Faturamento para designers: 8 etapas fáceis para receber o pagamento a tempo

Os designers estão sempre interessados ​​em oferecer a melhor solução para seus clientes. No entanto, não é segredo que o mesmo grupo de profissionais comprometidos dá menos atenção ao acompanhamento de seus pagamentos e ao gerenciamento de suas faturas. A realidade é que usar as ferramentas e processos certos aqui é tão importante quanto ter as ferramentas certas para o trabalho de design.

A gestão do fluxo de caixa é parte integrante de um negócio: quando você não é pago a tempo pelo trabalho que já concluiu, isso terá um grande impacto em seus resultados. Para os designers, gerar faturas para clientes ou lembrá-los sobre pagamentos atrasados ​​não é a parte mais agradável do trabalho. Você prefere gastar seu tempo descobrindo a próxima solução de design. No entanto, manter o controle de suas faturas e registrar os pagamentos é essencial se você estiver administrando uma agência de design.

Neste artigo, veremos como os designers podem dominar a arte do faturamento de oito maneiras fáceis. Vamos dar uma olhada:

1. Decida seu preço

'Quanto devo cobrar de um cliente?' é a pergunta de um milhão de dólares, às vezes até literalmente. O preço é sempre um elemento que os designers não podem ignorar e com base na experiência, concorrência, nível de serviço (especialmente velocidade de serviço) e localização, os designers podem decidir sobre um preço.

Mesmo que o preço pareça ser fixo para certos projetos, é sempre negociável. Designers tendem a pensar que negociar é parte de seu jogo, mas na maioria das vezes, os clientes simplesmente se recusam a fazer isso. No entanto, a maioria dos designers considera o processo de negociação prático porque ajuda você a se comunicar melhor com seu cliente e cria um impacto positivo em seu relacionamento com ele – uma situação ganha-ganha para ambas as partes.

A usuária do Hiveage e fundadora da RC Design, Rachel Christmas disse:

A parte mais importante de faturar clientes de design gráfico é ser muito direto sobre os custos para que não haja surpresas e não subestimar seu talento ao fazê-lo. Eu me certifico de ser muito detalhado em cada item de linha – pesquisa, edições, custos incorridos pelo designer – para que eles percebam o valor total do serviço.

Dito isto, o design é uma profissão que precisa de muitas habilidades e talentos. Leva anos para dominar seu olho para escolher a combinação de cores perfeita ou esboçar o layout ideal. Por isso, é importante cobrar o que realmente vale: não se limite à percepção de que perderá seus clientes se cobrar uma taxa mais alta. Nunca é fácil trabalhar com clientes que sempre exigem a opção mais barata. Negocie seu preço, ou mesmo ofereça um desconto significativo, para usuários com quem você vê maior valor em reter como seus clientes.

2. Crie melhores termos

Quando um cliente inicialmente entra em contato com você para obter seus detalhes, isso não garante que você receberá o projeto. Para garantir o negócio, você precisa definir os termos e condições de pagamento adequados para o seu cliente: você precisa fazer sua própria pesquisa para criar uma cotação/estimativa que forneça informações claras ao seu cliente sobre seus termos. Mais importante ainda, esses termos devem refletir suas habilidades e talentos também.

De acordo com este artigo, estes são alguns dos termos básicos que você precisa incluir em uma estimativa:

• Seu preço final
• Data de vencimento
• Tipo de pagamento
• Taxa para pagamentos atrasados
• Dinheiro à vista: total ou parcial?
• Número de revisões incluídas
• Politica de reembolso

Mencionar esses termos importantes evitará confusões e surpresas durante o projeto. É mais provável que você seja pago com atraso (ou talvez nem um centavo) se continuar surpreendendo seu cliente com acréscimos atrasados.

Definir expectativas claras com seu cliente é essencial para um relacionamento fornecedor/cliente feliz e saudável. Portanto, o passo mais importante que um designer deve seguir ao faturar um cliente é ter clareza sobre o que está incluído no projeto para o qual a fatura se destina. Coisas como quais formatos de arquivo serão entregues, quantas rodadas de revisões estão incluídas e as condições de pagamento são apenas alguns dos itens que você deve abordar ao entregar sua fatura. Quanto mais você for direto e direto sobre o que está incluído, menos espaço haverá para falhas de comunicação e suposições falsas. No final, quanto mais detalhada sua fatura, melhor.

