Número da fatura - o que você precisa saber

O envio de faturas é uma parte importante e essencial de fazer negócios: é, afinal, como você recebe o pagamento (facilitando o processo de contas a pagar do seu cliente). Portanto, gerenciar bem o seu processo de faturamento é importante para gerenciar a saúde financeira do seu negócio. Neste artigo, discutimos um elemento-chave em uma fatura: o número da fatura.

O que é um número de fatura? Por que isso é importante? Que formato deve ter? Essas são algumas das perguntas que responderemos em detalhes. Observe que este é um artigo complementar ao nosso guia sobre como escrever uma fatura.

O que é um número de fatura?

O número da fatura – às vezes chamado de ID da fatura – é um número ou código exclusivo atribuído a cada fatura que você envia. O objetivo do número da fatura é identificar a fatura específica entre todas as faturas enviadas por você.

O número da fatura pode ser alfanumérico e, às vezes, pode usar caracteres especiais, como traço ou hífen. Juntamente com os outros detalhes da fatura, como o nome comercial do remetente e os detalhes de contato, o número da fatura torna mais fácil para o fornecedor e o cliente consultar a transação financeira sem nenhum mal-entendido.

Por exemplo, dois de seus clientes podem comprar exatamente o mesmo produto ou serviço. Você seria capaz de identificar facilmente cada transação simplesmente pelo número da fatura associada, sem ter que olhar para outros detalhes da fatura. Seus clientes também poderão se comunicar com você sobre seus pagamentos, etc. facilmente, consultando o número na fatura que receberam de você.

Por que a numeração da fatura é importante?

Como já mencionamos, os números das faturas são essenciais para encontrar e identificar suas transações com facilidade. No processo de fazer negócios, você enviará vários documentos, incluindo cotações, contas e pedidos de compra. A maneira mais fácil de fazer referência a cada um deles seria os números ou IDs que você atribui a eles – para faturas, seria o ID da fatura.

Em muitas jurisdições, também é um requisito legal ter as faturas numeradas. Eles podem até exigir que uma sequência específica seja atribuída como seu sistema de numeração de faturas. Antes de fornecer os números das faturas à sua empresa ou a cada projeto, verifique os requisitos legais e profissionais de seu país ou estado.

A numeração da fatura também é essencial para o seu sistema contábil. Se você usa serviços de contabilidade profissional ou contrata um contador interno, eles exigirão números de fatura para gerenciar seus registros financeiros.

Como é um número de fatura?

Para acompanhar seu faturamento, cada fatura deve ter um número único que segue uma sequência. Assim, cada número de fatura será distinto, mas haverá uma sequência facilmente compreensível de como eles são atribuídos às faturas.

Um número de fatura pode ser puramente um número ou uma combinação de números e letras, e a composição exata depende de como você escolhe organizar e atribuir números de fatura. Por exemplo, se você organizar suas faturas por ano, um número poderá ser 2020-2435: os primeiros quatro dígitos aqui são baseados no ano e o restante do código representa onde a fatura cai na sequência. Se você usa um software de faturamento on-line como o Hiveage, essa sequência de números de fatura pode ser definida uma vez e gerenciada automaticamente para você ao criar faturas.

Onde encontro o número da fatura?

O layout das faturas varia entre os fornecedores, mas todos seguem um padrão geral comum. Uma fatura incluirá o nome da sua empresa, o nome do cliente, a data da fatura, a(s) data(s) de vencimento do(s) pagamento(s), o valor total a pagar, os produtos ou serviços oferecidos, impostos e outras taxas . . . e o número da fatura.

O número da fatura deve aparecer em algum lugar fácil de encontrar, geralmente na parte superior da fatura. O posicionamento deles deve ser consistente em suas faturas para que você e o cliente não precisem pesquisá-lo. Algumas faturas podem ter o número em vários pontos da fatura, mas isso não é um requisito.

Com qual número da fatura devo começar?

Não há uma regra específica sobre como configurar o formato do número da fatura. Em uma seção posterior, discutiremos várias opções. Se você usa um software de faturamento online como o Hiveage, terá a opção de escolher entre um conjunto de opções padrão ou definir as suas próprias. O software também se encarregará de incrementar automaticamente a sequência numérica da fatura, para que você nunca duplique acidentalmente o número de faturas.

