11 erros mais comuns na redação de negócios para evitar

Você acha que enviar propostas de negócios é um fardo que o leva às lágrimas?

Se você é como a maioria dos empresários, envia inúmeros e-mails, propostas e relatórios todos os dias, então a ideia de escrevê-los o deixa relutante.

No entanto, processar a "papelada" em termos de quantidade não adianta nada se a qualidade for descuidada.

Se a redação do seu negócio é complexa, formal e abafada, isso pode levar a muitos negócios quebrados.

Isso é exatamente o oposto do que você deseja alcançar e um “No Go” .

Você quer que todos os seus escritos de negócios tragam resultados – seja gerando vendas ou criando confiança com os clientes.

Então, o que faz uma boa redação para negócios e como você pode garantir que sua cópia atinja seus objetivos?

Hoje vamos guiá-lo através de algumas dicas e truques dos principais especialistas em marketing que podem ajudá-lo a evitar os erros mais comuns na redação comercial.

Ao seguir essas sugestões, você pode melhorar sua escrita, soar mais profissional e conseguir negócios mais bem-sucedidos no seu prato .

Vamos mergulhar!

Boa escrita é escrita eficaz

A correspondência eficaz e estabelecida com seus leitores é uma parte essencial de qualquer negócio de sucesso.

Para se tornar o mestre da escrita de negócios de sucesso, você precisa formar um certo conjunto de metas que deseja alcançar:

• Para persuadir um executivo a investir em sua ideia
• Para aumentar o tráfego do seu site
• Para escalar suas vendas
• Para criar conteúdo que converte
• Para fazer alguém rir

Concentrar-se no objetivo ajudará você a escrever de forma clara e concisa, para que seus leitores saibam exatamente o que devem fazer depois de ler sua proposta, anúncio ou e-mail.

Nos negócios, apenas uma coisa importa para os leitores, compradores em potencial ou parceiros – responder à pergunta "O que eu ganho com isso?"

Para atingir esses objetivos, é vital evitar erros comuns na redação comercial e descobrir como usar palavras que influenciarão seus leitores a realizar as ações desejadas.

11 erros na redação de negócios para evitar

Agora que sabemos como estabelecer nosso foco principal na redação comercial, vamos verificar o que evitar no processo.

Aqui está nossa lista dos 11 principais erros mais comuns na redação de negócios e como lidar com eles para obter realizações de negócios mais bem-sucedidas.

#1 Palavras ou frases confusas

Um dos erros mais comuns que os escritores de negócios cometem é usar palavras e frases confusas.

Muitas pessoas que escrevem para ganhar a vida não dão muita atenção às suas escolhas de palavras, e isso pode prejudicar seu trabalho.

Por exemplo, se você está convidando alguém para participar de um projeto ou campanha, não use a palavra “solicitar” – em vez disso, use os verbos 'pedir' ou 'convidar'.

Ambas as palavras têm conotações mais positivas do que 'pedido', o que pode soar burocrático.

Além disso, evite palavras excessivamente descritivas, como:

• Participe ⇒ Junte-se

• Utilizar ⇒ Usar

• Faça um esforço ⇒ Tente

Vamos verificar isso em exemplos concretos:

Observação: para ser eficaz na redação comercial, é importante escolher palavras e frases que tenham significados mais fortes e não confunda seus leitores.

#2 Usando um tom informal ou familiaridade excessiva

A redação comercial geralmente é mais formal do que os e-mails diários para amigos, familiares e colegas.

Isso não significa que você não pode usar contrações ou gírias, mas um e-mail comercial não é o lugar para ser casual ou excessivamente familiarizado com seu leitor.

Este é o segundo erro mais comum na escrita de negócios.

O tom que você usa deve ser formal e correto porque você nunca sabe quem vai ler seu e-mail.

Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para uma pessoa, você pode se dirigir a ela como "Prezada Sra. Smith" ou "Prezada Sra. Smith".

Se for uma grande empresa, trate-a como "Prezados Senhores" ou "Prezadas Senhoras e Senhores".

Se você não tiver certeza de quem abordar em seu e-mail, faça uma pesquisa sobre a empresa antes de escrevê-lo e descubra quem é seu público-alvo.

Vamos ver a diferença entre escrita formal e informal:

Lembre-se sempre de que enviar e-mails é diferente de falar ao telefone ou se encontrar pessoalmente.

Você pode conhecer muito bem a pessoa para quem está escrevendo, mas não se esqueça de que ainda está se correspondendo com um chefe ou um cliente.

Nota: Desconsiderar este fator pode levar a uma impressão errada e não obter os resultados desejados .

#3 Linguagem Vaga

Na redação de negócios, é melhor evitar linguagem vaga como "deve", "poderia" e "poderia".

Em vez disso, seja específico e use verbos que digam como as pessoas estão fazendo as coisas, em vez de palavras que descrevam o que estão fazendo.

Por exemplo, em vez de dizer "Precisamos cancelar seu pedido", diga "Tivemos que cancelar seu pedido".

