Como escrever um e-mail de fatura — Modelo de e-mail de fatura

O dia de pagamento é uma das melhores partes de concluir um projeto. Se você fez algum trabalho de cliente recentemente e encerrou o projeto, provavelmente precisará faturar seu cliente para receber o pagamento.

No entanto, muitos freelancers e pequenas empresas têm medo de não receber o pagamento por seu trabalho e acabar ficando sem remuneração. Mesmo os pagamentos atrasados ​​podem ser uma grande dor ao gerenciar seu fluxo de caixa.

A melhor maneira de evitar isso é seguir algumas etapas simples, mas importantes, ao se comunicar com seu cliente sobre questões de fatura. Portanto, é aconselhável ter um modelo de e-mail de fatura para suas faturas que seja direto e fácil de entender.

Neste artigo, compartilhamos com você dicas e conselhos que você pode usar ao enviar um e-mail de fatura. Também compartilharemos um modelo de e-mail de fatura prontamente utilizável que facilitará o pagamento!

Neste artigo . . .

• Por que usar um modelo de e-mail de fatura?
• Como crio um modelo de e-mail de fatura?
• O que você escreve nos e-mails de fatura?
• Exemplo de modelo de e-mail de fatura
• Como escrever uma carta de apresentação para uma fatura
• Como enviar uma fatura por e-mail?
• Como faço para escrever uma fatura formal?
• Automatizando e-mails de fatura com software de faturamento

Por que usar um modelo de e-mail de fatura?

A resposta rápida é que os modelos de e-mail economizam seu tempo: com um modelo, você não precisa digitar a mensagem toda vez que precisa escrever um e-mail de fatura para um cliente.

Isso é especialmente útil para empresas com produtos ou serviços variados, para que saibam quais informações são necessárias na mensagem e como ela deve ser formatada.

Um modelo também é uma ferramenta útil se você estiver enviando uma fatura para vários clientes, pois garante que as mensagens sejam consistentes.

Outro benefício de usar modelos para suas faturas é que eles podem ser personalizados para cada cliente, inserindo seu nome e outras informações relevantes em espaços reservados antecipadamente.

Como faço para criar um modelo de e-mail de fatura?

Uma das coisas mais importantes a considerar ao criar um modelo de email é que ele seja relevante e personalizado para sua empresa ou trabalho. Deve refletir não apenas o tipo de trabalho que você faz, mas também o tipo de relacionamento que você tem com seus clientes.

No entanto, seu modelo de e-mail também deve ser genérico o suficiente para que possa ser aplicado à maioria ou a todos os seus clientes, permitindo que você faça alterações rápidas quando necessário antes de enviá-lo.

Quando estiver pronto para redigir seu e-mail, siga as etapas abaixo para criar o modelo perfeito para enviar aos seus clientes. Pode ser um incômodo fazer faturas do zero, portanto, ter um exemplo genérico pode tornar o processo muito mais rápido.

Mantenha seu e-mail de fatura profissional e simples

Os proprietários de empresas geralmente têm problemas para escrever seus e-mails de fatura. Eles se preocupam com o quão formal devem ser, ou o que deve constar na carta.

O objetivo de um e-mail de fatura é receber o pagamento, mas você quer que seu cliente esteja mais disposto do que apenas receber seu dinheiro. Você também quer que eles se sintam respeitados pela transação comercial que fizeram com você.

Se você quiser garantir que sua mensagem de e-mail não seja ignorada, é importante que ela seja profissional. Mantenha a linguagem simples, mas precisa: evite usar muitas abreviações, palavras complexas ou jargões que apenas um membro da empresa entenderia.

O objetivo de um e-mail de fatura é simplesmente enviar a fatura ao seu cliente: não precisa conter muitas outras informações. Para o seu próprio tempo, bem como o do seu cliente, tudo o que você precisa incluir é uma breve mensagem agradecendo a eles por seus negócios e descrevendo que você anexou uma fatura pelo seu trabalho. Se você deseja receber o pagamento em dia, é útil usar um e-mail curto e direto ao ponto.

Tenha uma linha de assunto descritiva

Recomendamos que você inclua as informações mais importantes na própria linha de assunto do e-mail. A linha de assunto deve ser inequívoca: o cliente deve saber que você está faturando quando vir a linha de assunto da sua mensagem na lista de e-mails em sua caixa de entrada. Caso contrário, eles podem nem perceber que você enviou uma fatura, atrasando inadvertidamente seu pagamento.

