Como formatar um e-mail: práticas recomendadas e exemplos

Sujan Patel

• 29 de maio de 2023

Esteja você enviando um e-mail para alguém em sua organização, um gerente de contratação, uma agência de marketing ou como parte de uma campanha de e-mail frio, a formatação é importante. Não é apenas importante parecer profissional, mas o e-mail também precisa ser fácil de ler e transmitir o ponto de vista de maneira clara e concisa. Se você já se perguntou: “Como você formata um e-mail?” estamos protegendo você.

Como formatar um e-mail profissional em 2023

Você deve formatar qualquer e-mail profissional de forma semelhante a uma carta comercial típica - deixe um espaço em branco entre cada parágrafo e fique atento a erros de digitação e erros gramaticais. Antes de nos aprofundarmos em cada aspecto de uma mensagem, aqui estão algumas dicas rápidas sobre como formatar um e-mail:

1. Mais não é melhor - mantenha-o curto e direto ao ponto.
2. Evite usar linguagem excessivamente complicada e frases longas.
3. Certifique-se de que o destinatário possa examinar facilmente o texto para obter o ponto principal da mensagem.
4. Sempre revise antes de clicar em enviar.
5. Se você está propenso a cometer erros de digitação, imprimir uma cópia física do e-mail pode facilitar a detecção de erros do que revisá-lo na tela.

A linha de assunto

Certifique-se de incluir uma linha de assunto em cada e-mail que enviar. Se você deixá-lo de fora, as chances de alguém abrir seu e-mail são quase nulas. A linha de assunto é o lugar perfeito para resumir o motivo do seu e-mail. Mantenha-o breve, simples e informativo.

Aqui estão alguns exemplos de ótimas linhas de assunto para um e-mail profissional:

• Inscrição para [Cargo] – [Seu nome]
• Em relação à reunião em [Data]
• Obrigado – [Cargo] entrevista – [Seu nome]
• Indicado por [Nome] para discutir [Assunto]

O cumprimento

Uma das piores coisas que você pode fazer ao escrever um e-mail profissional é não endereçá-lo a uma pessoa específica. Pense nisso: se você abrisse um e-mail e começasse com “Prezada equipe de vendas” ou “Prezada agência de marketing”, você se incomodaria em ler o resto? Provavelmente não. Se você não tiver o nome da pessoa disponível, provavelmente poderá encontrá-lo verificando a página da empresa no LinkedIn ou ligando para a recepção da empresa.

Além disso, ao se dirigir a alguém em um e-mail profissional, evite “Oi”, “Olá” e “Oi”. Ficar com o “Dear” mais formal é sempre uma aposta segura.

O corpo

Na maioria das vezes, você só precisa de três parágrafos curtos em um e-mail profissional. Às vezes, você pode precisar de mais para transmitir toda a sua mensagem, mas quanto mais curto, melhor. Os três parágrafos que você deve incluir são:

1. Uma introdução: Descreva resumidamente quem você é.
2. A razão pela qual você está escrevendo: vá direto ao ponto. Se precisar adicionar detalhes extras e criar mais parágrafos, divida-os em algumas frases para melhorar a legibilidade.
3. Um agradecimento: agradeça ao destinatário pelo seu tempo e incentive-o a responder.

O Encerramento e Assinatura

Existem muitas maneiras apropriadas de fechar um e-mail formal. O mais importante é evitar ser excessivamente casual. Algumas ótimas maneiras de fechar um e-mail profissional incluem:

• Sinceramente
• Respeitosamente
• Melhor
• Obrigado
• Com apreciação

Tenha cuidado ao usar frases casuais como:

• Amor
• Mais tarde
• Sempre
• Saúde
• tchau

Após o fechamento, você deve incluir sua assinatura de e-mail. Deve consistir, no mínimo, em seu nome e endereço de e-mail. Se apropriado, você também deve incluir seu número de telefone para que o destinatário possa entrar em contato com você diretamente. Além disso, você pode incluir um link para o seu perfil do LinkedIn para que as informações sobre você ou sua empresa sejam facilmente acessíveis.

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E-mails profissionais: modelo para formato de e-mail correto

Aqui está o melhor e mais simples formato de e-mail para enviar uma mensagem profissional:

Assunto: Curto, simples e direto ao ponto. Resuma seu e-mail em poucas palavras.

Saudação: “Caro [Nome e Sobrenome]” ou “Caro [Sr./Sra. Sobrenome]"

Primeiro parágrafo: Seja claro e direto. Neste parágrafo, você deve se apresentar e informar o motivo do seu e-mail. Quer esteja se candidatando a um emprego, fazendo perguntas sobre uma reunião ou oferecendo um produto ou serviço, mencione isso nas primeiras frases.

Segundo parágrafo: Esta seção deve entrar em mais detalhes sobre o motivo de sua mensagem. Se você está se candidatando a um emprego, diga qual benefício você pode trazer para a empresa. Quando tiver perguntas, faça-as — não divague. E se estiver vendendo algo, seja direto e descreva como seu produto ou serviço pode resolver os problemas do destinatário.

Terceiro parágrafo: Conclua seu e-mail profissional agradecendo ao destinatário por seu tempo e consideração. Seja educado e respeitoso, mas não aja como se fosse seu melhor amigo ou como se estivesse fazendo um grande favor ao entrar em contato.

Encerramento: “Atenciosamente/Respeitosamente/Best/etc. [Seu nome e sobrenome]”

Assinatura: [Seu nome e sobrenome]/ [Seu endereço de e-mail]/ [Seu número de telefone] (opcional) / [URL do perfil do LinkedIn] (opcional)

Formatando um e-mail frio profissional: práticas recomendadas e exemplos

Formatar e escrever um e-mail frio profissional segue muitas das mesmas diretrizes das cartas comerciais típicas, mas há algumas nuances.

