Um guia detalhado sobre roubo de tempo: por que e como isso acontece, o custo e como evitá-lo

Se os funcionários tiverem a oportunidade de falsificar seus cartões de ponto ou relógios, provavelmente o farão. Por exemplo, eles pedirão a um colega de trabalho confiável para cronometrá-los enquanto estiverem atrasados. Isso é conhecido como soco amigo. Nos Estados Unidos, o soco de amigos resulta em empregadores que pagam US$ 373 milhões em custos trabalhistas desnecessários anualmente.

Ao pedir a um colega de trabalho para marcar seu ponto, você está essencialmente pulando um turno, seja ele parte de um turno inteiro. Se um funcionário está com o ponto marcado, mas não chega por mais 20 minutos, isso é roubo de tempo.

Se sua empresa registra o tempo no papel, isso dá aos funcionários uma ampla oportunidade de mentir sobre quantas horas trabalharam. Ou, se você permitir que os funcionários usem seu tempo por meio de um programa, como uma planilha do Excel, eles poderão ajustar facilmente seu tempo.

Os funcionários geralmente arredondam seu tempo. Por exemplo, se um funcionário sair do escritório às 5h55, ele arredondará o horário para 6h. Afinal, o que são alguns minutos aqui e ali? (Bem, de acordo com os números, os empregadores nos Estados Unidos perdem US$ 11 bilhões anualmente por causa do roubo de tempo dos funcionários .)

O roubo de tempo no trabalho pode ser causado por funcionários fazendo pausas mais longas do que as permitidas na política de tempo de pausa. Por exemplo, o funcionário pode fazer um intervalo de 45 minutos para o almoço, mas marca apenas 30 minutos em seu cartão de ponto. O mesmo vale para pausas excessivas para fumar.

Leia nosso guia sobre pausas para refeições e descanso se você ainda não tiver certeza de qual deve ser a política.

Quando um funcionário está fazendo tarefas pessoais ou rolando nas mídias sociais, enquanto está no horário da empresa, isso é roubo de tempo. Essas questões devem ser feitas durante a pausa para o almoço, mas são feitas enquanto estão no relógio. Por exemplo, eles estão ao telefone pagando suas contas, organizando encontros ou cuidando de crianças, conversando com um amigo e assim por diante. Ou talvez eles estejam postando em mídias sociais como Facebook ou Twitter. Ou o funcionário pode estar jogando em seu telefone ou enviando mensagens de texto para membros da família. Então, mesmo que eles estejam no trabalho, o funcionário definitivamente não está trabalhando.

Os funcionários podem ficar super sorrateiros com o roubo de tempo quando viajam para o trabalho. Um funcionário pode estar tomando café em um café ou comprando um livro em uma livraria local – tudo isso enquanto no relógio constitui roubo de tempo.

Um funcionário pode chegar cedo, mas em vez de ir direto para o trabalho, ele faz um café ou conversa com um colega de trabalho sobre assuntos não relacionados ao trabalho. Ou um funcionário pode terminar seu trabalho 15 minutos mais cedo, mas em vez de marcar o ponto, ele passa o tempo até o final oficial do turno.

Ao criar uma política de roubo de tempo, você deve considerar se um funcionário está roubando tempo no trabalho, pode ser porque ele simplesmente não entende o que se espera de sua função de trabalho. Por exemplo, se um garçom de restaurante está enviando mensagens de texto para amigos porque nenhum cliente está ao seu redor, mas você quer que eles estejam limpando as mesas ou varrendo o chão – você precisa ser claro.

Os funcionários devem entender exatamente quais são seus deveres de trabalho para que não percam tempo da empresa. Não peça apenas para eles fazerem algo, como “Você pode varrer o chão?” Como eles podem considerar isso um dever único. Em vez disso, diga a eles que, quando não estiverem ajudando os clientes, eles precisam realizar as seguintes tarefas (A, B, C, D etc.)

Isso deve ser feito desde o primeiro dia e pode estar prontamente disponível no manual do funcionário na seção de política de roubo de tempo. Estabeleça claramente como será o primeiro dia, semana, mês e assim por diante para o funcionário, especialmente em relação à sua função e responsabilidades no trabalho.

O uso de uma solução de rastreamento de tempo móvel facilita muito o gerenciamento das horas de trabalho dos funcionários.

Connecteam é um exemplo perfeito de um sistema de ponto e presença que permite que os funcionários entrem e saiam dos turnos usando seus smartphones. Isso torna o rastreamento de tempo acessível a qualquer momento, de qualquer local de trabalho. Além disso, quando um funcionário entra ou sai, seu carimbo de data/hora do GPS também é mapeado para que você sempre saiba quando e onde ele estava no momento em que entrou ou saiu.