Vamos verificar isso no exemplo do Walmart:

Nota: Informe seus leitores sobre qual é o estado atual da ação que está ocorrendo e elimine qualquer dúvida por parte deles.

#4 Voz passiva

A voz passiva é outro erro comum na redação comercial que muitas pessoas cometem.

A voz passiva é ineficaz e irritante .

Faz uma declaração soar menos direta, às vezes até menos autoritária.

A voz passiva soa como se o sujeito de uma frase não executasse uma ação, mas a recebesse de outra fonte.

Por exemplo: "O artigo foi escrito por John."

Esta frase deve estar em voz ativa porque John não simplesmente escreveu o relatório.

Quando você se pegar usando a voz passiva, reserve um momento para reconsiderar sua frase e reescrevê-la para soar clara e convincente:

Passivo: O manuscrito foi submetido a tempo por nossos editores.

Ativo: Nossos editores enviaram o manuscrito no prazo.

Nota: Escreva suas frases em voz ativa para que sejam mais fáceis de ler e seu significado fique claro para o leitor. A voz ativa interage com o leitor e você pode usar o HemingayApp para identificar e corrigir todas as vozes passivas.

#5 Muitos pontos de exclamação

Não use pontos de exclamação no final de cada frase apenas para fazer um ponto.

Você só deve usá-los se quiser transmitir fortemente uma ideia ou se quiser expressar uma emoção extrema.

Por exemplo: “Esta é uma excelente ideia!!!”, “Vamos fazer isso!!!”

Em vez de usar pontos de exclamação, comece a usar números, fatos interessantes ou estatísticas para adicionar credibilidade ao seu argumento.

Por exemplo:

“Usando nosso software, você pode acelerar seu trabalho em até 65% e facilitar o processo de cálculo.”

Aqui está um exemplo de como fazer um ponto usando fatos que vendem:

Nota: Para aumentar sua credibilidade e soar mais convincente, evite pontos de exclamação e prove suas declarações com os fatos.

#6 Erros de ortografia e gramática

É difícil de acreditar, mas algumas pessoas ainda cometem erros de ortografia e gramática ao escrever.

A solução é simples — revise !

Aqui estão algumas dicas sobre como você pode estar sempre à frente de seus erros de ortografia e gramática:

• Leve o seu tempo para encontrar erros em sua escrita
• Peça para outra pessoa verificar seus e-mails antes de enviá-los
• Leia seu conteúdo em voz alta
• Use ferramentas de revisão como Grammarly

Seria uma chatice se alguém decidisse colocar sua oferta de lado, só porque você não revisou cuidadosamente sua proposta antes de enviá-la.

Observação: ao enviar e-mails, não se esqueça de que erros ortográficos geralmente estão relacionados a phishing.

Não negligencie este erro só porque é simples e estúpido de fazer.

#7 Estrutura e fluxo de ideias pouco claros

Muitas empresas cometem esse erro comum ao escrever – elas não dedicam tempo para planejar sua mensagem antes de escrevê-la .

Eles assumem que, só porque sabem o que querem dizer, o leitor também entenderá o significado deles.

Vamos dar uma olhada neste exemplo – “Neste relatório, discutiremos várias questões relacionadas ao tópico em questão”.

Esta frase não deixa claro qual é o tema.

Outro exemplo é — “Nossa equipe conseguiu concluir nossa tarefa dentro do prazo e do orçamento, mas ainda há algumas preocupações sobre como as tarefas foram realizadas. Neste relatório, discutiremos essas preocupações e faremos recomendações sobre como elas podem ser abordadas no futuro.”

É difícil entender como essas duas declarações estão relacionadas ou se há alguma preocupação sobre essas tarefas concluídas.

Seu leitor precisa seguir sua linha de raciocínio – faça backup com um fluxo limpo e uma mensagem clara .

Aqui estão algumas ideias de como fazer isso:

• Forneça um resumo claro da discussão com marcadores
• Escreva parágrafos que contenham problemas versus possíveis soluções
• Mantenha o conceito conciso, objetivo e direto

Aqui está um exemplo de e-mail de boa redação comercial:

Nota: Explique aos seus leitores por que você está fazendo uma determinada sugestão ou recomendação passo a passo. Dessa forma, você “soará” mais profissional e ganhará a confiança do leitor.

#8 Não considerando o ponto de vista do leitor

Não pesquisar seu público-alvo é um “pecado mortal”.

Você não pode esperar nenhum progresso positivo em seu negócio se não estiver seguindo o processo natural de demanda e cadeia de suprimentos .

Uma é certa - você não pode vender uma furadeira para uma vovó velha que está apoiando biscoitos para a vida, certo?

É importante analisar seu público antes de começar a escrever qualquer tipo de conteúdo.

Pergunte a si mesmo:

• Quem vai ler meu conteúdo?
• O que eu sei sobre eles?
• Quais são suas necessidades?
• O que vai impressioná-los ou chocá-los?

