Centenas de empresas HVAC escolhem Connecteam para enfrentar desafios comuns

Estar no comando de uma empresa de HVAC requer o manuseio de muitas partes móveis, literal e figurativamente! Regularmente, os técnicos viajam para vários locais de trabalho, as peças e o estoque chegam e saem, as contas são arquivadas, a folha de pagamento e os cronogramas precisam ser concluídos, os veículos da frota precisam de manutenção, o engajamento dos funcionários precisa de atenção e muito mais. Mas simplesmente não há horas suficientes no dia.

Com todos esses desafios, decidimos examinar mais de perto por que centenas de empresas de HVAC escolheram o Connecteam como a solução para todos os seus problemas. E exatamente como eles utilizam nosso aplicativo de funcionários para ficar por dentro de tudo.

Desafios que as empresas de HVAC enfrentavam antes da Connecteam:

• Os protocolos de segurança devem ser seguidos

“Atualizar toda a nossa equipe sobre perigos ou incidentes leva muito tempo, isso pode nos custar muito tempo e até colocar nossa equipe em perigo. Perdemos muito tempo ligando para os funcionários para garantir que eles estejam cientes dos protocolos de segurança quando necessário. E o fato de precisarmos agendar reuniões que funcionem para todos os funcionários para discutir os protocolos de segurança é um incômodo com o qual não estou mais disposto a lidar.”

“A atualização dos protocolos de segurança apenas desperdiça papel para imprimir tudo e adicionar aos fichários. Distribuir essas atualizações para vários locais de trabalho é demorado e não podemos ter certeza de que toda a nossa equipe esteja ciente das mudanças.”

• Os relatórios são infinitos

“Toda vez que chega um relatório, podemos perder muito tempo jogando pingue-pongue se um erro for cometido, e isso se conseguirmos receber o relatório a tempo.”

“Toda a papelada é preenchida por meio de métodos tradicionais, ou seja, papel e planilhas Excel. Este é um processo totalmente ineficiente, pois os formulários devem ser vistos e executados imediatamente pela gerência, mas nem sempre os recebemos. Além disso, enviamos muitas informações e anexos por e-mail, o que leva muito tempo e não podemos rastrear se todos abriram o e-mail e o leram.”

• O rastreamento de tempo é um processo complicado

“Posso passar um dia inteiro apenas controlando o tempo e a folha de pagamento, mas isso não é eficiente porque fico preso a pilhas intermináveis ​​de planilhas do Excel e rabiscos ilegíveis em papel. Isso facilita demais a ocorrência de erros.”

“Estou sempre envolvido em um jogo de pingue-pongue com minha equipe por causa dos erros que vejo ou apenas tentando encontrar alguém para cobrir um turno.”

Também vale a pena mencionar que a integração do Connecteam com QuickBooks Online e Gusto ajuda a tornar a exportação de planilhas de horas para folha de pagamento fácil e 100% precisa.

• A comunicação interna é uma tarefa difícil

“Comunicar qualquer coisa para toda a minha equipe não é fácil – eu tenho que usar Whatsapp e e-mails, e nunca posso ter certeza de que a mensagem foi recebida. Seja uma mensagem encorajadora, uma crítica positiva, um novo protocolo, condições climáticas adversas, um anúncio de RH ou qualquer outra coisa. Não tenho como rastrear quem recebeu e leu minha(s) mensagem(ns) e, normalmente, é essencial para mim saber quem leu e não leu o que enviei. E coordenar reuniões para entregar esse tipo de mensagem é um tempo que não podemos pagar.”

“Minha equipe nem sempre pode me alcançar porque estou fazendo malabarismos com uma dúzia de tarefas e, quando consigo, geralmente é irrelevante nesse ponto.”

Como o Connecteam ajuda você a enfrentar desafios comuns

Tornar a segurança e a conscientização uma prioridade

Trabalhando em altura e em um ambiente de alto risco, a segurança é um aspecto crucial das empresas de HVAC, portanto, aumentar a conscientização e os padrões é um objetivo comum para as empresas de HVAC que usam o Connecteam.

• Relatórios rápidos e fáceis : os funcionários podem enviar relatórios diretamente para o escritório enquanto estão em trânsito, para que o escritório ou supervisor relevante possa avaliar e responder em tempo real.Por exemplo, relatórios de equipamentos de serviço e relatórios de elevação e umidade.
• Recursos digitais de segurança : certifique-se de que todos os protocolos, dicas e recursos de segurança estejam disponíveis com o toque de um botão. Além disso, materiais importantes como 'lições aprendidas', descobertas de incidentes e dicas periódicas de segurança estão disponíveis a qualquer momento.
• Treinamentos de segurança contínuos : gerentes e oficiais de segurança podem acompanhar o progresso de cada funcionário para saber quem concluiu um curso ou teste e até mesmo enviar lembretes para aqueles que ainda não terminaram.
• Comunicação de segurança em primeiro lugar: é fácil distribuir e comunicar atualizações e protocolos relacionados à segurança, como relatórios de localização de incidentes, atualizações de procedimentos em tempo real ou fatores de risco, como condições climáticas adversas ou rotas fechadas.