Na O Design incluímos sempre uma nota personalizada no rodapé da nossa fatura. Esta nota agradece ao cliente pelo seu negócio e reforça os métodos de pagamento preferidos e as condições de pagamento. Achamos que isso nos ajuda com pagamentos imediatos de nossos clientes e a nota personalizada ajuda a mostrar que valorizamos seu costume.

Ter condições de pagamento adequadas desde o início garantirá um relacionamento saudável com seus clientes, disse Kay Mankoo, da Delve Design:

As condições de pagamento permitirão que seu cliente saiba exatamente como e quando você espera o pagamento. Esses termos devem incluir se você cobra por hora ou por projeto quando um cliente precisa pagá-lo e as consequências que eles enfrentam se perder uma data de pagamento. Como empresa, precisamos de um fluxo de caixa estável, e definir nossos termos de pagamento como esse em nosso processo de faturamento realmente nos ajuda a receber o pagamento em dia.

Permita um certo período de tempo a partir dessa data para que os clientes façam o pagamento e deixe claro se há alguma taxa caso eles não paguem a tempo. Isso ajuda todos a saber exatamente o que é esperado e quando e significa que é muito mais provável que você seja pago no prazo, pois definiu uma data específica. Gosto de avisar meus clientes que enviarei uma fatura com um pouco de antecedência também, para que nada seja uma surpresa!

3. Vá para um serviço de faturamento online

O uso de um software de faturamento on-line para designers ajudará você a verificar o status de suas faturas em movimento e permitirá que você as gerencie com eficiência. A adesão a esses serviços sempre acelerará suas tarefas relacionadas à fatura. Ao contrário da manutenção de planilhas ou documentos manuais, um serviço online oferece melhor organização e alta precisão aos seus dados financeiros, reduzindo significativamente o custo e o tempo. Hiveage é um serviço de faturamento online fácil de usar com recursos poderosos que ajudarão você a enviar faturas e estimativas, acompanhar tempo, despesas e quilometragem, usando uma única plataforma.

4. Crie faturas com aparência profissional

Por que não usar suas incríveis habilidades de design para evocar uma fatura que fica linda? Uma fatura bem documentada com um design elegante e simples não apenas o marcará como um grande designer, mas também como um empresário bem organizado com perspicácia profissional. Tire alguns minutos de sua agenda lotada para ajustar seu design. Sua fatura fala de você e de sua marca: não a considere levianamente.

Uma boa fatura deve refletir com clareza tudo o que foi prometido para ser entregue durante um projeto. Os itens listados devem ser familiares ao cliente, caso contrário, eles podem encontrar algo pelo qual ele não concordou em ser cobrado. Escusado será dizer que um bom sistema de faturação só funciona se a comunicação que o conduz for feita corretamente. É por isso que um designer deve sempre trabalhar em uma estimativa, proposta ou declaração de trabalho perfeitamente clara. Esse primeiro passo facilitará o faturamento quando o trabalho estiver concluído.

Criar uma boa experiência para os clientes não termina apenas quando o trabalho termina; as mensagens que escrevemos em nossas faturas são mais uma oportunidade de nos conectarmos com nossos clientes. Gosto de personalizar as mensagens que incluo quando envio uma fatura. Deixar os clientes saberem que estou ansioso para trabalhar com eles novamente e estou entusiasmado com seus projetos é um passo para construir um relacionamento mais forte.

5. Prepare as faturas rapidamente

Depois de um projeto de design agitado, muitos designers adorariam fazer uma pausa bem merecida. O que geralmente acontece com essas pausas longas é que os designers tendem a esquecer a fatura que tiveram que enviar alguns dias de volta ao cliente. Isso levará a pagamentos atrasados ​​e confrontos desagradáveis ​​com o cliente. Você só se culpou porque não enviou a fatura a tempo.

Para Arika Yager, da Arika Kay Designs, o faturamento tem sido uma luta há algum tempo. Depois de tantas tentativas e erros, ela descobriu a importância de preencher uma fatura ali mesmo, em vez de ficar sentada nela por muito tempo:

Descobri que quando alguém pede um orçamento ou eu assumo um projeto, é importante para mim sentar naquela noite e criar a fatura. O passo mais importante é faturar regularmente. Uma vez criado, eu o envio ou espero até que esteja mais adiantado no meu processo e exijo o pagamento antes da conclusão.

