O guia definitivo para gerenciar funcionários remotos

Antes da pandemia, o trabalho remoto era frequentemente considerado um privilégio, oferecido por um número limitado de empregadores em circunstâncias limitadas. Agora, tornou-se a norma e parece continuar, com um estudo recente da Mercer descobrindo que 83% dos empregadores pretendem continuar fornecendo trabalho remoto em maior escala pós-pandemia.

Gerenciar funcionários remotos, no entanto, requer uma abordagem diferente das estratégias tradicionais baseadas em escritório. Neste artigo, analisamos os desafios e oportunidades apresentados pelo modelo de trabalho remoto e como gerenciar trabalhadores remotos e funcionários externos.

O trabalho remoto apresenta desafios

Os desafios de gerenciar funcionários remotos incluem:

• Falta de interação face a face . A maneira como os funcionários se envolvem com seus colegas e gerentes muda inevitavelmente ao trabalhar remotamente. Sem as interações diárias em torno do bebedouro, os funcionários remotos podem se sentir isolados, impactando seu engajamento e motivação. Do ponto de vista gerencial, a falta de interação pessoal pode parecer uma barreira para monitorar a produtividade.
• “Fadiga do zoom.” Embora as videochamadas possam resolver a falta de interação direta, passar horas em reuniões virtuais de equipe pode ser igualmente prejudicial. O termo “fadiga do zoom” foi cunhado vários meses após a pandemia para descrever os impactos negativos do uso contínuo de vídeo. Em uma pesquisa, mais de 49% dos entrevistados relataram exaustão como resultado do uso da webcam. Políticas gerais de “câmera” também podem fazer com que os funcionários sintam que estão sendo observados, criando uma sensação de desconfiança.
• Enfraquecimento dos vínculos da equipe . Os funcionários normalmente valorizam suas conversas espontâneas, interações sociais e relacionamentos profissionais com seus colegas. Mas existe o risco de que esses vínculos possam enfraquecer ao trabalhar remotamente, agravado pelo isolamento social que uma mudança para o trabalho remoto pode criar. Esses fatores podem minar o senso de pertencimento de um funcionário à sua equipe e organização.
• Problemas de comunicação . Um ambiente de trabalho remoto deixa menos espaço para a comunicação rápida e improvisada que acontece em um escritório quando os funcionários desejam obter esclarecimentos de um colega ou supervisor. Mesmo com a tecnologia, existe a possibilidade de mensagens instantâneas ou e-mails passarem despercebidos. O processo de coleta de informações pode levar mais tempo, o que pode ser frustrante para os funcionários e afetar a produtividade. Especialmente quando você tem equipes trabalhando em fusos horários diferentes, gerenciar com sucesso os membros remotos da equipe pode se tornar um desafio.
• Distrações . A distração de trabalhar em um ambiente doméstico costuma ser uma das principais preocupações da gerência com o trabalho remoto. Tarefas domésticas, entregas e cuidados infantis podem interromper o dia de trabalho de um funcionário, afetando seu engajamento.

Mas também oferece oportunidades

Por outro lado, o trabalho remoto também oferece às organizações várias oportunidades, como:

• Potenciais reduções de custos. O trabalho remoto reduz as despesas gerais associadas à manutenção de um escritório físico, como eletricidade, material de papelaria, limpeza e despesas de viagem. Como resultado, as organizações podem se mudar para espaços menores ou ficar completamente sem um escritório. O trabalho remoto também reduz a pegada de carbono de uma organização, reduzindo as emissões de dióxido de carbono de deslocamento, uso de energia e descarte de resíduos sólidos.
• Aumenta a produtividade . É um equívoco comum pensar que os trabalhadores remotos são menos produtivos do que aqueles no local. Os trabalhadores remotos geralmente são mais felizes devido à maior liberdade, flexibilidade e autonomia que possuem. A falta de deslocamento desempenha um papel significativo nisso – um estudo descobriu que 79% dos entrevistados citaram evitar o deslocamento como o maior benefício do trabalho remoto. Como resultado, 52% dos empregadores relatam uma melhora na produtividade dos funcionários desde o trabalho remoto.
• Aumenta a satisfação no trabalho e o engajamento dos funcionários . O trabalho remoto tem sido associado a uma maior satisfação no trabalho. Funcionários satisfeitos são mais propensos a permanecer na organização por mais tempo, reduzindo as taxas de atrito e economizando o dinheiro da organização em geral. A flexibilidade do trabalho remoto também aumenta o engajamento dos funcionários, com locais de trabalho engajados desfrutando de absenteísmo 41% menor e lucratividade 21% maior.
• Acesso a uma força de trabalho mais diversificada. O trabalho remoto permite que os empregadores acessem um pool de talentos mais amplo, dando às organizações mais opções para encontrar a pessoa certa para o trabalho. Com 54% dos trabalhadores dizendo que mudariam de emprego pela opção de trabalhar remotamente, o trabalho remoto também é uma estratégia fundamental para atrair e reter talentos.

8 estratégias para gerenciar efetivamente funcionários remotos

No início da pandemia, mais de 7 em cada 10 empregadores relataram dificuldades para se adaptar ao trabalho remoto. Aqui estão algumas dicas para gerenciar equipes remotas.