Cada funcionário tem seu próprio login exclusivo, tornando o Connecteam uma ótima solução para conter os socos dos amigos. Leia mais aqui sobre por que tantas pequenas empresas escolhem a Connecteam para suas necessidades de rastreamento de tempo.

• Os recursos de cerca geográfica garantem que os funcionários não consigam marcar o ponto quando não estiverem na área de trabalho
• As limitações do relógio de ponto garantem que os funcionários não possam chegar mais cedo do que deveriam, mesmo que decidam chegar mais cedo e ESTEJAM no local de trabalho, apenas esperando o início do turno
• O relógio de ponto automático ajuda a garantir que os funcionários não “esqueçam” de marcar o ponto ou apenas permaneçam no local de trabalho um pouco mais sem motivo para pegar mais alguns minutos todos os dias
• Notificações em tempo real alertam você sobre funcionários que ainda estão em ponto, funcionários que foram automaticamente desconectados e mais para que você, como gerente, saiba exatamente o que está acontecendo em campo
• Definir dias bloqueados no aplicativo – significa que um administrador com a permissão relevante revisou as horas desse dia e aprovou as horas para a folha de pagamento
• Receba alertas se um funcionário entrar com um novo dispositivo . Se um funcionário marcar o ponto com um modelo ou versão de telefone diferente (ou até mesmo uma versão diferente do aplicativo Connecteam), o gerente será alertado porque isso indica que seu funcionário comprou um novo telefone ou pediu a alguém para fazer login em seu usuário no aplicativo .

Além disso, por meio do aplicativo móvel, os funcionários podem solicitar folgas, visualizar planilhas de horas atuais ou passadas e até exportá-las para a integração Quickbooks Online ou Gusto da Connecteam para obter uma folha de pagamento 100% precisa, pode se comunicar com você pelo bate-papo no aplicativo, pode adicionar informações detalhadas notas para uma mudança, e muito mais.

A Connecteam oferece a você, gerente, todas as ferramentas necessárias para garantir que seus funcionários estejam trabalhando apenas no horário em que deveriam e fornece todas as informações necessárias o tempo todo para que você estabeleça e dê seguimento ao seu roubo de tempo. política é mais fácil de gerenciar.

Por meio de seu código de conduta para a política de roubo de tempo, indique claramente quais são as regras em relação ao ponto de entrada e saída. Como gerente, é óbvio para você que marcar ponto para um colega de trabalho é um não-não ou que jogar em seu telefone pessoal enquanto está marcado é considerado roubo de tempo, mas isso pode ser óbvio para todos os outros.

Os funcionários nem sempre param e pensam sobre quais são as consequências de seu comportamento e como isso prejudicará os resultados da empresa. Além disso, a integridade do funcionário e de seus colegas de trabalho também é seriamente prejudicada.

Portanto, escreva isso em seu código de conduta e manual do funcionário para deixar claro qual é a política de roubo de tempo. Sinais de mão e cartazes em todo o local de trabalho. Inclua uma mensagem no aplicativo de relógio de ponto. Faça uma reunião mensal para lembrar a todos as regras.

Seja qual for o método usado, seja sempre proativo e garanta que todos estejam atualizados sobre a política de roubo de tempo.

Além disso, certifique-se de seguir as regras quando se trata de rastrear as horas de seu funcionário.

Não há dúvida de que os gerentes têm muitas tarefas para fazer malabarismos e, às vezes, as coisas falham. No entanto, se você deixar o roubo de tempo desmarcado, estará enviando a mensagem errada aos seus funcionários. Portanto, é vital que você dê seguimento ao seu processo disciplinar quando alguém comete roubo de tempo.

Por exemplo, se o roubo de tempo for cometido e pego, você pode seguir estas diretrizes para lidar com o assunto: Advertência verbal, advertência por escrito, suspensão e rescisão. Escreva isso em sua política de roubo de tempo para que os funcionários saibam o que vai acontecer e quando.

No entanto, certifique-se de que todas as ofensas sejam analisadas antes de repreender um funcionário. Por exemplo, você pega um funcionário tirando selfies enquanto nenhum cliente está por perto, em vez de dar um aviso verbal formal ou escrevê-lo, converse com ele para lembrá-lo das regras. Certifique-se de que eles entendam quais tarefas devem cumprir se não houver clientes por perto. Há uma enorme diferença entre marcar dois minutos mais cedo e fazer uma pausa de duas horas para o almoço. Seja claro sobre a política de roubo de tempo para todas as circunstâncias.