Como realizar uma reunião anual de estratégia de marketing (agenda incluída)

Você está criando uma estratégia de marketing para o ano? Quer organizar uma sessão com sua equipe que o prepare para o sucesso à medida que você executa seu plano, trimestre após trimestre? Nos últimos 15 anos, ajudei todos, desde empresas da Fortune 500 até startups emergentes, a planejar suas estratégias de marketing. Neste artigo, compartilharei com você os principais componentes de uma sessão de planejamento de marketing bem-sucedida e a agenda da reunião anual de marketing que pode ser usada para prepará-lo para o sucesso.

Alguns dos princípios-chave descritos nesta agenda estão enraizados em metodologias de planeamento organizacional de programas como EOS e Traction. Os princípios de marketing estão enraizados nas estratégias de crescimento de algumas das empresas mais bem-sucedidas dos últimos 10 anos e nas estratégias, alavancas e canais de crescimento que utilizaram para gerar crescimento exponencial.

O objetivo de tudo isso?

Para ajudá-lo a transformar sua visão de marketing em realidade.

Vamos começar:

O que é uma visão de marketing?

Alinhar-se a uma visão de marketing como equipe de marketing é fundamental para garantir estratégias coesas e eficazes que gerem resultados.

Uma visão unificada serve como estrela norte, orientando cada campanha, conteúdo e interação com o público-alvo. Sem este alinhamento, as equipas podem tornar-se fragmentadas, com cada membro ou subgrupo a trabalhar em prol de objectivos diferentes, levando a mensagens confusas e a uma utilização ineficiente de recursos.

Uma visão partilhada garante que cada membro da equipa compreende o objetivo maior, promovendo a colaboração, aumentando a criatividade e garantindo que todos os esforços sejam canalizados para um objetivo comum. Não só agiliza a tomada de decisões, mas também incute um sentido de propósito e direção, vital para manter a motivação e alcançar o sucesso a longo prazo.

Por que as pessoas são a parte mais importante do marketing

Compreender as pessoas e as funções principais de uma equipe de marketing é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento de marketing. Cada membro de uma equipe de marketing traz habilidades, perspectivas e experiências únicas que podem influenciar muito a direção e os resultados das campanhas.

Reconhecer e aproveitar esses pontos fortes individuais garante que a equipe opere com seu potencial máximo. Além disso, compreender as funções principais (ABM, Conteúdo, SEO, mídia social, Geração de Demanda, Marketing de Produto, etc.) é crucial porque fornece clareza sobre funções, responsabilidades e fluxo de processos. Uma revisão anual garante que a estrutura e as funções da equipe permanecem relevantes e otimizadas para o ambiente atual.

A importância do feedback do cliente

O feedback dos clientes e da equipe de vendas é inestimável para as equipes de marketing à medida que elaboram suas estratégias e planos. Por um lado, os clientes, sendo os utilizadores finais de um produto ou serviço, oferecem insights diretos sobre o que ressoa, o que precisa de ser melhorado e onde podem existir lacunas no mercado. Seu feedback fornece um teste decisivo para iniciativas de marketing, garantindo que as campanhas não sejam apenas criativas, mas também eficazes e relevantes.

Por outro lado, a equipe de vendas, que atua na linha de frente das operações comerciais, possui uma compreensão única dos comportamentos, objeções e necessidades dos clientes. Seus insights podem destacar oportunidades ou desafios potenciais que podem não ser imediatamente evidentes para a equipe de marketing.

Como facilitar uma sessão anual de planejamento de marketing

Concentre-se nestes oito componentes ao se preparar para hospedar uma sessão anual de planejamento de marketing:

1. Preparação pré-reunião

Você tem que trabalhar um pouco antes da reunião propriamente dita para torná-la bem-sucedida. Aqui estão algumas coisas importantes a serem consideradas e implementadas antes de organizar sua reunião de planejamento:

1.1. Defina uma data com pelo menos dois meses de antecedência para garantir o máximo de comparecimento.

1.2. Reserve um local adequado, garantindo que esteja equipado com a tecnologia necessária (projetores, microfones, etc.).

1.3. Envie convites de calendário com data, hora, local e uma breve visão geral dos objetivos da reunião.

1.4. Designe uma equipe para preparar materiais de apresentação para cada item da agenda.

1.5. Colete dados preliminares, feedback ou relatórios que serão discutidos durante a reunião.

1.6. Envie a agenda finalizada a todos os participantes pelo menos duas semanas antes da reunião.

2. Início da reunião

Assim que a reunião começar, você precisará começar com algumas regras básicas e detalhes.

2.1. Comece com uma breve nota de boas-vindas, reiterando a importância da reunião.

2.2. Forneça uma visão geral da programação do dia.

2.3. Estabeleça regras básicas para a reunião (por exemplo, um orador de cada vez, respeite todas as opiniões, etc.).

3. Facilitando Itens da Agenda

A maior parte da sessão será facilitada por você ou por um consultor de marketing especializado nesses tipos de atividades.

3.1. Comece com o componente de visão. Permita que o apresentador lidere, mas garanta que as discussões continuem no caminho certo.

3.2. Aloque intervalos de tempo específicos para cada componente e cumpra-os. Se as discussões se prolongarem, anote o tópico e mova-o para um espaço de “discussão aberta” no final.

3.3. Incentive a participação de todos os membros da equipe, garantindo que diversas perspectivas sejam ouvidas.

3.4. Documente as principais decisões, itens de ação e responsabilidades para cada ponto da agenda.

4. Pausas e Networking

Mantenha todos atualizados fazendo pausas ao longo do dia para momentos sociais e bebidas.

