Gerenciamento de força de trabalho móvel: o guia completo

A força de trabalho móvel compreende 2,7 bilhões de funcionários em todo o mundo e inclui aqueles que não trabalham em uma mesa como parte de sua função. Trabalhadores sem mesa incluem motoristas de táxi, enfermeiros, trabalhadores de serviços públicos, trabalhadores florestais, motoristas de caminhão, socorristas e outros que realizam trabalhos cruciais sem trabalhar em um local central.

Os funcionários móveis podem ajudar as empresas a melhorar a satisfação do cliente trazendo serviços aos clientes e podem permitir a conclusão de tarefas que simplesmente não podem ser feitas a partir de um local central. No entanto, como todas as forças de trabalho, os trabalhadores sem mesa e seus gerentes precisam das ferramentas de gerenciamento certas. Na verdade, como os trabalhadores sem mesa podem não ter acesso aos recursos de um escritório tradicional o tempo todo, tecnologias e soluções fortes de gerenciamento de força de trabalho móvel são mais importantes.

O que é gerenciamento de força de trabalho móvel?

O gerenciamento da força de trabalho móvel (MWM) refere-se às ferramentas, tecnologia e abordagem usadas pelas empresas para gerenciar equipes de campo, frotas e trabalhadores sem mesa. Ele pode incluir soluções de software de gerenciamento de força de trabalho móvel, aplicativos, serviços e outras soluções projetadas para ajudar gerentes, lideranças e trabalhadores móveis a se comunicarem e trabalharem juntos de forma eficaz, mesmo à distância.

Os grandes desafios do gerenciamento da força de trabalho móvel — e as soluções

A força de trabalho sem mesa precisa de uma abordagem diferente, mas muitas empresas do Vale do Silício se concentraram desproporcionalmente em trabalhadores de escritório ao desenvolver soluções de gerenciamento de equipe e gerenciamento de tarefas. Essas opções não funcionam para gerenciamento de serviços móveis e de campo, porque os funcionários sem mesa geralmente estão longe dos gerentes. Embora os trabalhadores sem mesa possam ter mais autonomia e liberdade em suas funções, eles ainda precisam de comunicação confiável, acesso a bancos de dados e informações para realizar seus trabalhos e suporte de gerenciamento adicional.

As equipes móveis também enfrentam desafios únicos que exigem suas próprias soluções de gerenciamento de força de trabalho móvel.

O desafio: desapego

Os trabalhadores móveis podem não ter tanta interação social no local de trabalho quanto os funcionários do escritório, tornando mais difícil para eles se sentirem parte da equipe. Isso pode levar a uma alta rotatividade, o que é caro – as empresas gastam o equivalente a 70% do salário anual de um trabalhador, em média, para substituir um membro da equipe. Empresas com desengajamento também são superadas por forças de trabalho altamente engajadas em cerca de 20%.

As soluções

• Torne seu local de trabalho móvel: use um aplicativo móvel para manter sua equipe móvel engajada em vez de pedir aos funcionários que usem um PC ou concluam tarefas em um local de escritório (como marcar ponto) que agora podem ser feitas remotamente.
• Crie espaços sociais online: use a tecnologia para criar comitês virtuais ou grupos de bate-papo social online. Dar aos funcionários um espaço para socializar on-line por meio de bate-papo por texto ou vídeo os ajuda a se conhecerem, o que é especialmente importante se sua equipe raramente se encontra pessoalmente. Conhecer a equipe maior ajuda os funcionários a se sentirem parte de algo maior e ajuda a recriar parte da camaradagem que pode surgir naturalmente ao trabalhar cara a cara.
• Reconheça os funcionários: Todo mundo gosta de ser reconhecido. Em uma pesquisa, 40% dos trabalhadores disseram que se esforçariam mais se fossem reconhecidos no trabalho com mais frequência. Com os trabalhadores móveis, é importante usar o gerenciamento de força de trabalho móvel ou outro sistema para garantir que você reconheça publicamente o bom trabalho e não ignore os trabalhadores que podem não estar no escritório ou cujo trabalho você não vê todos os dias.

Configure um programa de reconhecimento de funcionários, como um “funcionário do mês” regular ou outro reconhecimento formal, para garantir que esses trabalhadores se sintam vistos e valorizados.

