Centenas de profissionais de jardinagem contam com a Connecteam para atender às necessidades diárias de negócios e gerenciamento

Administrar uma empresa de cuidados com o gramado exige que você esteja sempre no topo de várias tarefas. Desde a comunicação com funcionários e clientes até a manutenção de equipamentos, agendamento de horas e marketing de sua empresa, a lista é interminável. E você também está à mercê do clima, por exemplo, se houver uma forte chuva, você não pode aparar a grama.

Basicamente, você deseja mais horas no dia para realizar todas as tarefas. É exatamente por isso que decidimos entrevistar centenas de profissionais de jardinagem que utilizam o Connecteam todos os dias para enfrentar esses desafios comuns do dia a dia. Este blog apresenta as práticas recomendadas para ajudar a superar esses desafios.

Desafios enfrentados pelas empresas de tratamento de gramados antes da Connecteam:

• Um cronograma organizado que funciona em toda a linha

“Sinto que perco muito tempo a fazer o horário de trabalho, nem é uma das minhas principais responsabilidades mas ocupa sempre todo o meu tempo.”

“Se um funcionário liga, perco muito tempo procurando um substituto porque estou procurando na agenda e desenterrando informações de contato para um possível substituto – é muito cansativo.”

• Comunicação eficaz com minha equipe

“A comunicação de atualizações e anúncios com minha equipe consome muito tempo e não é um processo tranquilo – desde enviar um e-mail ou mensagem de texto ou organizar uma teleconferência, perco muito tempo.”

“Se eu enviar uma mensagem, não tenho como rastrear quem abriu e leu a mensagem, o que significa que não sei se todos estão alinhados!”

• Acompanhamento de listas de verificação e relatórios

“Gerenciar e acompanhar relatórios de reparo de equipamentos pode levar horas ou dias. É sempre uma bagunça passar por isso. E se eu percebo um erro, leva ainda mais tempo para fazê-lo.”

“Há muitos arquivos em papel que preciso revisar, por isso é difícil entender se tudo foi feito da maneira certa e no prazo.”

• Rastreando o tempo com precisão

“O controle de tempo e a folha de pagamento podem levar um ou dois dias inteiros porque estou examinando centenas de planilhas do Excel ou rabiscos no papel. Na maioria das vezes, eu pego um erro. Preciso de uma maneira mais eficiente de controlar o tempo.”

“Estou sempre jogando pingue-pongue com meus funcionários porque podem acontecer erros ou preciso de alguém para assumir mais horas ou sempre há dúvidas sobre horas extras.”

• Treinamento de novas contratações

“É demorado trazer minha equipe para uma sessão de treinamento – além de ser um aborrecimento encontrar um dia que funcione para todos, muitas vezes meus funcionários não gostam de perder um dia para aprender um novo método. E para ser sincero, não gosto de armar esses dias!”

“No cuidado do gramado, tenho muitos funcionários temporários e sazonais e, geralmente, as pessoas desistem nos primeiros três meses. Isso significa que perco muito tempo e recursos integrando e treinando minha equipe. O que eu realmente quero é uma maneira eficiente e rápida de realizar o treinamento.”

Como o Connecteam ajuda você a enfrentar desafios comuns

Automatize listas de verificação e relatórios diários

As empresas de tratamento de gramados contam com listas de verificação e relatórios para manter as operações diárias, de modo que o atrito seja reduzido, o fluxo de informações seja automatizado e uma melhor supervisão possa ser obtida. Listas de verificação e relatórios típicos criados no Connecteam incluem:

• Ticket de pedido de reparo
• Pedido de estoque
• Relatório de resumo do serviço
• Relatório de incidente
• Relatório de acidente de veículo
• Reembolso de despesas
• Avaliação de desempenho do funcionário

Além disso, todas as entradas enviadas pelos funcionários são registradas digitalmente, podem ser enviadas automaticamente para um endereço de e-mail predefinido como uma cópia em PDF e podem ser exportadas em uma planilha do Excel.

agendamento de trabalho

As empresas de jardinagem estão constantemente atendendo a necessidades complexas de agendamento, mas com o Connecteam, é uma tarefa muito mais fácil de gerenciar:

• Atribua funcionários a chamadas de serviço com base em diferentes locais e necessidades do cliente.
• Mantenha registros de horários de check-in e check-out e localização com carimbos de GPS.
• Os funcionários podem adicionar notas de turno e comentários para maiores explicações quando necessário.
• Permita que os funcionários aceitem e rejeitem turnos.

