App de Comunicação Interna: Um Instrumento de Mudança e Inovação

Mudança, crescimento, escala – essas palavras se tornaram características definidoras de uma economia moderna obcecada por mudanças. A tecnologia mudou a forma como trabalhamos e a forma como pensamos sobre o trabalho. Isso impulsionou as empresas a crescer mais rápido do que nunca. No entanto, o ritmo acelerado do progresso tecnológico também deixou um cemitério de empresas em seu rastro que não conseguiram acompanhar.

Sem surpresa, por medo de ficar para trás, a maioria das empresas modernas é obcecada por mudança e progresso. Sem dúvida, em 2018, os executivos estão cientes de que a mudança constante é fundamental para o sucesso – portanto, 'gestão da mudança' não é mais um conceito tão estranho. Mas pode haver vários obstáculos no caminho das mudanças que você gostaria de implementar.

A pesquisa da IBM descobriu que os executivos de gerenciamento de mudanças listaram “fatores pessoais” como as maiores barreiras para o sucesso . No topo da lista estava a mudança de mentalidade e atitudes – 58% , seguida por Cultura Corporativa – 49%. A falta de apoio da alta administração também foi apontada como motivo por 32% dos entrevistados. Essas descobertas podem facilmente explicar por que 48% das iniciativas estratégicas falham.

Sem Mudança = Sem Competição

Mas o gerenciamento de mudanças também pode ajudar sua empresa a garantir que ela permaneça competitiva e sobreviva em seu setor. No entanto, a implementação de mudanças em uma grande organização pode ser extremamente desafiadora. Nem todo mundo pode estar de acordo com suas ideias e visão e é por isso que é importante definir quais mudanças você está introduzindo e comunicá-las de forma eficaz. No entanto, na economia moderna de hoje, seu negócio é como um tubarão: ele morrerá se ficar parado .

O que é gestão de mudanças e por que ela se tornou tão importante?

Existem várias definições de gerenciamento de mudanças, mas geralmente é descrito como uma 'abordagem estruturada para a transição de indivíduos, equipes e organizações de um estado atual para um estado futuro desejado'. Exemplos disso incluem redução de tamanho, expansão do negócio ou adoção de novas tecnologias.

O que quer que você escolha fazer, o processo envolve fazer com que os funcionários entendam por que essa mudança é necessária e por que ela beneficiará a organização (e eles) agora e no futuro. Pode significar ter que fazer garantias, promessas e informar todos os funcionários sobre as mudanças.

As mudanças podem ser estratégicas, táticas ou envolver a introdução de nova liderança ou tecnologia. É importante avaliar e monitorar como isso afetará seu pessoal, processos e desempenho. Certifique-se de que os funcionários não sofram um impacto muito negativo, pois isso pode fazer com que eles não lidem com o ambiente de trabalho ou tenham uma percepção negativa do gerenciamento de mudanças que está prestes a ser introduzido. Pior ainda, eles podem deixar o negócio e atrasar ainda mais seus planos.

É por isso que é essencial ter metodologias de gerenciamento de mudança em vigor. Isso não quer dizer que a metodologia usada para uma empresa funcionaria em outra. Você ou as pessoas que gerenciam o negócio precisam adotar uma abordagem que atenda às necessidades da sua empresa e dos funcionários . Encontre o seu próprio caminho e siga-o.

Quais organizações precisam de gestão de mudanças?

A maioria das organizações se beneficiaria com o gerenciamento de mudanças, mas são principalmente as organizações dentro dos setores tradicionais que têm culturas já bem estabelecidas que se beneficiariam com isso. Se você falar sobre gerenciamento de mudanças, pode haver algumas conotações negativas associadas ao termo. Talvez a funcionária Joan tenha ouvido esse termo em sua empresa anterior e isso resultou no cancelamento de empregos.

Mesmo que os funcionários não percam seus empregos devido ao seu processo de gerenciamento de mudanças, você pode ter que lidar com alguma resistência deles. É por isso que é importante comunicar como todas as mudanças serão conduzidas .

