10 maneiras de melhorar a comunicação da equipe em grandes organizações

Sabemos que a comunicação eficaz com a equipe é algo que a maioria dos gerentes e empresários considera uma parte trivial do seu dia-a-dia. Afinal, existem outras tarefas muito mais importantes para se preocupar.

No entanto, pesquisas do setor provaram que “a má comunicação no local de trabalho agora custa aos líderes empresariais impressionantes US$ 37 bilhões em perda de produtividade, com perdas médias superiores a US$ 62 milhões por ano”.

Considerando que, um relatório da Willis Tower Watson descobriu que as empresas com comunicação efetiva da equipe realmente levam aretornos totais 47% maiores para os acionistas do que empresas com problemas de comunicação.

Nunca é demais enfatizar o quão vital é a comunicação efetiva da equipe. Mas com os métodos e estratégias corretos, você pode mudar as coisas para manter a produtividade alta sem danos monetários graves.

Abaixo, mergulhamos em 10 maneiras pelas quais você pode melhorar a comunicação da equipe em grandes organizações. Como mencionado, essas dicas são focadas no uso de um aplicativo de comunicação, como o Connecteam, mas você pode aplicar as dicas ao seu método de entrega atual com pequenos ajustes.

Para realmente tornar o método de comunicação de sua equipe eficaz, você deve considerar seus funcionários como um tamanho não serve para todos!

Considere o seguinte para melhorar a comunicação da equipe:

• Qual é o melhor momento para enviar a comunicação da equipe?
• O que os deixa excitados? Com o que eles se importam?
• Qual é o melhor momento para enviar comunicações? A primeira coisa de manhã ou depois do almoço?

Também é importante lembrar que seus funcionários não têm como se envolver ou enviar feedback para você.

Além disso, certifique-se de que a comunicação da equipe seja segmentada em diferentes grupos, por exemplo, localização, cargo, departamento, etc. Isso é fundamental porque, se sua mensagem não for relevante para todos os funcionários, você estará apenas criando ruído.

Certifique-se de enviar a comunicação da equipe para aqueles para os quais é relevante - por exemplo, a equipe do Brooklyn tem novos horários, mas os de Manhattan não são afetados, portanto, não devem receber mensagens.

Os funcionários se envolverão mais quando o conteúdo compartilhado for relevante para eles.

“Para garantir a ressonância e incentivar a adoção contínua do canal, adapte as mensagens com base nas motivações, interesses e experiência dos funcionários — e garanta que o momento seja relevante.

Gartner

Construir os hábitos certos é fundamental, especialmente em relação à comunicação da equipe.

Você deve garantir uma comunicação frequente e estruturada. Por exemplo, boletins mensais, uma atualização trimestral do CEO ou um resumo operacional semanal.

Torne esses hábitos de comunicação ainda mais fáceis de executar criando um modelo fácil de usar para todos e que requer menos energia para ser elaborado. E, por outro lado, seguindo um modelo, seus funcionários se acostumam a consumir a comunicação de uma maneira específica que é digerível à primeira vista.

Os hábitos de comunicação de sua equipe devem funcionar como um relógio.

A comunicação não é uma via de mão única.

Seus funcionários querem se sentir ouvidos e valorizados, caso contrário, o moral e a produtividade são prejudicados com o aumento das taxas de rotatividade.

Especialmente quando a Gallup realizou uma pesquisa que relatou que os funcionários não recebem feedback suficiente ou fornecem feedback suficiente.

Com um aplicativo de comunicação para funcionários, existem inúmeros recursos para obter feedback, como:

• pesquisas
• enquetes ao vivo
• Caixa de sugestões
• Conversa privada

No entanto, não limite você ou seus funcionários apenas a compartilhar feedback. Certifique-se de que eles estejam capacitados e confortáveis ​​para abordá-lo com todas as ideias, problemas, sucessos e tudo o mais que for necessário.

É importante construir um relacionamento saudável com seus funcionários, especialmente quando 12% dos funcionários deixam o emprego por salários mais altos, enquanto 75% deixarão a empresa diretamente por causa de um relacionamento ruim com o gerente.

Como tal, o ato de coletar feedback regularmente, agir com base no feedback e construir um relacionamento de trabalho saudável com sua equipe leva a uma melhor comunicação da equipe.