Incorpore esta dica em sua escrita para atrair o grupo certo de pessoas para o seu negócio.

Observação: se você deseja que seu conteúdo seja eficaz, segmente seu público e certifique-se de atender às necessidades dele.

#9 Informações insuficientes

Não fornecer informações de fundo adequadas é apenas uma escrita preguiçosa .

Isso inclui deixar de fora os fatos necessários para a compreensão do tópico e não fornecer evidências suficientes para apoiar um argumento, produto ou proposta.

Por exemplo, digamos que você esteja escrevendo um artigo sobre por que os estudantes universitários devem morar em casa em vez de morar em um dormitório no campus.

Nesse caso, você precisa de informações básicas sobre a vida na faculdade e no dormitório para seus leitores.

Dessa forma, você não precisa explicar tudo do zero, ou pior ainda - faça seus leitores procurarem respostas em outros lugares .

Em vez disso, comece cada parágrafo com uma frase de tópico que indique claramente sobre o que é o parágrafo.

Nota: Mantenha cada frase focada em uma ideia para que o leitor possa acompanhar facilmente.

#10 Muita linguagem técnica

A escrita de negócios às vezes pode estar cheia de palavras-chave e siglas específicas do setor.

E embora esses termos às vezes sejam inevitáveis ​​e ocasionalmente possam ser úteis como abreviação, eles geralmente indicam um pensamento preguiçoso ou pouco claro.

A escrita de negócios deve ser o mais direta e simples possível.

Não use linguagem técnica a menos que seu público entenda e aprecie.

A seguir estão algumas palavras de linguagem técnica comumente usadas na redação comercial que geralmente devem ser evitadas:

• Seja o que for – Isso significa o mesmo que “mesmo assim”.

Exemplo: “Seja como for, o preço é justo.”

Boa produção: “No entanto, o preço é justo.”

• Definitivamente – Se algo definitivamente vai acontecer, não há necessidade de dizer isso.

Use "will" em vez disso.

Exemplo: “Ele definitivamente vai aparecer.”

Boa saída: “Ele vai aparecer.”

• Efetivamente - Capaz de produzir o resultado desejado.

Se algo foi feito de forma eficaz, obviamente foi feito da maneira desejada.

Exemplo: "A máquina foi efetivamente desmontada."

Bom resultado: "A máquina foi desmontada."

Observação: você quer que seu conteúdo seja claro e informativo, mas não quer sobrecarregar seu público com informações excessivas e siglas confusas.

#11 Má organização

Esteja você escrevendo um artigo, proposta, anúncio ou e-mail – consistência e boa organização em sua redação são importantes .

Se você organizar mal a sua escrita, corre o risco de perder a atenção do seu leitor.

Use transições entre ideias para fazer um fluxo lógico de um ponto para o outro.

Exemplos de transição: “Por exemplo”, “Além disso”, “Por outro lado”, “Ao mesmo tempo”.

A boa organização inclui também ordenar as informações do mais importante para o menos importante, ou do menos controverso para o mais controverso, etc.

Observação: decida quais informações em sua redação comercial são críticas, desejáveis ​​e desnecessárias - depois organize sua redação comercial de acordo.

Use ferramentas de IA para evitar erros e acelerar o processo

Esteja você criando uma proposta, um e-mail ou um comunicado à imprensa, há muitas coisas a serem consideradas se você quiser evitar os erros comerciais mais comuns.

Ao manter essas dicas em mente, esperamos que você possa tornar sua escrita mais eficaz e envolvente para ampliar suas conquistas comerciais.

Lembre-se de que é essencial saber o que você está tentando alcançar com sua escrita.

Caso contrário, suas palavras serão frustradas – e seu sucesso também.

Com isso em mente, a redação de negócios pode ser um assunto difícil por causa das muitas variáveis ​​em jogo – mas não precisa ser assim.

Se você deseja evitar erros permanentes na escrita e expandir sua eficiência criando mais tipos diferentes de conteúdo em 70% menos tempo, as ferramentas de escrita de IA podem ser seu aliado perfeito.

Essas ferramentas são projetadas para aumentar a qualidade do conteúdo , para que você gaste menos tempo revisando e mais tempo em outras tarefas importantes para o seu negócio.

Algumas dessas ferramentas, como o TextCortex, usam um processo de aprendizado baseado em módulo que pode fornecer saída semelhante à humana e de alta qualidade em poucos segundos .

Depois de baixar a extensão do Chrome, tudo o que você precisa fazer é ter uma ideia de 5 palavras, destacá-la e clicar no botão “ Publicação de formato longo ”.

Escolha a saída que melhor se adapta a você e seu parágrafo está pronto.

A implementação de ferramentas de IA na rotina de redação do seu negócio pode:

• Melhore suas capacidades de escrita
• Automatize todo o processo de escrita
• Economize muito do seu tempo de escrita
• Cuide dos erros de redação comercial
• Encontre as palavras certas onde você precisa delas

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