Como criar um modelo de ordem de serviço de manutenção

A temporada de férias está chegando, mas junto com a alegria do feriado vêm os colapsos e preparativos menos jubilosos que são tão essenciais para a temporada. Qualquer bom cara (ou senhora) de manutenção sabe que é a estação para estar pronto e que um bom modelo de ordem de serviço pode economizar muito tempo e dinheiro para ele (ou ela) e para a empresa de gerenciamento.

Não há maneiras erradas de escrever uma ordem de serviço de manutenção. Mas com tantos modelos diferentes disponíveis a apenas uma pesquisa do Google, é fácil se perder e acabar com um formulário que inclui muitos campos, poucos campos ou um que simplesmente não sincroniza com a maneira como as coisas são feitas no o emprego.

Portanto, antes que o inverno realmente chegue e o trabalho fique ainda mais agitado, vale a pena reservar um tempo para revisar e otimizar seu modelo de ordem de serviço de manutenção.

A receita para um ótimo modelo de ordem de serviço de manutenção

Compilar o modelo é, na verdade, a parte mais fácil .Mover-se pelos campos do formulário para torná-lo bonito e servir ao seu propósito não é tão desafiador quanto descobrir quais campos você precisa e qual é o melhor meio e formato para o documento.

Cada empresa e organização tem seus próprios processos e características que são únicas para eles. Portanto, o primeiro passo para criar um modelo de ordem de serviço de manutenção eficaz é entender os processos e os dados envolvidos e como eles podem ser melhor utilizados .

Processando os dados

O principal objetivo da ordem de serviço de manutenção é, bem, solicitar o trabalho de manutenção e executá-lo da maneira mais rápida e eficaz possível. Essa parte é óbvia. A parte menos óbvia são as informações e dados envolvidos no processo e necessários para sua efetiva execução.

Os dados básicos da ordem de serviço podem ser divididos em quatro categorias principais, que documentam essencialmente um processo:

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Agendar

Portanto, agora que você sabe o que precisa ser feito, precisadefinir o tempo para fazê-lo .Pensando nisso, um bom modelo de ordem de serviço de manutenção deve incluircampos como urgência, agendar o horário do mecânico em campo, status atual da ordem de serviço e (espero) garantir que o trabalho seja executado de acordo com o referido cronograma .

Nem todas as ordens de serviço de manutenção foram criadas iguais

Tradicionalmente, as ordens de serviço de manutenção eram tratadas com formulários impressos e cópias anexadas que deixavam um rastro de papel daqui até a Kinko's mais próxima. Alguns dizem que nos tempos arcaicos (quando a manutenção dos dinossauros era necessária), eles usavam algo chamado papel carbono para criar várias cópias de cada pedido. Coisas fascinantes…

Felizmente para todos nós, vivemos no futuro e não precisamos mais sacrificar árvores aos deuses da produtividade contábil. Não é de admirar que muitas pequenas empresas estejam alcançando as marcas e corporações que agilizam suas ordens de serviço de manutenção e custódia com soluções avançadas de software de gerenciamento de manutenção computadorizada (CMMS).

As ordens de serviço digitais podem ser e são mais rápidas de criar, mais fáceis de usar, simples de alterar e modificar e vêm com relatórios e otimizações.

Parece complicado, mas é provável que você não precise de uma solução de software complexa (e cara) .Muitos sinos e assobios de software soam um pouco alto demais e podem, ironicamente, diminuir a produtividade devido à sua complexidade. A maioria das empresas está bem com um software mais simples e fácil de usar. A maioria, na verdade, obtém mais benefícios de um aplicativo fácil de usar e acessível de qualquer lugar que cria ordens de serviço de manutenção. Em seguida, entrega essas ordens de serviço aos técnicos de campo, de volta aos gerentes de equipe na sede e à equipe de contabilidade que processa o aspecto financeiro da operação.

Facilitando as ordens de serviço de manutenção com o Connecteam

Há uma abundância de vantagens em usar o Connecteam em relação aos modelos arcaicos de papel ou planilha para gerenciamento de ordens de serviço de manutenção. Por exemplo,

1. Não há perigo de perda de ordens de manutenção ou perda de cronogramas.
2. Você tem visibilidade total de todos os status das ordens de serviço em todos os momentos.
3. Você pode até configurar notificações automáticas por e-mail após a conclusão ou atraso do trabalho.
4. Relatórios detalhados dos trabalhos de manutenção solicitados e concluídos.

Uma ordem de serviço de manutenção criada no Connecteam não é apenas um formulário, mas também um guia colaborativo para todos os envolvidos. Você pode adicionar links para manuais, instruções de segurança e integrar a ordem de serviço com o relógio de ponto integrado para obter uma medição precisa do tempo faturável da chave.

ajuste digital

A automação e digitalização dos processos de manutenção é uma tendência crescente, mas também temida. Não se preocupe tanto: os técnicos de manutenção não serão substituídos por robôs tão cedo. Mas, só porque não vamos começar a nos ajoelhar diante de nossos senhores robôs tão cedo, não significa que você não deva tentar melhorar a maneira como fazemos as coisas agora com uma pequena ajuda da tecnologia.

Digitalizar suas ordens de serviço de manutenção e custódia com o Connecteam é mais fácil do que você pensa e certamente economizará muito tempo e dinheiro a longo prazo. E a melhor parte? Se o primeiro rascunho do seu modelo de ordem de serviço não funcionar, ajustá-lo é moleza.