Como automatizar seu escritório de advocacia e reduzir o desperdício

Quer saber como automatizar seu escritório de advocacia? Você não está sozinho; é uma consideração comum para as empresas em 2020.

Não é segredo que o setor jurídico fica atrás dos outros quando se trata de tecnologia, e a maioria das empresas aceitou o fato de que a implementação da tecnologia será essencial nos próximos anos.

Embora lidar com o aumento do volume e da complexidade das informações continue sendo uma preocupação para 72% dos advogados, apenas 31% indicam que sua organização está “muito preparada” para lidar com esse problema.

Isso ocorre porque, pelo menos, estratégias simples de transformação digital – principalmente aquelas que abordam fluxos de trabalho baseados em papel – estão se tornando uma ferramenta necessária para as empresas lidarem com o fluxo cada vez maior de informações com as quais precisam lidar.

Hoje vamos dar uma olhada em como automatizar seu escritório de advocacia e algumas medidas simples que você pode implementar para se colocar no caminho certo.

Escritórios de advocacia precisam de digitalização

Se algum setor precisa de mais digitalização, é o setor jurídico.

É uma reviravolta do destino que o setor que mais precisa de automação fique atrás dos outros – considere, por exemplo, como os fornecedores e varejistas de saúde estão usando iniciativas digitais para impulsionar os negócios.

Um funcionário de escritório típico imprime cerca de 8.500 folhas de papel por ano; uma pesquisa com advogados descobriu que eles imprimem cerca de 100.000 folhas.

Considerando a quantidade de informações com as quais os advogados precisam lidar diariamente e os custos ocultos associados aos hábitos de impressão desperdiçados, os escritórios de advocacia são excelentes candidatos à digitalização no que diz respeito à automação de seus fluxos de trabalho baseados em papel.

Mais de 7 em cada 10 advogados na Europa e nos EUA dizem que “Lidar com o aumento do volume e complexidade da informação” e uma “Ênfase na melhoria da produtividade e eficiência” são dois dos maiores problemas que têm de resolver.

Resolvendo hábitos de impressão

Sabemos que o papel é efetivamente fundamental para as operações de um escritório de advocacia, e é improvável que isso mude, independentemente de você ter ou não um novo sistema implantado.

O que você pode fazer, no entanto, é colocar um plano em ação que ajudará a reduzir o desperdício e, ao mesmo tempo, melhorar a segurança, a conformidade e a eficiência.

Por mais boas e arraigadas nas pilhas de papel de cultura, hoje existem muitas complicações para um sistema exclusivamente baseado em papel.

Para começar, é muito mais difícil estabelecer uma trilha de auditoria se tudo for baseado em papel, e há preocupações de segurança decorrentes de documentos soltos que não têm backup ou proteção na extensão máxima permitida pela tecnologia moderna.

Então, como renovar seus hábitos de impressão resolve isso?

Muitos escritórios de advocacia estão agora usando serviços de impressão gerenciados para atender às suas necessidades de impressão.

Em 2018, apenas 23% das empresas concordaram que os MPS (serviços de impressão gerenciados) desempenhavam um papel importante na transformação digital. Em 2020, esse número chega a 54%.

Um provedor de serviços examinará sua configuração atual, estabelecerá uma planta baixa para fins de eficiência e, em seguida, instalará impressoras multifuncionais e um banco de dados central conectado e o ajudará no gerenciamento de conteúdo corporativo.

Com uma configuração de impressora inteligente e um sistema ECM instalado, os funcionários podem capturar e digitalizar documentos, que serão armazenados automaticamente em seu novo banco de dados centralizado.

Isso oferece aos escritórios de advocacia uma série de vantagens:

• Maior eficiência no armazenamento de dados
• Recuperação mais rápida de dados e informações
• Armazenamento em nuvem para informações processadas que atendem aos padrões modernos de conformidade e segurança

Apenas 37% dos líderes jurídicos e de compliance indicam que possuem uma estrutura formal de governança da informação em suas empresas.

Há benefícios adicionais também; Além disso, com uma rede de impressoras totalmente integrada à sua infraestrutura de TI, agora você tem total visibilidade sobre seus hábitos e uso de impressão, permitindo que você estabeleça limites, se necessário, e reduza o desperdício.

