Contratar empreiteiros ou funcionários para sua pequena empresa?

Funcionários versus contratados — a escolha é diferente para cada pequena empresa. No entanto, a maioria das pequenas empresas depende de uma mistura dos dois. Considere o seguinte: em 2015, o US Government Accountability Office descobriu que 17,2% dos trabalhadores eram contratados. Um pequeno número desses trabalhadores (1,3%) era temporário de agência, enquanto 3% eram trabalhadores de empresas terceirizadas e quase 13% eram contratados independentes que forneciam produtos e serviços à sua base de clientes. Além disso, com o aumento do teletrabalho e os custos crescentes dos cuidados de saúde, espera-se que mais trabalhadores se juntem aos seus colegas como contratados nos próximos anos.

No entanto, não vamos descontar o valor dos funcionários muito rapidamente! Os funcionários também vêm com várias vantagens, o que significa que os proprietários de empresas geralmente enfrentam escolhas difíceis ao decidir entre esses dois grupos de trabalhadores. Ajudaremos você a tornar essa escolha mais fácil, mostrando a diferença entre contratados e funcionários, como cada grupo é tributado e muito mais.

Principais diferenças entre contratados e funcionários

Antes de escolher entre contratar um contratado ou um funcionário, é importante entender as diferenças entre esses dois tipos de trabalhadores. Em poucas palavras, um contratante independente é um trabalhador autônomo que administra seu próprio negócio, enquanto os funcionários são empregados por sua empresa. Aqui está um detalhamento das diferenças:

Características dos Empreiteiros Independentes:

• Um contratante mantém seu próprio negócio, que envolve publicidade, faturamento, impostos, seguro de saúde e muito mais. Todas essas coisas precisam ser levadas em consideração nas despesas gerais do contratado quando eles apresentarem suas taxas.
• Os empreiteiros geralmente operam sob um nome comercial. No entanto, nem sempre é esse o caso – freelancers solo, como escritores e artistas, às vezes operam sob seu próprio nome como autônomos.
• Empreiteiros maiores são donos de empresas como você, o que significa que eles terão seu próprio conjunto de funcionários.
• A maioria dos empreiteiros terá suas próprias ferramentas. Por exemplo, um eletricista não pedirá que você forneça alicates e um escritor estará equipado com o software necessário para fazer o trabalho.
• Os empreiteiros geralmente trabalham para mais de uma pessoa para garantir que seus negócios permaneçam estáveis ​​e lucrativos. Isso significa que eles costumam definir seus próprios horários, não apenas para flexibilidade, mas para que possam agendar horários para cada uma das necessidades de seus clientes.

Características dos Funcionários:

• Os funcionários realizam apenas um trabalho em vez de cuidar da publicidade ou do faturamento da empresa (a menos, é claro, que seja o trabalho deles), e geralmente pagam apenas uma pequena parte do seguro de saúde, com o empregador cobrindo a maior parte.
• Os empreiteiros tendem a concluir os trabalhos usando seus próprios métodos, mas os funcionários estão vinculados às coisas que você dita. Eles trabalham de acordo com suas descrições de trabalho e permanecem dentro dos limites estabelecidos pelos procedimentos operacionais de sua empresa.
• Falando em procedimentos operacionais, os funcionários normalmente precisam ser treinados nos métodos de sua empresa, enquanto os contratados, como afirmamos acima, têm suas próprias habilidades e operam de acordo com seus próprios métodos.
• Ao contrário de um contratado independente, um funcionário trabalha exclusivamente para você durante o horário comercial que você definiu.

Claro, as características acima nem sempre são imutáveis. Por exemplo, você pode dar aos seus funcionários horários flexíveis ou pode exigir que os contratados sigam os procedimentos operacionais da sua pequena empresa. Como essas linhas às vezes podem ser borradas, o IRS tem algumas regras de direito comum que ajudam a determinar se alguém é contratado ou funcionário:

• Mais importante ainda, o seu trabalhador está vinculado a um contrato escrito ou recebe benefícios como seguro ou férias? Se uma pessoa está vinculada por um contrato, ela é definitivamente uma contratada. No entanto, os contratados geralmente pagam por seus próprios benefícios, portanto, alguém que recebe benefícios de sua empresa (e não está vinculado a um contrato) é um funcionário.
• Quando se trata do custo de fazer negócios, as empresas geralmente lidam com esses custos fornecendo ferramentas ou reembolso a um funcionário. Os empreiteiros, por outro lado, são responsáveis ​​por esses custos, então eles os incluirão na taxa que cobram de você.
• A regra final é fácil: se sua empresa controla o tempo de um trabalhador e a maneira como ele aborda seu trabalho, isso pode ser considerado uma relação empregador-empregado.

Como a distinção entre funcionários e contratados geralmente não é clara, o IRS criou o Formulário SS-8, projetado para ajudá-lo a determinar o status de seus funcionários. Mesmo que você ainda não tenha contratado ninguém para sua pequena empresa, você pode dar uma olhada neste formulário para entender melhor as diferenças entre funcionários e contratados independentes.

