O guia completo de RH para pequenas empresas em 2022

Como proprietário ou gerente de uma pequena empresa, você está acostumado a usar muitos chapéus. Você não é apenas responsável pela supervisão estratégica e liderança do seu negócio, mas também está fortemente envolvido nas tarefas do dia-a-dia, especialmente quando se trata de RH.

Mas o escopo das funções de RH, mesmo para uma pequena empresa, é vasto. Isso pode sobrecarregar rapidamente seu tempo e você pode passar horas em papelada e administração de RH. Você mal tem tempo suficiente para garantir que nada esteja escapando das rachaduras, muito menos se concentrar no desenvolvimento e no crescimento de seus negócios.

Sem surpresa, ter tempo suficiente para fazer tudo é uma das cinco principais preocupações dos proprietários de pequenas empresas.

É por isso que a necessidade de delegar o RH – seja para outra pessoa ou para uma equipe dentro de sua organização – surge inevitavelmente. Mas como você sabe quando é o momento certo para fazer isso? E como você configura uma pessoa ou equipe de RH dedicada?

Leia mais para descobrir!

O que é RH?

RH significa recursos humanos. A Society for Human Resource Management (SHRM) define gestão de RH como “o processo de gerenciar os funcionários de uma organização…

Uma equipe de RH é responsável por toda a experiência do funcionário, desde a contratação até a rescisão, demissão ou aposentadoria – e tudo mais.

Isso inclui:

• Recrutamento e retenção
• Gestão de remuneração e benefícios
• Folha de pagamento, incluindo conformidade fiscal
• Satisfação, engajamento, segurança e bem-estar dos funcionários
• Embarque e desembarque
• Avaliações de desempenho
• Recompensas e reconhecimento dos funcionários
• Desenvolver e manter recursos de funcionários, como manuais de treinamento e manuais de funcionários
• Criando a cultura da empresa
• Participação e comunicação dos funcionários
• Treinamento e desenvolvimento
• Controle de tempo e presença
• Conformidade com a legislação trabalhista

As pequenas empresas lidam com questões de RH desde o momento em que contratam seu primeiro funcionário. Com apenas um punhado de funcionários, pode ser possível gerenciar você mesmo as tarefas de RH, além de suas responsabilidades de gerenciamento e propriedade. Mas à medida que sua empresa cresce, é fácil ver como essa lista se torna demais para uma pessoa gerenciar sozinha!

Principais funções de RH para pequenas empresas

As principais áreas de recursos humanos para pequenas empresas são:

1. Recrutamento e retenção
2. Compensação e benefícios
3. envolvimento dos funcionários
4. Treinamento e desenvolvimento
5. Cumprimento da legislação trabalhista.

Vamos dar uma olhada em cada um deles e por que eles são importantes para o seu negócio.

Atrair e reter os melhores talentos é uma das funções de RH mais importantes para pequenas empresas. Mas não sai barato. Práticas de recrutamento e retenção de qualidade levam tempo e dinheiro para serem desenvolvidas e implementadas.

O recrutamento envolve preparar descrições de cargos, criar uma estrutura para decisões de contratação, gerenciar o processo de recrutamento, incluindo entrevistas, preencher documentos de conformidade, como contratos de trabalho e documentos de qualificação para trabalho, e projetar e implementar um processo de integração.

Diversidade, equidade e inclusão (DEI) é um aspecto importante do recrutamento para empresas de todos os tamanhos. DEI precisa ser mais do que um gesto simbólico. Deve permear todos os níveis e funções da sua organização, incluindo o RH. O DEI é um fator importante para atrair os melhores talentos – quase 80% dos funcionários querem trabalhar para uma organização que valoriza o DEI.

Além de atrair novos talentos, o RH também é responsável pelas políticas e práticas de retenção. Estratégias destinadas a aumentar a satisfação e o engajamento dos funcionários, bem como treinamento e desenvolvimento, são boas maneiras de melhorar a retenção de funcionários.

O RH é normalmente responsável por determinar a filosofia de remuneração de uma organização, a estratégia de remuneração e a estrutura de remuneração, incluindo remuneração base e remuneração adicional.

Ao projetar uma estrutura de remuneração, você precisa estar ciente de quaisquer salários mínimos legais, bem como o que sua concorrência está oferecendo aos funcionários.

Uma parte importante do seu pacote de remuneração são os benefícios dos funcionários, como seguro saúde, licença remunerada, horário de trabalho flexível, comissões e programas de bem-estar dos funcionários. Os benefícios são importantes para os funcionários. Embora o salário seja importante, 79% dos funcionários aceitariam benefícios novos ou extras em vez de um aumento salarial.