Você pode pensar que a comunicação da equipe é apenas sobre trabalho, o tempo todo. No entanto, isso é um equívoco.

Para realmente tornar o trabalho envolvente, você deve fornecer caminhos para um ambiente de trabalho saudável e divertido. É essa cultura da empresa que leva a uma maior moral e produtividade.

Como você pode ser criativo com a comunicação da equipe? Use o aplicativo de comunicação do funcionário para enviar o seguinte:

• Comece a competição de animais de estimação do animal de estimação de funcionário mais fofo/idiota
• Compartilhe uma interação positiva com um cliente
• Compartilhe um GIF engraçado para começar o dia
• Vote em quem tem a melhor fantasia de Halloween

Existem muitas maneiras criativas de melhorar a comunicação da equipe, então pense um pouco fora da caixa e adicione essa conexão humana para direcionar a comunicação interna da equipe para casa.

Você pode querer considerar a contratação de um gerente de engajamento de funcionários para realmente levá-lo a outro nível.

Você não deve se perguntar como fazer com que os funcionários se comuniquem melhor porque, se estiver medindo seus métodos e canais de comunicação, saberá instantaneamente o que funciona e o que não funciona.

Isso parece um pouco intimidador, mas com um aplicativo de comunicação para funcionários, você tem acesso direto aos resultados em tempo real. Por exemplo, quantos funcionários abriram sua mensagem, se envolveram com ela, não abriram ou agiram, etc. Está tudo bem diante de seus olhos.

Caso contrário, o que você pode fazer é definir uma linha de base para entender o que está medindo e como está o desempenho para determinar melhor a eficácia de seus esforços.

Por meio de uma abordagem direcionada e mensurável para a comunicação da equipe, você tem um caminho mais fácil para melhorar a comunicação da equipe. Comece enviando atualizações em tempo real para sua equipe ou apenas para os membros designados da equipe. E garanta que as mensagens mais importantes cheguem a todos os funcionários, desde um comunicado de última hora ou notícias do CEO, atualizações operacionais e assim por diante.

Não há uma maneira única de dominar a comunicação da equipe, mas você deve examinar todos os métodos. A reunião 1:1 cria e estabelece um método direto de conversar com seus funcionários.

Se você estiver trabalhando em um escritório, as reuniões individuais podem ocorrer em qualquer lugar – fora do prédio para tomar um pouco de ar fresco ou em uma sala de conferências. Se você tem funcionários remotos ou sem escritório, um bate-papo por vídeo é a melhor maneira de interagir com eles.

Conversas individuais podem ser rápidas, bate-papos de informações como ideias, projetos, prazos e assim por diante. Ou você pode agendar reuniões individuais mais formais. Cabe a você e seu funcionário escolher qual método é melhor.

Lembre-se de que as reuniões individuais não são obrigatórias: “Se não houver nada a discutir, não há problema em cancelar. As pessoas, muitas vezes, veem 1:1 como obrigatório, mas é revigorante quando ambos reconhecem que as coisas estão bem por enquanto, ou o tempo pode ser melhor gasto de outras maneiras... e você pode fazer isso desde que ambos concordem em não tomar um pedido para cancelar pessoalmente”, diz Ben Saitz, diretor de atendimento ao cliente da RocketFuel.

Todos nós já ouvimos que uma imagem vale mais que mil palavras e há uma razão para isso!

A comunicação visual funciona. Isso pode incluir infográficos, mapas, fluxogramas, relatórios visuais, apresentações, cartazes, brochuras, etc.

Ou você pode optar por uma comunicação visual divertida, como memes, GIFs, fotos ou vídeos.

Certifique-se de que sua mensagem visual seja envolvente e motivadora enquanto o design é atraente.

Os recursos visuais ajudam a criar uma melhor compreensão onde as palavras sozinhas não podem fazer o trabalho.

Na verdade, a comunicação visual é realmente importante porque ajuda a envolver sua equipe, comunica facilmente informações complexas, conta uma história e simplifica as informações.

Mencionamos o valor das reuniões individuais, mas, quando possível, faça reuniões de equipe também.

Isso ajuda a criar um ambiente profissional onde todos os membros da sua equipe se sintam à vontade para se comunicar uns com os outros. Mas mantenha-o consistente. É uma vez por semana? Quinzenal ou mensal?

