Um guia sobre como gerenciar uma equipe remota

O trabalho remoto tem sido um tema quente nos últimos anos.

De fato, o relatório State of the American Workplace da Gallup descobriu que cerca de 43% dos trabalhadores nos Estados Unidos trabalham remotamente. E como esse número continua a crescer, os gerentes reconhecem que devem elevar os níveis de engajamento com funcionários que mal conhecem ou veem; é uma tarefa gigantesca e desafiadora. Especialmente se o engajamento e a comunicação entre o gerente e o funcionário for baixo, isso afetará diretamente os níveis de produtividade.

Assim, com a recente pandemia, as empresas que ainda não consideravam o trabalho remoto tiveram que pensar rápido e se adaptar ao novo ambiente. Foi fácil configurar os funcionários com equipamentos para trabalhar em casa em questão de dias. No entanto, o gerenciamento eficaz de equipes remotamente tornou-se uma dinâmica totalmente nova.

Muitos gerentes se preocuparam com a produtividade quando os funcionários passaram a trabalhar em casa. No entanto, um estudo da Universidade de Stanford descobriu que “ o aumento da produtividade entre trabalhadores remotos é equivalente a um dia extra por pessoa por semana . E os trabalhadores remotos têm, em média, menos probabilidade de se esgotar e, de muitas maneiras, são mais engajados do que os trabalhadores internos”.

Quer sua empresa tenha três, 30 ou 300 funcionários remotos, é essencial que você saiba como gerenciar uma equipe remota. Quando você tem um forte domínio sobre como gerenciar funcionários remotos com eficácia, estabelece uma forte cultura da empresa, atrai os melhores talentos e retém o melhor de sua equipe interna para seus funcionários remotos.

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Se você estiver interessado nas dicas, role para baixo, mas se estiver procurando obter mais conhecimento sobre o que está enfrentando, dê uma olhada nesses desafios.

Desafios de gerenciar funcionários remotos

Você enfrenta todo um conjunto de novos desafios quando tem funcionários remotos, e a maioria deles pode não ser o que você está acostumado quando todos estão no mesmo prédio de escritórios. Portanto, você deve se adaptar à maneira como costuma lidar com as coisas no escritório, pois nem sempre se traduzirá bem com sua equipe remota.

Estes são os desafios mais comuns que você enfrentará:

• comunicação limitada, que muitas vezes leva a mal-entendidos, com a gerência e colegas de trabalho
• falta de coesão com a equipe
• definir horários, não há 9 às 5
• sem tarefas ou papéis claros
• respeitando o tempo de cada funcionário
• limitações técnicas, como nenhum acesso ao computador ou e-mail da empresa
• difícil acompanhar o desempenho dos funcionários remotos
• baixos níveis de engajamento
• falta de cultura da empresa

Ao gerenciar uma força de trabalho remota, você deve estar ciente dos desafios que enfrenta, de modo que esteja preparado para o que quer que surja em seu caminho. Nosso guia o guiará na superação desses desafios e fornecerá as ferramentas que você nunca soube que precisava.

Melhores práticas para gerenciar efetivamente funcionários remotos

Com funcionários remotos, você deve garantir que está usando ferramentas com as quais eles estão familiarizados. Por exemplo, Zoom para vídeo, a comunicação cara a cara pode ajudar no engajamento. Enquanto o Slack ou o Google Hangouts ajudam você a ficar conectado em tempo real. Mas se você está pronto para levar as coisas para o próximo nível e fornecer aos trabalhadores remotos tudo o que eles precisam para ter sucesso, você precisa de um aplicativo móvel. E não apenas qualquer aplicativo móvel, você precisa do aplicativo móvel que foi criado para trabalhadores remotos e sem escritório – Connecteam.

