Como medir a comunicação no local de trabalho: um guia completo

Você está medindo as comunicações internas no local de trabalho para determinar melhor sua eficácia? Para entender se está fazendo diferença, um amassado, no seu negócio? Infelizmente, estudos mostram que60% das empresas nem mesmo têm uma estratégia de comunicação interna de longo prazo,e das empresas que têm uma, 12% não estão medindo métricas de comunicação interna.

E talvez você esteja pensando: “Qual é o problema? E daí?" Mas, espere, há uma razão pela qual estamos nos concentrando neste assunto específico relacionado ao RH.

Por que medir as comunicações internas no local de trabalho é importante

Você deveria estar medindo as comunicações internas no local de trabalho? Será que é realmente importante? SIM! Um milhão de vezes, sim. A comunicação interna é a base da sua empresa.

O que queremos dizer? Pense assim, como a pedra angular da sua empresa, a comunicação interna tem um impacto direto e grande na produtividade e engajamento dos funcionários, esforços de colaboração, moral do escritório e alinhamento em toda a organização.

Se você está descobrindo que o engajamento dos funcionários é baixo, o moral está diminuindo, a colaboração é praticamente inexistente, a visão da empresa não está sendo executada de forma eficaz, os clientes não estão totalmente satisfeitos, a rotatividade está crescendo e a produtividade está diminuindo, então é hora para olhar mais de perto a sua estratégia de comunicação interna. Mas antes mesmo de aprimorar sua estratégia de comunicação interna, você precisa medi-la. Afinal, como melhorar a comunicação interna ou mesmo tomar uma decisão efetiva a respeito dela quando não se tem dados para backup ou para entender o que está funcionando e o que precisa ser melhorado rapidamente.

“A importância da comunicação interna não pode ser subestimada; é uma das poucas funções que atingem todas as áreas da organização.” – Jenni Field, presidente da CIPR Inside

Mas a falta de dados e métricas de comunicação interna é resultado dos seguintes problemas:

• As métricas de comunicação interna estão espalhadas por departamentos, plataformas e canais
• Os KPIs para comunicações internas não estão alinhados com os objetivos da empresa
• Provar o valor de uma comunicação interna eficaz é difícil
• Proprietários e parceiros de negócios não consideram a comunicação interna uma estratégia eficaz para investir
• Não compartilhar a comunicação pelos canais certos para cada funcionário ocorre com muita frequência, a perspectiva de “uma luva serve para todos” é limitante
• Comunicadores internos não sabem como levar a comunicação para o próximo nível
• A comunicação lenta compartilhada com os funcionários só leva a mal-entendidos
• Muitos equívocos sobre a comunicação interna dificultam a compreensão do que ela realmente significa

Agora que os problemas de comunicação interna estão melhor compreendidos, podemos passar a responder como medir a comunicação no local de trabalho.

Como medir a comunicação no local de trabalho

• Defina suas metas de negócios

O problema é o seguinte: saber como medir a comunicação no local de trabalho não é tão simples porque não existe uma lista única de KPIs para comunicações internas que funcione em todos os níveis.

Os KPIs para comunicações internas serão diferentes para cada empresa, pois nenhum negócio tem os mesmos objetivos que deseja acompanhar. Além disso, o que você pretende fazer com os dados também é diferente.

Quais são alguns KPIs para comunicações internas? Visualizações de página em suas páginas de intranet, rastreamento de taxas de abertura em comunicações por e-mail, rastreamento de taxa de cliques em e-mails, rastreamento de exibições de vídeo em e-mails e páginas de intranet, rastreamento de pesquisas de equipe com respostas predefinidas, etc.

Defina uma linha de base para entender melhor quando você sabe o que está medindo, então você pode determinar efetivamente a eficácia de seus esforços atuais.

Depois de saber quais objetivos deseja alcançar, fica mais fácil e claro definir seus KPIs para comunicações internas.

• Estabeleça Objetivos

Dê uma olhada nas suas campanhas de comunicação atuais ou nas mensagens que você tem enviado, como e-mails ou canais de grupo do WhatsApp. Qual dos canais parece ter o melhor desempenho? Quais funcionários você deseja alcançar mais? Qual é a sua definição de sucesso?

Defina quais métricas sua empresa segue, como as métricas são seguidas e o que os dados atuais indicam.

• Use os meios certos

Existem vários canais, ou meios, para se comunicar com seus funcionários e tudo depende muito do tipo de negócio, onde seus funcionários trabalham (no campo ou no escritório), o tamanho da equipe e assim por diante.

Depois de definir todos os itens acima, você pode escolher o melhor canal (meio) para fornecer comunicações aos funcionários:

• A reunião cara a cara é OBRIGATÓRIA pelo menos uma vez por mês para fazer uma conexão pessoal, melhorar o envolvimento e obter feedback.
• As reuniões de equipe podem ser realizadas internamente ou em um local especial, como um piquenique ao ar livre.Isso ajuda a criar camaradagem entre os membros de sua equipe e permite uma melhor colaboração.
• A chamada de vídeo permite que você tenha uma conversa baseada na área de trabalho para compartilhar uma apresentação e contar uma história.As empresas costumam usar o Zoom.
• Os aplicativos de comunicação com funcionários são a melhor solução para empresas com funcionários remotos e de campo, pois oferecem a solução perfeita para comunicação em trânsito. Por exemplo,
  • Todo mundo tem um telefone celular para que você possa manter todos na mesma página
  • Você pode criar canais para se comunicar com base na localização, cargo, departamento etc.
  • Todas as comunicações relacionadas ao trabalho são coletadas sob o mesmo teto
  • A comunicação em tempo real ajuda a aumentar o engajamento e a produtividade
  • Todos os dados são visuais e acionáveis ​​para que você sempre saiba quem abriu e visualizou sua mensagem, quantos funcionários preencheram a pesquisa que você enviou, quem respondeu à enquete ao vivo e assim por diante. Para qualquer funcionário que não leu sua mensagem, envie-lhes um lembrete de notificação por push para fazê-lo.