4.1. Garanta pausas oportunas para manter a equipe atualizada.

4.2. Incentive os membros da equipe a interagir e discutir informalmente durante os intervalos, promovendo a coesão da equipe e a colaboração multifuncional.

5. Coleta de feedback

Mantenha notas e documentações importantes acontecendo durante a sessão.

5.1. Depois de discutir o Feedback Loop, distribua formulários de feedback ou conduza uma sessão de feedback ao vivo usando ferramentas como Mentimeter ou Miro.

5.2. Certifique-se de que o feedback seja específico, acionável e relacionado aos esforços de marketing.

6. Colaboração com Vendas

Envolva membros de sua equipe fora apenas do departamento de marketing para obter melhores insights sobre as dificuldades e dores dos clientes.

6.1. Convide os principais membros da equipe de vendas para fornecer insights e feedback.

6.2. Facilite uma discussão conjunta entre marketing e vendas para garantir o alinhamento de estratégias e objetivos.

7. Encerramento da Reunião

Conclua a reunião com clareza para toda a equipe e apoio aos principais esforços.

7.1. Resuma as principais decisões, itens de ação e responsabilidades.

7.2. Discuta os próximos passos e quaisquer reuniões ou tarefas de acompanhamento.

7.3. Agradeça aos participantes por sua participação e contribuições.

8. Ações pós-reunião

Quando a reunião terminar, é importante seguir com todas as próximas etapas e garantir que as pessoas sejam responsabilizadas pelas coisas que prometeram que fariam.

8.1. Distribua as atas da reunião, incluindo decisões, itens de ação e responsabilidades, a todos os participantes dentro de uma semana.

8.2. Configure reuniões ou tarefas de acompanhamento com base nas decisões tomadas durante a reunião.

8.3. Arquive todos os materiais de apresentação e notas em um local centralizado e acessível à equipe.

Agenda para uma sessão anual de planejamento de marketing

A seguir está um exemplo de agenda para uma sessão anual de planejamento de marketing:

Dia 1: Visão, Pessoas e Dados

8h30 – 9h: Café da manhã e Networking

9h00 - 9h15: Comentários de abertura

9h15 – 10h15: Componente de Visão

• Objetivo: Definir o objetivo principal dos esforços de marketing em 2024
• Nicho: Identifique o público-alvo ou segmento da indústria
• Metas de longo prazo: definir metas para o primeiro, segundo, terceiro, quarto trimestre
• Visão: Ambições para Y2 e Y3

10h15 – 10h30: Intervalo

10h30 – 11h30: Componente Pessoas

• Right People: Monte uma equipe alinhada aos valores da empresa
• Assentos certos: alinhamento de funções com pontos fortes
• Tecnologia certa: ferramentas tecnológicas para a equipe
• Fornecedores certos: Aumente os conjuntos de habilidades da equipe

11h30 – 12h30: Componente de dados

• Scorecard: visão geral das principais métricas
• Mensuráveis: métricas essenciais de marketing de conteúdo

12h30 – 13h30: Pausa para almoço

13h30 – 14h30: Componente de Problemas

• Lista de problemas: discuta os desafios
• Resolver problemas: processo “Identificar, discutir, resolver” (IDS)

14h30 – 15h30: Componente do Processo

• Processos principais: processos-chave em marketing e vendas
• Documentado e simplificado: processo entre contato e contrato

15h30 – 15h45: Intervalo

15h45 – 17h: Componente de tração

• Rochas: prioridades de 90 dias
• Meeting Pulse: Reuniões regulares da equipe
• Pulsação trimestral: revisão e redefinição de 90 dias

Dia 2: Canais de tração, estratégia de conteúdo, feedback e colaboração

8h30 – 9h: Café da manhã e Networking

9h00 – 10h00: Canais de Tração (de Weinberg e Mares)

• Marketing de conteúdo, marketing por e-mail, anúncios direcionados, SEO, anúncios sociais e gráficos, programas de afiliados, plataformas existentes, feiras comerciais

10h00 – 10h15: Intervalo

10h15 - 11h15: Estratégia de conteúdo

• Tipos de conteúdo: o que repercute no público
• Canais de distribuição: onde está o público
• Engajamento: estratégias para nutrir leads

11h15 – 12h15: Ciclo de Feedback

• Feedback do cliente: refine a estratégia de conteúdo
• Iterar: melhoria contínua
• Sites de avaliação: discussão G2, Capterra, Clutch, TrustRadius

12h15 – 13h15: Pausa para almoço

13h15 – 14h15: Colaboração com Vendas

• Qualificação de leads: defina um lead qualificado
• Conteúdo para vendas: auxilia no processo de vendas

14h15 – 15h15: Aprendizagem Contínua

• Treinamento: Atualizar a equipe com tendências
• Análise da concorrência: analisar e adaptar

15h15 – 15h30: Intervalo

15h30 – 16h30: Discussão aberta e perguntas e respostas

16h30 – 17h00: Considerações finais e próximas etapas

O que você deve fazer a partir daqui?

É hora de transformar essa agenda e os esforços de planejamento de marketing em ação. Se você não se sentir confortável em facilitar esse tipo de reunião, entre em contato com nossa equipe da Foundation, e poderemos apoiar você e sua equipe na identificação da melhor direção para seu mix de marketing.

Lembre-se: otimizar a reunião anual de marketing é essencial para ter sucesso em alcançar a visão de marketing descrita anteriormente. Com a agenda e as tarefas acima, os profissionais de marketing podem garantir que sua agenda e esforços de planejamento ocorram de maneira harmoniosa e eficiente. Você poderá ficar por dentro das tendências, colaborar com as equipes de vendas e obter feedback dos clientes para tomar decisões informadas.

E essas decisões informadas levarão a melhores resultados e resultados de negócios. Vá buscá-los.