Uma política de trabalho remoto fornece uma estrutura de como e quando o trabalho remoto será gerenciado em sua organização. Ele define quem pode trabalhar remotamente, os processos de aprovação relevantes e como o trabalho remoto será gerenciado dentro de uma equipe.

Se você opera um modelo de trabalho híbrido, sua política também deve explicar os casos em que os funcionários precisam estar presentes no escritório, como por motivos práticos ou de segurança.

Ao se comunicar com uma equipe remota, você não pode adotar uma abordagem de tamanho único. Em vez disso, adapte-se aos estilos de comunicação de cada funcionário. Alguns podem precisar de contato diário, enquanto outros precisam se conectar apenas uma vez por semana ou quando surge um problema específico.

Como trabalhar em um ambiente de escritório, você precisará ter conversas difíceis em algum momento com seus funcionários remotos, por exemplo, sobre gerenciamento de desempenho ou questões disciplinares. Há um potencial para que essas conversas fiquem em forma de pêra ao depender da tecnologia e na ausência de pistas não verbais.

É por isso que você deve usar uma variedade de ferramentas diferentes para se comunicar com e entre seus funcionários. As chamadas de vídeo são boas para conversas mais confidenciais, enquanto as mensagens instantâneas podem ser úteis para trabalhar em um projeto colaborativo ou compartilhar informações urgentes.

Para resolver quaisquer preocupações sobre produtividade, você deve definir expectativas claras em relação aos arranjos de trabalho remoto dos funcionários e à produção de trabalho. Seja claro sobre prazos, prioridades e marcos e certifique-se de estar disponível para responder a quaisquer perguntas que seus funcionários possam ter.

Você pode então monitorar essas metas, formalmente ou informalmente. Em vez de manter o controle, acompanhar o desempenho dos funcionários ajuda a identificar possíveis problemas, como esgotamento. Você pode então abordar o problema nos níveis organizacional e individual, quando necessário.

Para superar a falta de interação pessoal, dedique tempo para a formação de equipes e interação dentro de sua equipe remota. Esta pode ser uma reunião de equipe regular que começa com um bate-papo informal, um exercício dedicado de formação de equipe ou uma conversa social, como um teste de sexta-feira à tarde.

Seja guiado pelo feedback de seu funcionário ao planejar a interação da equipe, em termos de frequência com que eles desejam se reunir e se desejam usar a câmera. Os eventos podem ser realizados por telefone ou por e-mail, mensagens ou chamadas de videoconferência. Eles não precisam ser longos - para evitar a fadiga do Zoom, os mais curtos podem ser mais eficazes.

Os funcionários remotos precisam ter as ferramentas necessárias para fazer seu trabalho. Garanta que eles tenham o mesmo acesso à tecnologia e ativos físicos que os funcionários no local, com ajustes feitos quando necessário para refletir as realidades práticas do trabalho remoto.

Isso inclui acesso digital a manuais de políticas e procedimentos, modelos, arquivos de clientes e softwares, incluindo ferramentas de conferência e agendamento. Ferramentas físicas, como laptop, impressora e cartão de crédito corporativo também podem ser necessárias.

Funcionários diferentes exigem recursos diferentes, especialmente quando se trata de ferramentas de comunicação, portanto, responda às suas necessidades individuais.

Além dos eventos da equipe, você também deve agendar check-ins individuais regulares com os funcionários. Embora você possa ajustar a frequência e a duração deles para atender às necessidades da equipe e do indivíduo, a previsibilidade é fundamental, portanto, siga com qualquer check-in agendado.

Entrar em contato com os funcionários individualmente permite que você avalie seu bem-estar geral, identifique quaisquer problemas que estejam enfrentando e responda a quaisquer perguntas que possam ter. Também comunica seu valor e ajuda a mantê-los motivados.

Esses check-ins são uma boa fonte de feedback para desenvolver e refinar sua abordagem para gerenciar sua equipe remota. De tempos em tempos, você também pode divulgar uma breve pesquisa aos funcionários para que eles possam fornecer feedback anônimo sobre a experiência de trabalhar em casa.

Uma boa maneira de motivar os funcionários e criar um senso de união é coletar e compartilhar conselhos de funcionários com experiência em trabalho remoto, por exemplo, por meio de um vídeo de depoimento ou e-mail.

Eles podem fornecer informações e dicas para gerenciamento de tempo, estratégias para lidar com o isolamento social e manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal enquanto trabalha em casa.

Uma análise da Gallup descobriu que os funcionários que se sentem desvalorizados e desvalorizados têm duas vezes mais chances de dizer que desistirão nos próximos 12 meses, e os desafios do trabalho remoto podem amplificar esse sentimento. Ao gerenciar uma equipe remota, o reconhecimento continua sendo uma parte importante da estratégia de retenção de funcionários de uma organização.

Encontre maneiras de comemorar remotamente as conquistas individuais e da equipe, como enviar um e-mail de agradecimento à sua equipe, dar uma mensagem a um funcionário em uma de suas reuniões regulares de equipe ou enviar um pacote de assistência.

Conclusão sobre como gerenciar uma equipe remota

A melhor abordagem para gerenciar uma equipe remota é ser paciente e flexível – uma estratégia de trabalho remoto bem-sucedida deve ser ajustada para atender às necessidades individuais dos membros de sua equipe.

Ao adotar as dicas acima, você pode ter certeza de que seus funcionários remotos estão trabalhando de forma eficaz e evitar cair na armadilha do microgerenciamento.