Modelos de e-mail de solicitação de reunião + linhas de assunto

Sujan Patel

• 23 de abril de 2023

Não é segredo: altos executivos e gerentes que detêm o poder de decisão estão ocupados. Se você estiver enviando e-mails e chamadas não solicitadas, enviando e-mails de solicitação de reunião de negócios ou tentando lançar esses clientes em potencial sem aviso prévio, é fácil para essas pessoas usar sua agenda lotada como desculpa para ignorá-lo antes que você tenha uma chance. para provar o seu valor.

Uma das melhores maneiras de chamar a atenção deles é encontrá-los onde eles já passam grande parte do tempo: na caixa de entrada. A pessoa média gasta mais de quatro horas por semana lendo, escrevendo e respondendo a e-mails, então há uma boa chance de você alcançá-los lá.

O que é um e-mail de solicitação de reunião?

Um e-mail de solicitação de reunião é qualquer e-mail enviado para solicitar o agendamento de uma reunião com alguém. Normalmente, ele pergunta se o destinatário tem tempo para falar ou marca um horário para falar. Isso se aplica tanto a reuniões virtuais quanto a reuniões presenciais.

Normalmente, a reunião abordará tópicos específicos em profundidade. Em muitos casos, esses são itens acionáveis ​​que requerem decisões. Por exemplo, alguém pode enviar um e-mail de solicitação de reunião na tentativa de agendar um horário para falar sobre o orçamento de uma empresa ou iniciativas de marketing.

Claro, há muitas maneiras de pedir para agendar uma reunião, seja por telefone, pessoalmente ou por e-mail. No entanto, enviar um e-mail de convite de reunião é um método particularmente bom porque permite que os usuários planejem cuidadosamente suas palavras e tom, evitando erros ou erros embaraçosos que possam ocorrer durante uma conversa no calor do momento.

Além disso, enviar uma solicitação de reunião por e-mail é uma maneira mais fácil de acompanhar seus planos, para que ambas as partes possam adicionar rapidamente a hora e a data propostas para a reunião em seus calendários ou voltar ao e-mail para referência futura.

Enviar um e-mail de solicitação de reunião é a primeira das etapas básicas necessárias para entrar na agenda de uma pessoa ocupada. Veja como você pode aumentar suas chances de obter uma resposta positiva.

1. Antes de enviar um e-mail de solicitação de reunião
2. Automatize sua sequência de divulgação
3. Modelos de e-mail de solicitação de reunião
4. Verifique novamente os erros de ortografia e gramática
5. Acompanhe seu cliente em potencial
6. Como usar modelos de e-mail
7. Aqueça os clientes em potencial nas mídias sociais

Antes de enviar um e-mail de solicitação de reunião

Lembre-se, as pessoas recebem muitos e-mails, então faça o seu valer a pena. Um e-mail de solicitação de reunião eficaz define o tom da reunião em si. Você não quer deixar que alguns erros menores (mas fáceis de cometer) o impeçam de conseguir o que deseja.

Como encontrar e verificar um endereço de e-mail

Primeiro, faça sua pesquisa sobre a pessoa para quem você está enviando o e-mail para ter certeza de que é com ela que você precisa se comunicar. Em seguida, se tiver certeza de que é a pessoa certa, verifique o nome, a ortografia, o cargo, o nome da empresa e as informações de contato.

Dados de contato imprecisos desperdiçam 27,3% do tempo dos representantes de vendas a cada ano, e e-mails que vão para a pessoa errada podem significar não receber uma resposta. Eles também podem fazer com que sua credibilidade seja atingida.

Para garantir que você tenha o e-mail correto, você pode usar ferramentas projetadas especificamente para verificação de e-mail:

• Voila Norbert, por exemplo, verifica e-mails para garantir a capacidade de entrega e evitar devoluções. Ele faz isso verificando e-mails em um banco de dados muito grande.
• O Email Hunter é outra poderosa ferramenta de localização de e-mail. Se você souber apenas o nome de domínio da empresa, basta inseri-lo para encontrar uma lista de endereços de e-mail de funcionários e o formato de e-mail comum, como: {first}@hunter.io

Ao contrário da verificação manual, essas ferramentas automatizadas podem passar por grandes listas de e-mails muito rapidamente, economizando seu tempo e garantindo que seus e-mails cheguem às pessoas que você deseja, sem colocar seu e-mail na lista negra.

