Fatura x recibo: as principais diferenças e quando enviá-las

Como freelancer, você geralmente faz malabarismos com muitas tarefas – e as tarefas de contabilidade, como rastrear despesas, enviar faturas e fornecer recibos, são uma parte importante para manter seu negócio freelance à tona.

Você tem que ganhar dinheiro, certo?

O jargão de negócios pode ser intimidador, especialmente para alguém que se tornou um freelancer para usar suas habilidades criativas. É fácil ficar confuso entre coisas semelhantes, como faturas versus recibos. Ambos têm a ver com cobrança e pagamentos de clientes, mas servem a um propósito ligeiramente diferente.

Nunca tema! Neste artigo, detalharemos as diferenças entre uma fatura e um recibo. Vamos falar sobre para que serve cada um e quando você precisa enviá-los. Até lhe daremos ideias sobre como devem ser esses documentos.

Fatura x recibo: como eles são diferentes

Vamos falar sobre uma fatura versus recibo.

Uma fatura é uma documentação de uma transação. Ele detalha o trabalho que você fez e quanto seu cliente concordou em pagar por ele. A fatura representa um registro claro que ambas as partes podem consultar no rastreamento de ganhos e despesas. (Você pode ler mais sobre a finalidade das faturas aqui.)

Um recibo, por outro lado, representa uma troca de dinheiro. Mostra que um cliente lhe pagou uma certa quantia de dinheiro em uma determinada data. Nem todos os clientes exigirão um recibo, mas alguns exigirão.

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Resumindo, fatura x recibo = solicitação de pagamento x comprovante de pagamento.

As faturas são enviadas antes do pagamento ser recebido, os recibos são enviados posteriormente.

A importância das faturas e recibos

Você não pode fazer negócios sem alguma papelada.

O envio de faturas é a única maneira de receber o pagamento na maioria dos casos. É um sinal de que o trabalho foi concluído e o pagamento é devido. Mas ser pago não é a única razão pela qual você deve usar um sistema de faturamento.

As faturas ajudam a rastrear informações financeiras para ambas as partes. Faturas versus recibos podem ter o máximo de detalhes que você precisar ou desejar incluir: datas, serviços oferecidos, custos excedentes, etc. informações disponíveis.

As faturas também são importantes para fins fiscais. Embora você só precise de um total em execução para um formulário de imposto simples, se você já for auditado ou se tiver uma disputa entre o relatório de sua renda de um cliente e seu próprio relatório, poderá consultar faturas detalhadas para descobrir o que aconteceu.

Se isso não for suficiente para convencê-lo da importância das faturas, considere todas as informações que elas fornecem. Se você acompanhar tudo em um formato legível, como uma planilha ou usando um software de faturamento popular, poderá aprender muito sobre seu próprio negócio.

Quais clientes são mais rentáveis? Quem paga na hora? Quem não? Seus clientes tendem a vir de um setor específico? Onde você está gastando horas que não compensam? Existem tarefas com uma grande margem de lucro que você poderia terceirizar e liberar mais horas faturáveis? Todas essas informações podem ser usadas para expandir seus negócios de maneira significativa.

Assim que sobre faturas versus recibos? Os recibos são igualmente importantes para mostrar que o pagamento aconteceu – tanto para você quanto para seu cliente.

Os recibos são mais do que apenas um registro de serviços prestados, eles são a prova de que um pagamento aconteceu. Se você emitir um recibo formal aos clientes após cada troca de dinheiro, nenhuma disputa poderá ocorrer.

Os recibos oferecem proteção legal tanto para você quanto para as empresas ou indivíduos com quem você trabalha. Se um cliente quiser contestar um pagamento, ele pode provar que já lhe pagou o valor acordado. Eles também ajudam seus clientes a controlar suas próprias despesas.

Como criar uma fatura adequada

Então, qual é o melhor método para criar uma fatura?

Existem essencialmente duas maneiras de fazer isso: manualmente com um modelo ou usando um serviço de software.

Para pequenas empresas ou freelancers que atendem apenas alguns clientes por vez, criar faturas manualmente pode não ser um grande problema. Você pode usar um programa como Excel, Numbers ou mesmo Google Sheets para fazer um modelo que pode ser preenchido com as informações apropriadas. Esses programas farão cálculos básicos para você e são baratos ou até mesmo gratuitos.

Se você seguir esse caminho, certifique-se de exportá-los em um formato universal, como um PDF, para que seus clientes não tenham problemas para ler o arquivo. E mantenha registros meticulosos sobre o que foi enviado, onde e quando, para que seja fácil encontrar as informações de que você precisa.

