Seu guia completo sobre um plano de ação corretiva

Quando ouvimos as palavras plano de ação corretiva, a primeira coisa que a maioria das pessoas pensa é a disciplina do funcionário ou algo do tipo. Não quer dizer que não cobre isso, mas é muito mais profundo. Então agora você provavelmente está questionando qual é o propósito de um plano de ação?

Em resumo, um plano de ação corretiva garante que as necessidades de seu cliente sejam atendidas, que sua prática comercial esteja em conformidade com os regulamentos governamentais estaduais, federais e locais e muito mais.

O plano de ação corretiva se aprofunda em todos os cantos do seu negócio para expor possíveis brechas e erros, o que não é necessariamente uma coisa ruim. A ação corretiva é realizada em etapas para identificar diferentes maneiras pelas quais você pode colocar seu negócio de volta nos trilhos e garantir que você seja o mais eficaz e eficiente possível. Além disso, ajuda você a se manter alinhado com sua declaração de missão e a atingir suas metas de negócios.

Qual é o propósito de um plano de ação?

Ótima pergunta! Pense assim, quando erros acontecem no trabalho, há momentos em que eles podem ser corrigidos. No entanto, há ocasiões em que não há um remédio simples. Sem um plano de ação corretiva, as situações podem piorar e as repercussões não valem a pena. O plano de ação corretiva coloca medidas preventivas para que esses cenários não aconteçam.

Agora, para reiterar qual é o propósito de um plano de ação - planos de ação corretiva são implementados para reformar tarefas, processos, produtos, lidar com clientes, comportamento de funcionários, etc. Então, enquanto você continua se perguntando, qual é o propósito de um plano de ação? Sua resposta deve incluir que o plano de ação corretiva interrompe os erros antes que eles se tornem fatais. Qualquer problema que surja, você pode usar seu plano de ação corretiva para lidar com qualquer situação.

Liberte todo o potencial do seu negócio com o software de gerenciamento tudo-em-um da Connecteam –

O plano de ação corretiva abrange o seguinte:

• Melhore os fluxos de trabalho
• Identificar maneiras de corrigir erros que mantêm dentro do orçamento
• Melhorar a satisfação do cliente
• Aumente a eficiência e a eficácia
• Processos ou métodos aprimorados
• Evitar ações repetidas

Connecteam – Aplicativo número 1 para funcionários

Junte-se a milhares de empresas que estão agendando, gerenciando tarefas, integrando, fornecendo aos funcionários acesso ao seu plano de ação corretiva na palma de suas mãos e muito mais!

Saber mais!

Por que uma ação corretiva é essencial?

Devido ao debate sobre a necessidade de um plano de ação corretiva, você pode acabar se questionando: qual é o objetivo de um plano de ação? Você deve ter em mente que isso ajuda a localizar os problemas e fornecer as soluções. Sentar-se na cadeira não vai ajudar em nenhuma situação que se apresente. Você pode estar pensando, bem, eu trabalhei em muitos empregos, e possuir meu próprio negócio não deveria ser diferente. Se alguém sair da linha, eu os colocarei de volta na linha e trabalho feito.

No entanto, o plano de ação corretiva vai muito além disso. Ele protege você contra o fechamento do seu negócio ou o pagamento de grandes somas de dinheiro em multas. Por exemplo, sem um plano de ação corretiva de saúde e segurança, seu funcionário pode se virar e processar você. Como você não tinha um plano de ação para o que aconteceu, você não tem provas para se apoiar caso precise ir a tribunal.

Se o seu negócio envolve clientes, seu plano de ação corretiva ajuda a equipe a conhecer o procedimento caso um cliente tenha uma reclamação sobre a qualidade do produto/serviço. Os funcionários terão as informações que fornecem a ação corretiva a ser tomada e se a reclamação do cliente é justa. Quando você pensa sobre isso, está fornecendo à sua equipe todas as ferramentas de que ela precisa.