Principais recursos que os funcionários remotos apreciam e precisam:

• Envolvimento dos funcionários, anúncios e últimas notícias: envolva seus funcionários compartilhando atualizações frequentes sobre como atingir metas da empresa, superar metas etc. E celebre as histórias de sucesso com fotos, vídeos, histórias e muito mais.
• Pesquisas, caixa de sugestões e pesquisas ao vivo: obtenha informações com base em pesquisas internas, crie uma caixa de sugestões para obter feedback e insights sem perguntar pessoalmente. Incentive uma política de portas abertas para que os funcionários se sintam à vontade para enviar suas ideias ao RH e à gerência.
• Bate-papo em grupo de funcionários ou comunicação de lazer: envie mensagens para toda a empresa em qualquer lugar e a qualquer hora. Permita que os funcionários se envolvam curtindo, comentando e fazendo parte da conversa. Use anúncios unidirecionais ou administração de conteúdo.
• Compartilhe arquivos e integre facilmente: envie fotos, GIFS, vídeos, notas de áudio, manuais de treinamento, formulários, documentos, políticas da empresa e muito mais em tempo real. Tudo isso pode ser feito de dentro do aplicativo gratuito. Crie bibliotecas de mídia e cursos para integrar remotamente ou treinar funcionários atuais com novas políticas.
• Documentos digitais: formulários sem papel prontos para assinar, manuais de funcionários, listas de verificação, políticas de comparecimento e muito mais.

O Connecteam é tão fácil de usar que até os funcionários que não entendem de tecnologia podem se integrar em questão de minutos. O Connecteam foi projetado para empresas sem escritório, portanto, não é necessário treinamento sobre como usar o aplicativo de bate-papo da equipe - inscreva-se em menos de 5 minutos e comece a usar o aplicativo.

“Se você, o gerente, não criar canais de comunicação bons e abertos, o trabalhador remoto se sentirá, bem, 'remoto' e esquecido”, disse Keith Ferrazzi, fundador e CEO da Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein, da DRIVEN Professionals, explica que, para gerenciar uma equipe remota produtiva, você precisa de uma estratégia de comunicação eficaz.

• Tenha uma série de “check-ins” formais semanais
• Defina metas de desempenho mensais, trimestrais e anuais
• Seja claro sobre as expectativas e requisitos de tarefas, como parâmetros, prazos e métricas
• Estabeleça quais canais usar, como chats individuais, reuniões de equipe ou fóruns abertos para feedback e ideias

Ao se envolver em atividades de formação de equipes, você está construindo e promovendo relacionamentos que levam diretamente a uma melhor retenção, maior produtividade e satisfação e felicidade geral dos funcionários.

A pesquisa mostra que os trabalhadores remotos têm relacionamentos muito mais fracos com seus colegas do que os funcionários que trabalham internamente.

Os gerentes devem, portanto, se engajar na socialização regular da equipe para construir uma conexão humana e construir confiança e inclusão com toda a equipe. Como os funcionários remotos estão mais envolvidos, eles impactam positivamente a cultura da empresa.

Não importa o tipo ou tamanho da empresa, leva tempo e alguns ingredientes para criar uma cultura empresarial positiva, como contratar as melhores pessoas, incentivar uma comunicação saudável e regular e transmitir sua cultura em toda a empresa. Com base no tipo de cultura da empresa que você deseja habitar, você precisa ser proativo ao transferi-la para sua equipe remota.

Tenha um plano que você segue religiosamente, caso contrário, seus funcionários remotos não sentirão uma conexão com a cultura da empresa. Por exemplo, você se gaba de uma comunicação aberta, mas como gerente, nunca está disponível para falar sobre negócios e muito mais. O que você precisa fazer é manter uma política virtual de portas abertas para incentivar sua equipe remota a se comunicar com você a qualquer momento. Quando essa mentalidade e plano de ação são inseridos na cultura da empresa, gerenciar funcionários remotos é uma tarefa mais fácil.

Funcionários remotos geralmente se sentem invisíveis. Para os gerentes, é mais fácil reconhecer os funcionários internos porque você está perto deles cinco dias por semana. No entanto, esse não é o caso da equipe remota. Durante as reuniões, por meio de atualizações e anúncios em toda a empresa, ou sempre que a oportunidade se apresentar, dê um alô à sua equipe remota. Gabar-se de suas realizações, mencionar que estiveram envolvidos em uma venda bem-sucedida, compartilhar aniversários ou desejos de aniversário e assim por diante.

Você não apenas melhorará a produtividade e aumentará o engajamento. Você mostra aos seus funcionários remotos que se importa e reconhece todo o seu trabalho árduo. Como diz o ditado, “um pouco vai longe”.

Mark Mortensen, professor associado de Comportamento Organizacional do INSEAD, disse: “Ser generoso com elogios públicos e reconhecimento de funcionários remotos ajuda a garantir que seu trabalho seja reconhecido e é um sinal para os colegas de trabalho de que eles estão se esforçando”.