Recomendamos que você inclua o número da fatura e a data de vencimento na linha de assunto ao escrever seu e-mail. Por exemplo:

Fatura [Número] para [Produto/Serviço] com vencimento em [Data]

Dessa forma, você pode garantir que seu cliente saiba exatamente por que você está entrando em contato com ele e que é hora de pagar por seus serviços.

O que você escreve nos e-mails de fatura?

Sua mensagem deve incluir uma breve descrição do trabalho que você concluiu para o cliente. Você deve indicar se sua cobrança é por projeto ou tempo trabalhado.

Além disso, você deve incluir sua tarifa, para que o cliente tenha clareza sobre quanto você está cobrando. Também é aconselhável adicionar quaisquer outras despesas que possam não ser cobertas pelo pagamento do cliente (como frete) para que não haja surpresas.

Como de costume, sua carta de fatura ou e-mail deve começar com uma saudação. Se você não se comunica com o destinatário há algum tempo, é costume incluir uma breve mensagem.

Em seguida, você deve informar ao seu cliente que está entrando em contato para faturar o trabalho realizado e que anexou a fatura a este e-mail.

Anexar a fatura

Recomendamos que você anexe sua fatura como um arquivo/documento em vez de incluí-la no corpo do e-mail. O PDF geralmente é o melhor, pois funciona em todos os diferentes tipos de dispositivos e sistemas operacionais, e você pode evitar problemas de compatibilidade. Se você enviar a fatura como anexo, seu cliente também poderá imprimi-la facilmente e salvá-la em seus registros.

Use este modelo de e-mail de fatura

Se você está se perguntando como escrever um e-mail de fatura, tente usar o seguinte exemplo de mensagem de fatura:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Observe que este exemplo de mensagem de e-mail de fatura é breve e claro. Não há necessidade de incluir detalhes desnecessários ou conversas, a menos que você tenha um relacionamento muito próximo com o cliente e sinta que isso seria apropriado. Isso, claro, fica a seu critério.

Como personalizar seu e-mail de fatura

É recomendável personalizar seu e-mail para que o cliente não sinta que recebeu uma carta de fatura genérica.

Ao enviar suas faturas por e-mail, você deve incluir uma saudação personalizada, para que seu cliente saiba que você dedicou algum tempo e esforço para entrar em contato. Se achar apropriado, você também pode incluir uma mensagem personalizada no corpo do e-mail.

Isso ajuda a diferenciar sua empresa de outras que estão usando o mesmo modelo e fará com que seu cliente sinta que tem uma experiência mais engajada com você.

Como escrever uma carta de apresentação para uma fatura

Se você trabalhou em um projeto maior ou mais complexo para um cliente, pode ser apropriado incluir uma carta de apresentação com suas faturas. Esta carta de fatura é uma oportunidade para você descrever suas taxas, o trabalho que você executou, além de detalhar sua taxa e explicar por que você cobrou o valor que cobrou.

Sua carta de apresentação deve incluir alguns detalhes básicos sobre quem você é e o que você fornece. Certifique-se de incluir o nome da empresa ou o nome da empresa na carta da fatura. Você também deve incluir uma escala de tempo do projeto em que trabalhou, incluindo as datas de início e término.

Em seguida, você deve detalhar cada tarefa concluída como parte do projeto e quanto está cobrando por isso. Se você cobrar por hora ou dia, inclua isso também como parte do detalhamento.

Como escrever um e-mail de fatura vencida

Se o seu cliente não perdeu a data de vencimento de uma fatura, pode ser necessário contatá-lo novamente para acompanhar o pagamento. Pode parecer estranho entrar em contato com um cliente repetidamente sobre o mesmo problema, mas você precisa ser pago pelo trabalho que executou para ele.

Seja educado, mas firme em sua mensagem de fatura

Perseguir pagamentos infelizmente é uma queixa comum quando se trabalha como freelancer. Seu cliente pode ter uma explicação do motivo pelo qual não conseguiu pagá-lo antes da data de vencimento.

No entanto, você não deve deixá-los evitar pagar pelo seu trabalho. Certifique-se de que seu e-mail seja educado, mas firme. Se esta é a primeira vez que você está entrando em contato com seu cliente para acompanhá-lo, não há necessidade de ser excessivamente pessoal.

Você pode usar o seguinte exemplo de e-mail para acompanhar um pagamento atrasado:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Como você pode ver acima, ao acompanhar um pagamento atrasado, é importante fornecer o número da fatura e a data de vencimento.

Como enviar uma fatura por e-mail?