O número da fatura é o mesmo que o número da fatura?

Observe que um número de fatura é diferente de um número de fatura. Um número de conta é a soma total de dinheiro devido à sua empresa. A soma de dinheiro na conta vem do total de todas as faturas.

Por exemplo, digamos que você está fazendo um projeto que requer materiais de várias empresas. Quando o trabalho estiver concluído, você deve faturar ao cliente todos os materiais mais a mão de obra. Cada um desses itens pode estar em sua própria fatura, com seu próprio número de fatura. Seria mais conveniente então criar uma única fatura com todos esses números, com seu próprio número, para que o cliente possa se referir a um único documento em vez de várias faturas separadas.

O que é uma cópia de fatura?

Uma cópia da fatura é exatamente o que parece: é simplesmente uma cópia de uma fatura existente, usada para gerar os detalhes de uma transação idêntica. Por exemplo, se você tem um cliente que compra rotineiramente o mesmo produto ou serviço, em vez de criar novas faturas para cada compra, basta criar uma cópia da fatura original. Então os itens comprados, quantidade, preço e impostos permanecerão os mesmos.

Na Hiveage facilitamos isso com o recurso “Fatura Duplicada”.

Práticas recomendadas ao lidar com números de fatura

A seguir, algumas dicas para gerar seus números de faturamento: eles tornarão a comunicação entre seus clientes e você mais fácil e menos ambígua.

Fazer

• Certifique-se de que os números das suas faturas sejam ordenados sequencialmente
• Crie um formato numérico que faça sentido agora e no futuro
• Use o software de faturamento sempre que possível (Hiveage ainda oferece um plano gratuito)
• Verifique suas leis locais para manutenção de registros financeiros
• Facilite a localização do número da fatura na fatura
• Coloque o número da fatura no mesmo lugar em cada fatura (geralmente no cabeçalho da fatura)
• Inclua o número da fatura em todos os pedidos de pagamento do seu cliente para facilitar a comunicação e a contabilidade
• Mantenha o layout e a estrutura da sua fatura consistentes
• Inclua a data de vencimento dos pagamentos e faça com que o faturamento futuro siga uma sequência adequada

Não é

• Não torne o formato do número da fatura muito complicado
• Não atribua números de faturas arbitrariamente
• Não altere o número da fatura no meio da transação

Diferentes maneiras de organizar seus números de fatura

Não existe uma abordagem de tamanho único para um sistema de numeração de faturas. Isso é verdade mesmo se você usar um software de faturamento.

A seguir estão alguns métodos comuns que você pode usar para atribuir números de fatura. Encontre o que funciona para você e, em seguida, mantenha-o. Mudar continuamente sua metodologia de número de fatura exclusivo cria confusão para você e seus clientes.

Sistema de numeração de fatura de sequência simples

A maneira mais simples de numerar suas faturas seria começar de 1 e incrementar para as faturas subsequentes. É uma prática comum fazer com que o número da fatura tenha alguns dígitos, para que possa aparecer como 001, 002, 003 e assim por diante. Você também pode adicionar um prefixo para as faturas, para separá-las de outros tipos de documentos (por exemplo, orçamentos). A opção padrão no Hiveage usa INV como o prefixo do número da fatura para faturas. Uma sequência simples de números de fatura com base no acima seria: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Atribuir números de fatura por cliente

Uma opção que você pode escolher é dar a cada cliente um código único. Por exemplo, pode ser um número como 760 ou um código de letra baseado no nome do cliente. Toda vez que você está faturando esse cliente em particular, 760 pode ser o prefixo no número da fatura. O primeiro número da fatura desse cliente pode ser 760-001, com os números subsequentes sendo 760-002, 760-003 e assim por diante.

Números de fatura por data ou ano

Outra maneira comum de criar números de fatura é por data. Essa pode ser uma maneira direta de ajudar a acompanhar suas faturas e, ao mesmo tempo, indicar quando as faturas foram emitidas. Uma dessas opções é usar a data como prefixo, no formato AAAAMMDD (por exemplo, 20201025-001).

Isso, no entanto, torna os números de fatura longos. Você pode optar por reduzi-los simplesmente usando o ano como prefixo. Essa sequência pode assumir a forma de 2020-001, 2020-002 e assim por diante.