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• Revisar SWOT

Fazer uma análise SWOT de sua estratégia de comunicação interna pode ser uma ferramenta eficaz para empresas que desejam fortalecer sua comunicação. Quando você entende quais desafios você está enfrentando e quais recursos você tem à sua disposição para enfrentá-los, você pode criar uma estratégia eficaz para se comunicar melhor.

Use o método SWOT para definir quais são seus pontos fortes e fracos de comunicação, quais oportunidades estão disponíveis para melhorar a comunicação e quais ameaças você enfrenta para se comunicar melhor?

• Pontos fortes: os atributos positivos internos da sua empresa que estão sob seu controle para se adaptar
• Fraquezas: fatores negativos que tiram seus pontos fortes e você deve melhorar para ter sucesso
• Oportunidades: fatores externos no ambiente de trabalho que podem contribuir para o seu sucesso
• Ameaças: fatores externos que você não pode controlar, então você precisa de planos de contingência

• Crie a mensagem antes de ser enviada

Quando você descreve exatamente o que deseja dizer e o que deseja obter como reação do seu público, não perde nenhum detalhe e pode alinhar melhor a mensagem com o passar do tempo.

Concentre-se no quê, por que, onde, quando, como e quem. Se você não pode responder a isso de forma simples, então você precisa repensar o objetivo.

Por exemplo, uma meta para “aumentar o envolvimento dos funcionários no local de trabalho” NÃO é específica.

Em vez disso, defina a meta para ser muito mais específica para facilitar a medição. Por exemplo, altere para “aumentar o envolvimento dos funcionários na filial de Atlanta em 18% até o final do segundo trimestre para lançar efetivamente o novo produto X no terceiro trimestre”.

• Crie Metas SMART

Certifique-se de criar uma mensagem que seja SMART. O que é isso que você pergunta? SMART significa específico, mensurável, atingível, relevante e baseado no tempo.

• Específico: determine o que você deseja realizar e garanta que todos entendam a mensagem
• Mensurável: defina marcos e metas para acompanhar o progresso com eficácia
• Atingível: mantenha as metas gerenciáveis ​​e realistas
• Relevante: crie metas que desenvolvam sua equipe e se conectem aos objetivos de sua empresa
• Baseado no tempo: siga uma linha do tempo específica para permanecer no caminho certo

• Descreva sua mensagem

Sue Dewhurst e Liam Fitzpatrick destacam dicas para comunicadores em seu livro sobre como melhor estruturar sua mensagem:

• Inputs: quais recursos você desenvolverá e implementará para sua comunicação interna?
• Saídas: o conteúdo é informativo e envolvente?Você alcançou os resultados planejados? Se não, por quê?
• Satisfação: seus funcionários estão satisfeitos com sua comunicação interna?A mensagem foi compreendida? As informações foram recebidas em tempo hábil? Você permitiu que seus funcionários compartilhassem seus comentários?
• Out-takes: o que seus funcionários ganharam?
• Resultados: sua comunicação interna impactou o comportamento de um funcionário?Todos estão trabalhando em direção a um objetivo comum?

• Veja as taxas de rotatividade

Quando você tem funcionários felizes e satisfeitos em suas funções, eles permanecem na empresa por mais tempo. No entanto, funcionários insatisfeitos e insatisfeitos começarão rapidamente a procurar novos empregos.

Acompanhe sua taxa de rotatividade para entender melhor a eficácia de sua comunicação interna. Quando sua equipe está mais conectada e alinhada com o que está acontecendo na empresa, eles se sentem confiáveis ​​e valorizados. No entanto, quando essa confiança não existe, a produtividade diminui e a rotatividade aumenta.

No que diz respeito aos KPIs para comunicações internas, é fácil rastrear, mas pode ser difícil vincular diretamente à comunicação interna.

• Enviar pesquisas

Enviar pesquisas para sua equipe e liderança sênior é crucial em dois estágios principais – quando você está definindo os KPIs e enquanto você está medindo os resultados. (Sim, dissemos que foi durante dois momentos cruciais).

Por que você deveria se preocupar com pesquisas? Porque permite que você obtenha insights essenciais em tempo real sobre seus objetivos de todos os diferentes departamentos e níveis de funcionários. Isso ajuda a garantir que você possa definir os KPIs com a imagem completa em mãos. Sem falar que permite adaptar e potencializar suas metas e estratégias quando necessário.

Mas é vital que você envie pesquisas que gerem ações e não sejam uma perda de tempo. Portanto, certifique-se de que suas pesquisas sejam curtas, objetivas e anônimas. Qualquer coisa muito longa apenas irrita ainda mais sua equipe e basicamente garante uma coleção de respostas imprecisas e ineficientes.

Conclusão sobre como medir as comunicações internas no local de trabalho

Não é nenhum segredo que é difícil medir efetivamente onde estão seus pontos fortes e fracos quando se trata de sua comunicação interna. No entanto, com KPIs claros para comunicações internas definidas, fica mais fácil coletar os dados necessários para levar sua empresa adiante. São esses dados que permitem que você acompanhe o progresso e se os objetivos mais amplos estão sendo alcançados.

Como dissemos no início, a comunicação interna é a pedra angular da sua empresa. Quando bem feito, a produtividade e o engajamento dos funcionários, os esforços de colaboração, o moral do escritório e o alinhamento em toda a organização são todos impactados positivamente.

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