Muitos designers sugerem que você deve começar a trabalhar em sua fatura antes de realmente terminá-la. Obviamente, não pareceria 100% completo, mas levaria apenas 10 a 15 minutos do seu tempo para adicionar o restante dos detalhes após a conclusão do projeto. Também é melhor para o seu fluxo de caixa faturar rapidamente e receber o dinheiro do seu cliente.

A usuária e designer do Hiveage, Margaret Weinberg, considera importante ter um cronograma para o faturamento e cumpri-lo.

No passado, eu adiava porque parecia que atrapalhava meu trabalho criativo. No entanto, a procrastinação no faturamento é um desserviço para meus clientes e pode acabar desacreditando meu status como profissional, resultando em clientes irritados e falta de pagamento. Agora faço um esforço concentrado para faturar mensalmente e cobrar dos clientes imediatamente se eles solicitarem. É tão importante quanto qualquer prazo de design.

6. Certifique-se de adicionar todos os detalhes necessários

Torne mais fácil para seus clientes procurarem seus detalhes adicionando-os no corpo do e-mail. Certifique-se de colocá-los na fatura também para que seja fácil para eles pagarem rapidamente.

Alguns dos detalhes que você deve adicionar na fatura:

• Dados da sua conta bancária
• Termos de pagamento
• Data de vencimento
• Cobranças por pagamentos atrasados

Detalhes relevantes em uma fatura criam uma plataforma para uma melhor comunicação entre você e o cliente. Se o cliente estiver evitando seus pagamentos, esses mesmos detalhes podem ser usados ​​para fins legais.

“O passo mais importante no faturamento de meus clientes para o meu negócio de design é uma descrição completa dos itens de faturamento. Você deseja remover qualquer mistério em torno do processo de design e otimização, descrevendo completamente o trabalho que você executou, quanto tempo levou para realizar o trabalho e quanto será a cobrança. ”

Na fatura, você precisa mencionar quais serviços foram realizados para o cliente e os encargos desses serviços também. Para o cliente, mostrará claramente o que você fez por ele, o ajudará a identificar os elementos pelos quais foi cobrado e o que já pagou. Para si, irá ajudá-lo a gerir os seus registos e a conhecer os detalhes dos clientes que já foram faturados.

Millicent Flynn, fundadora da Millicent Design, compartilhou seus pensamentos sobre ser claro sobre os detalhes que você vai compartilhar com seu cliente.

O passo mais importante ao faturar um cliente é justificar o valor de seus serviços, comunicando claramente o que foi alcançado na descrição da fatura. Devemos lembrar que nossos clientes não são designers e podem contestar sua fatura se acharem que você não está entregando resultados imediatos. Da geração de ideias à pesquisa de mercado e à conceituação – inclua tudo. Isso ajudará o cliente a reconhecer o processo e o valor do design. Eles são menos propensos a contestar sua fatura e mais propensos a pagar em dia!

O mais importante é ser transparente. O cliente deve ser capaz de reproduzir o que está pagando, então sempre incluo uma breve descrição do pacote de trabalho que estou cobrando do cliente. Se estiver usando um sistema de tickets como o JIRA, sempre faço referência ao número do ticket na descrição, para que ele possa obter a descrição completa no sistema de tickets.

Jason Bumblis, da Pacer Studios, disse que o faturamento detalhado certamente ajudou sua organização a receber pagamentos mais rapidamente.

“O passo mais importante ao faturar um cliente é dedicar tempo e fornecer detalhes. Ninguém gosta de pagar quando não tem certeza do que está pagando. Ao longo dos anos, descobrimos que, quando somos detalhados com nosso faturamento, isso nos faz pagar mais rapidamente e resulta em menos consultas dos clientes sobre para que servem as cobranças.”

É super importante discriminar seus serviços em uma fatura. Não diga apenas 'trabalho de design': os clientes querem saber exatamente pelo que estão pagando.

Um artigo da Entrepreneur discute a importância de colocar todos os detalhes necessários em uma fatura, usando a linguagem correta. Ele pode reduzir significativamente seu tempo para receber o pagamento e também criar uma conexão com seu cliente, definir um processo para receber o pagamento e remover obstáculos que, de outra forma, dificultariam o pagamento.

