Como escrever um e-mail de acompanhamento para um cliente em potencial [+ 5 exemplos]

Ao iniciar um projeto em potencial com um cliente, você costuma ter problemas para que ele responda aos seus e-mails? Você está preocupado com a eficiência de seus e-mails de acompanhamento?

Isso pode ser frustrante ao mais alto grau.

Ao mesmo tempo, você quer evitar desperdiçar sua chance de colaboração de longo prazo com seus clientes potenciais agindo de forma rude, impaciente ou pouco profissional ao tentar conquistá-los.

A questão, então, permanece como abordar esse desafio sem prejudicar o potencial de cooperação adicional?

Para ajudá-lo a descobrir por que seus clientes não estão respondendo e o que fazer nesse cenário, esta postagem discutirá algumas das armadilhas mais comuns e as melhores dicas sobre como enviar e-mails de acompanhamento para seus clientes em potencial.

Em seguida, mostraremos alguns exemplos de e-mails de acompanhamento e forneceremos dicas úteis para ajudá-lo a personalizar seus próprios e-mails e reduzir o tempo gasto para escrevê-los diariamente.

Vamos mergulhar!

O que são e-mails de acompanhamento?

No mundo dos negócios, é prática comum enviar a um cliente um e-mail de acompanhamento após o contato inicial.

É uma técnica que usamos quando queremos ou precisamos de algo de outra pessoa.

Além disso, e-mails de acompanhamento são usados ​​principalmente para lembrar os destinatários de ações pendentes (como pagar uma fatura ou fornecer feedback).

Por que os e-mails de acompanhamento são relevantes para os negócios?

Ao fornecer atendimento ao cliente, é essencial manter linhas abertas de comunicação com o cliente durante toda a duração do projeto.

Ter que fazer malabarismos com vários clientes significa que esse tipo de comunicação geralmente é negligenciado, o que pode retardar o progresso de seus projetos. Além disso, deixar de enviar e-mails de acompanhamento pode fazer com que os clientes tenham uma impressão errada sobre você e sua empresa.

O objetivo dos e-mails de acompanhamento é:

• Lembre os clientes em potencial para responder a você
• Mantenha os projetos em dia
• Garanta que as informações não se percam no embaralhamento
• Dar um senso de organização e dedicação aos projetos
• Diga a seus clientes, novos e antigos, que você leva os negócios deles a sério.

Razões mais comuns para não obter uma resposta?

A razão pela qual você não recebeu uma resposta nem sempre é a falta de interesse em sua oferta. Você provavelmente não está recebendo respostas de seus clientes porque:

• Eles estão muito ocupados para escrever de volta.
• Seu e-mail pode ter sido perdido em suas caixas de spam ou de entrada.
• Eles podem precisar de mais tempo para considerar sua solicitação ou consultar outras pessoas.

Todos nós hesitamos quando o dinheiro está em jogo, certo? Por que não?

É exatamente por isso que usamos e-mails de acompanhamento — para garantir aos nossos clientes que eles estão em boas mãos .

Cobrimos o que são, então agora vamos entrar nas etapas prometidas para escrever e-mails de acompanhamento que obtêm respostas e fazem você se destacar.

Como escrever um e-mail de acompanhamento

Há prós e contras em todas as situações, e é importante reconhecer ambos antes de passar para as etapas fundamentais de um bom email de acompanhamento.

Dividimos as etapas que você precisa seguir para dominar esse método em o que pode e o que não deve fazer, para que você possa se atualizar rapidamente.

Vamos começar!

E-mail de acompanhamento - DO's

1. Cuide da sua linha de assunto

Ser conciso e direto é a melhor maneira de usar as linhas de assunto de seus e-mails de acompanhamento.

Seja claro com o que você precisa e aponte o motivo para entrar em contato . Aqui estão alguns exemplos de boas linhas de assunto de acompanhamento:

• Etapas da Fase #1 de [Nome do Projeto]
• Fatura em atraso de [Data]
• Precisamos da sua ajuda em [Problema]
• Atualizações da reunião de [Data]
• Alguma dúvida ou preocupação?

A linha de assunto do seu e-mail deve ser direta e clara sobre o que você precisa do destinatário. Quanto mais natural for a linha de assunto, maiores as taxas de resposta que você pode esperar.

2. Faça sobre eles

Se você tem um objetivo claro em mente para o e-mail de acompanhamento, colocar-se no lugar do cliente e escrever um conteúdo que faça com que ele se sinta valorizado é muito fácil.