Existem muitas ferramentas de verificação de e-mail por aí, muitas das quais relatam precisão de até 98% e verificaram milhões de e-mails.

VERIFIQUE, POR FAVOR!

Mesmo que você tenha procurado seus clientes em potencial em outro lugar, o Mailshake's List Cleaner desenvolvido por Voila Norbert fornece um nível adicional de defesa contra endereços de e-mail ruins.

Se você estiver usando uma ferramenta de agendamento, envie um e-mail de teste para si mesmo para ver exatamente o que seu cliente em potencial verá e para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Você deve saber que tipo de experiência está oferecendo aos destinatários: se for muito difícil ou confuso para eles agendar uma reunião, eles simplesmente seguirão em frente.

Dobrar na linha de assunto

Uma linha de assunto de e-mail é a parte mais importante do seu e-mail, mas muitas vezes, eles são tratados como uma reflexão tardia. Estudos mostram que 47% dos e-mails são abertos com base apenas na linha de assunto, portanto, escrever um cabeçalho vencedor é essencial para se aproximar de uma reunião.

Como é uma linha de assunto irresistível? Incluir a data da reunião e o nome do destinatário do e-mail mostrou aumentar as taxas de abertura. Além disso, limitar a linha de assunto a apenas três ou quatro palavras resulta na maior taxa de resposta.

O SABOR CERTO

E-mails com linguagem difícil de ler ou spam, especialmente na linha de assunto, têm menos chances de serem lidos e mais chances de serem enviados para Promoções ou Spam. O Email Copy Analyzer do Mailshake fornece feedback e sugestões em tempo real para melhorar a capacidade de entrega e legibilidade.

Confira este pequeno vídeo para aprender como escrever linhas de assunto e abrir uma cópia de e-mail

Automatize sua sequência de divulgação

Seu público-alvo pode ser vasto, portanto, se você está alcançando centenas de clientes em potencial toda semana, é impossível controlar manualmente o acompanhamento de todos eles.

É por isso que uma ferramenta de engajamento de vendas como o Mailshake é essencial para criar uma sequência de e-mail de acompanhamento eficaz e escalável.

Com Mailshake, você pode:

• Personalize seus e-mails em massa com recursos avançados de mala direta
• Responda aos leads diretamente do painel do Mailshake com o Lead Catcher
• Agende e-mails de acompanhamento que são pausados ​​ou acionados com base no fato de um destinatário abrir um e-mail, clicar em um link ou responder
• Defina a quantidade de tempo entre os acompanhamentos (5 dias entre o primeiro e o segundo e-mail, 7 dias entre o segundo e o terceiro etc.) pm durante a semana)
• Otimize sua cópia e estratégia geral de divulgação testando A/B diferentes linhas de assunto, corpo da cópia e sequências de campanha completas
• Com integrações nativas ao seu CRM e integrações de terceiros a centenas de ferramentas de software por meio do Zapier, você pode automatizar ainda mais seu alcance ao acionar campanhas quando alguém baixa um e-book, agenda uma reunião ou se inscreve para uma demonstração

Se a mídia social e o telefone fizerem parte de sua cadência de divulgação (continue lendo para descobrir por que você deveria fazer isso), você pode incluir esses pontos de contato em suas sequências de divulgação também com o Mailshake Sales Engagement.

Resumindo: quando bem feito, a automação pode ser sua arma secreta para agendar mais reuniões. Plataformas de automação como Mailshake podem ajudá-lo a escalar seu alcance sem sacrificar a personalização ou a qualidade.

Modelos de e-mail de solicitação de reunião

Personalize sua solicitação (com exemplos)

A personalização é uma das ferramentas mais poderosas (e gratuitas!) do seu arsenal de vendas. Os compradores B2B não apenas respondem à personalização, mas também a esperam. Mais de 80% dos compradores querem que as marcas os conheçam, enquanto 87% dizem que a personalização impacta positivamente a forma como eles percebem uma empresa.