Quando você define uma política da empresa, sua equipe pode lidar com a abordagem da perspectiva da empresa e não apenas com uma solução aleatória até que o cliente esteja satisfeito. Um plano bem escrito lhe dá segurança para saber que sua equipe pode lidar com qualquer coisa que enfrente com rapidez e eficiência.

Um plano de ação corretiva lhe dá a tranquilidade de saber que sua empresa está protegida caso algo dê errado.

Criando o Plano de Ação Corretiva Perfeito

Para começar a escrever as ações corretivas que deseja incluir em seu plano, considere o seguinte:

• Identifique os principais problemas
• Pesquisando por que esses são problemas para o seu negócio
• Crie situações teóricas de como isso poderia acontecer
• Escreva o remédio
• Testando suas teorias
• Analise seus resultados
• Escreva-os em seu plano

Lembre-se, você sempre pode voltar e melhorar seu plano. As ações corretivas corretas evitam muitas dores de cabeça. Veremos agora como criar um plano.

A primeira coisa a começar é entender a raiz do problema. Mesmo se você tiver políticas atuais que os funcionários devam seguir, às vezes elas não foram pensadas o suficiente e, portanto, o mesmo cenário ocorre novamente. Quando você puder compreender a causa, muitas vezes será capaz de fornecer uma solução adequada.

Se você ainda está questionando qual é o propósito de um plano de ação? Dê uma olhada no exemplo a seguir. Um funcionário levanta uma caixa pesada demais para ele, se machuca e não há diretrizes para levantar itens. Você precisará ver isso como uma preocupação de saúde e segurança. Você está pensando, por que diabos eles pensaram que era seguro levantar algo tão pesado? Eles sabem quanto podem levantar de acordo com seu peso e força?

É importante identificar possíveis problemas antes que eles aconteçam com uma ação corretiva.

Agora que você sabe qual é o problema, pode começar a tomar medidas para fornecer uma solução adequada. Por exemplo, todas as caixas devem ser claramente marcadas com seu peso, para que os funcionários possam tomar uma decisão calculada.

Investigue como esse problema aconteceu. Por exemplo, nenhuma das caixas foi rotulada. Então descubra o que fez com que esse problema viesse à tona, por exemplo, muitos funcionários reclamando de dores nas costas. Além disso, procure por quaisquer preocupações relacionáveis.

Faça sua pesquisa e pergunte aos funcionários por que uma determinada situação aconteceu. Se a dificuldade estiver relacionada ao cliente, peça mais informações aos clientes. Depois de conhecer a raiz e ter sua solução clara, é hora de considerar como você escreve e implementa seu plano.

Mesmo que você tenha feito toda a sua pesquisa, pergunte aos seus funcionários quais medidas poderiam ter sido tomadas para evitar que o problema se repetisse.

Isso também incentiva o engajamento e mostra um nível de cuidado com sua equipe. Quanto mais pessoas inserirem, mais dados você terá ao escrever seu plano.

Connecteam – Construa seu Plano de Ação Corretiva Juntos!

Trabalhe com seus funcionários usando o bate-papo no aplicativo, enquetes, gerenciamento de tarefas e muito mais para criar o plano de ação corretivo perfeito!

Saber mais!

Se você chegou até aqui e está pensando em fazer tudo isso na sua cabeça sem anotar, e ainda está se perguntando qual é o propósito de um plano de ação? Temos os detalhes para explicá-lo ainda mais.

Quando você começar a escrever seu próprio plano de ação corretiva, verá como as ações corretivas fazem sentido. Você pode definir prazos, metas ou mais metas que gostaria de alcançar. Além disso, está escrito. Portanto, você sempre pode consultá-lo mais tarde.

As ações corretivas devem incluir:

• O problema
• Políticas da sua empresa
• Os procedimentos definidos para evitar esse problema
• Lista de responsabilidades, seja um funcionário individual, gerente, etc.

Agora que você escreveu seu plano de ação corretiva, não vai mais se perguntar qual é o propósito de um plano de ação. Depois de colher os benefícios, você desejará treinar seus funcionários o mais rápido possível.

