Como fazer contagens físicas de estoque em 5 etapas fáceis

A temida verificação de estoque... Pode levar horas e até dias para contar todo o estoque, e seus funcionários provavelmente temem isso tanto quanto você.

Uma contagem regular de estoque, por mais irritante que seja, é uma parte necessária do dia-a-dia de qualquer empresário de varejo.

A última coisa que você deseja como proprietário de uma empresa é o encolhimento em seu varejo devido a verificações de estoque irregulares ou inconsistentes. O encolhimento, se não for controlado, pode levar ao desperdício de grandes quantias de dinheiro devido a verificações de estoque ineficientes.

Além disso, se você não sabe o que precisa ser reordenado e reabastecido, pode estar lidando com clientes insatisfeitos que não podem pedir o que desejam e acabam comprando de seus concorrentes.

Mas o que exatamente é uma verificação de inventário e como você pode torná-la mais eficiente e ousamos dizer ... divertido? Vamos pular direto…

O que é uma verificação de inventário?

Uma verificação de estoque é a única maneira de as empresas saberem exatamente o que pediram, o que têm e o que é necessário.

James Woodruff, especialista em consultoria de gestão, observa que as verificações de estoque “incluem o gerenciamento eficiente de compras, recebimento, armazenamento, rastreamento, remessa e reordenação — e é assim que você maximiza o retorno de seu estoque”.

Ao fazer uma verificação de inventário, existem alguns aspectos nos quais você deve se concentrar:

1. Onde os produtos estão localizados na loja.
2. Quantidades de cada produto diferente.
3. Condição dos produtos.
4. Se os itens forem perecíveis, as datas desses itens perecíveis devem ser anotadas.
5. Número de produtos no armazém.
6. Número de produtos que precisam ser reordenados e reabastecidos.

Estes são apenas alguns exemplos do que deve ser focado ao fazer uma verificação de inventário.

Verificações de inventário regulares e consistentes e contagens físicas de inventário são essenciais para o sucesso do seu negócio e podem evitar que você desperdice milhares de dólares.

Qual é a diferença entre contagem física e contagem de ciclo?

Boa pergunta! A contagem cíclica exige que os funcionários criem um ciclo de contagem por meio do estoque. A Forbes descreve que “contagens de ciclo regulares permitem que você detecte pequenas discrepâncias o mais rápido possível. A contagem cíclica refere-se a um estilo de inventário perpétuo para subconjuntos de seus produtos”. Mas não é necessário fazer a contagem cíclica em todo o seu estoque, a contagem cíclica geralmente é feita em estoques sazonais ou frequentemente esgotados.

A contagem física do inventário exige que os funcionários contem fisicamente todos os itens, também regularmente. Isso geralmente significa que os funcionários terão que ficar até tarde durante essas contagens de estoque e passar por cada item para criar uma contagem e registro de estoque precisos e completos.

Por que as contagens físicas do inventário são essenciais?

Se você é proprietário de uma empresa de varejo, especialmente um proprietário de uma pequena empresa de varejo, o gerenciamento adequado de estoque é crucial para o sucesso e os resultados financeiros de sua empresa.

Derek Broman, CEO da Discount Enterprises LLC, observa que “o rastreamento e gerenciamento corretos de estoque o ajudaram a usar [seu] espaço de armazenamento físico e recursos de transporte com mais eficiência, identificar tendências nos desejos do consumidor e produtos populares e se preparar proativamente para atender necessidades de estoque”.

Contagens físicas de estoque são essenciais pelos seguintes motivos…

1. Para garantir que nenhum item foi roubado ou danificado. Embora o estoque possa desaparecer ou ser danificado pelos clientes, infelizmente os funcionários também podem roubar e danificar itens. A realização de verificações regulares de estoque ajudará a impedir que os funcionários roubem, pois sabem que os itens estão sendo contados regularmente. Além disso, se um funcionário quebrar ou danificar um item, é mais provável que ele assuma a responsabilidade por isso, porque sabe que o estoque está sendo verificado regularmente.
2. Para solicitar mais itens que precisam ser reabastecidos. Como você pode saber quais itens precisam ser reordenados se você não contou fisicamente seu estoque? Isso também significa verificar quantos itens estão disponíveis no chão e em seu depósito.
3. Para entender as tendências e desejos do consumidor. Ao coletar dados e sobre quais itens estão frequentemente sendo vendidos e reencomendados, você pode entender melhor o que seus clientes desejam e precisam para aumentar seus lucros!
4. Para garantir que suas quantidades de pedidos e reabastecimento sejam o que sua empresa realmente precisa. Sem fazer uma verificação física do inventário, você pode acabar pedindo as mesmas quantidades e itens repetidamente e não vendê-los. Por que desperdiçar tempo e dinheiro em itens ou produtos que não estão realmente vendendo?
5. Para garantir que os fornecedores estejam entregando itens que não estejam danificados e que a quantidade certa esteja sendo entregue. As pessoas são humanas e todos cometemos erros, até fornecedores. É importante fazer verificações de estoque - mesmo no estoque que acabou de ser recebido, para garantir que todos os itens possam ser contabilizados e que não estejam danificados.