• Crie oportunidades para que os trabalhadores se encontrem pessoalmente: Se possível, crie eventos onde os trabalhadores possam se encontrar pessoalmente regularmente, tanto para interação social com seus pares quanto para desenvolvimento profissional. Pode ser inestimável para a cultura e a conexão que seus funcionários se reúnam para bebidas ou jantares regulares após o trabalho, celebrações de feriados, reuniões gerais, retiros da empresa e outros eventos. Ficar offline algumas vezes ajuda sua equipe a se sentir como uma equipe.

O desafio: acesso à informação

Os trabalhadores móveis precisam de informações para fazer seu trabalho, mas, diferentemente dos trabalhadores de escritório, eles não têm acesso a um quadro de avisos central da empresa, a um arquivo ou mesmo a outros trabalhadores a quem possam solicitar informações. Um bom gerenciamento de força de trabalho móvel significa garantir que seus funcionários possam acessar facilmente o que precisam para suas tarefas de trabalho, e isso começa com boa tecnologia ou um aplicativo poderoso que pode conter todos os documentos, listas de verificação, modelos, formulários e quaisquer outras ferramentas que seus funcionários precisem .

As soluções

• Crie uma base de conhecimento: de acordo com uma pesquisa, os trabalhadores podem gastar até 19% do tempo de trabalho procurando informações. Para os trabalhadores de escritório, isso significa sentar-se em um computador com conforto em ambientes fechados. No entanto, para os trabalhadores móveis, isso pode significar mais tempo ao ar livre em vários tipos de clima, mais tempo no campo e uma frustração considerável ao procurar informações em seus dispositivos móveis. Tenha um espaço on-line criptografado que permita que os funcionários móveis acessem documentos específicos de tarefas, o manual do funcionário, manuais de procedimentos, políticas da empresa, formulários e muito mais.

Uma ferramenta como a Base de Conhecimento da Connecteam pode ser útil porque foi projetada especificamente para trabalhadores sem mesa e está pronta para ser preenchida com seus documentos enquanto é totalmente personalizável. Você pode definir permissões para que as equipes possam acessar os documentos de que precisam sem ter que percorrer informações irrelevantes e pode organizar os documentos para que sejam fáceis de encontrar.

• Gerenciamento de tarefas e ordens de serviço: quando seus funcionários estiverem em campo, use um recurso de gerenciamento de tarefas em sua plataforma de gerenciamento de força de trabalho móvel para atribuir tarefas, anexar documentos necessários para cada tarefa, definir prazos e muito mais. Você pode obter atualizações de status e se comunicar sobre tarefas, permitindo que os funcionários permaneçam organizados e no caminho certo.
• Gerenciamento de agendamento: se seus funcionários não estão entrando em um escritório, você pode estar se perguntando como saber quando eles estão disponíveis para trabalhar e quando chegaram. Da mesma forma, os funcionários precisam saber quando seus turnos devem começar e o que se espera deles. Uma plataforma como a Connecteam resolve esse problema. Crie e compartilhe agendas on-line, verifique se elas não estão sobrepostas e até crie “turnos abertos” para seus funcionários reivindicarem.

O recurso de marcação de ponto permite que os funcionários marquem o ponto quando chegarem ao local, mesmo que estejam trabalhando longe de seus escritórios principais. Você pode até configurar locais com cercas geográficas, receber notificações quando os funcionários chegam e definir limites para controlar horas extras para economizar dinheiro da empresa.

O desafio: acesso à tecnologia

Em uma pesquisa, 75% dos trabalhadores sem mesa entrevistados relataram que usam tecnologia pelo menos metade do tempo em que estão no trabalho. No entanto, 80% também relataram receber laptops de seus locais de trabalho em vez de tecnologia mais adequada, como dispositivos móveis. Em alguns casos, os funcionários trabalharam para proteger a tecnologia móvel por conta própria, para que tivessem as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho.

