O que é uma fatura - o guia completo

Esteja você gerenciando uma pequena empresa individual ou uma grande corporação, criar e enviar faturas é uma parte importante de suas operações. As faturas são como os proprietários de empresas são pagos: os clientes pagam quando você as fatura.

Escrever uma fatura de vendas para seu produto ou serviço é bastante simples. No entanto, é importante certificar-se de que todas as informações necessárias estão contidas em suas faturas: uma fatura incompleta ou incorreta pode levar a mal-entendidos entre o cliente e você, e pode até causar disputas sobre dinheiro (e evitar esses problemas é muito mais fácil com a devida software de fatura para pequenas empresas).

A entrega da fatura também é uma parte importante desse processo: uma vez criada uma fatura, ela também deve ser enviada ao cliente por meio de um meio confiável: seja por correio, e-mail ou outro canal.

Neste artigo, explicamos todos os elementos importantes de uma fatura, como criar uma e como entregar faturas aos seus clientes. Também discutimos como um software de faturamento como o Hiveage pode tornar todo esse processo fácil e eficiente para você.

Neste artigo . . .

1. O que é uma fatura?
2. Como a emissão de faturas pode melhorar o seu negócio?
3. O que uma fatura deve incluir?
4. Layout geral da fatura
5. Como fazer uma fatura: passos a seguir
6. Em resumo: informações cruciais para adicionar
7. Informações opcionais para adicionar
8. Como enviar uma fatura
9. Como escrever um e-mail de fatura
10. Como fazer uma fatura no MS Word
11. Como escrever uma fatura com software de faturação
12. Perguntas frequentes sobre como escrever uma fatura

O que é uma fatura? ↩

Então, o que é uma fatura? Uma fatura é um documento que você deve enviar a um cliente após entregar um produto ou serviço a ele. As faturas estabelecem quanto o cliente precisa pagar pelos bens ou serviços que recebeu e como deve fazê-lo.

É importante lembrar que faturas não são contas ou recibos; são pedidos de pagamento por serviços prestados. Enquanto as faturas implicam em ação imediata de pagamento, as faturas orientam os clientes sobre quando e como pagar. Além disso, os clientes recebem recibos após o pagamento: as faturas solicitam o pagamento, portanto não podem servir como recibos.

Como escrever faturas pode melhorar seu negócio? ↩

Agora que já tratamos do que é uma fatura, vamos ver como criar e enviar faturas profissionais para seus clientes pode ajudá-lo a receber pagamentos mais rapidamente. Com o faturamento oportuno, você pode evitar pagamentos atrasados ​​ou disputas com clientes sobre o dinheiro que eles devem a você por serviços prestados.

Ter faturas elegantes e visualmente atraentes também pode criar uma impressão melhor em seus clientes. Isso mostra que qualidade e cuidado são importantes para o seu negócio.

O que uma fatura deve incluir? ↩

Os elementos básicos que todas as faturas profissionais devem incluir são:

1. Um título distinto que tenha a palavra “Fatura”
2. O nome da sua empresa, informações de contato e logotipo
3. Data da fatura e data de vencimento do pagamento
4. Número da fatura
5. Nome e endereço do cliente
6. Os serviços prestados juntamente com a tarifa, a quantidade e o valor total de cada
7. Termos de pagamento

Layout Geral de Fatura ↩

O estilo geral da sua fatura deve parecer profissional e elegante. Qualquer coisa menos pode implicar que você não leva seus pagamentos a sério.

Se você não sabe por onde ou como começar, consulte nossos modelos de faturas gratuitos ou o gerador de faturas gratuito. Criamos esses modelos de faturas e o gerador de faturas – bem como nosso serviço de faturamento – para eliminar esses aborrecimentos em torno do processo de faturamento.

De qualquer forma, as etapas a seguir seriam as principais para a criação de uma fatura:

Como fazer uma fatura: passos a seguir ↩

1. Crie o layout da fatura

A primeira coisa a fazer é estabelecer o layout da sua fatura. Ele precisará de uma seção de cabeçalho que contenha informações de contato, datas etc. (explicadas abaixo), e um corpo principal onde serão listados os detalhes dos produtos/serviços que exigem pagamento. Ao decidir sobre o layout, selecione fontes e cores que pareçam profissionais. Você pode querer incluir o logotipo da sua empresa para consistência e autenticidade da marca. Certifique-se de que haja um título que contenha a palavra "Fatura".

2. Adicione as informações de contato necessárias

Inclua as informações de contato de sua empresa para que os clientes saibam do serviço que adquiriram e de qual fornecedor. O nome da empresa, endereço e número de telefone são informações essenciais.

