Como escrever um e-mail formal que gere resultados (com modelos)
Publicados: 2023-09-13
- 20 de agosto de 2023
Conteúdo
Você já esteve escrevendo um e-mail e parou para se perguntar se está sendo muito casual? Quer você seja um vendedor redigindo um e-mail formal, enviando uma consulta profissional ou trabalhando com um novo cliente, existem algumas práticas recomendadas a serem seguidas se você deseja obter resultados.
Como escrever um e-mail formal em 9 passos
Siga estas nove etapas para transmitir o tom certo para seu próximo e-mail formal, seja sua primeira divulgação ou acompanhamento.
1. Considere o seu endereço de e-mail
Ao enviar um e-mail formal a partir do seu endereço de e-mail pessoal, é importante garantir que ele pareça profissional e reflita com precisão o tom que você deseja alcançar.
Se você ainda usa um de anos atrás com letras sem sentido, sequências de números aleatórios, seu time esportivo favorito ou qualquer outra coisa que possa ser considerada pouco profissional por um associado ou cliente, é hora de fazer uma atualização. O melhor endereço de e-mail para enviar e-mails formais tende a ser uma combinação de seu nome e sobrenome.
2. Use as fontes certas
Azul pode ser sua cor favorita, mas isso não significa que seja apropriada como cor de texto para um e-mail formal. Na mesma nota, embora você possa ter uma fonte preferida ao enviar mensagens para amigos e familiares, opte por estilos livres de distrações para e-mails formais – Arial, Calibri ou Times New Roman.
Você deseja que sua mensagem seja o que chama a atenção de alguém, não a fonte que você escolhe.
3. Escolha cuidadosamente sua linha de assunto
Quanto mais curto, melhor – até certo ponto. De acordo com Kinsta, a maioria das linhas de assunto de e-mail tem 100 caracteres ou menos, mas o ponto ideal para taxas de abertura e cliques mais altas é entre 110 e 140 caracteres.
Há algumas coisas a serem consideradas ao escrever sua linha de assunto:
- Quem é o seu público? Sua linha de assunto parecerá diferente ao enviar um e-mail formal para um gerente de marketing e para um colega de profissão.
- Com o que seus leitores se preocupam? Além do seu endereço de e-mail, a linha de assunto do seu e-mail formal é o que dá ao leitor a primeira impressão sobre você. Incentive-os a abri-lo, concentrando-se no que lhes interessa, seja nos pontos problemáticos do cliente ou em uma conexão mútua.
Um dos aspectos mais importantes da sua linha de assunto é que ela deve refletir com precisão a mensagem do seu e-mail formal. Linhas de assunto com spam são uma ótima maneira de perder confiança e credibilidade.
Precisa de algumas ideias para linhas de assunto? Confira essas práticas recomendadas e exemplos .
4. Use a saudação certa
Depois que essas três etapas forem concluídas, é hora de escolher uma saudação formal por e-mail apropriada. Salve saudações casuais como “Ei” e “Oi” para seus amigos e familiares.
Algumas saudações formais por e-mail com o tom certo incluem:
- Olá
- Saudações
- Querido
Se você estiver enviando um e-mail para um cliente potencial ou parceiro de negócios, será necessário um tom mais formal. Você também sempre deseja incluir o nome do destinatário. Se você não conhece, encontre. Se isso não for plausível, você pode enviar seu e-mail formal para “A quem possa interessar” ou “Equipe de vendas”, “Equipe de marketing” etc., mas essas saudações nunca devem ser sua primeira escolha.
5. Apresente-se adequadamente
A primeira frase do seu e-mail formal deve apresentar brevemente você e sua empresa. O destinatário não precisa da sua história de vida.
Aqui estão algumas dicas sobre como se apresentar formalmente por e-mail:
- Mantenha breve. Se você usar mais do que uma frase para se apresentar, o leitor provavelmente pulará o parágrafo inteiro.
- Comece com uma pergunta. “Você poderia usar mais tráfego da web? Sou John Smith, da GenericSEOCompany e gostaria de ajudar.”
Tenha em mente que o leitor quer saber o que você pode fazer por ele; eles não estão tão interessados em quem você é ou por que você faz o que faz (ainda).
6. Corte a penugem
E-mails formais devem ser sempre curtos e diretos. É melhor enviar um e-mail de duas ou três frases do que incluir informações irrelevantes. Da mesma forma, não envie seus e-mails como um único grande bloco de texto – divida-o usando parágrafos curtos e marcadores.
Pedaços de texto tornam difícil para o destinatário encontrar os pontos principais do seu e-mail formal. Formatar seu e-mail para incluir bastante espaço em branco facilita a leitura e a localização de informações importantes; também aumenta a probabilidade de obter uma resposta.
7. Termine de forma adequada
Pronto para encerrar? Certifique-se de encerrar seu e-mail formal de maneira adequada.
Assim como sua saudação, deixe frases casuais para se corresponder com familiares e amigos. Por exemplo, em vez de terminar com “Obrigado”, escolha um “Obrigado”, mais formal.
Alguns encerramentos formais de e-mail que têm o tom certo são:
- Sinceramente
- Respeitosamente
- Atenciosamente
- Ansioso por saber sobre você
Depois de construir algum relacionamento com seu correspondente, você pode escolher alguns finais de e-mail formais mais casuais e divertidos. Até então, siga as frases formais de encerramento listadas acima.
