que você trabalha e, potencialmente, até mesmo entre cada acompanhamento enviado.

É imperativo que você saiba, no entanto. Nunca envie um e-mail – follow-up ou não – a menos que você saiba exatamente o que precisa tirar dele.

Coloque-se no lugar deles

Antes de redigir ou enviar, considere a experiência do usuário (UX). Já é um elemento fundamental para o sucesso do seu negócio e está prestes a se tornar o principal diferencial nos próximos dois anos. Mais do que preço. Mais do que o produto ou serviço em si.

Pense na frequência e atividade de seus e-mails de acompanhamento. Esqueça por um momento o que os especialistas dizem que você deve ou não fazer e olhe para isso apenas do ponto de vista do cliente.

Muitos acompanhamentos são irritantes. Muito pouco perde o impulso. Encontre o equilíbrio certo para seus objetivos.

Pergunte a si mesmo: o que está nele para eles? Como eles estão se sentindo? Que tipo de experiência eles estão tendo? Tenho um motivo para acompanhar (além de apenas acompanhar)?

Faça e responda a esses tipos de perguntas, e você criará uma campanha de acompanhamento desde o início criada para eles, não para você. E isso pode fazer toda a diferença.

Em termos de sua abordagem, todos os acompanhamentos não são iguais, então deixe a situação definir o tom:

• Se os clientes em potencial solicitaram uma ligação ou demonstração, você pode ser mais agressivo para atender à necessidade deles.
• Se eles baixaram algo, eles demonstraram interesse, mas não pediram explicitamente para serem contatados, então você precisa demonstrar seu valor (diferentes pingos com base no que eles baixaram especificamente).
• Quando você está enviando e-mails frios, você deve agir com muita cautela porque eles não solicitaram nada de você.

MISTURE

Nossas integrações permitem ainda mais poder – iniciando a divulgação com base em visitas à página, downloads de documentos e muito mais.

Como escrever um e-mail de acompanhamento

Agora que você sabe como é importante fazer o acompanhamento e quanto tempo (mais ou menos) você deve esperar antes de enviar cada e-mail, vamos ver como escrever o próprio e-mail de acompanhamento.

Lembre-se de que é importante testar a melhor linha de assunto ao fazer o acompanhamento. Essas pequenas frases podem fazer ou quebrar você: 47% das pessoas abrem um e-mail e 69% o relatam como spam com base apenas na linha de assunto.

Dê às suas linhas de assunto de e-mail o tempo e o esforço que elas merecem.

O SABOR CERTO

O Email Copy Analyzer do Mailshake fornece feedback e sugestões em tempo real para melhorar a capacidade de entrega e a legibilidade.

Eu dividi escrever um e-mail de acompanhamento em cinco seções. Para ajudá-lo, incluí exemplos do que você pode dizer em cada seção – a ideia é que você possa vincular tudo em um modelo de e-mail de acompanhamento personalizado.

1. Adicionar contexto

Tente refrescar a memória do destinatário abrindo seu e-mail com uma referência a um e-mail ou interação anterior. Mesmo que seu destinatário não tenha dado um branco, é mais provável que ele reaja positivamente ao acompanhamento se for lembrado do fato de que já ouviu falar de você antes.

Abridores que você pode querer experimentar incluem:

• Eu só queria acompanhar o e-mail que enviei no último [dia da semana em que o e-mail foi enviado] sobre [assunto do e-mail].
• Eu só queria acompanhar para ver o que você pensa sobre [assunto do e-mail].
• Espero que não pareça estranho, mas vi que você leu meu e-mail anterior.

2. Agregar valor

Você nunca deve enviar um acompanhamento sem aumentar a aposta e demonstrar seu valor.

Evite acompanhamentos preguiçosos - aqueles em que você está simplesmente 'tocando na base' ou 'acompanhando' - que não adicionam nada além de mais um e-mail em sua caixa de entrada. Forneça valor em cada interação. Faça valer a pena abrir, clicar e responder.

