Principais papéis dos serviços de processos de negócios em 2023

Embora os Serviços de Processos de Negócios (BPS) sejam frequentemente considerados menos significativos em comparação com as principais competências de uma organização, é inegável que esses processos desempenham um papel crucial. Embora as principais competências de uma empresa definam sua proposta de valor exclusiva, o gerenciamento eficiente das operações comerciais é igualmente vital para alcançar um fluxo de trabalho tranquilo e promover uma melhor colaboração.

Os Serviços de Processos de Negócios abrangem uma variedade de atividades que suportam o funcionamento geral de uma organização. Esses serviços podem incluir áreas como finanças e contabilidade, recursos humanos, atendimento ao cliente, compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Embora essas funções possam não contribuir diretamente para os principais produtos ou serviços de uma empresa, elas são essenciais para manter a eficiência operacional e garantir o bom funcionamento do negócio.

O gerenciamento eficaz das operações de negócios envolve simplificar processos, otimizar a alocação de recursos e implementar sistemas e tecnologias robustas. Ao lidar eficientemente com essas atividades não essenciais, as organizações podem concentrar sua energia e recursos em suas competências essenciais, aumentando assim sua vantagem competitiva no mercado.

Além disso, o gerenciamento eficiente de processos de negócios permite uma melhor colaboração entre diferentes departamentos e equipes dentro da organização. Quando os processos são bem definidos, as tarefas são claramente atribuídas e os canais de comunicação são estabelecidos, promove uma coordenação perfeita e aumenta a produtividade. Essa colaboração leva a uma melhor tomada de decisão, resolução de problemas mais rápida e eficácia organizacional geral.

Diferença entre BPS e BPO

Tecnicamente falando, Business Process Services (BPS) e Business Process Outsourcing (BPO) são frequentemente usados ​​de forma intercambiável para se referir aos vários processos de negócios necessários dentro de uma organização. No entanto, após um exame mais detalhado, existem distinções sutis que podem ser identificadas entre os dois.

Enquanto o BPS e o BPO abrangem a terceirização de processos de negócios, o BPS incorpora uma camada adicional de tecnologia. É uma combinação abrangente de pessoas, processos e tecnologia que o diferencia dos BPOs tradicionais. Essa integração de tecnologia permite que as organizações simplifiquem suas operações, automatizem tarefas repetitivas e melhorem a eficiência geral.

Nos últimos anos, houve uma evolução na terminologia da indústria. O termo BPO mudou para BPS e, a partir de 2023, agora é referido como Business Process Management (BPM). A mudança na terminologia reflete um foco mais amplo no aspecto de gerenciamento dos processos de negócios. O BPM enfatiza a gestão estratégica dos processos comerciais, visando otimizá-los e automatizá-los para atingir os objetivos organizacionais.

Com o advento de tecnologias avançadas, como inteligência artificial, automação robótica de processos e análise de dados, o BPM surgiu como uma abordagem abrangente para gerenciar e aprimorar processos de negócios. Envolve projetar fluxos de trabalho eficientes, implementar automação inteligente, monitorar o desempenho e melhorar continuamente os processos para impulsionar a produtividade e a competitividade.

O principal objetivo do BPM é gerenciar e automatizar os processos comerciais de uma organização, permitindo que ela opere com mais eficiência e eficácia. Ao alavancar a tecnologia e alinhar os processos com os objetivos organizacionais, o BPM capacita as empresas a alcançar níveis mais altos de produtividade, redução de custos e satisfação do cliente.

Em conclusão, enquanto BPS e BPO são freqüentemente usados ​​de forma intercambiável, BPS engloba uma fusão de pessoas, processos e tecnologia. A terminologia da indústria mudou para Business Process Management (BPM), que se concentra no gerenciamento e automação de processos comerciais para impulsionar o sucesso organizacional no cenário empresarial moderno.