“O que faz a distância entre colegas de trabalho parecer distância é o atraso na comunicação. Se eu enviar uma mensagem para alguém que mora a horas de distância e eles não responderem por várias horas, vou desejar que trabalhássemos na mesma sala para não ter que lidar com isso. Mas se cada vez que eu lhes enviar uma mensagem, eles responderem imediatamente, será como se estivéssemos os dois juntos no escritório.” – diz Kellan, Customer Experience da BambooHR

Certifique-se de que seu calendário esteja atualizado e marque as datas em seu calendário quando não estiver no escritório ou disponível. Deixe os funcionários saberem quando você estará na área do funcionário remoto.

Peça aos seus funcionários remotos que façam o mesmo. Se houver determinados horários e dias em que eles não estiverem disponíveis, eles devem notificá-lo com antecedência. Muitas vezes, a indisponibilidade ocorre por motivos pessoais, como creche ou consultas médicas. Ao ser avisado, você não tentará alcançá-los durante esses horários.

Além disso, se você organizar reuniões das quais um trabalhador remoto não pode participar, grave-as para que eles possam acompanhar mais tarde.

Os melhores gerentes constroem confiança por meio da individualização, nunca quebrando promessas, pedindo feedback e participando de conversas frequentes – especialmente quando há um bate-papo por vídeo, pois cria uma linha de visão e incentiva a confiança.

“Saber a quem recorrer para obter ajuda aumenta a produtividade e ajuda no desenvolvimento, mas os trabalhadores remotos não têm essa perspectiva. Os gerentes que se tornam um proxy na rede de seu trabalhador remoto provam ser confiáveis ​​para o trabalhador e indispensáveis ​​para o sucesso do trabalhador.”

“É importante gerenciar as expectativas e manter o foco nas metas ao adotar uma força de trabalho remota. Não se preocupe tanto com o que está sendo feito. Em vez disso, concentre-se no que está sendo realizado. Se estamos atingindo nossos objetivos, ótimo. Se não, precisamos analisar a situação mais a fundo. É tudo sobre realização, não atividade.” – Donald Chapeleiro, Donald Chapeleiro Inc.

Quando você define e desenvolve metas e tem clareza sobre suas expectativas, isso é o que importa. Não se concentre apenas em quanto seu trabalhador remoto fez em um único dia de trabalho. Olhe para o quadro geral, eles estão atingindo as metas? Eles estão entrando em contato se ficarem presos e precisarem de ajuda? Eles estão disponíveis e assumem mais responsabilidades? O que eles conseguiram?

Não há necessidade de microgerenciar cada tarefa e questionar seu funcionário, afinal, uma vez que você construiu e estabeleceu confiança, a necessidade de questionar seu funcionário desaparece.

“O mundo está mudando rapidamente para uma força de trabalho interessada em aprendizado e avanço de habilidades, em vez de estabilidade. Trabalhar por 30 anos para a mesma empresa foi o caminho do dodô. Eu me interesso pessoalmente pelos objetivos de aprendizado e vida da minha equipe e, em nossas reuniões, muitas vezes reservamos um momento para conectar seus interesses aos objetivos da minha empresa. O engajamento e o desempenho permanecem muito mais altos.” – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

O resultado final no gerenciamento de funcionários remotos

Trabalhar com funcionários remotos não é algo que você deva evitar, especialmente porque está se tornando cada vez mais popular. Amazon, Capital One e American Express são apenas algumas das grandes empresas que estão migrando para o trabalho remoto. Pesquisas mostram que 91% dos funcionários desfrutam de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal quando trabalham remotamente. Os níveis de estresse diminuíram, com esses números, o trabalho remoto é o caminho a seguir.

Com funcionários mais felizes, gerenciá-los se torna muito mais fácil. Os gerentes desenvolvem seu papel ao longo do tempo, o que se resume a entender o relacionamento entre gerente e funcionário como o ingrediente-chave para o sucesso. Sua equipe é seu pão com manteiga. Sem uma equipe eficaz, você não alcançará a linha de chegada. Em vez disso, concentre-se em gerenciar com eficiência sua equipe remota para transformá-la em seu maior ativo. Você não vai acreditar no quanto pode alcançar quando a comunicação certa é implementada. Seus funcionários ligarão para você para marcar reuniões e aconselhá-lo sobre o andamento do trabalho. Seja o gerente que todos elogiam.