Se você for enviar uma fatura por e-mail, é melhor incluí-la como anexo. Você também pode usar um software de faturamento para gerar faturas, pois isso facilita o processo (dica: fazemos um excelente).

Além disso, você pode usar um e-mail para enviar um link para uma fatura gerada por meio de serviços como o PayPal. Muitos desses gateways de pagamento suportam a geração básica de faturas.

Ao enviar o e-mail com a fatura anexada, certifique-se de incluir as informações relevantes no documento, como o nome da sua empresa, o valor que está cobrando e o número da fatura.

É uma boa ideia incluir o nome e o endereço da sua empresa no cabeçalho do e-mail ou no bloco de assinatura, para garantir que está claro que você está enviando uma fatura em oposição a outros tipos de e-mails.

Como faço para escrever uma fatura formal?

Como explicamos em nosso artigo detalhado sobre como escrever uma fatura, é importante que sua fatura inclua todas as informações necessárias para que seu cliente processe o pagamento. assim, bons modelos de fatura contêm os seguintes detalhes.

Elementos-chave de um modelo de fatura

1. Seus dados comerciais (nome, logotipo, informações de contato)
2. Número da fatura
3. Nome completo e detalhes de contato do cliente
4. Data da fatura
5. Data de Vencimento
6. Valor devido
7. Lista detalhada de serviços/produtos juntamente com a discriminação de taxas e preços
8. Detalhes adicionais, como termos e condições e métodos de pagamento

Um bom modelo de fatura deve permitir que você divida cada produto ou serviço em um item e, em seguida, descreva quanto você cobra por cada item. Essa é a maneira mais clara de seu cliente ver quanto você cobra e por quê.

Na hora de pagar, detalhar seus serviços também torna muito mais fácil para o cliente saber quanto deve. Se você não fizer isso, poderá descobrir que alguns clientes tentam contestar o valor que você cobrou, e isso causa atrasos desnecessários.

Infelizmente, atrasos no pagamento geralmente fazem parte do trabalho freelance, mas se você detalhar as informações da maneira mais clara possível, limitará a chance de isso acontecer o máximo possível.

Automatizando e-mails de fatura com Hiveage

Ferramentas como Hiveage ajudam você a automatizar o processo de criação de faturas e enviá-las por e-mail para seus clientes. Isso torna o processo muito simples e reduz significativamente o incômodo para você.

Ao usar um software para automatizar seu faturamento, você pode limitar a quantidade de energia que precisa gastar no trabalho administrativo e na criação de documentos e se concentrar no trabalho real.

Ao automatizar seu processo de e-mail de fatura, você também pode garantir que todos atendam ao mesmo padrão e sempre incluam informações relevantes. Você não precisa se preocupar em deixar de fora acidentalmente detalhes vitais, como um número exclusivo para a fatura ou instruções de pagamento.

Com o Hiveage, você também tem a opção de ter uma cópia em PDF da sua fatura anexada à mensagem de e-mail. Um processo de faturamento confiável configurado dessa maneira com as ferramentas certas garantirá que as finanças da sua pequena empresa permaneçam saudáveis.

Para recapitular, os principais benefícios de automatizar seu faturamento são que você pode:

• Economizar tempo
• Reduza o número de erros e erros de digitação em suas faturas
• Adicione novos recursos aos e-mails de fatura, como métodos de pagamento adicionais ou até mesmo um sistema automatizado de reordenação.

Dependendo do tipo de modelo de negócios que você possui, é importante escolher um software que atenda às suas necessidades específicas. No caso da Hiveage, nossos principais clientes são freelancers e pequenas empresas, e o serviço é otimizado para facilitar a vida deles.

Em conclusão: Elementos de um bom e-mail de fatura

O e-mail de fatura é um dos componentes mais importantes para a operação do seu negócio. Se não for feito corretamente, pode confundir e frustrar os clientes que podem ter dificuldade em entender o que você está pedindo ou como devem responder a uma solicitação de pagamento. Um bom e-mail de fatura inclui vários elementos, incluindo:

• O número da fatura
• Data de Vencimento
• Valor devido
• Instruções de pagamento claras e fáceis de seguir
• Uma breve visão geral das entregas ou produtos vendidos
• Avise quando os pagamentos estiverem vencidos com uma oferta de como você lidará com os saldos em atraso.

Um e-mail bem escrito é o primeiro passo para estabelecer um bom relacionamento com seu cliente e ser pago em dia. Use nossos modelos de e-mail de fatura ou, melhor ainda, use nosso software de faturamento online simples e poderoso, para garantir que você não perca os pagamentos!