As oportunidades de interação e acompanhamento orgânico e natural surgem ao dar a eles algo valioso como presente, seja um item físico relevante enviado a eles ou um webinar, estudo de caso, modelo ou outro recurso digital.

“ Por um minuto, não sou vendedor – dei algo a eles .” ~Dan Murphy, Amplificador de Cultura

Você pode facilmente obter vários acompanhamentos em torno dessas ofertas de valor agregado. Torná-lo de alta qualidade e relevante para eles. Você quer ser visto como um trunfo para eles.

Se você não está fornecendo algum tipo de valor adicional, há muito pouca razão para contatá-los e ainda menos incentivo para que eles respondam ou se importem.

“ Você tem que fornecer valor ao destinatário todas as vezes .” ~ Matt Heinz

3. Explique por que você está enviando e-mails

Continue explicando o motivo do seu e-mail de acompanhamento, de maneira direta e concisa. Basta dizer ao destinatário o que você deseja. Se isso não mudou desde seu e-mail anterior, lembre-os.

• [nome do produto] pode realmente ajudar você [elemento da função do cliente em potencial] de forma mais eficaz. Eu adoraria ter uma conversa rápida para descobrir se estou certo.
• [nome do produto] poderia realmente ajudá-lo e eu me perguntei se você estaria interessado em experimentá-lo por um mês ou mais (totalmente gratuito, é claro).
• Acabamos de lançar [nome do produto] e isso pode fazer uma grande diferença para [elemento da função do cliente em potencial]. Há um link para um recurso com mais informações logo abaixo, mas seria ótimo se também pudéssemos discutir suas necessidades atuais para que eu possa descobrir exatamente como o [nome do produto] pode ajudá-lo.

Concentre-se neles aqui. Remova as declarações 'eu' do seu texto. Eles honestamente não se importam muito com você ou com o que você pensa ou acredita.

4. Inclua um apelo à ação

Facilite a resposta do destinatário do e-mail. Por exemplo, se estiver tentando marcar uma reunião, sugira uma data e hora específicas (e local, se estiver marcando uma reunião presencial).

• 14:15 na quinta-feira funciona para você?
• Você é a pessoa certa para conversar sobre isso? Se eu estiver no lugar errado, você poderia me indicar a direção certa?
• Apenas responda 'sim' se você estiver interessado em obter mais informações e eu enviarei alguns documentos curtos.

Se você faz parte de uma equipe de marketing ou é um profissional de vendas, tente não cometer o erro de deixar algo vago e ambíguo. Torne seu apelo à ação claro e difícil de resistir. O que exatamente você quer que eles façam? Você forneceu um link para o seu site? Diga-lhes para que você possa obter os melhores resultados possíveis.

5. Feche seu e-mail

Envolva-se de uma maneira que pareça natural para você e compreenda suas interações com o destinatário até agora.

Embora eu tenha algumas sugestões abaixo, esta parte é realmente muito pessoal – como acima, termine da maneira que você se sentir confortável.

• Diz-me o que pensas! [Seu nome]
• Deixe-me saber se você tiver alguma dúvida. [Seu nome]
• Fale logo? [Seu nome]
• Estou ansioso para ouvir de você! [Seu nome]

ADICIONE AO MENU

Depois de criar um e-mail que você adora, salve-o como um modelo para que você e seus colegas de equipe possam usá-lo novamente.

Modelos de e-mail de acompanhamento de vendas

Se as sugestões acima não forem suficientes para você trabalhar, aqui estão alguns exemplos da seleção de modelos de e-mail de vendas que oferecemos aos nossos usuários no Mailshake.

PEDIDO ESPECIAL

Os modelos fornecem uma estrutura, mas a personalização ainda é fundamental. Use uma mala direta para personalizar seu alcance frio.

Dê um elogio rápido e agregue valor

Olá {{Nome}},

Vi no Twitter que você está compartilhando alguns posts incríveis sobre otimização de taxa de conversão.

Recentemente vi esses dois posts super úteis e só queria compartilhar com vocês:

{{Link 1}}
{{Link 2}}

Também ficaria feliz em compartilhar um pouco sobre nossas taxas de conversão no Sumo, se você estiver disposto a isso?