PEDIDO ESPECIAL

A personalização é a chave para o alcance bem-sucedido de cold email. Use uma mala direta para preencher nomes, empresas, prêmios recentes e outros detalhes pessoais sobre seus destinatários.

Aqui estão algumas linhas de assunto simples, porém personalizadas, que você pode copiar e colar em seu e-mail de solicitação de reunião:

• Tem tempo para conversar, Karen?
• Pedido de almoço de negócios com João
• Reunião de [Sua empresa] + [Empresa deles]?

Em seguida, combine essas linhas de assunto com uma cópia de e-mail personalizada, como:

Olá Janete,

Meu colega, John Hughes, recomendou você como designer gráfico de destaque. Minha empresa trabalha com designers gráficos e outros criativos para ajudá-los a comercializar melhor seus serviços, e adoraria conversar com você sobre seu trabalho e ver se posso ajudar a impulsionar alguns negócios para você.

Você estaria disponível para um café rápido às 9h na segunda-feira (por minha conta)? Deixe-me saber até sexta-feira se isso vai funcionar para você.

Fale logo,
Laura

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ESTUDO DE CASO

O Banzai ajuda as empresas de tecnologia B2B a conduzir eventos de marketing de campo e, em um cenário lotado, é fundamental garantir que sua mensagem chegue ao seu público-alvo. Banzai usa Mailshake para conduzir 80% de sua demonstração de produto. Saiba como eles fizeram isso.

Seja específico sobre sua solicitação

Em uma nota positiva, o tempo médio que uma pessoa gasta lendo um e-mail aumentou para cerca de 11,1 segundos (um aumento de 7% desde 2011). No entanto, ainda não é muito tempo para causar uma boa impressão, o que significa que você vai querer ir direto ao ponto.

Deixe claro por que você deseja se encontrar para que eles possam fazer o melhor uso de seu tempo (e do seu). Se eles tiverem que gastar tempo tentando descobrir o que você quer, a resposta provavelmente será 'não'. Aqui está um bom exemplo da Priority Matrix:

Olá ben,

É o Karl da Appcues.

Foi ótimo falar com você sobre {{tópico da última comunicação}}.

Estou entrando em contato porque sei que você recentemente {{algo que eles ou a empresa deles estão fazendo}}.

Tenho algumas ideias sobre como você pode implementar {{tópico ou recurso relacionado útil}} e acho que posso ajudá-lo.

Você tem tempo na próxima semana para marcar uma ligação ou tomar um café juntos?

Prometo não tomar muito do seu tempo. Eu realmente aprecio você tomar seu tempo para me ouvir sobre isso.

Karl

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Torne Fácil Dizer 'Sim'

Você é quem está enviando a solicitação de reunião de negócios por e-mail, portanto, a única responsabilidade que seu cliente em potencial deve ter é concordar e comparecer. Você precisará fazer a maior parte ou todo o trabalho pesado, como escolher um local e sugerir uma data e horário convenientes. Quanto menos trabalho eles tiverem para fazer, melhor você parecerá e maior será a probabilidade de eles dizerem 'sim'.

Você também deve informá-los antecipadamente quanto tempo espera que a reunião dure. Seu público-alvo precisa saber quanto tempo você está solicitando.

Evite a ambiguidade. Faça seu pedido conciso e concreto. Eles terão menos perguntas sobre a reunião e poderão tomar uma decisão mais informada.

Aqui está outro exemplo de e-mail de solicitação que você pode editar para seu próprio uso:

Assunto: Tem tempo para uma reunião rápida?

Olá Mike,

Meu nome é Kyle e sou o Diretor de Vendas da Career Services Inc. Percebi que você tem vários cargos para preencher em sua empresa e adoraria marcar uma reunião com você para ver se uma possível colaboração pode ser benéfica nós dois. Você poderia nos encontrar em seu escritório ou no nosso na próxima quinta-feira às 11h?