Assim como o salário mínimo legal, é importante identificar quaisquer benefícios que você deve fornecer por lei. Estes dependem de sua localização e podem incluir benefícios como compensação trabalhista, folga remunerada e seguro de invalidez.

Outro aspecto da remuneração é a folha de pagamento e os impostos. Mesmo para pequenas empresas com funcionários limitados, esses processos podem se tornar rapidamente complexos e demorados. Muitos proprietários de pequenas empresas subestimam quanto tempo a folha de pagamento pode levar, que pode ser quase cinco horas a cada período de pagamento.

O engajamento dos funcionários é a conexão que um funcionário tem com uma organização e seus objetivos. Ela desempenha um papel importante no sucesso do seu negócio. Isso pode afetar diretamente sua lucratividade – funcionários engajados são mais produtivos e menos propensos a faltar ao trabalho. Por outro lado, 74% dos funcionários ativamente desengajados estão procurando um novo trabalho ou de olho em outras oportunidades.

O RH lida com o design de estratégias e processos que abordam quaisquer questões subjacentes que afetem o engajamento, como aumentar o moral dos funcionários. Isso melhora a retenção e seus resultados.

Oferecer oportunidades contínuas de desenvolvimento profissional aos seus funcionários é crucial para aumentar os níveis de motivação e engajamento. Os funcionários estão famintos por oportunidades de aprender novas habilidades. Em uma pesquisa da Deloitte, quase 80% dos Millennials identificaram treinamento formal no local de trabalho, treinamento no trabalho e desenvolvimento profissional como importantes para ajudá-los a ter o melhor desempenho.

Um programa de treinamento e desenvolvimento bem projetado também ajuda a preparar os funcionários para promoções internas, economizando o custo de recrutamento externo.

As responsabilidades de treinamento e desenvolvimento do RH incluem a preparação de um manual do funcionário que defina a missão da empresa, valores fundamentais, expectativas dos funcionários, políticas da empresa e procedimentos disciplinares e de rescisão.

Mesmo para pequenas empresas, há uma vasta gama de leis e regulamentos trabalhistas que regem as interações dos funcionários. Uma das principais funções do RH é acompanhar quaisquer desenvolvimentos nas leis e regulamentos trabalhistas e garantir que sua organização esteja totalmente em conformidade com eles.

Como exemplo, as pequenas empresas sediadas nos EUA precisam considerar suas obrigações sob uma série de leis federais, incluindo:

• A Lei de Segurança e Saúde Ocupacional de 1970
• Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964
• A Lei de Discriminação de Idade no Emprego de 1967
• Títulos I e V do Americans with Disabilities Act de 1990
• A Lei de Licença Médica e Familiar
• A Lei de Padrões de Trabalho Justo
• A Lei Nacional de Relações Trabalhistas

O custo da não conformidade regulatória pode ser alto, resultando em grandes multas ou outras penalidades. Outros custos incluem danos à reputação e interrupção de seus negócios enquanto você lida com o problema. Mais importante ainda, os funcionários querem saber que você está comprometido com os problemas de conformidade projetados para protegê-los.

Os benefícios de delegar o RH

Um RH eficaz é essencial para o sucesso de um negócio, independentemente do seu tamanho. O RH define o tom da comunicação interna e impacta diretamente a cultura da sua empresa, bem como seus resultados. Seus funcionários são seu recurso mais valioso – cuidar de seu bem-estar por meio de políticas e procedimentos de RH deve ser uma prioridade.

A nomeação de uma pessoa de RH dedicada ou a criação de um departamento de RH requer um investimento inicial de tempo e dinheiro. Mas há muitas vantagens em fazê-lo, tanto a curto quanto a longo prazo.

• Economiza seu tempo . Como proprietário ou gerente de uma pequena empresa, seu tempo é extremamente valioso. Assumir responsabilidades de RH além de administrar os negócios pode sobrecarregar você com uma grande carga de trabalho, incluindo tarefas administrativas demoradas e gerenciamento de documentos. Ao delegar o RH, você pode liberar seu tempo para se concentrar em outras decisões estratégicas e de gerenciamento de alto nível destinadas a expandir seus negócios.
• Economiza seu dinheiro . O custo de tomar decisões erradas de RH – ou não tomar decisões – pode ser caro. Por exemplo, quando se trata de contratações ruins, a Gallup estima conservadoramente que o custo de substituir um funcionário pode ser de 0,5 a 2 vezes seu salário anual.

Uma pessoa ou equipe de RH dedicada pode concentrar seu tempo e recursos na tomada de decisões de RH eficazes e de qualidade. Eles também podem desenvolver melhores eficiências padronizando e centralizando os processos de RH e a tomada de decisões.