Rastreamento de tempo preciso

Quando se trata de controle preciso do tempo e folhas de pagamento, as empresas de tratamento de gramados usam o Connecteam para garantir um processo tranquilo.

• Para marcar o ponto de entrada e saída dos turnos com um carimbo de localização GPS.
• Envio de notificações push para lembrar os funcionários de entrar ou sair.
• Utilize notas e tags para atender a necessidades específicas (como filtragem por cliente ou datas específicas).
• Exporte folhas de folha de pagamento, por turno ou total.
• Veja os quadros de horários atuais e passados.
• Solicitação de folga – os funcionários recebem um alerta no segundo em que uma solicitação é aprovada ou negada.

Simplificando a comunicação

É essencial que os profissionais de jardinagem se comuniquem instantaneamente, mas essa não é uma tarefa fácil de realizar. No entanto, as ferramentas de comunicação da Connecteam facilitam isso.

• Diretório de funcionários: encontre facilmente os detalhes de contato corretos de colegas de trabalho, gerentes e muito mais.Basta pesquisar por nome, cargo, departamento e muito mais.
• Grupos e canais de bate-papo: agilize a comunicação diária de maneira fácil e eficiente, converse sobre o funcionário do mês, as más condições climáticas, a melhor rota para o local de trabalho, ótimas avaliações de clientes e muito mais.Inicie um bate-papo individual ou crie grupos específicos separados por localização, habilidades etc.
• Notificações push e atualizações em tempo real: envie anúncios formais e informais, incluindo mudanças de serviço, atualizações de RH, anúncios, distribuição de informações, relatórios de segurança e muito mais.
• Pesquisas periódicas – seja uma simples pesquisa de feedback de duas perguntas ou uma robusta pesquisa de satisfação do funcionário, os gerentes de jardinagem usam o Connecteam para permitir que os funcionários compartilhem seus comentários com facilidade e eficiência.
• Caixa de sugestões – torna mais fácil para os membros da equipe compartilhar suas ideias e pensamentos em tempo real.

Todas as ferramentas de comunicação também facilitam o aumento do envolvimento dos funcionários, pois os funcionários estão na frente e no centro.

Tornar a segurança e a conscientização uma prioridade

O Connecteam torna mais fácil para as empresas de jardinagem aumentar a conscientização e os padrões, pois a segurança é um aspecto crucial nas operações do dia-a-dia.

• Relatórios rápidos e fáceis : os funcionários podem enviar relatórios instantaneamente enquanto estão em movimento, para que o gerente relevante possa avaliar e responder em tempo real.Por exemplo relatar um incidente.
• Recursos digitais de segurança : garanta que os protocolos, dicas e recursos de segurança estejam disponíveis com o toque de um botão, incluindo materiais importantes como 'lições aprendidas', descobertas de incidentes e dicas de segurança periódicas.
• Treinamento de segurança contínuo : os gerentes precisam saber quem concluiu um curso ou questionário e podem até enviar lembretes para aqueles que não concluíram uma sessão de treinamento de segurança obrigatória.Isso ajuda a garantir que todos os profissionais de jardinagem tenham as habilidades necessárias continuamente.
• Comunicação de segurança em primeiro lugar: é fácil distribuir e comunicar atualizações e protocolos relacionados à segurança, como relatórios de localização de incidentes, atualizações de procedimentos em tempo real ou fatores de risco como condições climáticas adversas ou rotas fechadas.

Os protocolos da empresa estão disponíveis instantaneamente

As empresas de tratamento de gramados devem ter material de recurso comum disponível instantaneamente para todos os membros da equipe para garantir a conformidade:

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
• Protocolos de segurança e emergência
• Manual do funcionário
• Código de Ética
• política de assédio sexual
• política uniforme

Treinamento de todos os funcionários

Com o Connecteam, os gerentes de jardinagem oferecem treinamento por meio do aplicativo para garantir que os funcionários sejam contatados regularmente. Além disso, você pode acompanhar o progresso e executar o treinamento a qualquer momento e os funcionários podem concluir o material em seu próprio tempo.

• Treinamento de saúde e segurança
• treinamento de assédio sexual
• Uso e manutenção de equipamentos
• Teste e questionários.

No entanto, não se trata apenas de integrar novos contratados, mas também de melhorar continuamente as habilidades profissionais de seus funcionários “sêniores” para evitar lacunas de conhecimento.

O Connecteam é um aplicativo completo para funcionários com vários recursos projetados para ajudar a dimensionar seus negócios. Além disso, o preço incrível torna a escolha do Connecteam uma escolha fácil! Comece seu teste gratuito agora e não hesite em nos enviar uma mensagem para [email protected] .