Estou ansioso para ouvir de você. Sinta-se à vontade para sugerir outro local ou horário se o acima não funcionar para você.

Cumprimentos,
Kyle

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Solicitar uma resposta

Incluir uma frase de chamariz no final do seu e-mail pode fechar o ciclo de sua solicitação de reunião de negócios. Você trabalhou duro escolhendo quem atingir, obtendo suas informações de contato, encontrando datas, horários e locais de reuniões e escrevendo sua mensagem. Não incluir uma solicitação de resposta pode sabotar todos os seus esforços e desencorajar os destinatários de agir.

Aqui estão algumas maneiras de solicitar uma resposta ao seu pedido de reunião:

• “Sinta-se à vontade para responder diretamente a este e-mail ou ligue para 123-456-7890.”
• “Use meu Calendly para escolher um dia e horário que funcionem melhor para você.”
• "Aguardamos a sua resposta!"
• “Deixe-me saber como é sua programação e partiremos daí.”

Além disso, certifique-se de limitar seu CTA a apenas uma solicitação ou ação para reduzir a confusão sobre o que fazer a seguir. Foi demonstrado que CTAs únicos aumentam as taxas de resposta em quase 400%. Além disso, elimina as suposições da equação sobre como os clientes em potencial podem aceitar a solicitação de reunião.

ADICIONE AO MENU

Salve seus e-mails de melhor desempenho como um modelo para que você e seus colegas de equipe possam usá-lo novamente.

Verifique novamente os erros de ortografia e gramática

Mesmo que ferramentas de verificação ortográfica como o Grammarly possam detectar muitos erros ortográficos ou gramaticais, elas não são infalíveis. A pesquisa mostra que apenas um erro em sua cópia de e-mail pode arruinar sua credibilidade.

Mesmo grandes marcas e empresas de ponta, como Pepsi e General Motors, não estão imunes a erros. A HubSpot publicou um resumo de erros ortográficos de alto perfil (incluindo um deles) para mostrar que ninguém é perfeito. Adquira o hábito de revisar seus e-mails de solicitação de reunião (e todos os outros conteúdos escritos, por falar nisso!) Para não perder uma reunião devido a um erro facilmente evitável.

Acompanhe seu cliente em potencial

Você enviou a solicitação de reunião de negócios perfeita e … grilos.

Em primeiro lugar, não entre em pânico. Mesmo com conteúdo sensível ao tempo, você pode não obter uma resposta imediata. Existem várias razões pelas quais isso pode acontecer:

• O destinatário não recebeu ou viu seu e-mail
• A hora, data ou local que você especificou em sua solicitação de reunião não funcionou para eles
• Esqueceram de responder porque estavam ocupados
• Excluíram seu e-mail acidentalmente ou o enviaram para a pasta errada
• Eles não estavam interessados

Não tome nenhuma resposta como uma resposta. O desinteresse é apenas um motivo possível para fantasmas. A única maneira de saber com certeza é fazer o acompanhamento com seu cliente em potencial.

Estudos mostram que 50% das vendas acontecem após o quinto acompanhamento, mas 44% dos vendedores param de entrar em contato após a primeira tentativa. O acompanhamento de seus e-mails de solicitação de reunião pode definitivamente ajudá-lo a garantir mais reuniões - e as vendas que virão com elas.

BOM ATÉ O ÚLTIMO GOTEJAMENTO

Adicione acompanhamentos automatizados à sua sequência de campanha para garantir que todos os recebam.

Aqui está um exemplo de acompanhamento de solicitação de reunião que você pode ajustar para suas próprias necessidades:

Oi Paul,

Solicitei uma reunião com você na semana passada, mas não recebi retorno de ninguém de sua equipe. Acho que nossas empresas podem se beneficiar trabalhando juntas e gostaria de me encontrar com você para discutir.

Eu posso entender se você estiver ocupado. Se você acha que faz sentido conversarmos, deixe-me saber como é o seu calendário.