Quando você não se comunica adequadamente, você se depara com os desafios mostrados no gráfico acima. No entanto, com uma comunicação adequada, você melhorará muito a eficiência, a conformidade e a satisfação do cliente, além de experimentar menos rotatividade – e tudo isso porque você se comunicou adequadamente com seus funcionários. A comunicação não é uma tarefa única que você verifica no final do dia, é uma tarefa contínua que você deve realizar regularmente, caso contrário, as consequências superarão os benefícios a cada passo.

Se feito corretamente, o gerenciamento de mudanças beneficiaria tanto o empregador quanto o empregado. Os funcionários podem se beneficiar de um maior envolvimento da administração e de outros funcionários. Pode aumentar o moral, reduzir o estresse (talvez até a carga de trabalho se as coisas se tornarem mais automatizadas) e mais controle. Mas se eles não sabem que isso será uma possibilidade – o que os motivaria a ajudá-lo a fazer essas mudanças?

Também há muitos benefícios para os negócios se o gerenciamento de mudanças for implementado corretamente. Poderia haver uma melhoria na produtividade e qualidade do trabalho, melhor colaboração e comunicação.

No entanto, você só pode colher esses benefícios se tiver líderes adequados no lugar. Não é suficiente que eles apenas sigam os movimentos ou deleguem o gerenciamento de mudanças para algumas pessoas na organização e comuniquem apenas a alguns.

Comunicando as mudanças

Uma das maneiras de implementar mudanças de forma eficaz dentro de um negócio é se comunicar adequadamente com todos os envolvidos. Manter todos informados, principalmente se o processo de gerenciamento de mudanças for complexo, pode ser muito desafiador, mas pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. Existem várias maneiras de manter seus funcionários informados sobre o processo, mas algumas formas de comunicação, como boletins informativos, resultam apenas na transmissão das mensagens em uma direção. Idealmente, o que você deseja é que seus funcionários respondam e compartilhem suas ideias e preocupações com você.

Uma maneira de fazer isso é por meio do uso de um aplicativo de comunicação interna. Escolher o aplicativo de comunicação interna certo é uma decisão que pode ter resultados positivos em toda a empresa. Um aplicativo de comunicação interna, também conhecido como aplicativo de intranet, é uma plataforma que seus funcionários e contratados podem usar para conversar, compartilhar e se comunicar uns com os outros . Ele substituiria efetivamente os canais tradicionais, como e-mails, telefonemas e mensagens de texto. Antes dos aplicativos de comunicação interna, funcionários e contratados se comunicavam por e-mail ou telefone. Mas isso não era sustentável porque o trabalhador médio recebe cerca de 121 e-mails relacionados ao trabalho.

O custo da comunicação interna ineficaz – um infográfico da equipe da SnapComms

Os e-mails podem ser facilmente esquecidos e podem causar distrações. Suas instruções e comunicação sobre as mudanças podem, como resultado, se perder entre todas as outras mensagens. Mas a beleza dos aplicativos de comunicação é que eles permitem que você simplifique e centralize as comunicações internas de sua empresa. Isso significa que dará a todos os funcionários envolvidos acesso às informações necessárias e aos próximos passos que serão dados. Um aplicativo de comunicação interna ajuda você a simplificar e centralizar as comunicações internas da sua empresa para que você evite toda a confusão de e-mails ou telefonemas.

O aplicativo pode ser usado como uma ferramenta no processo de gerenciamento de mudanças. Quando seus funcionários e contratados usam o aplicativo, você pode ter certeza de que eles estão totalmente envolvidos com o processo de gerenciamento de mudanças. Além do mais, se abraçar a tecnologia faz parte da sua metodologia, então ela pode fazer parte do seu processo.

Implementar a mudança é também dar aos funcionários ferramentas que eles possam gostar de usar e dar-lhes a capacidade de concentrar sua atenção neste momento vital dentro do seu negócio . Usar um aplicativo para concentrar a conversa é uma das muitas maneiras de simplificar o processo e garantir que todos estejam de acordo com as mudanças que você está fazendo.