E-mails de acompanhamento são mais do que apenas lembretes breves. São linhas abertas para construir relacionamentos fortes com seus clientes . Assim, o foco precisa estar neles.

Aqui estão algumas ideias sobre como dar atenção aos seus clientes de forma sofisticada:

• Solicite feedback sobre uma proposta ou ponto de vista.
• Peça uma maneira de melhorar suas ofertas.
• Evoque a estranheza propondo uma solução para o problema mais urgente

Isso lhes dará a impressão de que você não apenas se preocupa com eles, mas também reserva um tempo para pesquisar e considerar várias opções para atender às suas necessidades específicas.

3. Seja breve

Você já ouviu falar da regra dos 12 segundos?

A regra dos 12 segundos é a quantidade média de tempo que as pessoas passam lendo e-mails.

E, especialmente no mundo dos negócios, ninguém tem muito tempo para gastar em e-mails detalhados que levam minutos para serem lidos.

A maioria dos leitores só vai dar uma olhada nos seus e-mails, então é melhor manter qualquer acompanhamento o mais breve possível enquanto ainda cobre todas as bases.

4. Chame seus clientes para a ação

Cada e-mail de acompanhamento deve ter um apelo à ação, a menos que seja estritamente informativo. Muitos profissionais de marketing não levam em conta esse detalhe crucial, que é um dos principais contribuintes para as pessoas não levarem seus e-mails tão a sério quanto deveriam.

Em outras palavras, se você deseja que seus clientes e prospects tomem uma ação específica, você deve deixar essa ação clara para eles.

Aqui estão alguns pensamentos para começar:

• Por favor comente.
• Contate-Nos.
• Dê a sua data preferida.
• Vamos conversar.

Observação: para configurar um CTA eficaz, evite passar uma sensação de insegurança. Por exemplo, você pode notar uma diferença entre essas duas frases:

• "Por favor, se você encontrar tempo, eu gostaria de uma oportunidade de agendar uma reunião para discutirmos detalhes sobre o projeto", e
• "Envie-nos um horário e data de preferência para que possamos agendar nossa próxima reunião."

A diferença está na dedicação e ousadia. Não hesite em usá-lo.

5. Aprenda a ser paciente

Agora chegamos ao cerne da questão - quanto tempo devemos esperar antes de enviar um e-mail de acompanhamento?

Não espere muito. As práticas recomendadas dizem que você pode esperar uma resposta de seus clientes em um ou dois dias.

Permitir a seus clientes essa janela de tempo antes de fazer o acompanhamento é uma boa ideia.

Na verdade, é muito mais inteligente simplesmente perguntar quando eles estariam mais receptivos a ouvir de você novamente. Dessa forma, você estabelecerá um bom relacionamento com base em suas próprias decisões, evitando ser muito chato.

Nota: Considere que seus clientes não podem verificar seus e-mails durante fins de semana e feriados.

É complicado cronometrar seus acompanhamentos para que você não pareça muito persistente logo após chamar a atenção deles.

É sempre melhor dar-lhes mais espaço do que agir cedo demais.

O que não fazer por e-mail de acompanhamento

Agora, é hora de analisar as armadilhas mais comuns ao enviar e-mails de acompanhamento:

1. Procurando culpados - Mesmo que seus clientes não enviem as informações conforme prometido, um e-mail de acompanhamento deve se concentrar em lembrá-los gentilmente dessa ação. Concentrar-se na colaboração futura e nos benefícios do cliente trará a você outro conjunto de cartões.

2. Linha de assunto ruim - A linha de assunto é a primeira coisa que seu cliente vê e um filtro primário para decidir se é importante ou não. Seja conciso sobre o que você precisa de seus clientes. Isso ajudará seus clientes a filtrar seus e-mails como relevantes.

3. Esperar por uma resposta muito tempo - Se você esperar muito, seu cliente pode colocar seu projeto por último ou esquecê-lo. Lembrar não é igual a incomodar se for bem feito. Assim, acompanhe rapidamente.

4. Comportamento agressivo - Para mostrar ao seu cliente que este é um lembrete amigável, seja educado e alegre. Defina as expectativas dizendo a eles quando você fará o acompanhamento se eles não responderem.

5. Sem CTA - Se o seu cliente apenas verificar seus e-mails, ele pode perder qualquer chamada para ação e colocá-la em repouso. Forneça a eles um esboço claro de seus próximos passos e um cronograma para concluir seu projeto.