Ansioso por saber sobre você,
Brian

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7 maneiras de usar modelos de e-mail em 2023

Copiar e colar nunca funciona. Nenhum representante de vendas deve simplesmente colar um modelo em um e-mail em branco, trocar o nome do cliente em potencial, clicar em “enviar” e esperar ver os resultados. Os compradores são experientes; eles podem dizer quando estão sendo atingidos por um modelo em vez de um e-mail genuíno e personalizado – e é improvável que fiquem impressionados.

Então, como você deve usar modelos? Em quais e-mails eles são mais adequados para uso? E que grau de edição eles exigem para obter melhores resultados?

1. Os modelos são mais adequados para mensagens repetíveis.

A Rex geralmente usa modelos para mensagens altamente repetíveis – coisas como acompanhamento de reuniões. Mesmo objetivo, mesmas informações. Mas e quanto a cenários mais complexos, como divulgação por e-mail frio? Você deve abandonar os modelos completamente? Absolutamente não. Mas usá-los requer um pouco mais de esforço de sua parte.

2. O que funciona para uma empresa não necessariamente funcionará para você .

Não aceite esses artigos dizendo “Este modelo de e-mail gerou US$ 1 milhão em novas vendas líquidas em três meses” pelo valor de face. Sem dúvida, a cópia do e-mail desempenhou um papel, mas também o setor, o produto, o preço, a localização e dezenas de outros fatores.

3. Use modelos como inspiração criativa .

É provável que você mesmo receba muitas mensagens frias de e-mail. Ou você pode ter visto alguns ótimos exemplos postados no LinkedIn. Mais uma vez, não basta rasgá-los. Mas você deve absolutamente usá-los como inspiração criativa. Assim como os inúmeros formatos de memes no Twitter, não há nada de errado em pegar um formato vencedor e adaptá-lo para seu próprio uso.

4. Pergunte a si mesmo: faz sentido aproveitar um modelo de oferta?

Alguns dos e-mails mais eficazes envolvem ofertas especiais – coisas como testes gratuitos e grandes descontos. A oferta é a razão pela qual essas mensagens são bem-sucedidas. Portanto, não há muito sentido em enviar um e-mail semelhante, mas com uma oferta muito menos atraente. Simplesmente não vai funcionar.

5. Ao personalizar, faça sua pesquisa em lotes.

Rex passa duas horas por vez no LinkedIn escolhendo fatos importantes sobre seu público-alvo. Usando esses fatos, ele criará uma única frase para cada cliente em potencial que pode ser inserida diretamente em um modelo de e-mail. Nesse período, ele geralmente pode fazer pesquisas suficientes para personalizar e-mails para 100 clientes em potencial diferentes.

6. Personalize por categoria, em vez de individualmente.

Outra ótima dica para adicionar personalização em escala: adicione elementos personalizados com base em um tipo de cliente em potencial, em vez de um indivíduo. Por exemplo, CEOs de startups de SaaS que geram até US$ 500.000 em receita provavelmente terão experiências e pontos problemáticos semelhantes. Descubra o que seu produto pode fazer por esse cliente e mencione-o em seus e-mails.

7. Recebeu conselhos sobre o tamanho do e-mail? Ignore isto!

Rex não acredita que exista um tamanho de e-mail “perfeito”. Claro, você quase sempre deseja mantê-lo o mais breve possível, mas isso não significa necessariamente que ele deve ter menos de 100 palavras (ou qualquer outra quantidade arbitrária). Curto por si só não é bom o suficiente; também precisa haver um gancho convincente – uma razão para o seu cliente em potencial responder.

Aqueça os clientes em potencial nas mídias sociais

Se você não estiver obtendo uma boa resposta aos seus e-mails de solicitação de reunião, poderá obter mais sucesso entrando em contato por outros canais. Incluir outro ponto de contato, como LinkedIn ou Twitter, pode ajudar seu nome a se destacar na caixa de entrada, além de oferecer uma saída adicional para aprender mais sobre eles.