Saúde,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

Este modelo é um exemplo de e-mail de acompanhamento simples e educado — ele fornece uma explicação relevante e inocente do motivo pelo qual você está entrando em contato, além de fazer um elogio fácil. Depois disso, é uma vitória rápida compartilhar outro ou dois conteúdos que possam interessar a eles ou a seus seguidores. Em vez de acompanhar apenas para acompanhar, este e-mail tenta dinamizar a conversa e fornecer valor.

Finalmente, essa aprovação é um pedido simples que pode ser respondido com um sim ou um não. Uma fórmula simples como essa funciona porque não leva muito tempo para ler, fornece valor imediato e parece conversacional, em vez de vendedora.

Torne a resposta uma tarefa de um toque para os destinatários

Olá {{Nome}},

Revejo constantemente as relações comerciais no meu CRM. Normalmente, se eu não receber uma resposta de alguém por 30 dias, isso significa que eles estão muito ocupados ou simplesmente não estão interessados.

Se você não estiver interessado, avise-me e fecharei imediatamente sua guia em nosso CRM para nunca mais incomodá-lo com e-mails de vendas da {{company}} novamente.

1 – “Desculpe, eu estava realmente sobrecarregado, mas ainda estou interessado…”
0 – “Por favor, feche minha aba, não estou interessado…”

Obrigado,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

Você provavelmente já viu algo nesse sentido antes – ou eu acho que você já viu, já que esse tipo de e-mail aparece na minha caixa de entrada com bastante frequência. No entanto, isso não quer dizer que você não deve usá-lo sozinho. Este formato é popular porque funciona. E funciona porque torna incrivelmente fácil para os clientes potenciais responderem. Apenas tenha em mente que, se você usá-lo, precisará prestar muita atenção ao quanto você o adapta.

Reconheça o interesse deles

Olá {{name}},

Percebi que você abriu o e-mail que enviei na sexta-feira e conferiu nosso site {{seu URL}}. Mas, eu nunca tive notícias suas.

Gostaria de saber se essas ações significam que você está interessado em saber mais sobre {{nome da sua empresa}} e como podemos agregar valor a seus negócios on-line semelhantes aos seus em {{nome da empresa}}.

Como alguém que está constantemente entrando em contato com vários clientes em potencial de {{your location}}, gostaria de fazer um acompanhamento hoje para ver se você tem alguma dúvida sobre {{your business name}} ou qualquer um de nossos produtos. Acho que você é a pessoa perfeita para conversar sobre {{nome da sua empresa}}.

Você tem 10 minutos para um breve telefonema na próxima semana?

Saúde,
{Seu nome}}

Baixe este modelo

Este e-mail gira em torno de um evento de gatilho. Se você estiver usando um software como o Mailshake, poderá rastrear coisas como aberturas de e-mail e cliques em links fornecidos no e-mail. Como eles clicaram em algo, você sabe que eles estavam pelo menos um pouco interessados, então este e-mail de acompanhamento é perfeito para iniciar essa conversa.

Mostre confiança absoluta na adequação do seu produto ao cliente em potencial

Entendo sua posição, mas não entraria em contato com você se não acreditasse que {{sua empresa}} pode ajudar {{prospect company}} a resolver {{challenge}} por {{productbenefício #1} ] e {{benefício do produto #2}}.

Deixe-me saber se você quer que eu entre em uma ligação para que eu possa orientá-lo sobre o que fazemos.

Saúde,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

No caso de um cliente em potencial apresentar uma objeção específica ao seu produto ou serviço, não desista ainda. Modifiquei um pouco este modelo da fonte original para funcionar como um e-mail de acompanhamento após você ter sido rejeitado. Agora, ele permite que você continue o thread de e-mail demonstrando sua confiança absoluta em seu produto ou serviço, ao mesmo tempo em que reforça como os destinatários se beneficiarão.