Exigências fiscais para contratados e funcionários

Ao trabalhar com empreiteiros, suas obrigações fiscais como proprietário de uma empresa são relativamente simples: ao contratar o empreiteiro, ele deverá preencher um W-9, que é basicamente um formulário que fornece o nome correto do empreiteiro e o número de identificação fiscal . Depois disso, você precisará acompanhar o dinheiro que paga ao contratado para poder enviar um formulário 1099 ao contratado e ao IRS em janeiro. Observe que você só precisa enviar um formulário 1099 se tiver pago ao contratado mais de US$ 600 durante o ano.

Se você estiver contratando funcionários, suas obrigações fiscais serão muito mais complicadas. Começa pedindo ao novo funcionário que preencha o Formulário W-4. Este formulário informará quanto imposto precisa ser retido de seus salários, e você precisará reter imposto de renda federal, impostos da Previdência Social e Medicare, imposto de desemprego e quaisquer impostos adicionais exigidos pelo seu estado.

Quando o final do ano chegar, você precisará fornecer o Formulário W-2 para cada funcionário e para o IRS. Este formulário lista os salários que você pagou, gorjetas e outras formas de compensação, e também lista todos os impostos que você reteve dos ganhos de um funcionário.

Ramificações da classificação incorreta de funcionários e contratados

A ideia de estar em apuros com o IRS é uma perspectiva aterrorizante para qualquer um, especialmente os pequenos empresários. Se, no entanto, você acidentalmente classificar incorretamente seus trabalhadores, é improvável que as consequências sejam a morte de sua pequena empresa. Veja o que esperar em várias situações de classificação incorreta de trabalhadores:

• Se um funcionário for classificado sem razão como um contratado independente (ou seja, você não tiver nenhuma razão válida para essa pessoa ser um contratado), talvez seja necessário pagar os impostos trabalhistas que deveria ter pago por esse funcionário.
• Se um trabalhador sentir que é um funcionário que foi classificado erroneamente como contratado, ele pode preencher o Formulário 8919, que informa ao IRS os impostos não cobrados do Medicare e da Previdência Social.

O bom é que existem disposições em vigor no caso de você classificar incorretamente os trabalhadores - não que você deva, mas apenas no caso de você cometer um erro. Se você puder provar que havia uma razão razoável para tratar um trabalhador como empregado e não como contratado, poderá ser elegível para isenção de impostos. Nessas situações, é melhor consultar a Publicação do IRS 1976 para obter os requisitos de elegibilidade.

Decidindo entre contratados independentes e funcionários

Agora que você sabe a diferença entre contratados e funcionários, as responsabilidades fiscais de cada um e as consequências da classificação incorreta dos trabalhadores, como você sabe qual é a decisão certa para o seu negócio? Depende. Você precisará fazer a escolha caso a caso.

Para alguns profissionais, é improvável que você precise de seus serviços em tempo integral, e você definitivamente não vai querer ser responsável pelas ferramentas e outras coisas que eles precisam para fazer seu trabalho (isso inclui profissionais como advogados, encanadores e eletricistas ). Em teoria, você só deve precisar desses serviços de vez em quando, então é melhor contratar conforme a necessidade surgir.

Aqui estão alguns outros fatores a serem considerados:

• Analise os custos com cuidado. Em muitos casos, você descobrirá que os empreiteiros são realmente mais econômicos, apesar do fato de que suas despesas gerais estão incluídas nas taxas que você paga simplesmente porque você não é responsável por impostos, benefícios ou equipamentos. Leve em consideração os salários, impostos, benefícios e todos os outros custos que acompanham o emprego e compare-os com as taxas do contratado.
• Pense em quanto tempo o trabalho em mãos levará. Por exemplo, se você só precisa de um gerente de mídia social para trabalhar em sua estratégia de marketing por uma ou duas horas por dia, um contratado pode ser a melhor escolha. Da mesma forma, se você tiver um número relativamente pequeno de funcionários, poderá terceirizar as tarefas de recursos humanos. Se, no entanto, seu RH exigir que alguém esteja disponível o tempo todo para atender a perguntas sobre benefícios, folha de pagamento e muito mais, um funcionário em tempo integral pode ser a melhor aposta.
• Considere o período de tempo que você precisará do funcionário. Coisas como trabalho sazonal ou projetos únicos, como software ERP personalizado, são melhor tratados por empreiteiros que esperam passar de um trabalho para outro. Os cargos permanentes, no entanto, são mais bem preenchidos por funcionários permanentes.
• Pense na aparência do seu negócio para as pessoas de fora. Se você está constantemente alternando entre trabalhadores temporários para atender às necessidades de mão-de-obra, terá uma alta taxa de rotatividade, o que levará a um declínio na percepção pública de sua empresa. Funcionários felizes e leais tendem a espalhar a boa notícia e fazer sua empresa parecer ótima.

A escolha entre contratados e funcionários independentes é sua e somente sua — e você precisará basear suas decisões em diversos fatores. Se sua pequena empresa for como a maioria, você provavelmente terminará com um bom equilíbrio entre funcionários e contratados.