6. Comunicação Incorreta - Você deve conhecer as preferências de comunicação de seus clientes. A maioria dos clientes prefere lembretes suaves por e-mail, mas alguns preferem telefonemas breves. Se fornecer as informações que você precisa, vale a pena!

Modelos de e-mail de acompanhamento

1. Modelo de e-mail 'Apenas verificando'

Se você precisar acompanhar sua oferta ou lembrar seus clientes sobre seu e-mail anterior, evite ser carente.

Expresse sua empatia em sua agenda lotada e proponha uma reunião se eles estiverem interessados.

Dica profissional: soluções de inteligência artificial (IA) como o TextCortex podem ajudá-lo a escrever e-mails atraentes e personalizados quando você está muito ocupado ou quando simplesmente não deseja usar um modelo.

Por exemplo, o add-on do Chrome do TextCortex inclui uma útil função " Bullet to email " que pode ser usada para compor rapidamente e-mails de seus pontos mais importantes.

Basta definir os tópicos principais que você deseja abordar em seu e-mail, selecionar os marcadores, clicar no logotipo e clicar na opção ' Bullet to email '.

2. Modelo de e-mail 'Acompanhamento da cotação'

Seu cliente em potencial pode estar analisando várias ofertas ao mesmo tempo. Um e-mail curto demonstra seu desejo de criar uma conexão.

Além disso, esse tipo de e-mail também demonstrará um senso de dedicação ao próprio projeto. Acredite ou não, às vezes isso é tudo o que é preciso para conquistar seus clientes.

3. Modelo de e-mail 'Senso de Urgência'

O efeito FOMO (medo de perder) foi e continua sendo uma poderosa ferramenta de marketing.

Colocar uma data de validade em sua oferta pode incentivar subliminarmente os clientes a responderem ao seu e-mail imediatamente.

Ninguém quer perder um bom negócio, certo?

Dica profissional: Além de vários recursos de reescrita, o complemento do Chrome do TextCortex possui uma opção de troca de tom bastante útil que pode reescrever seu conteúdo em um tom de voz diferente.

Para usá-lo, selecione a frase ou parágrafos que deseja reescrever em uma variedade de tons diferentes, clique no logotipo e escolha o recurso 'Tom' .

Clique no link do tipo de tom na parte inferior da janela de sugestões e selecione o tom de voz " Urgente " para adicionar urgência ao seu e-mail ao usar o recurso ' Tom '.

4. Modelo de e-mail 'Vamos reconectar'

Pessoas de negócios são pessoas de ação. Com isso dito, é mais provável que você receba uma resposta em seu e-mail de acompanhamento se fizer um apelo direto.

Independentemente do tipo de solicitação, seus clientes não entenderão mal se seus e-mails de acompanhamento mantiverem o mesmo grau de profissionalismo.

Dica profissional: Independentemente do tópico ou público, o recurso 'Parafrasear' do TextCortex pode ajudá-lo a manter um alto padrão de qualidade de escrita.

Selecione suas frases ou parágrafos em massa , clique no logotipo e escolha a opção 'Parafrasear' .

5. Modelo de e-mail 'Acompanhamento da reunião'

Após a reunião com os clientes, é recomendável enviar um e-mail de acompanhamento. É um passo maduro que pode levar a muitos relacionamentos frutíferos ao longo do tempo.

Esta forma de e-mail de acompanhamento é apenas um rápido agradecimento pelo tempo do cliente.

Para encerrar

Não há dúvida se você deve aproveitar os e-mails de acompanhamento em sua estratégia de negócios.

Gastar tempo cultivando conexões é um investimento na saúde do seu negócio, que fornecerá dividendos na forma de sucesso contínuo no fechamento de negócios e na manutenção de relacionamentos .

Mesmo assim, isso não os torna divertidos. Especialmente se você precisar escrevê-los todos os dias.

Sugerimos que você experimente o TextCortex se estiver sem inspiração, cansado de usar os mesmos modelos antigos ou apenas curioso para ver o que mais está por aí.

Além disso, utilizar o TextCortex pode transformar seu pior dia de escrita em uma tarefa existente.

E isso não é tudo.

Além dos recursos de reescrita disponíveis na extensão do Chrome, o TextCortex oferece acesso a:

• Acesso a mais de 20 modelos de IA pré-criados online.
• Crie conteúdo em mais de 72 idiomas com esta ferramenta de IA multilíngue.
• Tela que pode ser editada em tempo real para acomodar conteúdo gerado por humanos e por IA.
• Modificação e renderização de conteúdo em tempo real
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