Fornecer valor

Compartilhar sabedoria, prova social, estatísticas ou qualquer outro tipo de conteúdo relevante é sempre uma ótima prática para implantar em vendas e contribui para um e-mail de acompanhamento eficaz. Desde sua primeira interação, você quer se posicionar como um consultor confiável – não apenas um vendedor esperando para fechar um negócio. Os exemplos de e-mail abaixo fazem isso com elegância em um formato curto e conciso.

Exemplo nº 1: compartilhando uma dica rápida

Olá {{name}},

Você provavelmente lida com {{business pain}}, então pensei em compartilhar uma dica rápida que muitos de meus clientes acharam útil: {{1-2 frase actionable advice}}.

Tenho mais algumas ideias sobre {{melhorar X}}. Deixe-me saber se você está interessado em ouvi-los.

Saúde,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

Exemplo #2: Forneça valor após uma reunião

Olá {{Nome}},

Você mencionou que adora experimentar novos alimentos. Vi esse grupo organizando passeios gastronômicos por Nova York. Aqui está um onde eles levam você a alguns restaurantes étnicos: Original Multicultural Bar Hopping Tour

Parece que seu paladar ficará satisfeito!

Como anda o projeto btw?

Saúde,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

(fonte)

O e-mail nº 2 continua a conversa da reunião, ao mesmo tempo em que adiciona um toque pessoal de valor (personalize-o para qualquer hobbie que seu destinatário compartilhou com você). Isso mantém o acompanhamento curto e encerra a conversa em um CTA casual e não intrusivo.

Modelos de e-mail de acompanhamento para situações alternativas

Modelo para Link Building

Como você aborda o edifício da ligação?

Na maioria das vezes, você envia um e-mail que contém um link para um artigo desatualizado ou um link quebrado e, em seguida, informa ao proprietário do site que publicou um artigo novo e atualizado, o que pode ser um ótimo complemento para o conteúdo dele. Soa familiar? É um método testado e comprovado.

Mas na maioria das vezes, isso não é suficiente para garantir uma resposta.
Se o seu e-mail for recebido com um silêncio ensurdecedor, aqui está um modelo de e-mail de acompanhamento que pode ajudar: Olá {{Nome}},

Eu sei que você está ocupado gerenciando {{business or website name}}. E remover um link quebrado é algo que pode levar muito do seu precioso tempo.

Mas ainda assim, eis por que você deve remover links ruins do seu conteúdo:

• De acordo com a Moz, se você tiver um erro 404, estará perdendo uma grande chance de classificar seu conteúdo.
• A BlizzardPress recentemente removeu todos os seus 404 erros e quase instantaneamente subiu 1713 posições.- Não vai tomar muito do seu tempo. Eu tenho uma planilha que inclui todos os links quebrados. Isso tornará o processo 100 vezes mais fácil para você.
• Eu adoraria compartilhar a planilha e ajudá-lo nesse processo. Você está interessado?

Fale logo,
{{Seu nome}}

Baixe este modelo

Modelo para divulgação de vendas

Digamos que você seja um designer freelancer e tenha apresentado um cliente para seus serviços de design.

Em seu e-mail de divulgação, você listou todas as empresas que ajudou no passado, além de compartilhar uma ideia sobre como você pode ajudá-las com sua marca.

Embora existam outras maneiras de entrar no radar deles, a magia digital pode acontecer com este e-mail de acompanhamento. Olá {{Nome}},

Alguns dias atrás, compartilhei uma ideia de design com você. Você teve a chance de dar uma olhada?

Para ilustrar o quão eficaz isso pode ser, fui em frente e reservei um tempo para criar um wireframe para seu site. Ele foi projetado em torno do valor central do seu negócio. Tenho muita experiência com projetos como o seu, incluindo {{Previous Client's}} {{Project or Asset}}.

Tenho uma base muito sólida na comunicação da identidade criativa de uma marca por meio do {{Project Deliverable}} e estou ansioso para ajudar a {{Company Name}} a oferecer ainda mais valor exclusivo aos seus clientes.

Você está disponível para um bate-papo rápido esta semana?

Obrigado,
{{Seu nome}}