Usar softwares como FreshBooks, Bonsai ou AND.CO pode ter uma curva de aprendizado e você investirá algum dinheiro aqui, mas se estiver enviando mais de um punhado de faturas por mês, pode valer a pena a longo prazo .

Você pagará uma taxa por esses serviços, mas eles o ajudarão a parecer profissional. A maioria dos serviços enviará faturas aos clientes diretamente no programa, e alguns farão acompanhamentos automáticos para receber o pagamento. Um bom software de faturamento também rastreará tudo o que você precisa, facilitando a localização de informações posteriormente, a diferença entre uma fatura e um recibo ou até mesmo a geração de formulários fiscais.

Não se esqueça de incluir:

• Data em que a fatura foi criada
• Termos da data de vencimento
• Uma descrição do trabalho concluído
• A quantidade total
• Informação ao cliente
• Um número de rastreamento de fatura
• Imposto sobre vendas, se aplicável
• Outras informações necessárias, como se a fatura foi parcialmente paga, se há taxas atrasadas, descontos, etc.

Você deve concordar com o tipo de programação de fatura com seu cliente antecipadamente. Para projetos maiores, você pode enviar faturas mensalmente, trimestralmente ou quando grandes marcos forem atingidos. Para projetos menores, é costume enviar a fatura quando um projeto estiver concluído.

O que seus recibos devem incluir

Ao comparar uma fatura com um recibo, um recibo é muito mais simples. O objetivo principal de um recibo é simplesmente mostrar o comprovante de pagamento.

Não existe uma definição legal do que é um recibo ou o que deve incluir. Dito isso, você deseja que o recibo ofereça as proteções legais mencionadas acima, portanto, faz sentido incluir um pouco mais do que simplesmente “Meu cliente pagou XX dólares”.

Se você olhar para uma fatura versus um recibo e remover a maioria das informações, basicamente ficará com a aparência de um recibo. No entanto, um recibo deve incluir pelo menos alguns detalhes. Você precisa listar o serviço que foi pago, a data em que foi pago e o método de pagamento. Não inclua números de cartão de crédito ou informações pessoais, mas dizer se foi um cheque, cartão de crédito, Venmo, PayPal, Stripe ou qualquer outra coisa é útil mais tarde.

Você também deve fornecer uma assinatura manuscrita ou eletrônica de algum tipo para validar o comprovante de pagamento. Mesmo nesta era digital, uma assinatura tem peso legal.

Se você quiser, um recibo pode ser tão fácil quanto tirar uma fatura, marcá-la como “paga” de alguma forma e enviá-la ao seu cliente.

Uma das melhores e mais fáceis maneiras de criar o recibo perfeito é simplesmente perguntar ao seu cliente quais informações são necessárias para seus propósitos. Dessa forma, não haverá nenhum vai-e-vem ou frustração.

Se você estiver usando um software de contabilidade, os recibos geralmente podem ser gerados automaticamente, assim como uma fatura. Apenas certifique-se de enviar o documento adequado no momento adequado, para que seus clientes não fiquem confusos com uma fatura versus um recibo.

As soluções de software geralmente enviam um recibo assim que o pagamento é recebido, portanto, se você estiver usando um modelo manual, envie o recibo em tempo hábil. Também é útil marcar os e-mails com clareza – quando os clientes pagam suas faturas rapidamente, pode ser difícil identificar uma fatura versus um recibo.

Conclusão

Se você fez algum acompanhamento de faturamento ou despesa, sabe que faturas e recibos têm seu lugar nos negócios. Familiarizar-se com o que cada um implica e como você pode usá-los a seu favor é vital para expandir suas ofertas de freelancers.

Se a questão da fatura versus recibo ainda parecer frustrante, provavelmente é do seu interesse obter um software de contabilidade fácil de usar que fará todo o trabalho pesado para você.

A linha inferior no faturamento é que você precisa acompanhar tudo. Prestar atenção a detalhes como quando você precisa enviar uma fatura x recibo ajuda você a estruturar seu negócio de maneira inteligente. Mantenha registros de vendas, registros de pagamentos, registros de despesas, registros de pagamentos perdidos e registros de quanto tempo um projeto leva.

Todas essas informações levam apenas alguns minutos para serem inseridas em uma planilha ou software de contabilidade e podem ser inestimáveis ​​no back-end.

Aí está, faturas vs recibos, desmistificados. Agora você tem uma coisa a menos para fazer malabarismos – volte aos negócios.

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