Seu treinamento deve incluir a cobertura de todos os cenários possíveis junto com todas as suas soluções. Deve ficar claro para que os funcionários saiam da reunião entendendo o que é esperado caso surja uma situação. Além disso, seus funcionários devem ter confiança para realizar qualquer tarefa.

A tecnologia pode ser sua melhor amiga para gerenciar seu plano de ação corretiva, pois envolve muitos componentes móveis. Por exemplo, requer comunicação eficaz e acompanhamento para verificar se a ação corretiva está funcionando como deveria.

Isso pode ser muito para gerenciar, especialmente com todas as outras tarefas diárias. Se você ainda estiver usando e-mails e mensagens de texto, seus esforços de comunicação podem ser perdidos. A pior parte é que você não consegue nem rastrear quem viu sua mensagem.

Você não apenas perdeu tempo tentando ligar e perseguir todo mundo, como ainda acontecem erros porque seus funcionários não leram suas mensagens. Como não há como rastrear, você não tem ideia se os funcionários estão concluindo suas tarefas.

Aplicativos completos, como o Connecteam, permitem que você implemente seu plano de ação corretiva em toda a empresa para que todos tenham acesso direto ao plano de ação corretiva. Você também pode rastrear quem ainda não leu seus manuais de treinamento e pode enviar notificações push automáticas para lembrá-los de fazê-lo.

Além disso, você pode manter o controle e observar o progresso de sua equipe. Com a adição de vídeos e fotos, você pode dar vida ao seu plano de ação corretiva. Os funcionários poderão assistir a cenários da vida real diretamente de seus dispositivos móveis em seu próprio tempo, em vez de apenas ficarem sentados em uma sala chata.

Além disso, você não precisa mais amontoar tudo em uma sessão de treinamento e se preocupar se todos entenderam o material. Os funcionários podem treinar e consultar diretamente o aplicativo, mesmo quando ocorre uma situação da vida real. Além disso, os colaboradores têm as ações corretivas na palma da mão. Eles não precisam mais se esforçar para folhear um grande fichário no meio de uma crise. Com o app da Connecteam, você pode fazer arquivos para cada ação corretiva que seu funcionário pode pesquisar facilmente para encontrar o que precisa.

Quando uma ação corretiva nova ou aprimorada for lançada, envie uma atualização para toda a empresa e todos estarão atualizados. Os funcionários podem interagir com curtidas e comentários, assim como a maioria dos aplicativos sociais com os quais já estão familiarizados. Se você perceber que um funcionário ainda não leu sua atualização, use o bate-papo no aplicativo para enviar um lembrete para que ele verifique. Se uma ação corretiva se aplica apenas a uma equipe, você pode configurar chats em grupo no aplicativo e enviar uma mensagem para eles.

O Connecteam tem muito mais recursos do que apenas treinamento, envio de mensagens e atualização. Você pode configurar o gerenciamento de tarefas, relógio de ponto (incluindo integrações de folha de pagamento com QuickBooks Online e Gusto) e muito mais. Com uma configuração fácil, até mesmo seu funcionário que não entende de tecnologia gostará de usá-lo e se sentirá mais confortável caso surja algum problema.

Acompanhe seu plano de ação corretiva

É tudo uma boa escrita e tê-lo no lugar. No entanto, você precisa monitorar e avaliar se seu novo processo está funcionando. Se voltarmos ao exemplo original, você pode perguntar a alguns funcionários como estão suas costas desde o novo plano.

O melhor é que você pode ajustar seu plano de ação corretiva a qualquer momento. Seu funcionário pode lhe dar uma sugestão para adicionar, para que o próximo funcionário não enfrente a mesma experiência.

Adicionar uma peça de tecnologia ao seu plano pode ajudá-lo a acompanhar em tempo real e fazer ajustes, caso necessário. Você não vai mais questionar qual é o propósito de um plano de ação? Em vez disso, você estará se perguntando por que demorou tanto para escrever um!

Quer receber mais ótimos artigos direto na sua caixa de correio? Inscreva-se aqui