De BPS para BPaaS

As empresas se beneficiaram da transformação digital e como! A tecnologia beneficiou as empresas, levando a serviços em nuvem. O Business Process as a Service ou BPaaS é um serviço em nuvem totalmente configurável que ajuda as empresas a se manterem atualizadas com os melhores processos e práticas do setor. Ele leva os processos de negócios um passo adiante, aumentando a eficiência e reduzindo os custos e o tempo de inatividade. As empresas se beneficiam através de:

• Melhor capacidade de entrega de produtos e serviços

A implementação do BPaaS permite que as empresas aprimorem a capacidade de entrega de seus produtos e serviços, aproveitando tecnologias avançadas baseadas em nuvem. Com o BPaaS, as empresas podem simplificar seus processos de negócios, automatizar tarefas repetitivas e garantir fluxos de trabalho mais suaves. Ao eliminar erros manuais e otimizar as operações, o BPaaS melhora a qualidade geral e a pontualidade da entrega de produtos e serviços. Além disso, a natureza configurável do BPaaS permite que as empresas alinhem seus processos com as melhores práticas do setor, aumentando ainda mais a satisfação e a fidelidade do cliente.

• Tecnologia de ponta a custos reduzidos

Uma das vantagens significativas do BPaaS é sua capacidade de fornecer acesso a tecnologia de ponta a custos reduzidos. Ao aproveitar a infraestrutura baseada em nuvem e os recursos oferecidos pelos provedores de BPaaS, as empresas podem explorar tecnologias de ponta que, de outra forma, seriam caras de implementar e manter por conta própria. O BPaaS elimina a necessidade de investimentos iniciais significativos em hardware e software, tornando-o uma solução econômica. As empresas podem se beneficiar dos avanços mais recentes, como IA, aprendizado de máquina, análise de dados e ferramentas de automação, permitindo que se mantenham competitivas no cenário digital sem incorrer em despesas substanciais.

• Acomodando as necessidades de negócios flutuantes

A flexibilidade e a escalabilidade do BPaaS o tornam uma solução ideal para acomodar necessidades de negócios flutuantes. À medida que as empresas crescem ou experimentam mudanças na demanda, o BPaaS pode facilmente aumentar ou diminuir para atender aos requisitos em evolução. A capacidade de adaptar e ajustar recursos e capacidades rapidamente garante eficiência e economia ideais. Seja ampliando durante os períodos de pico ou diminuindo durante períodos mais lentos, o BPaaS permite que as empresas alinhem suas operações com a dinâmica do mercado. Essa agilidade ajuda as organizações a permanecerem ágeis, responsivas e melhor equipadas para lidar com as demandas em constante mudança de seus clientes e do setor.

A flexibilidade e agilidade operacional exclusivas do BPaaS o tornaram um dos serviços de nuvem preferidos, juntamente com infraestrutura como serviço (IaaS) e plataforma como serviço (PaaS). Pode-se dizer que o futuro do BPS é o BPaaS.

Principais funções dos serviços de processos de negócios

A tecnologia está mudando a natureza fundamental dos negócios. As organizações agora estão dando lugar a modelos de negócios inovadores liderados por tecnologia da nova era, liderados por dinâmicas de última geração. O cenário de negócios em constante mudança e as expectativas do cliente interrompem os serviços tradicionais de processos de negócios orientados a custo versus mão-de-obra. O BPS é utilizado em diversas indústrias. Aqui estão algumas funções críticas dos serviços de processos de negócios em 2023:

• Entrada de dados: A entrada de dados envolve a entrada e o gerenciamento de vários tipos de dados em sistemas de computador ou bancos de dados com precisão e eficiência. Inclui tarefas como inserir informações do cliente, atualizar registros ou transcrever dados de documentos físicos para formatos digitais.
• Suporte por e-mail: O suporte por e-mail refere-se ao fornecimento de assistência e resolução de dúvidas ou preocupações do cliente por meio de comunicação por e-mail. Envolve responder prontamente às perguntas dos clientes, fornecer informações relevantes, solucionar problemas e garantir a satisfação do cliente por meio de correspondência por e-mail.
• Web Designing: Web design envolve a criação de sites visualmente atraentes e funcionais. Envolve projetar layouts, selecionar esquemas de cores, criar gráficos e codificar páginas da Web para oferecer uma experiência on-line envolvente e fácil de usar.
• Redação de conteúdo: a redação de conteúdo envolve a criação de material escrito para vários fins, como conteúdo de site, artigos de blog, postagens de mídia social e materiais de marketing. Os redatores de conteúdo pesquisam, escrevem e editam conteúdo informativo, envolvente e personalizado para o público-alvo.
• Processos de voz: Os processos de voz referem-se ao tratamento de interações com clientes por meio de chamadas telefônicas. Inclui tarefas como suporte ao cliente, telemarketing, vendas e resolução de reclamações ou problemas de clientes por telefone.
• Redação Técnica: A redação técnica envolve a criação de documentos que explicam conceitos ou procedimentos técnicos complexos de maneira clara e concisa.Escritores técnicos produzem manuais de usuário, guias de instrução e documentação para software, hardware ou produtos científicos.
• Transcrição médica: A transcrição médica envolve a conversão de relatórios médicos gravados em voz ditados por profissionais de saúde em documentos escritos.Os transcritores ouvem as gravações de áudio e as transcrevem com precisão em relatórios médicos, garantindo a confidencialidade e a adesão às diretrizes específicas do setor.
• Terceirização de processos jurídicos: A terceirização de processos jurídicos refere-se à delegação de tarefas de suporte jurídico a provedores de serviços externos.Inclui pesquisa jurídica, revisão de documentos, redação de contratos, suporte a litígios e outras tarefas administrativas legais, permitindo que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos simplifiquem suas operações e reduzam custos.
• Terceirização do processo educacional: a terceirização do processo educacional envolve a terceirização de várias tarefas e serviços educacionais. Pode incluir desenvolvimento de currículo, criação de cursos on-line, serviços de suporte ao aluno, tutoria, classificação e tarefas administrativas para aumentar a eficiência e a eficácia das instituições educacionais.
• Terceirização do processo de conhecimento: a terceirização do processo de conhecimento envolve a terceirização de tarefas especializadas baseadas em conhecimento, muitas vezes exigindo experiência e habilidades específicas do domínio.Inclui serviços como análise de dados, pesquisa e desenvolvimento, gerenciamento de propriedade intelectual, pesquisa de mercado e consultoria.
• Terceirização do Processo de Recrutamento: A terceirização do processo de recrutamento refere-se à terceirização de todo ou partes específicas do processo de contratação e recrutamento para provedores de serviços externos. Envolve tarefas como divulgação de vagas, triagem de candidatos, entrevistas, verificação de antecedentes e integração, com o objetivo de agilizar e aprimorar o processo de recrutamento.

Indústrias bancárias em serviços de processos de negócios

Enquanto a maioria das empresas terceiriza processos para se concentrar em suas competências essenciais, alguns setores dependem principalmente da terceirização. A seguir estão os setores da indústria onde há uma alta prevalência de serviços de processo sendo terceirizados:

TI: A indústria de TI depende amplamente de serviços de processos de negócios para otimizar operações, gerenciar o desenvolvimento de software, fornecer suporte técnico e lidar com gerenciamento de dados e segurança cibernética.

Bancos: os bancos terceirizam vários processos, incluindo suporte ao cliente, gerenciamento de contas, processamento de empréstimos e conformidade, para melhorar a eficiência, reduzir custos e aprimorar a experiência do cliente.

Companhias aéreas: as companhias aéreas terceirizam processos como emissão de passagens, reservas, manuseio de bagagem e atendimento ao cliente para garantir operações tranquilas, aprimorar a experiência do passageiro e focar nas principais funções da aviação.

Telecom: empresas de telecomunicações terceirizam processos como suporte ao cliente, gerenciamento de rede, cobrança e suporte técnico para otimizar operações, melhorar a qualidade do serviço e gerenciar rápidos avanços tecnológicos.

Seguros: As seguradoras terceirizam o processamento de sinistros, administração de apólices, subscrição e atendimento ao cliente para aumentar a eficiência operacional, lidar com regulamentações complexas e melhorar a satisfação do cliente.

Agências de viagens : as agências de viagens terceirizam tarefas como gerenciamento de reservas, planejamento de itinerários, emissão de passagens e atendimento ao cliente para simplificar as operações, expandir as ofertas e aprimorar a experiência do cliente.

Gerenciamento de ativos: As empresas de gerenciamento de ativos terceirizam processos de back-office, incluindo contabilidade de portfólio, liquidação de transações, relatórios e conformidade, para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e focar em estratégias de investimento.

Setores governamentais: Os setores governamentais terceirizam vários processos administrativos, incluindo gerenciamento de folha de pagamento, processamento de documentos, serviços de TI e suporte ao cliente, para agilizar as operações e melhorar a prestação de serviços públicos.

Healthcare & Pharma: As indústrias farmacêutica e de saúde terceirizam processos como codificação médica, faturamento, transcrição, ensaios clínicos e gerenciamento de dados para aumentar a eficiência, a conformidade e o foco no atendimento e na pesquisa do paciente.

Como a automação ajuda os processos de negócios?