As soluções

• Considere oferecer tecnologia da empresa: comprar smartphones ou tablets de qualidade para sua equipe móvel garante que todos usem tecnologia segura e moderna. Você também pode garantir que todos os membros de sua equipe tenham a tecnologia disponível para fazer seu trabalho e executar sua plataforma de gerenciamento de força de trabalho móvel.
• Permita que os funcionários usem sua própria tecnologia: algumas empresas permitem que os funcionários usem seus próprios dispositivos móveis. Embora isso possa levantar preocupações adicionais de segurança, pode ajudar a controlar os custos. Se os funcionários estiverem usando sua própria tecnologia, usar um aplicativo de gerenciamento de força de trabalho móvel seguro é importante para garantir que os dados da empresa permaneçam seguros.
• Atualize regularmente: verifique se você está executando os aplicativos de força de trabalho móvel mais recentes com as atualizações atuais. Se você oferece dispositivos da empresa, como tablets, atualize-os regularmente para que os funcionários tenham ferramentas confiáveis ​​em campo e em trânsito.

O desafio: gestão de frotas

Se você tem uma força de trabalho sem mesa, geralmente não precisa apenas gerenciar o pessoal. Você também precisa gerenciar sua frota e a experiência do cliente fornecida por sua equipe móvel. Dependendo do seu negócio, isso pode significar enviar sua equipe para tarefas urgentes ou solicitadas, rastrear remessas e pessoal, manter cronogramas de manutenção de veículos e muito mais. Ser capaz de concluir essas tarefas de forma eficaz pode economizar tempo e dinheiro da sua empresa e pode melhorar as experiências dos clientes.

As soluções

• Use um rastreador GPS: Um rastreador GPS, como o disponível com o Connecteam, permite que você veja onde sua frota está em tempo real e rastreia a velocidade e a distância. Ele ainda permite que você reproduza as rotas que os motoristas fizeram em dias específicos e ajuda você a manter a conformidade com as regras de Horas de Serviço gerenciando as horas de condução.
• Use um aplicativo de funcionário para expedição: um aplicativo como o Connecteam permite agendar turnos, mas também permite reexpedir caminhões ou fazer alterações de última hora, conforme necessário. Uma vez que é combinado com um recurso de bate-papo, você e suas equipes ou pilotos podem manter contato facilmente quando precisar fazer ajustes.

O mesmo sistema permite localizar facilmente o membro da equipe mais próximo quando uma solicitação é feita e enviá-lo para qualquer trabalho urgente. Ele ainda permite que você coordene equipes, para que você possa enviar diferentes tipos de socorristas para uma cena ou enviar técnicos e uma equipe de entrega para o mesmo endereço, por exemplo.

• Crie um sistema para gerenciamento de estoque: sua frota não é a única coisa que você precisa gerenciar. Você também pode precisar garantir que as ferramentas e equipamentos de trabalho sejam devolvidos no prazo e em boas condições.

Uma plataforma de gerenciamento pode ajudá-lo a criar listas de verificação para ferramentas e inventários relacionados a tarefas e até mesmo permitir que você colete assinaturas eletrônicas de funcionários quando as ferramentas e equipamentos são devolvidos. Se o equipamento estiver danificado, um bom sistema móvel permite que os trabalhadores carreguem imagens do equipamento afetado para que ele possa ser reparado antes que seja necessário novamente.

O desafio: problemas de comunicação

Os trabalhadores de campo nem sempre têm acesso à internet e podem estar longe das equipes, trabalhando sozinhos ou com clientes. A comunicação com outras pessoas no local de trabalho é mais desafiadora e requer mais camadas de comunicação.

As soluções

• Torne a comunicação assíncrona: para trabalhadores que estão em campo, interagindo com um cliente ou fora do alcance de uma torre de celular, a comunicação assíncrona permite que eles façam seu trabalho e, em seguida, verifiquem e retornem mensagens assim que puderem. Ao realizar reuniões ou enviar mensagens, lembre-se de que alguns membros de sua equipe móvel podem receber essas mensagens mais tarde e ganhar tempo extra para respostas.
• Ofereça um espaço para todas as comunicações para que nada seja perdido: uma plataforma de gerenciamento de local de trabalho móvel como a Connecteam é móvel e permite que os funcionários acessem documentos, formulários, políticas, grupos de bate-papo e todas as formas de comunicação em um só lugar. Dessa forma, os funcionários não precisam se perguntar onde uma lista de verificação importante está armazenada e não precisam enviar mensagens instantâneas e solicitações de bate-papo por meio de várias plataformas. Com um sistema, fica claro onde está tudo.
• Use um sistema móvel em primeiro lugar: é importante que sua plataforma ou aplicativo de gerenciamento de local de trabalho móvel não apenas suporte comunicações móveis, mas seja projetado especificamente para dispositivos móveis e trabalhadores sem mesa. Um bom aplicativo pode permitir que os trabalhadores entrem em contato com a matriz ou um gerente ou coordenador em tempo real, sem precisar saber suas informações de contato.

