Gerenciando Finanças de Pequenas Empresas: Melhores Práticas

Administrar uma pequena empresa é um trabalho árduo. Há tantas coisas para acompanhar - de vendas e marketing ao desenvolvimento de produtos e pessoal. Mas um dos aspectos mais importantes da propriedade de pequenas empresas é a gestão financeira. Proteger seu investimento significa prestar a devida atenção aos detalhes financeiros.

As práticas eficientes de gerenciamento financeiro não apenas ajudarão a aumentar seus lucros, mas sua diligência também pode proteger você e sua equipe de problemas de conformidade e problemas legais. Esses hábitos também podem fornecer uma importante rede de segurança financeira durante circunstâncias difíceis, como . . . uma pandemia mundial!

Protegendo seus resultados

Ficar de olho no fluxo de caixa, custos e receita é uma obrigação para qualquer empresa que queira aumentar os lucros, expandir, crescer e contratar ajuda extra. As organizações sem fins lucrativos também exigem uma vigilância cuidadosa das doações, doações em dólares e todos os outros fluxos de receita para manter a transparência e prestar contas de uma auditoria ou investigação.

Se você não entender essas métricas financeiras fundamentais, existem alguns riscos óbvios: se sua empresa tem investidores, você é responsável por fornecer a eles todas as informações financeiras solicitadas como proprietário ou gerente. Além disso, a má gestão de fundos pode levar à escassez de fluxo de caixa que pode causar interrupções na cadeia de suprimentos ou atrasos na obtenção de suprimentos de seus fornecedores.

Práticas recomendadas para gerenciar finanças de pequenas empresas

Não é necessariamente difícil manter um orçamento para o seu negócio, mas exige esforço e dedicação. Isso pode explicar como mais da metade das pequenas empresas não consegue sobreviver ao quinto ano de atividade. A seguir estão algumas dicas que você pode seguir para garantir o sucesso financeiro a longo prazo do seu negócio:

Prepare um orçamento

Um orçamento permite que você acompanhe cada pouco de dinheiro que entra e sai do seu negócio. Para começar, faça uma lista de todas as fontes de renda mensais previstas, como vendas, juros sobre investimentos, ganhos com aluguel de imóveis e assim por diante. Os dados de renda podem ser encontrados em sua demonstração de lucros e perdas, que será discutida com mais profundidade posteriormente.

Em seguida, faça uma lista separada dos gastos que você prevê que sua empresa terá regularmente. Compras de estoque, folha de pagamento, prêmios de seguro, impostos, serviços públicos, taxas e pagamentos de dívidas são apenas algumas das despesas que podem ser incluídas nesta categoria.

Aprenda noções básicas de faturamento e contabilidade

A escrituração contábil é o processo de acompanhar todas as transações financeiras realizadas por uma empresa durante um período de tempo, geralmente mensal. Você pode optar por manter a contabilidade da maneira tradicional, usando um livro-caixa físico.

Você também tem a opção de adotar um software de faturamento baseado em nuvem, como o Hiveage. Temos até um plano gratuito que é ideal para pequenas empresas que estão apenas começando. Alguns empresários optam por terceirizar toda essa tarefa para um contador competente que pode trabalhar como contratado ou funcionário de meio período.

Acompanhe o fluxo de caixa

Um registro de rastreamento de seus gastos é um componente vital para o gerenciamento de dinheiro. De acordo com um estudo, até 82% das empresas falidas culpam as dificuldades de fluxo de caixa por seu fracasso. Infelizmente, isso provou ser muito comum com a atual pandemia de COVID-19.

A demonstração do fluxo de caixa é um relatório financeiro que detalha quanto dinheiro foi gasto e com que finalidade durante um determinado período de tempo. Ele ajuda na prevenção de saques a descoberto inúteis em contas bancárias, gastos excessivos e hemorragia de ativos líquidos. As planilhas de fluxo de caixa estão prontamente disponíveis on-line, assim como os orçamentos da empresa.

Preparar uma Demonstração de Lucros e Perdas

Uma demonstração de lucros e perdas analisa a receita total, ganhos e perdas de sua empresa em um determinado período de tempo (por exemplo, trimestralmente, anualmente). A declaração é crucial para obter capital de giro ou solicitar um empréstimo comercial. Também é fundamental para empresas com investidores ou acionistas, pois fornece uma imagem financeira abrangente. Certifique-se de mantê-lo atualizado regularmente para que esteja pronto para uso sempre que necessário.

Mantenha seu Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial de uma empresa é um documento que mantém o controle de seus ativos, passivos e patrimônio líquido. O documento também é fundamental para manter-se atualizado, e o objetivo geral é equilibrar o ativo com o passivo mais o patrimônio líquido. Credores e investidores prestam atenção a este documento, portanto, certifique-se de fazer atualizações regulares à medida que suas finanças mudam.

Preveja suas finanças

Qual é a sua percepção do futuro próximo para o negócio? É fundamental ter uma boa ideia de onde você está indo para que você possa tomar decisões informadas sobre se é ou não hora de solicitar um empréstimo, bem como se é ou não hora de cortar despesas.

Existem vários métodos diferentes para preparar uma previsão de receita. Quando você está apenas começando, pode ser útil trabalhar com um profissional experiente para pegar o jeito dessa abordagem.

Organize o básico

Quando se trata de gerenciamento financeiro, sua lista de tarefas pode parecer assustadora. Essas são algumas coisas básicas que você pode cuidar para aumentar a organização, a eficiência e a conformidade.

1. Obtenha sua identificação fiscal para o negócio: como uma pequena empresa, você provavelmente gostaria que a empresa existisse como sua própria entidade. Verifique as regras de suas jurisdições para os detalhes. Nos EUA, por exemplo, você pode começar obtendo um EIN do IRS.
2. Ter uma conta bancária separada: Todos os fundos comerciais devem ser mantidos totalmente separados dos fundos pessoais. Seguindo o exemplo acima, depois de receber seu EIN, abra uma conta corrente comercial em um banco que você se sinta confortável em usá-lo para isso. Esta é uma etapa crítica – muitos problemas fiscais podem ser evitados mantendo as finanças da sua empresa separadas das suas pessoais.
3. Configure a folha de pagamento corretamente: Se você tem funcionários, deve ser extremamente cuidadoso ao estabelecer corretamente a folha de pagamento. Considere também desenvolver um manual do funcionário para reduzir ao mínimo os conflitos no local de trabalho (incluindo políticas relacionadas a folgas remuneradas, bônus e outras questões).
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Esteja ciente de que o governo de seu país, estado ou local pode ter legislação comercial adicional que você precisa seguir, como obter uma licença comercial ou enviar para inspeção. Estar ciente desses requisitos tornará todo o processo de gestão financeira mais claro para você, além de evitar penalidades e multas desnecessárias.