Minimizando os riscos de usar o WhatsApp no trabalho
Publicados: 2023-07-04
O WhatsApp se tornou a principal plataforma de mensagens, com cerca de 2 bilhões de usuários globais enviando coletivamente mais de 100 bilhões de mensagens por dia.
Embora o uso do WhatsApp possa ser conveniente, ele não foi desenvolvido para comunicações internas seguras.
As organizações, especialmente no setor de saúde, devem, portanto, reconhecer e abordar os vastos riscos associados ao seu uso e, em vez disso, considerar o uso de uma plataforma de comunicação interna segura e profissional.
No entanto, se você estiver usando o WhatsApp em sua organização, ainda poderá tomar medidas imediatas para reduzir esses riscos.
Vamos examinar as principais preocupações e mergulhar nas etapas que você pode seguir para minimizá-las.
Os principais riscos e como minimizá-los
Risco 1: as organizações não têm controle administrativo
O WhatsApp carece de recursos administrativos e permissões essenciais, o que dificulta o gerenciamento de grupos de bate-papo, o controle dos recursos do usuário e a supervisão à medida que as organizações crescem.
Como minimizar o risco:
- Avalie todos os grupos de bate-papo regularmente: realize uma avaliação regular para identificar os grupos de bate-papo do WhatsApp existentes em sua organização. Reúna informações dos membros da equipe para criar uma visão geral desses grupos e determinar sua relevância. Mantenha as listas de participantes do grupo atualizadas, feche grupos desnecessários e crie uma lista de seus grupos em Excel ou Word para garantir rastreabilidade total.
- Atribua funções administrativas de grupo claras: defina e designe claramente administradores para cada grupo de bate-papo. Especifique suas responsabilidades, como gerenciar as atividades do grupo, aprovar novos membros e aplicar as diretrizes de comunicação. Isso aumenta a responsabilidade e a supervisão. Certifique-se de que os administradores sejam membros confiáveis da equipe que possam refletir adequadamente a organização.
- Limite o número de administradores: mantenha o número mínimo de administradores para cada grupo. Ter muitos administradores aumenta a probabilidade de má administração ou ações não autorizadas.
Risco 2: Responsabilidade por conteúdo ofensivo e impróprio
A incapacidade de remover mensagens ofensivas ou inapropriadas no WhatsApp coloca sua organização em risco de ação legal, danos financeiros e de reputação e perda de moral dos funcionários.
Como minimizar o risco:
- Estabeleça políticas de mensagens do WhatsApp: defina e comunique claramente as expectativas e diretrizes em relação ao comportamento aceitável de mensagens. Desenvolva uma política descrevendo os tipos de mensagens e comportamentos que não são tolerados nos grupos do WhatsApp.
- Comunique as diretrizes desde o início: Informe todos os membros do grupo sobre as diretrizes que devem seguir ao criar novos grupos. Use o recurso de descrição do grupo do WhatsApp para adicionar um resumo das regras de conduta como um lembrete constante.
- Aborde o conteúdo inapropriado imediatamente: responda imediatamente a mensagens ofensivas ou inapropriadas. Comunique claramente que tal conteúdo não é permitido, solicite sua exclusão e reforce o compromisso da organização com uma comunicação respeitosa e responsável.
Risco 3: manutenção manual propensa a erros
Gerenciar grupos do WhatsApp manualmente pode levar a erros, atrasos na adição e remoção de funcionários e perda de controle sobre os grupos quando os administradores saem da empresa.
Como minimizar o risco:
- Siga um procedimento estruturado para adicionar novos e remover ex-funcionários: Adicione novos funcionários aos grupos de WhatsApp da empresa como parte do processo de integração e remova imediatamente ex-funcionários após sua saída. Embora os ex-membros mantenham o acesso aos históricos de conversas, eles não devem mais receber novas mensagens.
Como você pode precisar de vários administradores para realizar essas ações, coloque uma pessoa responsável para garantir que todos os administradores realizem essa tarefa.
- Certifique-se de que o desligamento reflita uma revisão da função do indivíduo: se o funcionário que está saindo for um administrador de grupo, atribua um novo administrador como parte do processo de desligamento para garantir que o controle de todos os grupos do WhatsApp permaneça dentro de sua organização.
Risco 4: Vazamento de informações confidenciais
O WhatsApp representa um risco de vazamento de informações sigilosas, principalmente quando ex-funcionários ainda têm acesso às conversas do WhatsApp das quais participaram, mesmo depois de removidos.