8. Não se esqueça de uma assinatura profissional
O endereço de e-mail e o assunto dão ao destinatário a primeira impressão que você tem de você, e sua assinatura de e-mail deixa-o com a última impressão.
Uma assinatura de e-mail formal deve incluir:
- Nome completo
- Cargo
- Informações de contato
- Links para seus perfis de mídia social relevantes
Não se contente com uma assinatura genérica e chata – confira os melhores geradores de assinatura de e-mail para e-mails comerciais e formais.
9. Revise (e revise novamente)
Depois de enviar seu e-mail formal, não há como voltar atrás. Mesmo que você o leia várias vezes antes de enviar, é fácil ignorar erros simples.
Grammarly e Hemingway são ferramentas gratuitas que você pode usar para detectar erros ortográficos e gramaticais que você pode ter perdido.
As coisas mais importantes para verificar duas, três e quatro vezes são o nome do destinatário e o nome da empresa - se você abrisse um e-mail e seu nome estivesse escrito errado, você se daria ao trabalho de lê-lo? Provavelmente não. O mesmo vale para o nome da empresa: Milkshake e Mailshake são duas coisas muito diferentes.
10 modelos formais de e-mail para usar em 2023
Para finalizar o artigo, aqui estão mais 10 modelos de e-mail formais que você pode personalizar e usar.
1. Pedido de informação
Assunto: Solicitação de informações sobre [produto/serviço]
Prezado [nome do destinatário],
Meu nome é [Seu nome] de [Sua empresa]. Estou entrando em contato para obter mais informações sobre seu [produto/serviço].
Você poderia fornecer informações detalhadas ou sugerir um momento adequado para uma discussão?
Agradeço antecipadamente,
[Sua assinatura de e-mail]
2. Solicitação de reunião
Assunto: Solicitação de reunião em [Data]
Olá [nome do destinatário],
Este é [seu nome] de [sua empresa]. Gostaria de marcar uma reunião em [Data] para discutir [Tópico]. Por favor, deixe-me saber sua disponibilidade.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
3. Acompanhamento após uma reunião
Assunto: Itens de ação e notas da nossa reunião
Prezado [nome do destinatário],
Obrigado por se encontrar comigo em [Data]. Compilei uma visão geral dos itens de ação e pontos dignos de nota. [Breve lista de pontos]. Vamos discutir as próximas etapas.
Sinceramente,
[Sua assinatura de e-mail]
4. Proposta comercial
Assunto: Proposta comercial de [sua empresa]
Olá [nome do destinatário],
Meu nome é [seu nome] e sou da [sua empresa]. Temos uma proposta comercial que pode beneficiar ambas as partes. [Descreva resumidamente a proposta]. Podemos discutir isso com mais detalhes?
Respeitosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
5. Consulta de emprego
Assunto: Consulta de emprego na [Nome da empresa]
Saudações,
Sou [seu nome], interessado no cargo de [cargo] em sua estimada empresa. [Descreva resumidamente suas qualificações e experiência]. Poderíamos discutir isso mais detalhadamente?
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
6. Solicitação de feedback do cliente
Assunto: Solicitação de seu valioso feedback
Prezado [nome do destinatário],
Eu sou [seu nome], [seu cargo] na [sua empresa]. Valorizamos sua opinião e gostaríamos de receber seus comentários sobre [Produto/Serviço].
Obrigado,
[Sua assinatura de e-mail]
7. E-mail de desculpas
Assunto: Nossas sinceras desculpas pelo [problema]
Prezado [nome do destinatário],
Lamentamos informar que [descrever o problema]. Estamos trabalhando diligentemente para resolver isso e pedimos desculpas por qualquer inconveniente causado.
Sinceramente,
[Sua assinatura de e-mail]
8. Cotação de preço
Assunto: Cotação de preço para [produto/serviço]
Olá [nome do destinatário],
Obrigado pelo seu interesse em nosso [Produto/Serviço]. Em anexo está o orçamento conforme sua solicitação. Vamos discutir mais detalhes.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
9. Convite para um evento
Assunto: Convite para [Evento] em [Data] – RSVP
Saudações [nome do destinatário],
Temos o prazer de convidá-lo para [Evento] em [Data]. Por favor, encontre os detalhes do evento em anexo. No entanto, o espaço e as bebidas para os convidados são limitados, por isso pedimos que você confirme sua presença antes de participar do evento.
Esperamos que você se junte a nós e esperamos que você consiga.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
10. Anúncio de atualização de produto
Assunto: Novos recursos interessantes em [Nome do produto]
Olá [nome do destinatário],
Temos o prazer de anunciar alguns novos recursos para nosso [Nome do produto]. Esses recursos [descreva-os brevemente aqui]. Acreditamos que essas mudanças irão [descrever os benefícios]. Vamos agendar uma ligação para orientá-lo nessas melhorias.
Atenciosamente,
[Sua assinatura de e-mail]
Escrever um e-mail formal não precisa ser um desafio. Siga estas nove etapas e você estará pronto para enviar e-mails profissionais e formais que geram resultados. Se você quiser dominar a arte de divulgação por e-mail, confira nossa Cold Email Masterclass gratuita.