Listas de verificação e relatórios diários

Para manter as operações do dia-a-dia, listas de verificação e relatórios são normalmente usados ​​para reduzir o atrito das atividades diárias, automatizar o fluxo de informações e obter uma melhor supervisão dos assuntos comerciais e dos funcionários. Listas de verificação e relatórios comuns que as empresas de HVAC criam no Connecteam incluem:

• Observação de perigo de segurança
• Relatório de incidente
• Relatório de acidente de veículo
• Formulário de inspeção de segurança (para supervisores)
• Ticket de pedido de reparo
• Lista de verificação de inspeção de segurança
• Reembolso de despesas
• Relatório de incidente do cliente
• Avaliação de desempenho do funcionário

Além disso, todas as entradas enviadas pelos funcionários são registradas digitalmente, podem ser enviadas automaticamente para um endereço de e-mail predefinido como uma cópia em PDF e podem ser exportadas em uma planilha do Excel.

Simplificando a comunicação

Comunicar-se com cada funcionário é crucial, mas não é fácil de conseguir. Com as ferramentas de comunicação da Connecteam, fica muito mais fácil chegar e se comunicar com os colaboradores em campo:

• Grupos e canais de bate-papo: para agilizar a comunicação do dia a dia de maneira fácil e eficiente, converse sobre o funcionário do mês, as más condições climáticas, a melhor rota para o local de trabalho, ótimas avaliações de clientes e muito mais.Inicie um bate-papo individual ou crie grupos específicos diversificados por local, departamento ou mais.
• Notificações push e atualizações em tempo real: envie anúncios formais e informais, incluindo atualizações de RH, anúncios, distribuição de informações, relatórios de segurança e muito mais.
• Diretório de funcionários: encontre os detalhes de contato corretos de colegas de trabalho, gerentes e muito mais.Pesquise por nome, cargo, departamento e assim por diante.

Os protocolos da empresa estão disponíveis instantaneamente

As empresas HVAC precisam ter material de recurso comum disponível em um clique para todos os seus funcionários para garantir a conformidade:

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
• Protocolos de segurança e emergência
• Manual do funcionário
• Código de Ética
• Política de prevenção de assédio sexual
• política uniforme

Necessidades de recursos humanos

O departamento de RH de uma empresa HVAC usa o Connecteam para comunicação, engajamento de funcionários e automatização de processos.

• Recomendações: recomende facilmente amigos ou familiares para um cargo na empresa para aumentar o alcance do recrutamento.
• Pedido de férias e licença médica: os funcionários recebem uma atualização instantânea se os pedidos foram aprovados ou negados.
• Formulário de informações pessoais: a integração de novos funcionários requer certas informações, como informações pessoais, informações de contato, contato de emergência, documentos como formulários de impostos/identidade com foto, etc.
• Atualização de informações de contato: os funcionários podem atualizar facilmente suas informações de contato diretamente no aplicativo e o departamento de RH sabe disso em tempo real - desde alterações de endereço, nome, número de celular, e-mail, informações de conta bancária e muito mais.
• Pesquisas de satisfação de funcionários ou avaliações de desempenho: o RH pode usar os modelos pré-fabricados ou até mesmo criar seus próprios para enviar pesquisas e acompanhar as respostas em tempo real.Além disso, é fácil manter revisões de desempenho regularmente para um feedback mais preciso.

Objetivos de conformidade

Os funcionários de HVAC devem estar em conformidade e isso é obtido por meio de formulários 'Ler e assinar' e cursos periódicos de atualização. Com o Connecteam, todos os documentos são registrados e enviados automaticamente como uma cópia em PDF para e-mail(s) predefinido(s) que podem ser personalizados por formulário. Além disso, os usuários podem exportar um relatório resumido sempre que necessário.

Ler e assinar documentos incluem:

• Reconhecimento do manual do funcionário
• Acordo uniforme
• Política de prevenção de assédio sexual
• Relatório de descobertas do incidente
• Outros lêem e assinam documentos.

Os treinamentos periódicos de atualização incluem:

• condução de inverno
• treinamento de assédio sexual
• Treinamento de ventilação
• Segurança do sistema de aquecimento e refrigeração
• Treinamento de atualização de protocolo.

Treinamento de todos os funcionários

Com o Connecteam, as empresas de HVAC podem oferecer treinamento por meio do aplicativo para que todos os funcionários sejam alcançados regularmente. Além disso, você pode acompanhar o progresso e executar o treinamento a qualquer momento e os funcionários podem concluir o material em seu próprio tempo.

• Treinamento de saúde e segurança
• Treinamento de prevenção ao assédio sexual
• Uso e manutenção de equipamentos
• Teste e questionários.

No entanto, não se trata apenas de integrar novos contratados, mas também de melhorar continuamente as habilidades profissionais de seus funcionários “sêniores” para evitar lacunas de conhecimento.

agendamento de trabalho

As empresas de HVAC lidam com necessidades complexas de agendamento, mas o Connecteam torna isso muito mais fácil de gerenciar:

• Despache chamadas de serviço para funcionários em tempo real com todas as informações necessárias. Mantenha registros de horário de check-in e check-out e localização com carimbos de GPS.
• Permita que os funcionários adicionem notas de turno e comentários para maiores explicações quando necessário.
• Permita que os funcionários aceitem e rejeitem turnos (opcional – pode ser desabilitado).

O Connecteam é uma solução completa de gerenciamento de funcionários com vários recursos para dimensionar seus negócios. E considerando seu preço incrível, é uma escolha fácil de fazer. Comece o teste gratuito agora e sinta-se à vontade para nos enviar uma mensagem em [email protected] .

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