• Desenvolve conhecimentos internos de RH . Ao nomear uma pessoa ou equipe específica para gerenciar o RH, você pode começar a construir o conhecimento institucional da sua organização. Isso permite que as pessoas em funções de RH se tornem especialistas, com conhecimento específico de sua organização e seus funcionários. Essa combinação aumenta as chances de uma tomada de decisão de RH mais eficaz.
• Garante o cumprimento . Dada a complexidade e a natureza em constante mudança das leis e regulamentações trabalhistas, não é realista esperar que você mantenha a conformidade enquanto gerencia os negócios ao mesmo tempo. Uma equipe de RH dedicada tem tempo e conhecimento para acompanhar os desenvolvimentos, manter os registros necessários e gerenciar auditorias. Deixar de seguir as leis e regulamentos necessários pode ser caro, portanto, delegar suas responsabilidades de RH é um investimento que vale a pena.

Uma alternativa – empresas de terceirização de RH

Em vez de nomear uma pessoa de RH dedicada ou criar uma equipe interna de RH, algumas pequenas empresas usam serviços de terceirização de recursos humanos, como uma Organização de Emprego Profissional (PEO).

Um PEO atua como um empregador substituto para uma organização, contratando funcionários em nome da organização. Essa estrutura permite que o PEO lide com uma série de funções administrativas de RH em nome da pequena empresa, incluindo folha de pagamento, impostos, benefícios de funcionários, compensação de trabalhadores, conformidade e outros suportes de RH.

Se você está considerando esta opção, é importante pesar os custos e benefícios. Para os proprietários de pequenas empresas, a perspectiva de terceirizar a administração de RH pode ser atraente – economiza muito tempo e coloca seu RH nas mãos de um terceiro experiente.

Mas as PEOs normalmente cobram altas taxas por seus serviços de RH para pequenas empresas. Contratar um serviço de terceirização de RH também pode sufocar o conhecimento institucional de sua organização, o que pode ser especialmente útil à medida que sua empresa cresce. Os funcionários também podem ter reservas quanto a lidar com terceiros para questões de emprego.

Qual é o momento certo para delegar o RH?

O momento certo para nomear profissionais de RH dedicados ou criar uma equipe interna de RH depende das circunstâncias do seu negócio, incluindo orçamento, crescimento projetado e tamanho.

Como regra geral, muitos especialistas de RH dizem que você deve considerar a delegação de funções de RH quando sua organização crescer para mais de 10 funcionários. Neste ponto, o gerenciamento de RH pode se tornar demais para um proprietário ou gerente de uma pequena empresa, especialmente no que diz respeito à conformidade, pois os requisitos de conformidade podem ser complexos, densamente redigidos e evoluir com frequência.

Outros indicadores incluem quando:

• Erros começam a ocorrer, por exemplo, os requisitos de conformidade são perdidos
• A organização enfrenta um período de mudança ou crescimento significativo
• Você simplesmente não consegue acompanhar os processos de RH do dia-a-dia, bem como seu outro trabalho
• Os processos de RH ocupam a maior parte do seu tempo, deixando você incapaz de se concentrar no trabalho em nível de estratégia

Quando você chegar a esse ponto, é hora de considerar seriamente a nomeação de uma pessoa ou equipe de RH dedicada.

Como configurar um departamento de RH em 7 etapas

O processo de delegação de RH é específico para as circunstâncias da sua empresa e depende de fatores como idade e tamanho da empresa, crescimento projetado e setor. Como ponto de partida, aqui estão oito etapas para ajudá-lo a identificar suas necessidades de RH e configurar um departamento de RH interno.

Compreender o estado atual do RH em sua organização ajuda a identificar as necessidades e fornece uma estrutura para construir uma equipe de RH. Veja as principais funções de RH descritas no início deste artigo e reflita se sua organização as executa atualmente. Se isso acontecer, quão bem ele faz isso? Se não, é uma área que você precisa abordar?

A coleta de feedback de outros funcionários ou departamentos sobre suas necessidades de RH também pode ajudar nessa etapa. Ao final deste processo, você terá identificado as necessidades e prioridades de RH da sua organização.

Depois de identificar as necessidades de RH da sua organização, você pode estruturar uma equipe para atendê-las.

Você pode achar que só precisa de uma pessoa de RH dedicada para começar, como um generalista de RH. Empresas maiores ou que estão se expandindo rapidamente podem precisar de uma equipe de RH maior. Isso pode incluir uma combinação de um gerente de RH, gerente de contratação, coordenador de RH e assistentes de RH.

Mesmo com uma equipe de RH pequena, é importante definir claramente as funções e responsabilidades para garantir que você atenda às necessidades organizacionais.