Um recurso de bate-papo em tempo real pode oferecer uma das maneiras mais rápidas de obter ajuda, enquanto um diretório da empresa pode ajudar os funcionários a encontrar os membros da equipe com os quais precisam entrar em contato. Um recurso como o Connecteam Updates também é útil. Esse feed de mídia social permite que os funcionários vejam as atualizações de toda a empresa em tempo real, com ou sem vídeos e imagens.

O desafio: a supervisão é mais difícil

Como você pode gerenciar alguém que você não pode ver, que pode estar no trabalho a quilômetros de distância de seu gerente ou supervisor? Seus trabalhadores móveis estão “fora de vista, fora de mente?” Você é capaz de fornecer a supervisão e apoiar as necessidades de sua força de trabalho?

As soluções

• Use uma ferramenta de gerenciamento de frota forte: ferramentas de gerenciamento de frota como o Connecteam facilitam a coordenação das complexidades exclusivas de uma equipe em movimento. Com o gerenciamento de frota, você pode ver onde todos estão, quem está mais próximo de um trabalho solicitado e para onde os membros de sua equipe precisam ir em seguida. Você pode até ver para onde alguém está indo, se está em um local de trabalho, e mais gerentes de informações podem precisar dar suporte total a uma equipe.
• Ofereça muitas ferramentas e recursos: o treinamento personalizado pode ajudar os funcionários a se sentirem confiantes em seu trabalho e fornecer as habilidades necessárias para trabalhar de forma autônoma - com suporte adequado, é claro. O Connecteam permite que você crie questionários para que você possa testar os trabalhadores sobre o que eles aprenderam.

Sistemas, listas de verificação e solicitações de trabalho detalhadas ajudam os trabalhadores a saber exatamente o que se espera deles, permitindo que trabalhem de forma eficiente e com mais independência. Listas de verificação e outras ferramentas em um sistema como o Connecteam também oferecem aos gerentes informações sobre o trabalho que está sendo feito, para que eles possam gerenciar equipes e tarefas com eficiência em tempo real.

• Ofereça suporte de documentação fácil: pode afetar a experiência do cliente se um trabalhador móvel não conseguir encontrar o formulário correto para concluir uma tarefa. Uma boa plataforma tem os documentos organizados para que possam ser encontrados em minutos e atualiza regularmente os documentos para que os trabalhadores possam acessar as versões corretas dos arquivos e formulários de que precisam.
• Realize pesquisas regulares: é fácil para a liderança pensar que sabe o que os trabalhadores sem mesa de suporte precisam, mas a melhor maneira de descobrir é perguntando. Usar um recurso como pesquisas e enquetes do Connecteam permite avaliar como a tecnologia está funcionando para sua força de trabalho móvel e se recursos adicionais são necessários.

O desafio: o trabalho móvel pode ser imprevisível

Os trabalhadores no campo podem precisar lidar com os clientes por conta própria ou podem encontrar condições climáticas ou outras situações no terreno às quais precisam reagir. O trabalho móvel geralmente acontece em um ambiente imprevisível, e os trabalhadores da construção, transporte, resposta a emergências e outros campos podem encontrar situações únicas e de emergência.

As soluções

• Tenha sistemas de contato de emergência: facilite o contato dos trabalhadores com você em caso de emergência e use uma plataforma ou aplicativo com notificações push, para que você possa alertar sua equipe sobre tempestades ou outras condições perigosas. Tenha políticas de segurança e procedimentos de emergência em vigor para que sua equipe saiba o que fazer quando o inesperado acontecer.
• Pense offline: ter algum material escrito que os funcionários possam carregar com eles, especialmente para emergências, pode ser útil se a energia acabar durante uma tempestade ou se um trabalhador no campo estiver em uma zona morta. Uma lista de contatos de emergência ou um pequeno guia de emergência impresso dá aos trabalhadores algo para consultar se seus dispositivos móveis não estiverem acessíveis.
• Ofereça flexibilidade sempre que possível: se o trabalho permitir, dê aos trabalhadores liberdade para concluir as tarefas. Ao atribuir uma tarefa, explique o que o trabalho envolve, quando precisa ser concluído e qual é o objetivo do trabalho. Se puder, dê ao trabalhador alguma liberdade para decidir como realizar essa tarefa. Por exemplo, seu funcionário pode ver condições no terreno que significam que podem ser necessários ajustes no processo normal para concluir uma tarefa.