A fatura também precisa ter as informações de contato do cliente, como nome, endereço e possivelmente um número de telefone. Ele define para quem é a fatura e também garante que a fatura seja entregue à pessoa correta.

3. Inclua o número da fatura, a data da fatura e a data de vencimento da fatura

O número da fatura é uma parte crítica da fatura geral. Ao gerar uma fatura, certifique-se de que ela tenha um número exclusivo para que você possa acompanhar facilmente o status do pagamento. Não repita um número de fatura, pois isso pode confundi-lo no futuro, especialmente durante a temporada de impostos. A maioria das empresas mantém uma sequência de numeração de fatura consistente (por exemplo, INV-001, INV-002, INV-003, . . . ). Em algumas jurisdições, este é um requisito legal.

A data da fatura é o dia em que você emite a fatura. A data de vencimento é o último dia que o cliente tem para lhe pagar. Incluir a data da fatura e a data de vencimento é uma indicação de quanto tempo o cliente tem para efetuar o pagamento e ajuda a evitar faturas vencidas.

4. Certifique-se de ter itens de linha com as informações adequadas

Os itens de linha são onde você descreve os produtos ou serviços entregues ao cliente. Embora você não precise ser muito detalhado em suas descrições dos serviços, você deve adicionar explicações suficientes aos itens de linha para que seus clientes saibam pelo que estão pagando.

Ao lado de cada serviço, certifique-se de mostrar quanto custa. A exibição da quantidade, do preço por unidade e do custo total de determinados bens ou serviços permite que o cliente tenha uma noção clara de suas obrigações de pagamento.

5. Some o Total

Depois de preencher as informações do item de linha, some o valor total. Adicione os subtotais de cada serviço e, em uma linha separada, destaque o valor total do pagamento (por exemplo, em negrito). Certifique-se de incluir quaisquer impostos e descontos aplicáveis, antes de declarar este saldo final.

6. Explique os Termos de Pagamento e os Métodos de Pagamento

Discutir as condições de pagamento antes de realizar o serviço é essencial, mas você também pode incluí-lo ao emitir uma fatura. Isso pode evitar disputas e esclarecer quando o pagamento é devido e como seus clientes podem fazer o pagamento.

Ao explicar as condições e informações de pagamento, inclua:

1. Data de vencimento da fatura
2. Políticas de devolução ou garantias de devolução do dinheiro
3. Multas por pagamentos atrasados
4. Como fazer pagamentos (dinheiro, cheque, online, etc.)

Adicionar as condições de pagamento à sua fatura não é essencial, mas certamente pode melhorar a experiência do cliente e agilizar o processo de pagamento.

Em resumo: informações cruciais a serem adicionadas ao escrever uma fatura ↩

Agora que você sabe como escrever uma fatura informativa, profissional e direta, aqui está um detalhamento de tudo o que você precisa incluir:

1. Nome, endereço e número de telefone da sua empresa
2. Nome e endereço do cliente
3. Número da fatura, data de emissão e data de vencimento
4. Descrição dos Serviços
5. Quantidade e subtotal de cada serviço, como uma lista detalhada
6. Valor total devido e saldo devido

Estes são os itens que você deve ter em todas as faturas. A falta de um dos itens acima pode levar a confusão, controvérsia e, em casos extremos, perda de clientes.

Informações opcionais a serem adicionadas ao escrever uma fatura ↩

Existem informações que não são essenciais para a transação, mas podem melhorar a experiência do cliente para determinados tipos de faturas. Aqui estão algumas coisas que podem aprimorar seu modelo de fatura:

1. Descrição das condições de pagamento, como garantias de satisfação
2. Como concluir a transação
3. Nota pessoal

Como mencionado anteriormente, as garantias de satisfação e outras informações nesse sentido não são necessárias para sua fatura, porque você provavelmente as explicou antes de realizar o serviço. Se não, então é uma boa ideia incluir essa informação.

Se você também não mencionou previamente ao seu cliente, você deve explicar como concluir a transação. Seja online, por cheque ou em dinheiro, você pode opcionalmente informar como deseja que o cliente pague.

Finalmente, uma nota pessoal pode ser um toque agradável no final de escrever uma fatura. Aqui estão algumas coisas que você pode dizer:

1. Cumprimente-os pelo nome
2. Agradeça a eles por fazer negócios com você
3. Deixe-os saber que você espera fazer negócios com eles novamente em breve
4. Mencione alguns detalhes sobre sua experiência
5. Explique todos os aspectos da fatura, como descontos e oportunidades promocionais
6. No geral, mantenha um tom amigável

Como enviar uma fatura ↩

Agora que você sabe como escrever uma fatura, você precisa saber como enviar uma. Existem várias maneiras de fazer isso. Às vezes, a maneira como você escreve uma fatura depende de como você escolhe enviá-la.