Depois de saber quais cargos você precisa preencher, você pode procurar indivíduos talentosos para preenchê-los. Ao recrutar externamente para uma função de RH, fique atento às habilidades essenciais, como inteligência emocional, comunicação forte, resolução de conflitos, resolução de problemas e gerenciamento de tempo.

Não se esqueça de seus funcionários existentes - você sempre pode promovê-los internamente se alguém tiver as habilidades necessárias.

Outra maneira de construir sua equipe de RH é identificar os funcionários atuais com potencial e investir em seu treinamento e desenvolvimento para uma mudança posterior para uma função de RH.

Usar software para automatizar tarefas diárias e otimizar processos de RH é essencial para criar uma equipe de RH eficaz.

Uma grande parte do RH é manter registros. Vários documentos de RH precisam ser mantidos para fins de conformidade e auditoria, como informações de folha de pagamento, registros de treinamento, documentos de recrutamento, formulários de qualificação de emprego, ação disciplinar e registros de rescisão. O uso de uma solução de software de RH com um aplicativo móvel permite que seus funcionários e equipe de RH atualizem e acessem esses registros de qualquer lugar, a qualquer momento.

Você também pode usar um aplicativo de gerenciamento de funcionários para automatizar uma série de tarefas relacionadas a RH, incluindo rastreamento de tempo para folha de pagamento, integração, pesquisas de funcionários, treinamento e até recompensas e reconhecimento.

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são essenciais para medir a eficácia da sua equipe de RH. Os KPIs de RH incluem rotatividade de funcionários, satisfação, custos de treinamento, produtividade, absenteísmo e taxas de promoção interna.

Definir essas metas agora ajuda você a revisar posteriormente o desempenho de sua pessoa ou equipe de RH e sua contribuição para sua estratégia geral de negócios. Enquanto isso, eles também orientam a tomada de decisões de RH.

A tomada de decisões de RH também é guiada pelo seu orçamento. A alocação de recursos financeiros para sua equipe de RH agora os ajuda a priorizar os gastos e garantir que o RH funcione com eficiência.

Para fazer isso, revise os gastos anteriores de RH da sua organização e preveja suas necessidades de RH esperadas. Tenha em mente que seu orçamento de RH precisa cobrir funções essenciais, como salários, benefícios, DEI e segurança e bem-estar dos funcionários, bem como recrutamento, tecnologia de RH e treinamento e desenvolvimento.

Um orçamento de RH precisa vir do nível de liderança para que funcione ao lado do orçamento mais amplo de uma organização e das metas de negócios.

Uma vez que sua equipe de RH esteja pronta, eles podem começar a trabalhar abordando o RH da sua organização. Isso envolve o desenvolvimento de uma estratégia de RH, bem como políticas e procedimentos de apoio.

Embora a delegação de funções de RH as tire da sua lista de tarefas diárias, você ainda precisará supervisionar a equipe de RH. Você deve continuar analisando as necessidades de RH de sua empresa como parte de sua estratégia de negócios mais ampla, especialmente à medida que sua pequena empresa continua a crescer. Com o tempo, você pode achar que precisa adicionar ou ajustar funções ou redefinir as prioridades de RH para refletir as mudanças nas necessidades de seus negócios.

Recursos adicionais de RH para pequenas empresas

Ao decidir se delegar responsabilidades de RH, você quer estar o mais informado possível.

Aqui estão alguns recursos adicionais sobre RH para pequenas empresas:

• A Society For Human Resource Management (SHRM) tem uma série de artigos úteis
• Pequenas empresas sediadas nos EUA podem consultar o site do Departamento do Trabalho - especialmente para perguntas sobre questões de conformidade - ou o blog de RH da Câmara de Comércio dos EUA
• A Academy to Innovate HR (AIHR) oferece vários recursos de RH online gratuitos, incluindo blogs, podcast, guias e estudos de caso
• Nosso blog Connecteam tem uma variedade de artigos sobre vários tópicos de RH para pequenas empresas

Hora de delegar RH em sua pequena empresa?

Como proprietário de uma pequena empresa, você sem dúvida passou muito tempo gerenciando as funções diárias de RH de sua empresa. Mas essa abordagem pode se tornar rapidamente incontrolável, especialmente à medida que seus negócios e o número de funcionários crescem.

Delegar o RH da sua pequena empresa a uma pessoa ou equipe de RH dedicada libera seu tempo e geralmente economiza o dinheiro da sua empresa a longo prazo. Ele garante que sua organização esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos trabalhistas relevantes. Ao mesmo tempo, ele cria uma equipe interna que conhece os detalhes das necessidades de RH da sua organização.

O take away? Se você ainda estiver gerenciando as necessidades de RH da empresa que possui ou administra, talvez seja hora de delegar essas responsabilidades. É uma mudança da qual você, sua empresa e seus funcionários podem se beneficiar.