As empresas podem automatizar seus processos e acelerar seus fluxos de trabalho. Isso aumenta a produtividade, reduz horas de trabalho e oferece uma vantagem competitiva geral. Aqui estão alguns exemplos de como a automação de serviços de processo pode ajudar uma empresa:

1. As equipes de marketing e vendas podem automatizar facilmente e-mails de marketing e rastrear propostas e relatórios de vendas.
2. O departamento financeiro pode gerenciar todas as contas facilmente e contas a pagar com maior precisão.
3. As equipes de suporte ao cliente e ORM podem recuperar dados e registros de conversas em segundos para escalar os problemas.
4. Os recursos humanos podem acelerar a integração dos funcionários, concentrando-se em outras tarefas essenciais.

Automação em serviços de processos de negócios

Alguns serviços de processos de negócios precisam ser automatizados, independentemente do setor. Automação de processos de negócios (BPA) é o uso de software para automatizar processos repetidos e de vários estágios que, de outra forma, exigiriam longas horas e outros recursos. Em comparação com outros tipos de automação, o BPA é adaptado às necessidades específicas da organização.

Mas o BPA é frequentemente confundido com Robotic Process Automation (RPA). Enquanto o RPA usa software para imitar etapas repetitivas, o software BPA tende a lidar com tarefas mais complexas. Além disso, três fatores distinguem entre os dois processos: integração, preços e fluxos de trabalho.

Exemplos de RPA incluem:

• Navegando nas páginas
• Fazendo login nos sistemas
• Copiando e colando dados
• Remoção de duplicações e imprecisões

Processos que as empresas precisam automatizar

Embora a automação de processos de negócios possa parecer comum hoje em dia, ela começou com a linha de montagem móvel de Henry Ford para seus carros Modelo T em 1913. Avançando um século, o poder da computação aumentou um trilhão de vezes, resultando em processos de negócios mais rápidos, melhores e eficientes automação. Com os serviços de processos de negócios sendo automatizados em cada etapa da função organizacional, alguns processos raramente precisam de intervenção manual. Aqui estão alguns processos que as empresas automatizam para melhor eficiência de custos e produtividade:

• Analítica e planejamento: a automação dos processos de análise e planejamento permite que as empresas coletem e analisem dados rapidamente, tomem decisões informadas e desenvolvam planos estratégicos para melhorar o desempenho e a competitividade.
• Gerenciamento de operações: a automação do gerenciamento de operações agiliza o fluxo de trabalho, otimiza a alocação de recursos e aumenta a eficiência operacional geral, garantindo operações de negócios tranquilas e entrega pontual de produtos e serviços.
• Pedidos de Pedidos de Compra: A automatização dos pedidos de pedidos simplifica e acelera o processo de aquisição, reduzindo erros manuais, melhorando a gestão de estoques e permitindo um melhor relacionamento com fornecedores e controle de custos.
• Gerenciamento de mídia social: automatizar tarefas de gerenciamento de mídia social, como agendamento de postagens, monitoramento de engajamento e análise de métricas, permite que as empresas mantenham uma presença on-line consistente, envolvam seu público com eficiência e gerem campanhas eficazes de marketing de mídia social.
• Suporte e experiência do cliente: a automação no suporte e na experiência do cliente melhora os tempos de resposta, fornece opções de autoatendimento e personaliza as interações, levando a uma maior satisfação, fidelidade e retenção do cliente.

Conclusão

Os Serviços de Processos de Negócios desempenham um papel crucial na manutenção da eficiência dos principais processos organizacionais. Ao alavancar as ferramentas de marketing automatizadas, as empresas podem simplificar a comunicação pós-pedido, resultando em operações simplificadas e redução de pedidos de alto risco. Essa automação contribui para melhorar a experiência e o suporte ao cliente, pois as empresas podem atender prontamente às dúvidas e preocupações dos clientes. No mercado atual, que dá grande ênfase à retenção e engajamento do cliente, automatizar os serviços de processos de negócios não é apenas benéfico, mas necessário. Ele permite que as empresas aloquem recursos de forma eficaz, concentrem-se na construção de relacionamentos duradouros com os clientes e ofereçam experiências excepcionais que impulsionam a fidelidade e o crescimento. Ao adotar a automação, as empresas podem se manter competitivas, melhorar a eficácia operacional e atender às crescentes demandas de sua base de clientes.

Chamada à Ação!