Ao realizar verificações de inventário regulares e frequentes, você pode evitar todos esses problemas, economizar tempo e dinheiro! Além disso, se você estiver realizando suas verificações de estoque manualmente, com caneta e papel, estará desperdiçando muito tempo de seus funcionários e pode estar cheio de erros e enganos!

Dividimos como fazer uma contagem de estoque em 5 etapas fáceis e qual tecnologia você pode usar para melhorar a maneira como conta e registra o estoque.

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Como fazer a contagem de estoque em 5 etapas

Existem algumas maneiras de reduzir o tempo necessário e aumentar a eficiência na hora de contar o estoque. Aqui estão 5 etapas fáceis que você pode implementar hoje para melhorar a forma como faz a contagem de estoque.

Em primeiro lugar, para contar e registrar todo o seu estoque, seus funcionários precisarão das ferramentas e tecnologias certas para tornar seu trabalho mais eficiente. Ao investir e implementar um aplicativo completo de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam, você aumenta a responsabilidade e a eficiência dos funcionários com listas de verificação de inventário.

Embora o Excel também seja bom para gerenciamento de inventário, é impossível anexar imagens ou vídeos. Com o Connecteam, você pode exigir que os funcionários incluam imagens e até assinem eletronicamente os formulários de inventário preenchidos. Por exemplo, se os itens estiverem danificados, você pode instruir os funcionários a tirar uma foto dos itens danificados para anexar à contagem de estoque.

Com o Connecteam, os funcionários podem preencher digitalmente listas de verificação e formulários de inventário diretamente de seus dispositivos móveis no final de cada dia para garantir contagens de inventário precisas diariamente!

Agora que seus funcionários contaram e verificaram o estoque com precisão com a ajuda das ferramentas e equipamentos certos, é hora de planejar o reabastecimento e o novo pedido com antecedência. Verifique quais itens esgotam rapidamente, quais itens estão nas prateleiras por um longo período de tempo ou se você precisa encomendar algo a tempo para as festas de fim de ano.

Ao fazer isso, você pode tomar decisões melhores e mais informadas sobre qual estoque está vendendo bem, o que deve ser reordenado e o que seus clientes realmente desejam.

Além disso, depois de entender melhor as quantidades de itens que precisam ser reabastecidos, você pode colocar os itens estrategicamente na loja e no depósito para tornar as verificações de estoque mais fáceis e eficientes.

Isso realmente depende do tipo de inventário que você possui. Se você tiver itens perecíveis, faça verificações diárias de estoque para garantir que os itens não estejam estragados e possam ser vendidos antes da data de vencimento.

Se seus itens não forem perecíveis, recomenda-se a verificação frequente do estoque semanal ou quinzenal. É importante fazer verificações de estoque com frequência para garantir que funcionários e clientes não estejam roubando, para aumentar a responsabilidade dos funcionários e aumentar a responsabilidade dos fornecedores.

Crie um espaço designado para os funcionários armazenarem e contarem o estoque. Seja na área de vendas ou no depósito, fornecer a seus funcionários um espaço designado facilitará muito a contagem física do estoque.

É importante ao atribuir a contagem de estoque a uma equipe que você escolha as pessoas certas.

Escolha alguns novos funcionários, mas a maior parte da equipe deve ser de funcionários veteranos. Funcionários experientes são ótimos para o trabalho porque estão na empresa há um bom tempo, estão familiarizados com todos os diferentes tipos de inventário e podem até ensinar alguns novatos a fazer o trabalho corretamente.

Conclusão: como fazer contagens físicas de estoque em 5 etapas fáceis

Deve estar bastante claro neste ponto do blog que as contagens físicas de estoque são uma parte necessária de possuir e operar um negócio de varejo.

As contagens regulares de inventário físico ajudam os gerentes e proprietários de negócios a entender se o inventário foi danificado ou quebrado e por quem, para entender melhor qual inventário precisa ser reabastecido regularmente, quais são as tendências e desejos do cliente, para garantir que você esteja solicitando as quantidades certas de estoque , e garantir que os fornecedores estejam entregando produtos corretos e sem danos.

Para tornar as contagens de estoque mais eficientes e precisas, você deve investir nas ferramentas e softwares certos para ajudar a fazer o trabalho corretamente. Com o Connecteam, o gerenciamento de estoque pode ser facilmente conduzido em várias lojas de varejo. Crie listas de verificação de inventário, faça com que os funcionários assinem eletronicamente os formulários de inventário e inclua até mesmo imagens e vídeos de produtos danificados e quebrados para manutenção de registros de inventário.

Com o software de gerenciamento de estoque certo, como o Connecteam, lidar com as 5 etapas fáceis de contagem de estoque mencionadas anteriormente será ainda mais fácil para seus funcionários.

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