Vejamos os dois formatos mais comuns de cold emails e as melhores práticas a seguir:

O formato de e-mail frio AIDA

AIDA (atenção, interesse, desejo e ação) é um dos formatos mais poderosos para e-mails frios. Aqui está o que parece:

Saudação: “Oi [Nome]” (Saudações mais casuais são comuns em e-mails frios, mas “Caro” quase sempre deve ser usado para casos formais, como um típico e-mail comercial.)

Primeiro parágrafo: em vez de se apresentar como faria em um típico e-mail comercial, você deseja começar reconhecendo um problema que a empresa ou pessoa provavelmente enfrenta e que seus produtos ou serviços resolvem.

Segundo parágrafo: Apresente brevemente seu produto e diga como ele pode resolver o problema e quais benefícios específicos pode trazer para eles/seu negócio.

Terceiro parágrafo: aqui é onde incluir um breve e específico apelo à ação. Por exemplo, “Deseja ver como [Produto] pode aumentar seu [ROI/leads/vendas/etc.]? Deixe-me saber um bom momento para agendar uma demonstração personalizada.”

O formato de e-mail frio BAB

BAB (antes, depois, ponte) é outro formato poderoso que usa o poder da motivação para desencadear uma resposta. Aqui está o que parece:

Saudação: “Oi [Nome]”

Primeiro parágrafo: Comece com uma pergunta intrigante. Por exemplo, “O que sua empresa faria com 200% mais leads?” Faça o acompanhamento com uma estatística de um (ou mais) de seus clientes que mostre que seu produto está trazendo esse benefício para eles.

Segundo parágrafo: mostre a eles que o cliente que você mencionou acima é semelhante em tamanho e setor à empresa que você está alcançando.

Terceiro parágrafo: Afirme com confiança que você pode ajudá-los a alcançar os mesmos resultados. Inclua uma frase de chamariz para agendar uma chamada ou demonstração.

Procurando por mais? Confira estes 17 modelos de e-mail eficazes !

Não se esqueça de acompanhar!

Depois de dominar como formatar um e-mail, a próxima área importante a ser focada é o seu e-mail de acompanhamento. Por que o acompanhamento de seus e-mails frios é tão crucial? Basta olhar para estas duas estatísticas de acompanhamento de vendas:

• 60% dos clientes dirão não quatro vezes antes de fazer uma compra. No entanto, 48% dos vendedores não fazem uma única tentativa de acompanhamento.
• 70% dos vendedores param de entrar em contato após um e-mail, mas você tem 25% de chance de obter uma resposta se enviar acompanhamentos.

Se você não sabe por onde começar com seus e-mails de acompanhamento, reunimos esses 14 modelos para ajudá-lo a fazer a venda.

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Perguntas frequentes sobre formatação de e-mail (FAQs)

Como faço para formatar um e-mail profissionalmente?

Para formatar um e-mail profissionalmente, comece com uma saudação formal como “Caro” seguido do nome ou cargo do destinatário.

Em seguida, escreva uma mensagem clara e concisa usando linguagem simples e sem jargões.

Por fim, conclua seu e-mail com uma finalização educada como “Melhor” ou “Respeitosamente” e evite usar frases casuais de finalização como “Amor” ou “Saúde”.

Além disso, verifique se há erros de digitação e erros antes de finalmente clicar no botão enviar! Grammarly é super útil nesse sentido.

Como faço para formatar um e-mail para um formulário de emprego?

Para formatar um e-mail para um pedido de emprego, comece com uma saudação profissional, como “Caro gerente de contratação” e explique por que você é o melhor candidato para o cargo. Inclua detalhes e qualificações relevantes para demonstrar suas habilidades e experiência.

No final da sua mensagem, agradeça ao destinatário pelo seu tempo e forneça informações de contato para que ele possa entrar em contato com você.

O que deve ser incluído no corpo de um e-mail?

Ao escrever o corpo de um e-mail, certifique-se de indicar claramente o que você está tentando comunicar na mensagem.

Inclua uma breve introdução sobre você ou por que está entrando em contato com o destinatário. Em seguida, forneça mais detalhes sobre sua solicitação e adicione qualquer contexto necessário ou informações básicas que possam ajudar a explicar o que você está solicitando.

Por fim, termine com uma conclusão que reitere os pontos principais de sua mensagem, caso ela seja muito longa, e agradeça ao leitor pelo tempo dispensado. Um TDLR é uma ótima maneira de resumir um e-mail sem soar pouco profissional.

Qual tamanho de fonte devo usar para formatar um e-mail?

Para garantir que seu e-mail seja lido facilmente, é recomendável usar um tamanho de fonte padrão, como 12 pontos para o corpo da mensagem e 10 a 14 pontos para a linha de assunto.

Você deve evitar usar fontes excessivamente grandes, como 18 ou 24 pontos, pois elas podem parecer muito ousadas e opressivas.

Como devo endereçar um e-mail se não sei o nome do destinatário?

Se você não souber ou não tiver certeza do nome do destinatário, é melhor usar uma saudação genérica como “Caro [cargo/cargo]” ou “A quem possa interessar”.

O que é uma boa assinatura de e-mail?

Uma boa assinatura de e-mail é aquela que inclui pelo menos seu nome completo, endereço de e-mail e seu número de contato para que o destinatário possa contatá-lo diretamente.

Você também pode adicionar links para suas contas de mídia social e uma foto de perfil para tornar seus e-mails mais “humanos”.