6 erros a evitar ao contratar um assistente virtual

Contratar um Assistente Virtual é semelhante a contratar um funcionário regular. A única diferença é que um trabalha no mundo virtual e o outro trabalha em um escritório físico. Portanto, se você planeja contratar um Assistente Virtual, só faz sentido implementar a mesma abordagem que você faria ao contratar um funcionário de escritório.

Aqui estão seis erros a serem evitados ao contratar um assistente virtual:

1. Falha em identificar a necessidade

Existem dois tipos de empreendedores. Um é o empresário que planeja com antecedência e tende a pensar demais em sua situação. Ele pode decidir contratar um assistente virtual porque acha que seu negócio ganhará força significativa dentro de algumas semanas. Ele teme que sua configuração atual não seja suficiente para acomodar volume adicional. Assim, ele contrata um assistente virtual em uma semana e prepara o negócio para a expansão.

O segundo empreendedor é aquele que não tem ideia do que seu negócio precisa. Ele tende a seguir cegamente o conselho dos outros sem validar sua decisão. Então ele contrata um assistente virtual simplesmente porque outro empresário compartilhou sua experiência de sucesso.

Em ambos os casos, o assistente virtual será subutilizado porque os empreendedores não têm ideia do motivo pelo qual contrataram um.

Antes de começar a recrutar candidatos para o cargo de assistência virtual, identifique os motivos pelos quais você precisa trazer um para sua equipe. Caso contrário, você não terá ideia de quais habilidades procurar, as qualificações e o escopo do trabalho a ser atribuído.

2. Falta de um sistema de qualificação

Os empreendedores que contratam um assistente virtual com base no Curriculum Vita podem ter um despertar rude. O CV é uma referência importante para qualificar um candidato, mas não deve ser o único critério. Na verdade, não deve ser o critério principal.

E não basta tirar conclusões com base na entrevista preliminar. Para encontrar o melhor candidato, você deve ter um sistema de qualificação em vigor. Aqui está um sistema que você pode tentar:

• Entrevista preliminar
• Teste de habilidades fundamentais
  • MS Word
  • MS Excel
  • Tratamento de e-mail
  • Redação básica de cartas
  • Gerenciamento de arquivos
  • Manipulação do telefone
• Teste de habilidades técnicas
  • Teste prático sobre requisito de trabalho específico
  • Teste de competência oral
• Perfil comportamental
  • Raciocínio Analógico
  • Testes situacionais
  • Verifique as contas de mídia social

Desde o início, este sistema parece tedioso, mas abrange os três (3) componentes importantes para um candidato: Técnico, Fundamental e Comportamental.

3. Contratando o primeiro candidato

Um grande erro cometido pelos empreendedores é contratar o primeiro candidato que encontram. Não é porque o primeiro candidato não é qualificado; mas você precisa de um conjunto de talentos para cruzar as qualificações.

Ao contratar um assistente virtual, acumule uma lista restrita de 5 a 7 candidatos. Tente tornar suas experiências o mais diversificadas possível. Não se concentre apenas em candidatos que tenham a experiência que sua empresa exige. Por quê? Porque a maioria desses candidatos já está definida em seus caminhos; eles têm um sistema em vigor e podem hesitar em seguir o seu.

4. Ausência de medidas de controle de qualidade

Se você ouvir as pessoas dizerem que tiveram uma experiência ruim trabalhando com um assistente virtual, descubra em primeira mão por que foi assim. É fácil para os empresários culpar o assistente virtual, mas em todos os arranjos há duas partes.

E em toda história há dois lados.

A maioria dos arranjos não funciona porque as medidas de controle de qualidade não foram estabelecidas. O assistente virtual, embora experiente, trabalha tendo como referência as orientações do cliente. E há a questão da Curva de Aprendizagem a ser respeitada.

Como cliente, você precisa estar no topo do desempenho do seu assistente virtual, especialmente no início do engajamento, quando a curva de aprendizado é íngreme. Sempre meça o desempenho do assistente virtual e discuta os resultados regularmente. O objetivo é melhorar constantemente.

5. Falta de comunicação

Alguns empresários vão supor que a maior falha em um acordo de assistência virtual é a falta de comunicação. Eles apontarão os diferenciais de fuso horário e a incapacidade de compartilhar o espaço que dificulta as linhas de comunicação.

Essas observações não têm base e são, de fato, contrárias às vantagens de trabalhar com assistentes virtuais. Quando você toma a decisão de contratar assistentes virtuais, reconhece o poder da tecnologia digital. Existem vários programas online que você pode usar para se comunicar regularmente com seu assistente virtual, independentemente do fuso horário. Aqui estão apenas alguns:

• WebEx
• Asana
• Força de vendas
• Skype
• Viber
• Google Hangout

Com exceção do WebEx e do Salesforce, esses programas podem ser baixados e gratuitos. Se você administra negócios on-line, deve ter um software colaborativo instalado. Caso contrário, você não será capaz de gerenciar seu negócio de forma eficaz e eficiente.

6. Negligenciar as diferenças culturais e sociais

Desde 2010, as Filipinas e a Índia competem pelo primeiro lugar em terceirização global de negócios. Ambos os países são ótimos recursos para talentos online, incluindo assistentes virtuais. Em 2012, a Índia registrou o maior número de trabalhadores online, mas é seguida de perto pelas Filipinas. De acordo com o gigante do mercado de trabalho online Elance, 1/8 de seus freelancers são das Filipinas.

Se você decidir contratar assistentes virtuais desses países, pode ter certeza de um trabalho de alta qualidade a preços mais acessíveis. Mas para que o engajamento funcione, você precisa estar familiarizado com suas nuances culturais e sociais.

A cultura de uma pessoa representa a história de seu país. Os valores, normas e costumes foram passados ​​de geração em geração. Você não deve esperar que o candidato comprometa suas práticas de forma irracional por causa do trabalho. Esteja atento e respeitoso com suas práticas e acomode-as em sua agenda. A chave para fazer este trabalho é planejar o cronograma com antecedência.

Como você acabou de ler, o processo de qualificação de um assistente virtual deve ser o mesmo de qualificação de um funcionário regular de escritório. Talvez um assistente virtual precise de canais de comunicação mais abertos, mas o valor de manter uma comunicação próxima com seu funcionário de escritório regular também vale.

Você encontrará grande valor em ter um assistente virtual a bordo de sua equipe. Mas sempre reserve um tempo para encontrar o candidato mais adequado para o seu negócio.

biografia do autor

Felix trabalha com a Outsource Workers, uma empresa que ajuda empreendedores a encontrar o assistente virtual perfeito para seus negócios. Você pode encontrar mais de suas postagens no Twitter.