[Uma estimativa] fornece ao cliente um escopo preciso do que eles devem pagar. Além disso, isso irá (espero) aliviar qualquer confusão ou ambiguidade sobre quais são as expectativas e deveres do designer e, é claro, o que o cliente está pagando. Em essência, é preciso adivinhar e acho que os clientes estão mais inclinados a remeter o pagamento quando sabem exatamente o que estão recebendo!

7. Facilite o pagamento de seus clientes

Forneça aos seus clientes a capacidade de concluir o pagamento assim que receberem a fatura. Quando você adiciona todos os detalhes relevantes na fatura, conforme mencionado acima, é apenas uma questão de tempo para receber seu pagamento em sua conta bancária.

Elisa Gutierrez, da Elisa Design, recomendou que o pagamento seja dividido em diferentes elementos em diferentes etapas do faturamento. Aqui está o que ela disse:

Por exemplo, se o pagamento for dividido em três partes, o primeiro pagamento será esperado quando a direção do projeto for aprovada. Assim, imediatamente após a aprovação da direção de projeto, deve ser enviada uma notificação ao cliente, alertando-o que a primeira fatura será enviada e que o vencimento é imediato. O segundo pagamento será faturado quando for apresentada a primeira prova completa do projeto. Novamente, uma nota poderá ser enviada previamente à apresentação do comprovante, alertando o cliente que uma nova fatura será enviada. E, finalmente, o pagamento final será faturado assim que os arquivos estiverem aprovados e prontos, mas antes que os arquivos sejam enviados para a impressora.

Por que não tentar um método de pagamento online? Você pode habilitar facilmente um gateway de pagamento em sua fatura para facilitar o pagamento de seu cliente. A ativação desses gateways permitirá que você receba pagamentos com cartão de crédito ou débito direto sem precisar configurar nenhuma facilidade especial com seu banco. O Hiveage suporta vários gateways de pagamento online e permite que você aceite pagamentos online de seus usuários.

8. Acompanhamento para evitar pagamentos em atraso

Ao fazer um negócio, você encontra clientes que são bastante negligentes no pagamento de suas faturas e outro grupo deles que desaparecerá sem pagar nada. É bastante frustrante.

Quando suas faturas não pagas se aproximam da data de vencimento, este artigo da Vandelay Design sugere que você reserve um momento para acompanhar o cliente, lembrá-lo e ver se o pagamento está a caminho ou se há algum problema. Basta enviar-lhes um e-mail casual. Pergunte como estão e lembre-os do pagamento com muita educação, usando palavras como 'por favor' e 'obrigado'. Você também pode acompanhar com um telefonema educado. Não seja rude e peça dinheiro: apenas tenha uma conversa amigável com eles e aproveite o momento perfeito para lembrar sobre o pagamento.

Ramon Thompson do Newsaturday Design Studio disse:

Os clientes, ao contrário de nós, estão se preocupando com um milhão de outras coisas relacionadas aos seus negócios. Isso ajuda a enviar um lembrete para ajudar a manter sua fatura em destaque, reduzindo a chance de um pagamento ser perdido. Tive clientes que me agradeceram por enviar lembretes e insistiram que eu continuasse fazendo isso porque eles esqueceriam.

Se tudo isso não funcionar, seja muito firme e peça o pagamento. Não se esqueça de lembrá-los da rapidez com que você prestou seu serviço a eles sem perguntas e o mesmo deve ser feito ao pagar pelos serviços oferecidos.

Conclusão: Faturamento online para pagamentos mais rápidos

O faturamento não apenas ajuda você a expandir seus negócios e ser pago em dia como designer, mas também aumenta o profissionalismo ao fazer negócios com seus clientes. Neste artigo, analisamos 8 dicas simples, mas eficazes, que todo designer deve seguir para receber o pagamento em dia, faturando corretamente seus clientes. Eles são:

1. Decidir sobre uma estratégia de preços
2. Crie termos e condições práticos para seus clientes
3. Opte por um serviço de faturação online
4. Crie belas faturas
5. Aja prontamente para concluir as faturas
6. Adicione todos os detalhes relevantes
7. Ative métodos de pagamento fáceis
8. Acompanhe o andamento do pagamento

Você tem alguma outra dica que tornará o faturamento uma experiência agradável para os designers? Deixe-nos saber seus pensamentos na seção de comentários abaixo!