Como minimizar o risco:
- Defina políticas claras sobre quais informações podem ser compartilhadas no WhatsApp: o ideal é compartilhar exemplos de informações que não devem ser compartilhadas. Para organizações de assistência médica, é recomendável restringir o compartilhamento de informações relacionadas ao paciente e, em vez disso, usar uma plataforma segura por meio da qual a empresa possa controlar e registrar dados confidenciais.
- Treine a equipe: Inclua um capítulo sobre o uso do WhatsApp e seus riscos em seus programas de treinamento contínuo. Enfatize que as informações compartilhadas pelo WhatsApp não podem ser totalmente removidas e que todos devem pensar bem antes de compartilhar documentos, informações comerciais ou Informações Protegidas de Saúde.
- Crie uma representação visual clara para os grupos: embora pouco possa ser feito após o compartilhamento de informações ou imagens no grupo errado, você pode minimizar o risco de isso ocorrer usando nomes e imagens de grupos claros para chamar a atenção do usuário antes de compartilhar qualquer informação.
- Peça à sua equipe para evitar o compartilhamento de seus dispositivos: Seja em casa ou com amigos, enfatize a importância de não fornecer acesso a terceiros a um dispositivo que possa conter informações confidenciais.
- Incentive o uso de configurações de segurança: certifique-se de que sua equipe ative as configurações de segurança em seus telefones, como senha, reconhecimento facial ou autenticação de impressão digital, para reduzir os riscos de outras pessoas acessarem informações confidenciais. O dispositivo deve travar automaticamente um pouco depois de não ser usado.
Risco 5: Ações trabalhistas e trabalhistas
O uso do WhatsApp para comunicação no local de trabalho expõe as organizações a riscos trabalhistas e trabalhistas, pois históricos completos de conversas e informações mantidas por funcionários podem ser usados como prova em ações legais.
Como minimizar o risco:
- Minimize o uso do WhatsApp para comunicações relacionadas ao trabalho: sempre que possível, limite o uso do WhatsApp e tente evitar assuntos relacionados ao trabalho, como discutir horas extras de trabalho, comunicação relacionada à rescisão ou anúncios específicos.
- Forneça aos gerentes ferramentas dedicadas para comunicação relacionada ao trabalho: considere equipar os gerentes com ferramentas especializadas projetadas especificamente para comunicação relacionada ao trabalho. Essas ferramentas devem facilitar a comunicação eficaz com os membros de sua equipe em relação às informações relacionadas ao trabalho do dia-a-dia.
- Revise as conversas ao demitir um funcionário: antes de demitir funcionários, é útil revisar as comunicações anteriores do WhatsApp com eles para identificar possíveis riscos de litígio trabalhista, pois uma compreensão abrangente de todo o contexto pode ajudar no gerenciamento eficaz de tais reclamações.
Risco 6: Problemas de segurança e privacidade
O WhatsApp não tem compromissos comerciais com organizações que utilizam sua versão para o consumidor. Ele não carrega as responsabilidades e obrigações de outros provedores de software, como backup e recuperação de dados ou relatórios sobre violações de segurança.
Como minimizar o risco:
- Mantenha-se informado sobre vulnerabilidades e seu status atual: mantenha-se atualizado sobre as informações mais recentes sobre vulnerabilidades na plataforma WhatsApp seguindo artigos de notícias e publicações que acompanham esses desenvolvimentos.
- Avalie a possibilidade de migrar para ferramentas de trabalho especializadas: tais plataformas devem estar amparadas por contratos legais e avaliações criteriosas, garantindo que elas e seus provedores tenham responsabilidades e compromissos com sua organização.
Conclusão
No geral, embora o WhatsApp ofereça um aplicativo conveniente e amplamente utilizado, as organizações devem estar cientes dos riscos associados ao seu uso no local de trabalho, principalmente em setores sensíveis como o da saúde.
No entanto, se você atualmente usa o aplicativo de mensagens para se comunicar com sua equipe, use as recomendações acima para aumentar a segurança e minimizar os riscos potenciais associados ao uso do WhatsApp no trabalho.
Além disso, é altamente recomendável explorar soluções alternativas de comunicação interna que forneçam melhor controle sobre o compartilhamento de dados e sejam projetadas especificamente para atender às suas necessidades de negócios.