Também vale a pena notar que os provedores gerenciados cuidam dos suprimentos de impressão e dos reparos de sua frota, que é outra razão pela qual eles são populares entre os escritórios de advocacia - para um setor que depende tanto de documentos diariamente, essa garantia extra de que eles nunca ficar baixo ou ter que lidar com um problema mecânico defeituoso é um grande benefício.

Automação de fluxo de trabalho

Ao considerar como automatizar seu escritório de advocacia, a remoção de gargalos que ocorrem com tanta frequência nos fluxos de trabalho dos escritórios é uma prioridade.

Uma pesquisa de 2019 perguntou aos entrevistados qual era o maior desafio para sua empresa em relação ao fluxo de trabalho; a principal resposta foi gargalos causando atrasos nas operações de trabalho, com 36% dos advogados indicando que era o problema mais problemático.

Mais da metade das empresas concorda que gerenciar sua impressão é importante para suas estratégias digitais, e isso ocorre principalmente porque normalmente funciona como um ponto de partida para a implementação de outras tecnologias no local de trabalho.

É aqui que automatizar seus fluxos de trabalho pode ser o próximo passo na criação de uma empresa significativamente mais produtiva e eficiente.

Automatizar fluxos de trabalho também não é algo que passou despercebido – 57% dos funcionários de escritórios de advocacia concordam que adicionar mais automação por meio de software pode resolver seus problemas.

Então, o que isso parece exatamente?

A automação do fluxo de trabalho em um escritório de advocacia pode abranger praticamente qualquer documento processado de alguma forma por meio de um computador ou multifuncional, e é mais adequada para tarefas manuais e previsíveis.

Coisas como entrada de dados, faturamento e preparação de documentos são coisas que podem ser automatizadas para ajudar a melhorar sua eficiência e agilizar suas operações.

Os advogados gastam até seis horas por semana em questões de gerenciamento de documentos.

Sua plataforma de ECM será a solução que você usará para começar a identificar e automatizar seus fluxos de trabalho.

Você (ou seu parceiro, se tiver escolhido um MSP para ajudá-lo) observará seus fluxos de trabalho atuais e criará um mapa que garante automaticamente que os documentos sejam enviados instantaneamente para quem precisa deles - na verdade, não há mais busca de documentos soltos.

Você também pode automatizar os principais processos, como faturamento e integração (onde os documentos capturados são lidos e indexados automaticamente), economizando tempo e dinheiro para a equipe que está presa ao lidar com essas tarefas manuais repetitivas.

Qual é o próximo

Mencionamos anteriormente como os escritórios de advocacia costumam hesitar em se envolver em iniciativas digitais para suas operações.

Como vimos hoje, a necessidade de introduzir algumas medidas de automação bastante simples em sua empresa é convincente, principalmente quando você considera os benefícios a serem obtidos.

Em termos de impressão, que é uma espécie de calcanhar de Aquiles para escritórios de advocacia, automatizar seus processos de captura e impressão de documentos implementando uma frota de impressoras conectadas inteligentes pode trazer alguns benefícios muito significativos.

As organizações gastam aproximadamente 1-3% da receita anual em impressão. 90% das empresas norte-americanas não sabem quanto estão gastando com impressão.

Uma vez que você tenha controle sobre a impressão, o próximo passo natural é começar a simplificar seus fluxos de trabalho por meio de automação adicional.

Isso é especialmente útil para as tarefas manuais que podem consumir muito tempo para a equipe, e a criação de fluxos de trabalho mais eficientes para sua empresa melhorará sua produtividade e economizará dinheiro em custos de mão de obra.

Aprendizado

• Muitos escritórios de advocacia têm processos de trabalho ineficientes para seus fluxos de trabalho de documentos.
• Gerenciar sua impressão é um excelente ponto de partida para futuras iniciativas digitais.
• A captura de documentos com indexação automática ajuda a reduzir o desperdício, acelerar processos e melhorar a conformidade.
• A automação do fluxo de trabalho reduz o tempo gasto em tarefas que não precisam mais ser executadas por uma pessoa, permitindo que a equipe se concentre em tarefas que precisam mais de atenção humana.

Quer saber como automatizar seu escritório de advocacia? O gerenciamento de impressão e documentos são partes importantes da redução de custos para escritórios de advocacia que estão preocupados com o orçamento e procuram maneiras de reduzir despesas e melhorar seus fluxos de trabalho. Para obter mais informações sobre o que podemos fazer por você, dê uma olhada em nossa página Enterprise Content Management e descubra o que você pode obter de uma parceria com a Impact.