Números de fatura por projeto

Se você faz um trabalho baseado em projeto, outra maneira de formatar o número da fatura é ter um código de projeto como prefixo. Assim, isso exige que cada um de seus projetos também tenha um código exclusivo. Em seguida, cada uma das faturas geradas para esse projeto específico pode ter o código do projeto como prefixo do número da fatura.

Por exemplo, se o código do projeto for WAB25, a sequência de números da fatura para esse projeto assumiria a forma de WAB25-001, WAB25-002 e assim por diante.

Grande parte desse trabalho pode ser facilmente automatizado usando software de faturamento como o Hiveage: você pode simplesmente configurar o formato do número da fatura com qualquer uma das opções acima e continuar criando suas faturas sem ter que se preocupar em gerar o número correto para cada fatura. Dessa forma, suas faturas são sempre numeradas de forma sistemática, facilitando a localização e atualização de uma fatura.

Como usar números de fatura em outros extratos

Os números das faturas provavelmente aparecerão em vários outros documentos além da fatura final. Isso permite identificar todos os registros associados a um trabalho específico.

Por exemplo, digamos que você prepare uma estimativa para um cliente. Eles aceitam o trabalho e agora você deseja rastrear e identificar uma compra relacionada a esse trabalho. Todas as faturas criadas para o trabalho precisariam se referir ao pedido de compra mencionando seu número. Além disso, uma vez que eles enviam um pagamento final ou parcial, você quer ter certeza de que seus registros estão atualizados. Onde quer que a transação relacionada à fatura seja registrada, você deve ter o número correto da fatura mencionado para facilitar a referência cruzada.

Como os números de fatura funcionam no Hiveage

O software de faturamento pode ser a maneira mais fácil de lidar com a numeração de faturas. O Hiveage permite que você defina um formato de numeração de fatura para suas faturas e o incrementará automaticamente toda vez que você criar uma nova fatura. Isso elimina o incômodo de ter que acompanhar sua sequência de numeração e permite que você se concentre nos principais elementos da fatura: o cliente e os produtos ou serviços pelos quais você está faturando. Todo o resto, incluindo impostos, descontos, taxas de envio e métodos de pagamento, pode ser predefinido e aplicado automaticamente a todas as suas faturas.

O Hiveage também suporta cobrança recorrente, onde você pode configurar uma programação regular de faturas para um cliente específico (por exemplo, assinaturas mensais ou anuais). Nesses casos, o Hiveage pode usar o próximo número de fatura disponível ao gerar essas faturas automatizadas ou você pode definir uma sequência de numeração de fatura separada para a programação de cobrança recorrente. Assim, você pode ter uma sequência de números de fatura padrão e perfis recorrentes que aderem a ela ou usam suas próprias sequências.

Uma limitação no Hiveage no momento são as sequências numéricas de faturas separadas e baseadas em projetos (quando não estão relacionadas a um perfil recorrente). Este é um dos próximos recursos atualmente em nosso roteiro de produtos, no momento em que este artigo foi escrito.

Automatizar o número da fatura é apenas um dos muitos recursos convenientes do Hiveage que tornam o gerenciamento de suas finanças simples e fácil. Nosso objetivo, como sempre, é reduzir esses aborrecimentos administrativos para que você possa se concentrar no crescimento de sua carreira de freelancer ou pequena empresa. Experimente o Hiveage inscrevendo-se para uma avaliação gratuita completa (sem necessidade de cartão de crédito) e veja como seu faturamento pode ser muito mais fácil.

Perguntas frequentes sobre o formato do número da fatura

O que é um número de fatura?

É um número único que é atribuído a cada uma das suas faturas. As faturas profissionais têm números de fatura sequenciais. Certifique-se de evitar números de fatura duplicados. A maioria dos softwares de contabilidade automatiza esse processo para você.

Preciso de um número de fatura?

Sim, por motivos contabilísticos, legais e fiscais, a atribuição dos números das faturas é essencial.

Como faço para encontrar um número de fatura?

O número da fatura aparece no cabeçalho da fatura e é claramente especificado como tal.

Quantos dígitos existem para um número de fatura?

Não existem regras quanto ao sistema de numeração das faturas, além de serem alfanuméricas (podem incluir números e letras). Os números de fatura normalmente não contêm símbolos ou caracteres especiais. A maioria das empresas numera as faturas com três a quatro dígitos.