Para vendedores B2B, o LinkedIn é uma mina de ouro para prospecção. Os representantes de vendas podem se conectar diretamente com profissionais de nicho e tomadores de decisão enquanto aprendem mais sobre seus clientes em potencial e a empresa para a qual trabalham. Por exemplo, você pode visualizar o perfil de alguém e perceber que ela ganhou um prêmio recente ou que sua empresa atingiu um marco importante.

Os vendedores podem transformar esses insights em quebra-gelos, dando-lhes um “in” quando tentam se conectar com um cliente potencial. Ele adiciona uma camada de personalização e autenticidade à conversa, o que é mais provável de ser notado do que uma mensagem em massa genérica. Se você ainda não o fez, confira nosso guia sobre como enviar uma solicitação de mensagem do LinkedIn.

O Twitter também se juntou às fileiras de vendas sociais, ajudando você a identificar e se conectar com clientes em potencial e contribuir com suas conversas. Você pode criar listas privadas no Twitter para acompanhar seus leads e suas atividades de postagem para nunca perder uma oportunidade de engajamento. Você também pode interagir com clientes em potencial, se envolver com o conteúdo deles, incentivar o envolvimento com seu próprio conteúdo e conhecer seu público-alvo de uma forma que simplesmente não é possível com e-mail.

O aquecimento de seus clientes potenciais pode levar algum tempo, então não desanime se você não vir resultados imediatos. A melhor prática é adiar a solicitação de uma reunião de negócios até que você tenha estabelecido uma conexão com seu cliente potencial. Uma vez que você não é um completo estranho, eles podem estar mais abertos ao que você tem a dizer.

UMA ABORDAGEM COMBINADA

Incorpore chamadas frias em suas sequências de campanha e faça chamadas diretamente na plataforma usando o Mailshake Dialer.

Conclusão

Reunir-se com clientes em potencial é uma parte crítica do processo de vendas. Ele define uma agenda onde você pode mergulhar mais fundo em seus problemas e em suas soluções sem competir por sua atenção. Lembre-se de que solicitar uma reunião é apenas o primeiro passo. Você também precisa ter um plano sobre como proceder assim que aceitarem sua solicitação e deixá-los felizes por terem aceitado sua oferta.

Mas, por enquanto, pegue as amostras de e-mail de solicitação acima e linhas de assunto de e-mail de reunião e torne-as suas.

Perguntas frequentes sobre e-mail de solicitação de reunião

Como você envia uma solicitação de reunião por e-mail?

Existem algumas etapas básicas para enviar um e-mail de solicitação de reunião eficaz. Comece encontrando e verificando o endereço de e-mail do seu contato e escreva uma linha de assunto atraente, de preferência incluindo o nome e a data da reunião. Torne-o específico e solicite uma resposta adicionando um CTA claro.

Como você pede um compromisso de reunião?

Existem muitas abordagens viáveis ​​para solicitar um agendamento de reunião, mas seu principal objetivo é tornar o mais simples possível para o cliente em potencial dizer “sim”. Isso significa sugerir você mesmo o local, a data e a hora, mas dando a eles espaço para sugerir alternativas.

Como você educadamente pede uma consulta?

Pedir uma resposta às vezes pode parecer um pouco rude. Mas deixar de fazer isso dissuadirá o destinatário de agir. Para encontrar o equilíbrio certo, tente uma destas solicitações de resposta:

• “Sinta-se à vontade para responder diretamente a este e-mail ou ligue para 123-456-7890.”
• “Use meu Calendly para escolher um dia e horário que funcionem melhor para você.”
• "Aguardamos a sua resposta!"
• “Deixe-me saber como é sua programação e partiremos daí.”

Como faço para solicitar um e-mail de reunião do Zoom?

Na nova era da cultura de trabalho do Zoom, o envio de e-mails de reunião do Zoom tornou-se cada vez mais comum. Para acertar, siga estes passos:

1. Faça login no cliente de desktop do Zoom
2. Agende sua reunião
3. Clique em “Reuniões”
4. Escolha a reunião para a qual deseja convidar as pessoas e clique em “Copiar convite”
5. Cole as informações em um e-mail (ou qualquer outra plataforma de comunicação) e envie para todo o grupo de calendários