A frequência dessas reuniões pode ajudar a eliminar barreiras de comunicação ou mal-entendidos entre gerentes e funcionários, pois todos vocês estão em um ambiente para falar abertamente sobre os projetos em que estão trabalhando, os desafios que enfrentam ou as dúvidas que possam ter.

Seja um e-mail, uma postagem social, uma atualização no aplicativo de bate-papo de comunicação ou qualquer método de comunicação que você esteja usando, é importante desenvolver a mensagem antes de clicar em enviar.

Você deve ser específico para que todos entendam o propósito.

Considere o seguinte:

• O quê: O que significa?O que levou a esta mensagem?
• Por quê: Por que isso importa?
• Onde: Onde/quais locais são afetados por isso?Onde você pode obter informações adicionais?
• Quando: Quando isso vai acontecer?
• Como : Como isso será implementado?
• Quem: Quem tomou a decisão?Quem você contata para mais informações?

Se colocarmos isso em contexto, você pode ter mudado recentemente seus protocolos de saúde e segurança devido à pandemia global. Portanto, em vez de apenas enviar mensagens para dizer “isso é por causa do COVID”, torne-o mais claro e específico. “Para garantir a saúde e a segurança de nossa equipe e clientes e para cumprir as diretrizes do CDC, lançaremos novos protocolos…” Você já entendeu.

Ser específico pode ajudar a evitar confusão no futuro.

Escolher o meio de comunicação apropriado é fundamental aqui, especialmente quando você considera qual ferramenta é a melhor para otimizar sua mensagem. E você também precisa considerar como seu público prefere receber essas informações.

Existem inúmeros meios, como um boletim informativo impresso ou digital, grupos de Facebook e WhatsApp, telas de TV, quadros de avisos, reuniões presenciais, reuniões como uma reunião diária ou municipal, intranet (que ninguém usa), e-mail e de claro, o aplicativo de comunicação do funcionário.

Nós dividimos esses meios abaixo:

• A comunicação face a face permite que você crie uma conexão pessoal para que possa aumentar o envolvimento e obter feedback bruto.
• O e-mail garante que você possa anexar arquivos e anexos facilmente de maneira lógica e confiável.
• As reuniões de equipe criam camaradagem enquanto garantem que sua mensagem chegue a vários funcionários de uma só vez.Considere participar de jogos e exercícios de formação de equipe para aumentar o envolvimento de uma forma divertida.
• O vídeo ajuda você a contar uma história visualmente e a compartilhar apresentações visuais que podem transmitir a mensagem.
• Um quadro de avisos é mais eficaz quando você não depende da tecnologia para compartilhar informações como atualizações de políticas, anúncios de empregos, mudanças de horário, desejos de aniversário e muito mais.
• Mensagens de texto ou WhatsApp são comuns, pois são gratuitas e fáceis de usar quando precisam compartilhar atualizações rápidas, anexar arquivos e muito mais.
• Um aplicativo de comunicação do funcionário é o meio e a ferramenta mais modernos que garantem que nada fique entre as rachaduras.Além disso, permite um canal de comunicação bidirecional.
  • A comunicação é gerenciada em tempo real, em movimento, para melhor impulsionar o engajamento, a moral e a produtividade
  • Crie canais por local, cargo, departamento ou qualquer outra coisa para se comunicar rapidamente com a equipe certa no momento certo
  • Todas as comunicações de trabalho são armazenadas em um único local e separadas do espaço de armazenamento pessoal do trabalhador

Encontrar o meio certo é fundamental para estabelecer uma comunicação interna eficaz e aumentar o engajamento.

Ouça como uma empresa de serviços de campo com mais de 200 funcionários utiliza o Connecteam para comunicação interna e engajamento diários!

Avançando com a comunicação da equipe

O sucesso da empresa a longo prazo está diretamente relacionado à eficácia da comunicação de sua equipe.

Acima, mostramos estratégias acionáveis ​​para melhorar a comunicação da equipe, para que você possa manter os funcionários felizes e manter a empresa prosperando.

Além disso, certifique-se de manter-se atualizado sobre as últimas tendências de comunicação no local de trabalho para garantir que não esteja perdendo nada que possa ajudar a melhorar a comunicação da equipe.