Práticas recomendadas para gerenciar trabalhadores móveis e seu trabalho

Ao escolher um sistema de gerenciamento de força de trabalho móvel, há dois fatores principais a serem considerados. Primeiro, você precisa de um aplicativo de gerenciamento poderoso criado especificamente para trabalhadores sem mesa, oferecendo uma solução completa para operações, agendamento, RH e comunicações. Em segundo lugar, você precisa de uma abordagem de gerenciamento que atenda às necessidades dos trabalhadores móveis. Veja a seguir as práticas recomendadas a serem introduzidas ao implantar seu sistema de gerenciamento:

• Faça com que os trabalhadores móveis se sintam parte da equipe: certifique-se de que celebrações, eventos da empresa, grandes anúncios e oportunidades estejam igualmente disponíveis para os trabalhadores móveis. Se você estiver tendo uma reunião em que alguns trabalhadores estão participando por vídeo do campo, por exemplo, certifique-se de que quaisquer atividades ou quebra-gelos possam incluí-los.
• Avalie o progresso e o envolvimento do trabalhador móvel: crie um recurso de “recomendações” online onde os trabalhadores móveis possam compartilhar o que está e o que não está funcionando. Traga essas ideias para a liderança e trabalhe para implementá-las, se possível. Se uma ideia não for possível, pode ser útil compartilhar o motivo e oferecer alternativas. Conduza regularmente avaliações de funcionários usando dados de sua plataforma de gerenciamento de local de trabalho móvel, para que você possa apoiar os funcionários na melhoria e no crescimento.
• Certifique-se de que as comunicações sejam móveis em primeiro lugar: Incentive os trabalhadores móveis a fazer check-in e agendar reuniões individuais para discutir como cada trabalhador está se saindo. Embora as reuniões presenciais sejam uma excelente maneira de se conectar, quando isso é impossível, o bate-papo móvel, o bate-papo por vídeo e outras formas de comunicação móvel podem garantir que as conversas com os funcionários continuem. Crie uma comunicação direta entre os trabalhadores móveis e a liderança criando chats em grupo e reuniões de check-in agendadas regularmente para que os trabalhadores sem mesa se sintam vistos e ouvidos.
• Crie recursos móveis: grupos de recursos de funcionários, comitês de cultura virtual e bate-papos em grupo dão aos trabalhadores móveis a chance de conhecer uns aos outros e aos outros na empresa. Isso ajuda você a conhecer os trabalhadores móveis de sua equipe, para que saiba como trabalhar com suas personalidades únicas e contribuições em potencial.
• Ofereça orientação e oportunidades de crescimento: as oportunidades de desenvolvimento profissional e pessoal podem ajudar a capacitar os trabalhadores móveis a moldar suas funções nas posições que desejam. Essas oportunidades também permitem que eles desenvolvam novas habilidades que podem ser usadas no trabalho, e a possibilidade de crescimento em uma função pode incentivar os trabalhadores a permanecerem.
• Use dados para gerenciar sua força de trabalho sem mesa: analisar horas trabalhadas, avaliações de clientes, planilhas de gerenciamento de estoque, resultados de pesquisas de clientes e outras métricas podem lhe dar uma ideia de como os trabalhadores móveis estão se saindo. Torne uma prioridade revisar ocasionalmente os dados da empresa e as métricas individuais dos trabalhadores para garantir que todos tenham suporte.

Gerenciamento de força de trabalho móvel é empoderamento no local de trabalho

Gerenciar uma força de trabalho móvel ou mista significa trabalhar com funcionários mais independentes. Quando sua força de trabalho está em campo, nas casas dos clientes ou em outros locais remotos, a tecnologia certa pode oferecer aos trabalhadores tudo o que eles precisam para prosperar. Ele também capacita os gerentes com as ferramentas e os dados de que precisam para fornecer suporte total aos trabalhadores e à liderança.

Ferramentas robustas de gerenciamento de força de trabalho móvel oferecem soluções reais e permitem que você lide com as complexidades do seu local de trabalho, oferecendo soluções práticas para seus maiores desafios.