Aqui estão algumas maneiras possíveis de enviar suas faturas:

1. E-mail
2. Correspondência
3. Software de fatura online

O e-mail é uma maneira comum para as empresas enviarem uma fatura. A fatura em si, no entanto, geralmente é um documento anexo. Em suma, o e-mail é uma maneira eficiente de enviar faturas, pois a maioria das empresas usa isso como sua principal forma de comunicação.

Alguns empresários também seguem o caminho antiquado. Enviar sua fatura pelo correio não é a forma mais popular, pois hoje em dia tudo é simplificado com e-mail. Se você acha que esta é a melhor maneira de conduzir seus negócios, então vá em frente!

Um software de fatura como o Hiveage elimina o estresse de criar faturas online e enviá-las. Embora você ainda deva entender o básico de como escrever uma fatura, um serviço de fatura pode facilitar muito as coisas para você. Eles podem oferecer a opção de enviar a fatura diretamente da plataforma por e-mail, baixar a fatura a ser enviada por você ou imprimi-la para envio por correio.

Como escrever um e-mail de fatura ↩

Escrever um e-mail de fatura é bastante simples. Aqui estão os elementos importantes que o email deve incluir:

1. Uma linha de assunto clara e atraente
2. Uma mensagem de e-mail simples e breve
3. Documento de fatura em anexo

A linha de assunto não deve ser muito longa. Você pode incluir o número da fatura ou o nome da sua empresa, mas o mais importante é incluir a palavra "fatura".

A mensagem de e-mail não precisa ser muito longa. Como a fatura contém a maioria das informações, você pode colocar uma mensagem curta e doce. Na maioria das vezes, deixe a fatura falar mais.

Certifique-se de anexar a fatura ao e-mail. Esta é a parte mais essencial do e-mail, pois contém todas as informações para você ganhar dinheiro.

Como fazer uma fatura no Microsoft Word ↩

O Word tem seu próprio modelo para faturas, o que pode ser útil para proprietários de pequenas empresas. Veja como fazer uma fatura usando o Word:

1. Abra um novo documento do Word
2. Criar um cabeçalho
3. Selecione o cabeçalho da fatura
4. Siga as etapas acima para escrever uma fatura completa, certificando-se de que haja um número de fatura claro

Se você estiver usando outras ferramentas do pacote MS Office: o Excel também vem com modelos de fatura prontos para uso.

Como escrever uma fatura usando o software de faturamento ↩

O faturamento é um daqueles aborrecimentos inevitáveis ​​de administrar uma pequena empresa, e é por isso que tentamos resolver esse problema com o Hiveage. Obviamente, estamos inclinados para nossa própria solução, mas existem vários softwares de fatura que podem ajudá-lo a escrever e enviar faturas.

Usar um serviço de fatura é uma das maneiras mais rápidas e fáceis de criar suas faturas online. Talvez você nem precise saber como criar uma fatura, pois ela teria todos os campos obrigatórios para você preencher. Alguns softwares de faturamento também auxiliam no manuseio de transações, permitindo pagamentos on-line na própria fatura.

Entre os usuários de pequenas empresas, o Hiveage é adorado por sua facilidade de uso no gerenciamento de todo o processo de faturamento. Com Hiveage você pode preparar cotações, obter a aprovação do cliente, criar e enviar faturas regulares e recorrentes, aceitar pagamentos online, gerar relatórios financeiros detalhados e muito mais. Inscreva-se gratuitamente e veja como você pode começar a criar faturas em poucos minutos!

Perguntas frequentes sobre faturamento

Como faço para escrever uma fatura?

Marque claramente o documento como uma fatura. Adicione seus próprios detalhes de contato e, em seguida, o Cliente e seu endereço comercial. Escreva uma descrição dos bens/serviços pelos quais você está faturando, as taxas e o valor total (de preferência no formato de uma tabela). Adicione a data da fatura e a data de vencimento do pagamento. Inclua as condições de pagamento e como você aceitará o pagamento (dinheiro, transferência bancária, online etc.).

O que é exemplo de fatura?

Confira um modelo de fatura gratuito adequado para sua empresa (consulte o artigo acima) ou o gerador de fatura gratuito.

Você pode escrever uma fatura manuscrita?

Faturas manuscritas são aceitáveis, mas não é aconselhável. Eles serão suficientes para empresas muito pequenas, mas a maioria dos clientes exigirá algo mais profissional.

Você coloca dados bancários em uma fatura?

Quando é usado como método de pagamento preferencial, fornecer seus dados bancários na fatura facilita o processamento de pagamentos por seus clientes. Evita a comunicação de ida e volta para confirmar informações essenciais e torna todo o processo mais rápido.